档案安全管理措施和应急预案

XX高速公路保定段LJ-SX项目部

档案安全管理措施和应急预案

批准:

审查:

编制:

XX公司XX部门

年月

档案安全管理措施和应急预案

一、编制目的:

为确保工程项目建设档案资料安全,最大限度地防止自然或人为等因素对档案资料可能造成的损害,提高对各种险情的应急救援能力,达到快速有效救援,减少损失,切实维护档案资料的实体安全。特制定本预案。

二、工作原则:

1、档案优先。面临其他财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案的安全作为自然灾害紧急处置的首要任务,最大限度地减少自然灾害对档案材料的影响。

2、以防为主。把突发事件预防作为档案馆安全工作的中心环节和主要任务,完善工作机制,强化安全管理,完善防范手段,建立安全预报机制,提高对自然灾害的紧急处置能力。

3、注重日常。要把档案安全措施落实到日常工作中去,时刻保持警惕,杜绝人为原因造成的档案资料缺失、破损等现象发生。

三、使用范围:

本预案适用于工程(项目部)总档案室所有档案、财务室资料、各职能办公室暂存档案,在正常情况下适用安全管理措施,预防为主保障档案安全;遇到汛情启动应急预案。

四、安全管理措施

1、防盗:项目部实行封闭式管理,设有门卫,闲杂人员很少进入项目部办公区;上班时间,档案室有专职资料管理人员值班看护,门窗完好;晚间有项目部保安负责巡逻保护。

2、防潮、防霉:档案架采用金属材质的档案柜,基本达到了防潮目的;定期保持通风干燥,避免纸质资料发酶。其他办公室均采用木质文件柜或金属文件柜保存档案。

3、防火:档案室内室内、室外各设有灭火器1个,并在明显部位贴有“资料重地,禁止吸烟”的标志。

4、防虫鼠:项目部其他人员需要调取资料时要先向资料员进行汇报并在资料调用表格上签字备案。任何人离开档案室时要保证没有有虫鼠进入档案室内并关好门窗;另有后勤人员定期向档案室喷洒防虫蚁药物。

五、应急预案

1、成立灾害应急组织;

①、应急组织机构:

为加强对防止各项自然灾害对资料造成损害工作的领导,保证我项目部在施工期安全度过各项自然灾害,我项目部成立防灾指挥部,档案的安全直接接受指挥部的领导,特设档案防灾应急抢险小组;下设防灾办公室,有吴浩楠兼防汛办主任;值班电话XXXXXXXXXXXXX;办公室内设专人值班,及时准确地收集天气预报、雨汛信息。

指挥长:XXX

副指挥:XXX XXX XXX

档案防汛应急抢险小组组长:XXX

组员:XXX XXX XXX

②、组长职责:在收到灾害预警信息后,负责联系防汛车辆及物资、迅速召集小组成员准备搬运档案,在灾情造成损失之前将档案运送至

安全地带,并保证档案保存完好,安全度过灾情。

③、组员职责:服从防汛指挥部和组长的领导,时刻注意非常天气变化,时刻准备保护档案安全。

2、应急抢救预案:

①、火灾应急预案:发现火灾后,资料室应立即组织人员利用配备消防设施进行灭火并迅速将资料转移到安全地点。同时拨打“119”电话报警,报警时要说明起火的部位,然后即刻报告应急领导机构人员;到达火场后,应急组长应立即下达本应急预案的命令,并根据实际情况采取灭火作战方案。各应急小组接受命令后,按照各自分工,积极采取有效措施,进行扑救。

②、洪灾应急预案:

接到汛情后,所有小组成员在5分钟内集合,组长一声令下分头行动,派2人去物资部库房取备好的防雨塑料膜,其余组员将档案、档案柜搬抬上车,然后将档案运送至指挥部指定的安全地带。

六、灾情消除后,立即作好以下工作

1、抢救能够补救和修复的档案。

2、将灾害发生原因,造成损失及处理结果向上级报告。

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