基建档案归档要求.
基建档案整理规范
基建档案整理规范基建档案整理规范随着社会的发展，基础设施建设越来越重要，而建设项目的档案整理也显得尤为重要。
基建档案的规范整理可以保证项目的顺利进行和后期的管理工作。
为了提高档案整理的质量和效率，下面给出一些基建档案整理的规范。
一、整理前的准备工作1.明确整理目的和要求：明确整理项目的目的和要求，确定整理的重点和范围，为整理工作提供明确的方向。
2.制定整理计划：根据项目的复杂程度和整理的工作量，制定合理的整理计划，明确整理的时间节点和任务分工。
3.准备整理工具和材料：提前准备好整理工具和材料，包括档案袋、标签、批注笔等。
二、整理过程中的规范要求1.分类整理：按照文件的性质和内容进行分类整理，建立起清晰的文件分类体系，便于查阅和管理。
2.文件编号：对于每个文件要进行编号，并做好编号记录，方便后续的查找和使用。
3.文件的摘要和索引：对于每个文件要进行摘要和索引工作，明确文件的主要内容，便于快速查找和了解。
4.档案标签和封签：每个档案袋都要贴上标签，标注文件的名称、编号、责任者等信息，以及整理的日期和档案的保管期限。
对于封签要做到规范、清晰、牢固，以确保档案的完整性和安全性。
5.数字化整理：对于一些重要的文件可以进行数字化整理，包括扫描和存储，以便于长期保存和管理。
6.保密工作：对于涉及到国家秘密和个人隐私的文件，要按照相关规定进行保密工作，确保档案的安全性和保密性。
7.整理记录：对于每个文件的整理过程要进行详细的记录，包括整理人员、整理时间和整理方法等，以便于后续的查阅和管理。
三、整理后的存档要求1.档案的仓库和设施：档案的存放场所要选择干燥、通风、无污染的地方，设施要满足档案的安全要求，包括温湿度控制、防火、防水等设备和措施。
2.档案的柜架和保管：档案要放在专门的柜架上，并按照分类进行分区放置，以便于归档和取档。
柜架上要有明确的标签，标注文件的分类和编号信息。
3.定期整理和保养：定期对档案进行整理和保养，包括翻动档案、检查档案的完整性、更换封签等工作，以确保档案的有序和安全。
基建档案整理规范
基建档案整理规范基建档案整理规范一、基建档案整理要求：1、基建档案实行一级类目管理。
2、基建档案文件材料实行卷件两级管理，竣工图只著录案卷级，卷内不重复录入。
3、基建档案以案卷为一个保管单位进行整理，竣工图同一图号为一卷进行档号编制。
二、档案号编制要求：1、基建档案案卷档案号在一级类目下七位流水编制全宗号+一级类目代字+案卷流水号1-G0000001三、基建档案著录细则：（一）案卷级著录项1、题名：文件材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。
竣工图案卷题名由工程项目名称+图号名称+竣工图组成。
2、责任者：填写对文件材料内容负有责任的单位名称。
3、日期：填写文件材料形成日期。
日期用小写8位阿拉伯数字。
如：2019-04-02。
4、页数(次)：填写案卷内文件材料总页数。
5、保管期限：基建项目档案保管期限限定为永久。
6、图号：填写图纸编号。
7、图幅：填写图纸幅面大小（A0、A1、A2、A3、A4）8、密级：按文件材料或案卷的保密级别填写，分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。
档案上没有密级的填写“无密级”。
9、保密期限：按文件材料或案卷的保密期限填写，分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年。
如无密级设置选择无，绝密的保密期限选择30年，机密的保密期限选择20年，秘密的保密期限选择10年，长期的保密期限选择20年。
10、份数：系统自动默认份数为“1”。
11、载体类型：纸质、电子、其他,纸质和电子同时存在时选择纸质和电子两项。
12、盒号：填写此文件所在的盒号。
13、互见号：填写反映同一内容而载体类型不同，且在其它档案类别中另行保管的档案的档号。
14、归档人：系统自动默认用户姓名。
15、归档单位：系统自动默认用户姓名所在单位及部门。
16、归档日期：系统自动默认用户著录文件材料的具体时间。
17、存放位置：填写基建档案所在库号。
18、备注：填写档案移交过程中需要说明的情况，如无电子文件、文件材料破损、缺页、页号错误、应归档文件材。
基建档案管理制度
一、总则为规范基建档案管理工作，加强基建档案保管与利用，提高基建档案管理效能，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于各类基建项目的档案管理工作。
三、档案编制和归档1.基建项目档案应当按照统一的编制规范进行编制，确保档案的规范性和完整性。
2.编制的基建项目档案应当及时归档，按照规定的步骤进行整理、分装并标明文件号。
3.归档管理工作应当按照专门的归档管理制度进行。
归档管理人员应当严格按照要求进行工作，确保档案的安全和完整性。
四、档案保管1.对归档的基建项目档案应当进行安全保管。
档案室应当具备必要的安全设施，并设置有专门的安全人员进行值班和巡视。
2.档案室的温湿度、通风等设施应当维护良好，确保基建项目档案的长期保存。
3.对档案室内的档案，应当严格按照规定的程序进行借阅，确保档案的使用不被滥用。
五、档案利用1.基建项目档案的利用应当严格按照规定的程序进行。
借阅档案应当填写借阅申请表，经过相关管理人员批准后方可借阅。
2.档案的利用应当遵守国家相关的法律法规，不得泄露国家机密和企业机密。
3.在进行利用档案的过程中，应当严格按照规定的条件进行，确保档案不受损害。
六、档案管理责任1.各级各部门应当配备专门的档案管理人员，负责基建项目档案的管理和保管工作。
2.档案管理人员应当具备相应的专业知识和管理能力，严格按照规定的程序和标准进行工作。
3.档案管理人员应当定期进行培训和考核，提高自身的管理水平。
1.档案管理工作应当接受相关管理部门的监督。
监督人员应当定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时进行整改。
2.对于违反档案管理规定的人员，应当按照相关规定进行处理。
八、附则1.本制度由XX公司负责解释。
2.本制度自发布之日起开始执行。
