《民营企业档案管理》PPT课件
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档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
民营企业档案规范管理培训(ppt 145页)
7、文件著录
把归档文件的有关项目 录入档案管理系统。 ▪ 著录项目必须准确、详细，以 提高利用文件的查准率、查全
▪ 必须著录的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管
归档文件目录
件号 1－45 1－250 1－285 1－58 1－210
分机构编件号
年度 机构
2005
办公室
2005
业务科
期限 永久 长期 短期 永久 长期
文件数量 50 200 280 78 185
件号 1－50 1－200 1－280 1－78 1－185
▪ 在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。
▪ 超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作是要尽量减少折叠 次数，文件页数较多时，宜整
▪ 去除会生锈的金属物（订书钉、 曲别针、大头针等装订用品）。
▪ 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；复
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编
全宗号
类别号
全宗号
类别号
期限
全宗号
档案管理培训课件(PPT 51张)
档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。 • 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。 • 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
• •
3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 • 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。 • 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。 • 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
•
• •
•
•
8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
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3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 • 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。 • 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。 • 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
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8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
《企业档案管理体系》PPT课件
五、企业档案的内容构成
❖ 归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的 具有保存价值的各种形式的记录 。
❖ 这些记录将根据其形成规律和内容特点，最终被系统整理成 文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电 子档案、人事档案等不同类型的保管形式和保管单位。
❖ 根据企业工作形式和专业工作特点，企业档案的内容构成主 要有以下内容：
担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。 ❖ 各部门的专兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，
整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重 要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件 材料的质量。 ❖ 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
❖ １、XX群管理 ：XX务工作、组织工作、宣传工作、 纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团 体工作。
❖ ２、行政管理 ：行政事务、安全保卫工作、审计工 作、劳动人事、教育工作、外事工作。
２、会计档案
❖ 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材
料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 ❖ １、会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 ❖ ２、会计账簿：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其
档
❖ 会计档案 告 其他
会计凭证
会计账簿
财务报
Байду номын сангаас
案 ❖ 科技档案 产品档案 科研档案
的 案 设备档案
种 类
❖
❖ 声像档案 ❖ 实物档案
专门技术档案 照片档案 音像档案 标本档案 荣誉档案
企业档案管理ppt课件
25
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
14
文书档案的编目
❖ 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖
归档文件目录
❖ 年度：2007年
保管期限：永久
序号 责任者 文号
题名
日 期 页数 备 注1
❖ ❖1
❖2 ❖ ❖
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
18
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
19
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
❖2007─ 4 32─0 0 1 ❖ ❖
❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代）
23
会计档案材料保管期限的划分
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
10
转变收集 观念，注 重收集范 围
人事档案
❖人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
14
文书档案的编目
❖ 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖
归档文件目录
❖ 年度：2007年
保管期限：永久
序号 责任者 文号
题名
日 期 页数 备 注1
❖ ❖1
❖2 ❖ ❖
❖机制会计档案； ❖机读会计档案； ❖计算机系统软件
18
4 财务审计类
❖41
财务审计综合
42
财务管理
43
会计财务
44
审计工作
19
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证
❖ 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
❖2007─ 4 32─0 0 1 ❖ ❖
❖ ❖ ❖ ❖
案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代）
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会计档案材料保管期限的划分
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
10
转变收集 观念，注 重收集范 围
企业档案管理培训ppt课件
精品课件
24
部分名词释意和说明：
1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。 2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。 3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。 4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。 5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成
