会议组织筹备管理制度及工作流程

会议组织流程图

一、公司级会议的组织工作

会议分为：大、中、小

大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多，以领导班子会议为代表

如何组织大型的会议呢

绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1 会前通知：

有2大工作：一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有：

书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

口头：小型的、小范围的会议。

内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

???注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））

所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1.1.3 准备会议需要的资料：

设立接待处，一般在进场入门处，

讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

会议日程安排表

铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。

横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）

1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁

4、发奖人是谁

一定要书面的第一、第二、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

讲话人：总经理或其他分管领导主持。

另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行

选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3 会场的布置

1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、

1.3.2 主席台的安排：谁、几个人、怎样安排是否需要铭牌位置如何安排、会场的

卫生、椅子、凳子、是否购用怎样安排是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4 悬挂横幅

1.3.5 非常重要的会议，请速记员。

1.3.6 国际性会议，准备同音翻译。

1.4 现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，

1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐坐到

什么地方例如：竞岗的人坐在那里旁听的人坐那里

2、安排谁服务应该注意什么

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设

备最好准备2套以上）

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但

要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式穿戴是否整齐、符合要求会前是否进行过演练

二、会议中：

问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过

低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！

案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！

服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光

主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训：

一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

二、前期的工作：1、调研

2、确定培训公司

3、与培训公司沟通沟通是一个详细的过程：1）老师是谁几位几点到怎样到2）课程的安排：6小时还是7小时还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始上午几个小时下午几个中间怎样安排休息休息多长时间休息几次3）讲师来时：怎样安排巡店交流还是需要休息（此小环节要向上级主管汇报）第二天讲课的内容是那些有什么疑惑误区是什么

座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加怎样座谈组织

服务意识：讲师的饮食习惯茶水矿泉水还是咖啡——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！！）