以上就是基建档案管理制度的内容，希望能对大家有所帮助。
3-基建工程文件归档要求与档案整理规范
基建工程文件归档要求与档案整理规范1总则1.1 为了规范彭水水电站基建工程档案案卷格式，明确归档文件质量要求及档案分类、整理原则，特制定本办法。
1.2 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理和移交。
工程各参建单位均应遵照本办法执行。
2依据文件及术语2.1 依据文件2.1.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）2.1.2 《大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范》2.1.3 《大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准》2.1.4 《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）2.2 术语2.2.1 原件 original document最初产生的区别于复制件(2.2.2)的原始文件。
2.2.2 复制件 copy; duplicated document即复印件，指与原件(2.2.1)内容相同的复制品。
2.2.3 正本 official text有规范格式和生效标志的正式文本。
2.2.4 副本 copy; duplicate再现正本(2.2.3)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
2.2.5整理 archival arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(2.2.10)，使之有序化的过程。
2.2.6 案卷 file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
2.2.7立卷 filing将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷(2.2.6)的过程。
2.2.8 卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
2.2.9档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
2.2.10编目 cataloguing ;description按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
2.2.11 案卷目录 folder list;file list登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
基建档案整理要求
档案号
B—2
件号
6
页号
对于成册的设计图纸（蓝图），如
果规格过大的可以整本对折置入盒
内，如果此法不能解决问题的，还可
订制专用档案盒。
散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适 宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考 表。
散件的图纸与散件的文字材料组成一卷时一定要装订。 底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放 于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目 录。
5、基建档案分类目录 分类目录的著录项目主要有：类别、档案号、总登记号、案卷标 题、张数、份数、编制单位、时间、保管期限、密级、变更情况。
按目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确。案卷题名 由工程项目名称、内容、文种三部份组成。工程项目名称不能简写，要 把项目的门牌号码地址写清楚。
如：署前路1号东山区政府办公楼报建报告批复、工程合同、协 议。
1 卷内文件的排列 一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示 在后；正文在前、底稿在后。 ②图样材料的排列 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先 排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初 步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排 完一个专业项目，再排另一个专业项目。 ③文字和图样交错材料的排列 一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或 一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。 3、卷内文件编页码 卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独 编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科技文件材料在其右下角 打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角 打页码。图样在折叠后的图纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均 从“1”开始。
基建档案管理办法及归档范围
基建档案管理办法及归档范围一、基建档案管理办法为了提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的有关法律、法规与《黑龙江畜牧兽医职业学院档案管理办法》，特制定本办法。
第一章基本原则第一条基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第二条基建档案是我院基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。