。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是 案卷顺序编号。 6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复 、折叠等工作。 7、档案装订打孔时，要在一条直线上。 8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。 9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据 分类方案。 10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好 不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。 11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。
❖ 保存母片的胶片库，温度应控制在13-15 ℃，相对湿度应控制在35-45%。（超 过此范围，会自然氧化，褪色掉了）
❖ 各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房 应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变 化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次 综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
精品课件
2
什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提
供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
精品课件
3
档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
企业档案管理培训课件(PPT 86张)
思考与讨论
如何理解《规定》第四条第四款“一般性文件的历 次修改稿、各次校对稿”不归档的引申涵义？
思考与讨论
《规定》第六条“机关文书档案的保管期限定为永 久、定期两种。定期一般分为30年、10年。” ，请 问“一般”涵义是指什么？
关于“定期”需注意三方面： A．划分“定期”的档案不进馆，省级单位可以执行， 市、县（区）是否也按规定执行，值得商榷。 B．定期实行标时制，如何根据工作实际需要来调整和 划分档次问题，值得研究。 C．标时划分的原则和方法应当统一，并在报送的文书 档案保管表中有所体现。
（4）档案整理必须便于保管和利用。
4．档案价值鉴定工作的基本原则
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、 历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值
（三）档案人员素质要求
《中华人民共和国档案法》对档案工作人 员的素质提出了法律上的要求：档案工作人员 应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。忠 于职守是对档案工作人员的最基本要求。
突出了立档单位的主体地位。主办机关和其他机关 虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是 不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他 机关，这一点体现在附件《文书档案保管期限表》 中，有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。
思考与讨论
如何理解《规定》第九条：“机关形成的人事、基建、会计 及其他专门文件材料和档案保管期限，按国家有关规定执行 ”。
思考与讨论
如何理解《规定》第十条：“机关对应归档电子文 件的元数据、背景信息等要进行相应归档？
《电子文件归档与管理规范》（GBT18894——2002）对各种不同不同类型的 电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本 电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处 理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等 设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将转换成通用格式 。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用 格式。对用计算机辅助设计和绘图等设备获取的图形文件，对用音频设备获得 的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电 子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集 其软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明书资料等。专用软件产生的电 子文件原则上应转换成通用性电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并 收集。计算机系统远行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、 管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一摸版的电子文件，在保证能恢 复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用摸板进行存储，被套用摸板作为电 子文件的原数据保存。
企业档案管理工作PPT课件
（2）
归档时间（续2）
其它文件 参加会议文件、国内外考察、学习与培训、
谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的 各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之 前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于 有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录 等应加盖公章或由经办人签名后归档。
Page 30
（二）档案的移交归档
（二）档案的移交归档
（2）
归档时间（续1）
行政人事类、经营管理类： 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到
档案室归档；
实物及声像档案： 贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室
登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、 录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室, 统一编号。
Page 29
（二）档案的移交归档
•
日复一日的努力只为成就美好的 明天。 06:15:5406:15:5406:15Tuesday , January 05, 2021
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.521.1.506:15:5406:15:54January 5, 2021
•
加强自身建设，增强个人的休养 。2021 年1月 5日上 午6时 15分2 1.1.521.1.5
•
科学，你是国力的灵魂；同时又 是社会 发展的 标志 。上午 6时15 分54 秒上午6 时15 分06:15:5421.1.5
•
每天都是美好的一天，新的一天 开启。 21.1.521.1.506:1506:15:5406:15:54Jan-21
•
相信命运，让自己成长，慢慢的 长大。 2021 年1月5 日星期 二6时 15分5 4秒Tu esday , January 05, 2021
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28
• 由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。
尽可能将关系密切的同一 活动、工作、会议形成的文件材 料排列在一起。
29
•统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。
25
×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
26
三
××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ×××
16
•一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
•计划、预决算、总结、报告 、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
17
•长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
•多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
18
•跨年度的案件，放在结案的 一年。
•跨年度的会议，放在闭幕年 。
19
3、划分期限
•准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期（1 5年以下）。（保管期限表见 书P25）
