办公自动化系统设计

办公自动化系统设计阶段的任务是根据逻辑模型提出物理实现的具体方案。

因此，在开始进行物理设计时，应该以系统分析报告中所提供的数据流程图为依据，即从抽象的信息处理功能开始考虑问题，而不管在现行系统中这些工作是利用哪些物理手段实现的。

办公自动化系统设计的优劣，应该从系统设计的目标来加以衡量。

因此，明确办公自动化系统设计目标十分重要。

通常系统设计的目标应从以下几个方面考虑：系统设计的逻辑模型必须符合用户的要求，完成系统方案提出的目标和功能，这是系统设计阶段最根本的要求。

系统运行的效率可以从三个方面表示。

⑴运行能力，即单位时间内处理的业务量。

⑵运行时间，即具有同样大小工作量的一批作业运行一次所用的时间。

⑶响应时间，即用户在终端上按下“进入”键，提出要求，向来到计算机在终端上应答所用的时间。

这是指系统在工作时反抗各种外界干扰的能力。

例如，对于错误的输入数据，系统的反应是能够及时检查出来，并予以适当处理；还是无法检查，让错误数据进入系统，以致破坏文件，使整个系统失控。

还有，系统中的数据及系统本身的信息能否被外人窃取或者修改。

再如，操作人员的一个误操作，对系统的运行将会发生什么影响等。

在系统设计时，对上述可能发生的情况都应预先考虑，尽量避免出错。

当出错时，应能及时发现及修正，使系统不至失常，这样的系统的可靠性就较好。

反之，如果对这些问题考虑不周，一旦问题发生，就会造成数据出错或者系统损坏的严重后果，这样的系统的可靠性就不好。

对于办公自动化系统的设计，特殊强调友好的人机界面，即便于不熟悉计算机操作的管理人员使用，最好是不需要经过专门培训就能够使用系统。

因此在设计时要采用图形界面，屏幕显示美观清晰，数据的输入、输出、处理以及查询的可操作性好，并提供较强的人机交互手段，使用户能方便灵便地使用系统。

此外，还需提供简便的汉字输入手段，减少输入工作量。

由于系统的环境不是固定不变的，系统本身有生命周期，也需要不断地修改和完善。

因此，系统的修改维护工作总要不断进行。

然而，系统修改的难易程度是极不相同的。

一个结构清晰、分工明确的系统，修改起来比较容易。

反之，修改起来就艰难得多，非但需要更多的人力、物力和时间，而且会造成系统的不一致，以致会越改越乱，不可收拾。

因此，系统是否易于修改，应作为衡量系统优劣的重要指标。

以上五个目标要求在进行系统设计时应该客观地考虑系统性能。

但这五个目标往往是相互矛盾的。

例如，可靠性强的系统，往往运行效率要降低；高运行效率的系统往往可变更性较差等。

对于系统设计者来说，系统的易读性是第一位的，其理由是系统维护的费用非常高，如果一个系统易读、比较容易修改，那末，其质量就高，在整个运行维护期间就能大大节省人力、物力和时间。