基建档案必须实行集中统一管理，建立以综合档案室为中心，基建、维修、房产等部门为基础的基建档案管理网络，保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收，基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。
第二章基建文件材料的形成与归档第四条基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、维修、房产等部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。
基建部门负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。
第五条在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。
保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
基建档案管理制度
基建档案管理制度为了提高本公司基建档案的质量和管理水平，带动档案管理工作的整体发展，使各类档案能充分发挥其效用，特制定本制度。
一、归档（一）基建档案归档范围基建档案归档范围主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等,具体见附件。
（二）基建档案归档要求1、公司要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
2、要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
3、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。
4、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。
如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
5、归档份数：竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。
6、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归档。
7、档案移交档案室时，要填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
二、分类立卷通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目，具体以基建项目为二级类目，三级类目通常不设置。
但具体分类时一般按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。
此外基建档案在立卷过程中，还可以分为依据性材料、基础性材料以及设计材料等几大类。
(一)依据性材料主要包括：1、建设项目申请报告及批复、可行性报告、设计任务书等。
2、选址意见、定点图、建设用地规划许可证等。
基建工程部档案管理制度
基建工程部档案管理制度一、总则为规范基建工程部的档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量，特制定本档案管理制度。
二、档案管理目标1、建立健全档案管理制度，加强对档案资料的管理和利用；2、保证档案资料的安全性和完整性；3、实现档案管理的规范化、标准化；4、提高档案管理的效率和质量；5、充分利用档案资料，为基建工程部的发展和决策提供有力支持。
三、档案管理工作内容1、全面负责基建工程部的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；2、建立档案管理档案馆，收集、整理、保存和归档档案资料，并建立档案资料的数据库系统；3、制定档案管理规章制度，明确各项工作流程和责任；4、建立档案管理档案验收、定期审查和整理机制；5、建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；6、组织档案查询、借阅和复制，为部门提供支持和服务；7、建立档案鉴定和审批机制，指导基建工程部的档案管理工作；8、制定档案销毁规定和程序，合理处置已经失效的档案资料。
四、档案管理工作原则1、严格遵守国家有关档案管理制度和法律法规；2、依法依规进行档案管理，遵循档案管理的规范性和程序性；3、保障档案资料的安全性和完整性，禁止随意篡改、遗失、外借和销毁档案资料；4、加强对档案资料的利用和保护，提高档案管理的效率和质量；5、建立健全的档案管理制度，明确各项工作职责和流程；6、加强档案管理的监督和指导，确保档案管理的规范性和合法性。
五、档案管理工作职责1、基建工程部负责制定和执行档案管理规章制度，明确各项工作职责和责任；2、基建工程部领导负责档案管理工作的监督和指导，定期检查和评估档案管理的落实情况；3、基建工程部档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；4、各部门负责自身的档案资料的管理和利用，配合基建工程部完成档案管理工作。
六、档案管理工作流程1、档案收集：基建工程部档案管理人员定期收集、整理和归档各部门的档案资料；2、档案整理：对收集到的档案资料进行整理和分类，建立档案档案馆和档案数据库系统；3、档案归档：将整理好的档案资料按照有关规定进行归档保存，建立档案管理档案馆；4、档案保管：建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；5、档案利用：为部门提供档案查询、借阅和复制服务，支持基建工程部的决策和发展；6、档案销毁：根据规定的销毁标准和程序，合理处置已经失效的档案资料。
理工大学基建档案归档管理办法
理工大学基建档案归档管理办法为了做好学校基建档案归档工作，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用，规范建设、勘察设计、施工、监理单位档案工作职责，根据《档案法》《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《高等学校档案工作规范》，制定本办法。