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
27
5、文件排列
•由单位档案室集中归档的单位 :先将归档的文件材料按三个 保管期限分开，同一保管期限 的文件材料按照“机构－时间 ”或时间先后排列。
30
• 同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
31
6、文件编号
• 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
32
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
Eቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
6
企业档案分类原则： •以全部档案为对象 •依据企业管理职能 • 结合档案内容和形成特点
7
•保持档案材料的内部有机 联系 •方便管理与利用 •协调统一、不随便改动
38
不分机构编件号
年度 2005
2005
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
20
4、文件装订
•修裱破损或页幅过小的文件
•复制字纸模糊或易褪变的文 件，对以纯蓝墨水、红墨水 、复写纸、圆珠笔、印台油 、铅笔等字迹材料制成的文 件材料及传真件等进行复制 。
21
•超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
11
• 来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
12
三、归档的主要步骤
和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录
2 区分年度 8 填备考表
3 划分期限 9 文件装盒
4 文件装订 10 打印目录
5 文件排列 11 入库装箱柜
6 文件编号
13
1、收集文件
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
8
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
• 尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
• 对日后没有查考价值的文件不是
档案 。
9
二、件的含义
• 单份文件，每份文件为一件； • 各种报表、名册、图册、书刊
、会议记录等，一册（本）为 一件；
10
• 正本与定稿为一件； • 正件与附件为一件； • 正文与文件处理单为一件； • 原件与复制件为一件； • 转发件与被转发件为一件；
民营企业档案管理
从化市档案局 2006.3.10
1
主讲内容
▪企业管理档案 ▪经济合同管理档案
2
企业管理档案
3
企业档案的含义
• 企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
4
民营企业档案的分类
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
•去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
• 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后 ；复文在前，来文在后。
24
•装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
• 把反映本单位主要活动的，应 该归档的文件材料收集齐全、 完整。（归档范围见书P17-18 ）
14
• 对不需归档的文件要进行剔除 。
• 要注意“帐外”文件的收集， 特别是各种上报图表、花名册 、本单位出版的书刊和外出开 会带回的会议文件等。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。
• 由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。
尽可能将关系密切的同一 活动、工作、会议形成的文件材 料排列在一起。
29
•统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。
25
×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
26
三
××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ×××
16
•一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
•计划、预决算、总结、报告 、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
17
•长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
•多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
18
•跨年度的案件，放在结案的 一年。
•跨年度的会议，放在闭幕年 。
19
3、划分期限
•准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期（1 5年以下）。（保管期限表见 书P25）
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
27
5、文件排列
•由单位档案室集中归档的单位 :先将归档的文件材料按三个 保管期限分开，同一保管期限 的文件材料按照“机构－时间 ”或时间先后排列。
30
• 同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
31
6、文件编号
• 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
32
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
Eቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
6
企业档案分类原则： •以全部档案为对象 •依据企业管理职能 • 结合档案内容和形成特点
7
•保持档案材料的内部有机 联系 •方便管理与利用 •协调统一、不随便改动
38
不分机构编件号
年度 2005
2005
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
20
4、文件装订
•修裱破损或页幅过小的文件
•复制字纸模糊或易褪变的文 件，对以纯蓝墨水、红墨水 、复写纸、圆珠笔、印台油 、铅笔等字迹材料制成的文 件材料及传真件等进行复制 。
21
•超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
11
• 来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
12
三、归档的主要步骤
和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录
2 区分年度 8 填备考表
3 划分期限 9 文件装盒
4 文件装订 10 打印目录
5 文件排列 11 入库装箱柜
6 文件编号
13
1、收集文件
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
8
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
• 尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
• 对日后没有查考价值的文件不是
档案 。
9
二、件的含义
• 单份文件，每份文件为一件； • 各种报表、名册、图册、书刊
、会议记录等，一册（本）为 一件；
10
• 正本与定稿为一件； • 正件与附件为一件； • 正文与文件处理单为一件； • 原件与复制件为一件； • 转发件与被转发件为一件；
民营企业档案管理
从化市档案局 2006.3.10
1
主讲内容
▪企业管理档案 ▪经济合同管理档案
2
企业管理档案
3
企业档案的含义
• 企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
4
民营企业档案的分类
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
•去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
• 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后 ；复文在前，来文在后。
24
•装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
• 把反映本单位主要活动的，应 该归档的文件材料收集齐全、 完整。（归档范围见书P17-18 ）
14
• 对不需归档的文件要进行剔除 。
• 要注意“帐外”文件的收集， 特别是各种上报图表、花名册 、本单位出版的书刊和外出开 会带回的会议文件等。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。