浅谈信息化会议沟通系统在核电项目管理的应用

浅谈信息化会议沟通系统在核电项目管理的应用

发表时间：2018-09-17T16:02:13.543Z 来源：《建筑学研究前沿》2018年第12期作者：郭锋李鹏飞[导读] 随着社会与经济的发展，会议在人们的日常生活中越来越占据重要的地位。

中国核电工程有限公司北京 100840

摘要：会议正日益成为企业运作管理与企业知识形成的重要途径，良好的会议管理对企业具有重大的意义。随着信息时代的到来，在会议系统中引入信息化，既满足了项目管理沟通的需要，同时全面提升了项目管理的水平。本文详细介绍了信息化会议沟通系统的应用在中国核电工程有限公司项目管理中的应用。

关键词：信息化会议沟通系统应用

随着社会与经济的发展，会议在人们的日常生活中越来越占据重要的地位。在企业中，会议是管理中常用的一种沟通方式和工作手段，也是企业知识形成的重要途径。据统计，经理级主管和专业人员每周约1/4 的时间在开会，中高级经理占40%，而资深工作人员则多达一周4天[1]，会议繁多已是一个世界性的普遍现象。与此同时，会议效率却日趋低下，会议产生的方案、决策和知识等也没能得到很好的保存和应用。

针对上述的现象，中国核电工程有限公司结合正在开展的核电项目管理信息化平台项目（ProMis项目），开发了基于ENOVIA平台的信息化的在线会议系统，从会议创建、议题征集、会议在线召开、行动项管理到数字化会议纪要，完成了针对会议的整个闭环管理，提高了核电项目管理的沟通效率，提升了核电项目管理水平。

1、传统会议沟通方式存在的问题

项目沟通管理，就是为了确保项目信息及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处置所需实施的一系列过程，是项目管理的重要组成部分，是项目成功的关键因素之一，在大型项目中尤为重要。中国核电工程有限公司（以下简称公司）作为核电工程总承包单位，对外需要与业主、分包方、供货方等众多单位交互，对内需要处理设计、采购、施工、调试等多个业务板块协同，目前传统会议沟通存在以下问题：

1）沟通方式一般通过电话、邮件等点对点方式，沟通范围小、效率低；

2）会议召开前需要进行议题收集、会议记录、以及生成会议纪要，工作负担较大；

3）多个部门或多个项目时，由于现有沟通方式的局限性，使议题信息无法及时高效进行传递和沟通，导致议题无法充分交流；4）传统会议沟通没有行动项的管理机制，所有行动项的获取，都是靠分发会议纪要获取，由于会议纪要分发流程长速度慢，当会议纪要数量多，信息量大时，给阅读带来许多的不便，导致行动项信息无法及时精确的传递。

2、信息化会议沟通系统的解决方案

为了保证在工程设计、采购、施工、调试、移交环节下的多项目管理过程中，实现项目各参与方信息及时、正确的交互，通过信息化手段在ENOVIA平台实施过程中，将项目沟通管理相关需求在系统中进行建设，确保ENOVIA平台建设完成后项目信息能及时交互、正确交互并实现信息多渠道发布。

ENOVIA平台将提供一个数据化会议管理模块，并提供网上议题管理和行动项跟踪，目的是为会议管理部门与业务部门，各业务部门间提供一个高效的沟通平台。该平台可以实现会议全过程管理，包括会议创建、议题征集、议题审核、议题上会、结构化会议纪要、行动项创建、行动项跟踪、行动项关闭等。

（1）信息化会议沟通系统功能介绍

信息化会议沟通系统主要有如下功能：

1）会议管理功能

会议管理功能主要包括：会议创建、会议通知、会议议题锁定/解锁、意义关闭、数字化会议纪要；2）议题管理功能

议题管理功能主要包括：议题创建、议题审核、议题申请撤销以及议题确认/取消上会；

3）行动项管理功能

行动项管理功能主要包括：行动项创建、行动项跟踪、行动项关闭、行动项提醒以及行动项统计查询功能。会议管理功能主要涉及会议管理员、会议接口人、部门负责人以及其它用户，职责如下：

☆各类会议的管理员（主办人员）：负责议题征集、会议通知、会议材料准备、创建会议、会议纪要编写与分发等工作；☆会议接口人：负责本部门的参会事宜沟通协调，与会议管理员接口，协助会议管理员做好会议议题征集、行动项跟踪、会议通知、材料传达等；

☆部门负责人（部门负责领导）：代表部门审核议题，审核行动项关闭；

☆其它用户：此处主要指能够浏览会议相关内容的用户，包括各级领导和会议相关参会人员等。这些人员角色参与会议管理的业务流程详见图1所示：

图1会议及议题管理业务流程图

（2）信息化会议沟通系统流程介绍

1）会议管理流程

信息化会议沟通系统中，会议由会议管理员负责在系统开启，添加出席者并发送邀请给相关接口人。会议邀请同时在会议沟通系统和邮件中同时提醒相关接口人。相关接口人在系统中收到邀请通知后，负责创建议题并提交议题给本部门领导进行审核。流程图详见图2.

图2 会议管理操作流程

2）会议议题流程

会议议题由相关接口人汇总其所在部门议题后负责创建，创建完成后提交部门领导审核通过。议题审核通过后，议题将在会议沟通系统中公开，系统中相关用户均可以看到议题。议题责任人看到议题后可及时和议题提出部门进行沟通，如达成一致则取消议题，否则继续上会。这样经过会前充分沟通，可大大减少会议议题，提高沟通效率。流程图详见图3.

图3议题管理流程

3）行动项管理流程

行动项由会议产生，会议进行时会对议题进行讨论，有些议题会根据会议讨论结果产生行动项。一个议题可以产生多个行动项。行动项责任部门在完成行动项后，在系统中提交更新信息，由相关接口人负责审核关闭。在会议沟通系统中可实时动态跟踪行动项的状态。行动项管理流程详见图4.

图4 行动项管理流程

3、结论

加强会议管理，提高会议质量与效率，是企业面对全球化挑战的必然选择。基于公司核电项目管理信息化平台项目（ProMis项目）开发的信息化会议沟通系统实现了传统会议管理的所有功能，从会议创建、议题征集、会议召开、行动项管理到数字化会议纪要，全部依托信息化线上完成，并对会议进行闭环管理，提高了核电项目管理的沟通效率，提升了核电项目管理水平。信息化会议沟通系统对于公司有着积极的作用，为企业的项目管理、经营活动等带来极大的便利。