第一章总则第一条基建档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的，经档案部门鉴定并归档的文字、图表、声像等形式的全部文件。
第二条学校基建档案必须实行集中统管理原则。
任何单位或者个人不得将基建项目文件据为己有或者拒绝归档。
第三条学校基建处、国有资产管理处、后勤管理处等有关部门应有一位负责人分管档案工作，配备相应的专（兼）职档案员，做好基建文件的形成、积累和归档。
要将基建档案纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管理。
第四条学校档案馆（以下简称档案馆）负责学校全部基建档案的接收、保管和利用。
第二章归档责任第五条基建档案建档工作要与项目建设进程同步。
基建工程一开始，在布置工作计划的同时就要落实有关人员，及时进行应归档文件材料的积累和审查。
第六条基建档案归档工作实行分工负责制。
基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。
国资处、后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改变、维修中形成的文件材料的收集整理。
凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案员统归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。
第七条竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实、准确、完整。
基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。
所有竣工图必须加盖竣工图章，内容填写应齐全、清楚，有关责任人分别签名，不得代签。
第八条凡需归档的基建文件材料格式应统，纸质优良，字迹工整、耐久，图像清晰。
一般材料只需归档一份，对重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，另一套借阅使用。
工程技术档案归档制度
工程技术档案归档制度
工程技术档案是指建设工程在立项、设计、施工、监理、竣工验收活动中直接形成的具有归档保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图。
工程技术档案归档制度包括归档时间、归档范围及保管期限、归档要求
一、归档时间：
工程技术档案的归档时间，根据工程大小，施工周期的长短，一般分为两种：
1、周期短的工程项目，在工程竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐移交归档。
2、周期较长的工程项目，可按阶段分期进行归档。
大型项目可在各子项目结束后分别归档。
二、归档范围及保管期限
归档范围：代表性工程、标志性工程、涉外工程、获市级以上质量奖工程按下述内容由集团档案部门集中保管。
(各单位根据实际情况可对归档范围进行相应调整)
说明：表格编号（或资料来源）索引表格为国家现行《建筑工程资料管理规程》所附表格，如遇规程更新、改版，则应按照新规定执行。
三、归档要求：
1、工程开工时均应将档案工作纳入部门工作程序，注意收集档案文件，保
证档案的全套资料完整、齐全。
2、凡竣工的工程，由施工单位按要求项目进行资料整理，三个月内报公司，
经公司工程部门与档案部门复查合格后归档，项目不全不得归档。
不属归档范围
内的工程档案由施工单位移交建设单位。
3、竣工工程的技术档案，应按规定的范围归档，应编制目录，字迹工整、
清晰，不得用铅笔、圆珠笔和蓝色复写纸复写，如复写应使用单面黑复写纸。
基本建设档案移交归档要求
基本建设档案移交归档要求一、装订要求1、基建档案装订厚度不得超过4CM，档案盒一律采4CM厚度的盒子。
2、基本建设资料档案幅面一律采用A4纸标准。
装订采用三点一线装订方式。
孔距长度为16CM,，中孔到边孔的长度为8CM，卷脊装订结的垂直距离为1.5CM，结头放在案卷后面。
3、装订后的档案要整洁、美观。
如若出现油渍、打印偏斜,速速改正过来，否则将不予办理竣工结手续。
4、页码编写一律采用手工编制（2B铅笔）。
5、档案盒面填写一律采用铅笔手工填写。
6、组卷内容不得超过200页,5CM的档案盒可装两卷,页码连续编制。
7、图纸的折叠方式等其他要求参照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）进行编制。
二、卷内目录、备考表要求卷内目录和备考表要求二份,一份装订在案卷内,另一份放在档案盒里。
1．卷内目录的样表（A4）卷内目录（二号仿宋加黑）(1)字体：表格内的字体为宋体5号字。
(2)序号：阿拉伯数字从1起依次标注卷内档案材料的顺序号。
(3)文件编号：填写案卷材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号。
(4)责任者:填写基建资料的形成部门或主要负责人。
(5)文件材料题名：填写资料的全称。
(6)日期：填写资料形成的日期（样式：20090102）(7)页号：填写卷内右下角或左下角编写的页码。
(8) 卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
2．备考表样表（A4）(1) 说明包括:案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
(2) 立卷人应由责任立卷人签名。
(3) 立卷日期应填写完成立卷的日期(4) 检查人应由案卷质量审核者签名。
(5)检查日期应填写审核的日期。
(6) 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
三、矿土安三类工程整理、装订分类三类工程分类均按以下八项进行分类整理装订。
(1)施工管理资料；(2)施工技术资料；(3) 工程测量记录；(4) 进场物料质量检验资料；(5) 施工记录；(6) 施工试验资料；(7) 工程安全和功能检验（抽查）记录；(8) 施工验收资料内业资料的组卷根据分类项的内容多少并参照土建的内容进行灵活整理附件1：土建工程资料详细分类施工资料一、施工管理资料施工管理资料是在施工过程中形成的反映工程组织和监督等情况的资料统称。
煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略
煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略【摘要】煤炭企业在基建期项目中，档案的收集、归档和整理至关重要。
本文通过对煤炭企业基建期项目档案收集要求、档案归档策略、档案整理方法、档案管理系统建设和档案保管措施进行研究，提出了相关整理需求和管理重要性。
研究发现，建立完善的档案管理系统和规范的档案整理方法对于项目的顺利进行和未来发展具有重要意义。
未来，煤炭企业应关注档案管理的新趋势，不断提升管理水平，确保档案的准确、完整和安全存储，为企业发展提供有力支撑。
【关键词】煤炭企业、基建期、项目档案、收集、归档、整理、要求、策略、管理系统、保管措施、需求、重要性、发展趋势1. 引言1.1 背景介绍煤炭是我国的重要能源资源，煤炭企业在基建期项目的建设过程中需要进行大量的档案收集和管理工作。
随着煤炭企业的发展规模不断扩大，项目档案的数量和重要性也日益增加。
项目档案不仅是企业经营管理的重要依据，也是企业资产的重要组成部分。
由于煤炭企业基建项目的特殊性，项目档案收集和管理存在一定的难度和挑战。
在煤炭企业基建期项目中，涉及到大量的工程设计文件、施工合同、监理报告、验收资料等各类文件和资料。
这些档案不仅内容复杂，而且数量庞大，管理起来十分繁琐。
由于项目的周期较长，档案的更新和变动频繁，容易导致档案管理的混乱和不规范。
煤炭企业在基建期项目中需要建立科学合理的档案收集和管理制度，以确保档案的完整性、可追溯性和安全性，为企业的经营管理和发展提供有力的支持。
1.2 研究目的本文旨在探讨煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略，通过对煤炭企业基建期项目档案管理的深入研究，提出合理的档案管理方案，为煤炭企业在基建期项目档案管理中提供指导和参考。
具体研究目的包括：一是明确煤炭企业基建期项目档案收集的要求，包括对档案的内容、形式、标准等方面的规定；二是探讨档案归档策略，考察如何管理和整理大量的项目档案，确保档案的安全性和完整性；三是探讨档案整理方法，以提高档案的检索和利用效率；四是探讨建立档案管理系统的必要性和可行性，借助信息技术手段提高档案管理工作的效率；五是探讨档案保管措施，确保档案长期保存和利用；最终旨在为煤炭企业基建期项目档案管理提供科学的理论支撑和实践指导，促进煤炭企业的可持续发展。
基建档案整理规范
基建档案整理规范基建档案整理规范是指在基础设施建设过程中，对相关档案的整理和管理所遵循的规范。
基建档案是指对于基础设施建设和运营管理具有重要参考价值或证明作用的各类文件和材料。
基建档案的整理规范对于提高基建档案管理效果，保证档案的可持续利用具有重要意义。
以下是基建档案整理规范的一些要点：一、目录管理规范1. 建立完整的目录管理系统，包括建设项目目录、档案检索目录和档案主题目录等。
2. 档案目录要按照项目和时间进行分类，方便检索，保证档案的完整性和准确性。
3. 目录中的项目需要包含档案的基本信息，如档案编号、标题、起止时间、保管期限等。
二、档案归档规范1. 应将基建档案按照建设项目进行归档，并采用统一的编号方式进行标识。
2. 各类档案应按时间顺序进行归档，确保档案的完整性和准确性。
3. 归档时应按照归档目录对文件进行分类，将同一类别的档案放置在一起，方便检索与管理。
三、档案装订规范1. 档案必须装订整齐，不得有遗漏或错乱的情况。
2. 档案装订要使用标准的档案夹或档案袋，保证文件的整洁和安全。
3. 档案装订时要遵循“紧密、整齐、标准、可读”的原则，确保文件的保管和检索方便。
四、档案数字化规范1. 对于重要的基建档案，应进行数字化处理，以方便长期保存和利用。
2. 档案数字化要注意选择合适的软件和存储设备，确保数字档案的可靠性和安全性。
3. 数字化档案要按照目录对文件进行整理，方便检索与利用。
五、档案复制规范1. 档案复制必须经过核实和授权，确保复制的文件与原件一致。
2. 档案复制要使用合适的设备和材料，保证复制的质量和可读性。
3. 档案复制的数量应符合实际需要，避免过多的复制造成资源浪费。
六、档案借阅与归还规范1. 档案借阅必须填写借阅单，并经过授权，确保档案的安全性和可追溯性。
2. 档案借阅时间不得超过规定的期限，过期必须及时归还，并进行相应的记录。
3. 档案借阅后应妥善保管，不得造成损坏或遗失，如有损坏或遗失需要及时报告。
工程基建档案整理标准
工程基建档案整理标准一、总则工程基建档案是对工程建设项目从规划、设计、施工到竣工验收等全过程的真实记录，对于工程的维护、改造、扩建以及责任追溯等有着至关重要的意义。
二、档案内容分类标准（一）项目前期文件1. 项目建议书及批复•项目建议书应包含项目建设的必要性、建设规模、建设地点、投资估算等内容。
其批复文件是项目开展前期工作的重要依据。
•例如，某城市新建污水处理厂项目，项目建议书详细阐述了该地区污水排放现状、污水处理厂的预计处理能力以及选址的合理性等，相关部门的批复明确了项目的可行性。
2. 可行性研究报告及批复•可行性研究报告需对项目的技术、经济、环境等方面进行全面分析论证。
批复文件则表明项目是否符合相关规划和要求。
•如某桥梁建设项目的可行性研究报告，对桥梁的设计方案、建设成本、对周边环境的影响等进行了深入研究，批复文件对报告中的关键内容进行了审核认可。
3. 环境影响评价文件•包括环境影响报告书、报告表或登记表。
内容涵盖项目建设对大气、水、土壤等环境要素的影响分析以及相应的防治措施。
•例如，一个化工项目的环境影响报告书，详细分析了项目生产过程中可能产生的废气、废水、废渣对周边环境的影响，并提出了严格的污染治理措施。
（二）勘察设计文件1. 工程地质勘察报告•应准确描述工程建设场地的地质条件，如地层结构、岩土物理力学性质、地下水情况等。
•例如，在高层建筑建设前的勘察报告中，详细列出了各土层的厚度、承载力等参数，为基础设计提供了依据。
2. 初步设计文件及概算•初步设计文件包括设计说明书、设计图纸等，概算则是对项目建设投资的初步估算。
•以某医院建设项目为例，初步设计文件确定了医院的功能布局、建筑外观等，概算则明确了建筑工程、设备购置等方面的费用。
3. 施工图设计文件及预算•施工图设计文件是施工的直接依据，预算则是对工程造价更为精确的计算。
•如住宅建设项目的施工图，详细绘制了建筑结构、水电安装等各个部分的具体尺寸和构造，预算对各项工程费用进行了细致核算。
基建项目资料档案管理制度
一、总则为加强基建项目资料档案的管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用率，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 基建项目在前期筹备、设计、施工、验收等各个阶段形成的各类文件、图纸、照片、录音、录像等资料。
2. 基建项目相关的合同、协议、会议纪要、往来函件、验收报告、竣工资料等。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）项目启动前，项目管理部门应明确档案收集范围和内容，制定档案收集计划。
（2）各相关部门应按照档案收集计划，及时收集、整理相关资料，确保档案的完整性。
2. 档案整理（1）按照国家档案分类和编码标准，对收集到的档案进行分类、编号。
（2）对档案进行立卷、归档，确保档案的有序性。
（3）对电子档案进行备份，确保档案的安全。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则。
（2）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防高温、防电磁干扰等。
（3）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循合法、合理、便民的原则。
（2）档案管理人员应提供档案查询、复制、咨询等服务。
（3）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
5. 档案销毁（1）档案销毁应按照国家档案管理法律法规和规定程序进行。
（2）销毁档案前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。
四、档案管理人员职责1. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能。
2. 档案管理人员应严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统。
3. 档案管理人员应定期对档案进行整理、归档、备份，确保档案的安全。
4. 档案管理人员应积极为档案利用者提供优质服务。
五、附则1. 本制度由基建项目管理部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
医院设备、基建项目等档案资料收集归档暂行规定
医院设备、基建项目等档案资料收集归档暂行规定
为提高我院设备、基建项目等档案的质量和管理水平，进一步做好设备、基建后勤等项目文件材料的立卷与归档工作，根据《XX省档案办法》、《医疗卫生机构仪器设备管理办法》等文件的有关规定，结合我院的实际，本着统一管理，分级负责的原则，制定本规定。
一、仪器设备档案归档
1、招标管理办公室根据科室申请组织评委定标后，将相关资料全部转交物流中心。
其中包含：科室购物申请、科室内（或间）论证书、可行性论证报告、考察论证报告、科室试用意见、医院办公会讨论纪要、招标文件、评委意见表、招标纪要、中标通知、合同（含配置清单）、资质证明等。
2、物流中心收到以上文件后，连同设备安装验收报告、保修合格证、商检证明、使用说明等装订成册一并移交医院档案室。
二、基建、后勤、维修项目归档
收到项目申请（包含：具体技术要求、考察报告等资料），结合我院实际情况，招标管理办公室组织评委定标。
将招标资料装订成册移交医院档案室。
其中包含：在建（购物）申请、评委意见表、招标纪要、合同（含配置清单）、资质证明等。
三、零星采购资料归档
1、招标管理办公室根据科室申请组织评委商定，将相关资料全部转交物流中心。
其中包含：科室购物申请、科室内（或间）论证书、可行性论证报告、中标通知、合同（含配置清单）、资质证明等。
2、物流中心收到以上文件后，连同验收报告等资料装订成册一并移交医院档案室。
四、严格按照以上规定办理，各环节做好衔接工作，交接不及时或不全面，影响医院工作责任由责任人承担。
五、本规定自下发之日起执行，如有与本规定相抵触的制度和程序，一律以本规定为准。
基建档案的归档要求
基建档案的归档要求1. 基建档案的内容得完整啊！就像盖房子不能缺砖少瓦一样。
比如一栋大楼的建设，从设计图纸到施工过程的各项记录都得有，这样才能全面反映整个基建过程啊！2. 真实性那可是必须的呀！这可不是能开玩笑的。
就好比说你不能拿张假地图去带路，基建档案必须如实记录，来不得半点虚假！像工程用料的实际情况就得准确记录下来。
3. 整理基建档案要规范有序呀，不能乱七八糟的。
这就像整理自己的衣柜，得分类整理好，让人能轻松找到想要的。
比如把不同阶段的档案分别归档放置。
4. 及时性也很重要啊！不能拖拖拉拉的。
就像快递要及时送达一样，基建过程一结束相关档案就得立马归档，可不能慢悠悠的。
像验收后的档案就得赶紧归好。
5. 准确性更是关键啊！不能有错误。
这如同射箭要射中靶心一样，档案内容要是错了，那可不行！比如工程数据必须准确无误地记录在档案里。
6. 基建档案的保管得安全呀！不能随随便便。
这就像保护珍贵文物一样，要小心翼翼地保管好。
像有专门的档案柜来存放档案。
7. 相关人员得重视基建档案呀！别不当回事。
好比你重视自己的宝贝一样，大家都要用心对待档案工作。
比如领导要时常过问档案工作情况。
8. 要建立完善的查阅制度呀，不是谁都能随便查看的。
这就像进入秘密基地得有授权一样。
像重要档案的查阅得经过严格审批。
9. 基建档案要能长期保存呀，不能过段时间就坏了。
这就像希望友谊天长地久一样，档案得具备耐久性。
比如采用合适的材料来保存档案。
我的观点结论就是：基建档案的归档要求必须严格执行，这样才能为基建项目留下真实、完整、有价值的记录！。
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建设项目档案归档内容及整理要求第一章归档内容第一节归档范围一、凡是油田公司按计划下达的油田产能建设及矿区建设新建项目、维修、改扩建项目，均列入建设项目档案归档范围。
二、建设项目档案基本归档范围如下表：三、根据《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》规定，检验批质量验收记录由施工单位存档，不必向建设单位移交。
第二节归档文件质量要求一、归档的建设项目档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位，使用规定卷皮装订成卷，案卷封面项目要填写齐全、准确。
二、归档单位应将案卷信息录入档案管理系统。
此项要求符合《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中“谁形成，谁录入”的原则，同时也在一定程度上保证了数据的真实性与准确性。
三、归档的建设项目文件材料必须符合下列要求：1、归档的建设项目文件应为原件。
成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名章（或签字），并注明原件存放处。
国内设计变更电传件，应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专用公章、设计代表名章（或签字）。
2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
纸质件与电子件内容也要相符。
3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4、归档的建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。
如：文件签署内容必须完整（例如：意见、日期、人名、结论、公章、等级章等）。
5、归档的建设项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
不同规格幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
6、归档的建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机出的白图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章尺寸为：60mm×80mm。
竣工图章中编制单位为施工单位，编制人为施工单位资料员，技术负责人为施工单位技术员，编制日期为竣工日期，监理单位名称为当时工程的监理公司，监理人为该工程的监理名。
竣工图章中的人名必须责任人本人签字（不许盖手签章和专业名章）。
竣工图章示例如下：说明:未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”(斜杠)填写,不允许空白。
或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。
8、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
9、竣工图应用最终版、新（干净）的施工图进行编制，要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
10、几个竣工图号不能合订，必须分卷装订，便于系统检索。
11、竣工资料案卷封皮右上角加盖“正本”、“副本”图章，字号为1号字楷体。
12、录音、录像、电子文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
第三节归档时间一、建设项目档案应该在工程项目正式通过竣工验收后三个月内向生产使用单位及其它相关单位归档移交。
具体要求如下：1、根据建设程序和工程特点，归档可以分期进行，也可以在单项工程或单位工程通过竣工验收后进行。
2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关建设项目文件向建设单位归档。
3、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将建设项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。
二、问题说明及处理办法：个别项目在工程主体完成后，经济结算工作滞后，不能保证工程经济资料同其它工程档案资料一起归档，解决办法：经济材料可以滞后于工程项目归档，在具体工作中只考虑资料的相对完整与成套，因为在档案管理系统中检索时能够保证电子数据的完整与成套。
但档案人员必须要做好归档跟踪工作，确保结算后经济材料及时归档，同时在进行后期整理著录时要确保案卷题名的一致性。
第四节归档移交一、归档移交手续1、档案部门依据工程项目开、竣工动态表，对已经通过竣工验收的建设项目档案组织归档移交。
2、归档单位应编制移交清单一式两份，交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。
3、对未能按时归档的单位和部门，档案部门下发《档案催交通知单》予以催交。
二、解释说明1、建设单位档案部门编制档案交接文据和企业档案目录，二者缺一不可。
2、移交目录格式标准建议统一使用E6系统中的档案交接文据、企业档案目录格式。
第二章档案整理第一节建设项目档案整理一、确定保管单位建设项目档案采取装订的形式组卷，以项目为单位组卷进行整理。
建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
建设项目档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822--2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28--2002）进行整理。
归档图纸应当按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3--1989）要求统一折叠。
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于档案的保管和利用。
2、项目准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。
3、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。
4、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。
5、监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
6、竣工验收文件按单项工程、专业等组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷。
7、设备文件按专业、台件等组卷。
8、案卷不宜过厚，一般不超过30mm。
注：前期资料的整理延续大庆油田的历史做法，即以卷为保管单位，但可以装订也可以不装订，不装订的可使用利用长尾夹或装盒等办法来组成保管单位。
由于文字资料的著录要求录到文件级，因此不会影响检索查找。
二、文件材料排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。
三、划定保管期限按《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定，建设项目档案保管期限定为永久。
四、卷内文件页号编制1、卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从1开始。
2、页号编写位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号；图纸一律在标题栏正面右下角编写页号。
3、印刷成册的科技文件材料并自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
有些文件编写部分页号，可以接续编写页号。
4、案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
解释说明：1、按照《中国石油天然气集团公司档案管理手册》的规定，今后在整理建设项目档案案卷时只需将文件材料按照规定顺序排列并编写页码即可。
2、在实际工作中经常有漏编、错编页号的情况发生，档案人员在遇到类似问题时可以参照以下办法进行处理：漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“—”及所漏页号来表示（如第6页漏编，则在第5页标：“5—6”，同时在卷内备考表中注明“6为漏编页”或“5—6页为一页”）。
页号编重时，在重页的各页号后面用括号编顺序小号（如第5、第6 两页都编成第5页时，则编为5(1)、5(2)页，并在卷内备考表中注明“第5页共两页”）。
无论重编页号或漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数、办理人、办理日期。
五、卷内目录的编制1、序号：以一份文件为单位，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
2、文件编号：应填写工程文件原有的文号或图号。
3、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
注：对于有些资料如合同、开竣工报告、记录表等，其落款公章有多个，那么其卷内目录中的“责任者”到底填写哪个更合适有时往往不好确定，针对此种情况可以填写甲方或批准单位公章的名称，那么合同的责任者为甲方单位名称，开竣工报告为批准单位的名称。
4、文件题名：填写文件标题全称。
5、日期：填写文件形成日期。
以8位阿拉伯数字标注年月日，如2012-12-10，案卷内某些文件一页中有多个日期，一般填写最晚的日期。
6、页次：填写每份建设项目档案文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。
起止页号之间用“-”联结。
编制卷内目录时注意以下几个问题：1、在编制建设项目档案文字资料卷内目录时，经常会遇到“分部工程质量评定”和“隐蔽工程检查记录”等类似文件材料份数过多的现象，如果一一列举将会大量增加卷内目录的份数，因此可以对其进行“合并同类项”处理，可视情况归类合并。
2、针对“分部工程质量评定”和“隐蔽工程检查记录”等类似文件材料“合并同类项”后的日期、责任者不明确的情况，可以填写该项文件材料第一页的日期或责任者。
3、竣工图按施工设计图上每一个档案号的图纸编号顺序组卷时，可不填写目录，用资料图纸目录代替；如果一个设计档案号的图纸较多，可视情况分成几卷，除第一卷外，其余均填写卷内目录；一个设计档案号的图纸较少时，可按土建、水等专业组卷，几个图号装订为一卷时必须填写卷内目录。
六、卷内备考表的编制1、卷内备考表要填写卷内文件的件数、页数，并由立卷人、检查人签名和注明日期。
说明项填写整理、保管过程中出现的页号编错、文件缺损、字迹褪色、纸张变质、修改、应归档文件材料另行保管单位的档号等问题，说明的内容经办人要签名并注明日期。
2、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
七、案卷封面编制1、案卷题名拟写：建设项目档案案卷题名：文字材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。
竣工图案卷题名由工程项目名称、单位工程名称加图纸图号组成，一个图号分几卷装订的在图号后加卷内图纸顺序起止号，几个图号合并一卷的，将所有图号全部填加题名之后。
例2：龙凤热电厂油改煤工程（工程项目名称）7号炉主厂房安装工程（单位工程）质量评定（文件材料名称）2、编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。