办公自动化系统的开辟是一项系统工程。

为了保证系统的质量，设计人员必须遵守共同的设计原则。

系统是作为统一的整体存在的。

因此，在系统设计中，要从整个系统的角度考虑以下因素：系统的代码要统一，设计规范要标准，传递语言要尽可能一致，对系统的数据采集要做到数出一处、全局共享。

在满足系统需求的条件下，尽可能减少系统的开消。

一方面，在硬件投资上不能盲目追求技术上的先进，应以满足需要为前提；另一方面，系统设计尽量避免不必要的复杂化，各模块应当尽量简洁，以便缩短处理流程，减少处理费用。

为保持系统的长久生命力，要求系统具有很强的环境适应性。

为此，系统应具有较好的开放性和结构可变性。

在系统设计中，尽量采用模块化结构，提高各模块的独立性，尽量减少模块间的数据耦合，使各个子系统间的数据依赖减至最低程度。

这样，既便于模块的修改，又便于系统适应环境变化的能力。

系统设计阶段的核心是技术设计，它详细描述系统的输入、输出和用户接口，使硬件、软件、数据库、通信设施、工作人员和开辟步骤具体化，并展示这些组成部份之间的关系。

新系统应能克服老系统的缺陷,匡助用户完成其目标。

系统设计的关键是逻辑设计和物理设计。

系统逻辑设计是指系统将做什么，它描述一个系统的功能需求。

也就是说，它将前期分析人员确定的系统需要解决的问题概念化。

缺少这一步，系统技术方面的解决方案往往是含糊不清的。

逻辑设计包括规划系统每一个要素的目的，独立考虑硬件和软件。

逻辑设计包括：⒈输出设计。

输出设计描述系统的所有输出，包括其类型、格式、内容和输出频率。

⒉输入设计。

一旦完成为了输出设计，输入设计即可开始。

输入设计规定输入数据的类型、格式、内容和输入频率。

⒊处理设计。

系统要求的计算、比较和普通数据操作的类型在处理设计中确定。

⒋文件和数据库设计。

大多数系统都需要文件和数据库系统，这些系统的潜在能力在逻辑设计阶段便需要确定下来。

⒌远程通信设计。

在逻辑设计阶段，应对网络和通信系统加以说明。

⒍过程设计。

所有系统都需要确定运行应用程序和处理浮现问题的过程。

这些重要的策略在过程设计中制定。

一旦确定，可用文本或者文字处理程序描述出来。

⒎控制和安全设计。

逻辑设计的另一个重要部份是确定系统备份的频率和特征。

通常，系统的每一部份都应有一个备份，包括所有的硬件、软件、数据、人员、供应物和设施。

关于怎样避免与计算机相关的灾难和恢复被破坏的系统，也应该在逻辑设计的这个阶段考虑。

⒏人员和职位设计。

一些系统需要增加雇员，另一些需要改变一个或者多个现有系统岗位的任务。

在该阶段中应确定岗位名称和相应的任务描述。

在人员设计中，为绘制各种岗位的位置和岗位名称图，可使用一些有效的组织布局图。

字处理程序也可以用来描述任务所应有的责任。

系统物理设计是指怎样实现逻辑系统设计所定的任务。

物理设计说明的是把逻辑设计投入运作所必需的系统各组成部份的特征。

在此阶段，对下面列出的每一个组成部份的特征都必须加以说明。

⒈硬件设计。

必须说明所有计算机设备，包括输入和输出设备的性能特征。

⒉软件设计。

必须说明软件的全部功能。

⒊数据库设计。

这一步必须说明数据库的类型、结构和功能。

在逻辑设计中建立的数据元素之间的关系也必须映像到物理设计中。

这个过程包括存取路径和文件结构的组织。

⒋远程通信设计。

对通信软件、传输介质和设备所需的特征必须加以说明。

⒌人员设计。

在逻辑设计中规定了每一个岗位的具体任务和要求，这一步骤是对最能胜任这些要求的个人背景和经验加以说明。

⒍过程和控制设计。

必须说明每一个应用怎样运行、怎样使犯罪和欺诈的可能性减到最小。

这些说明包括审计、备份和输出的分送方法。

办公自动化系统总体设计的任务就是将系统说明书所规定的内容逐步具体化，使之成为能够交付使用的系统。

系统总体设计主要包括以下内容。

整个系统划分为若干个子系统，子系统再份子系统(或者模块)，层层划分，然后再自上而下地逐步设计。

对于子系统的划分还包含着个人长期积累的工作经验、个人的习惯、对问题的不同理解等。

因此，在系统初步设计的基础上，应进一步认真地对系统划分进行符合客观情况的调查。

在实际过程中，系统的划分还要根据用户的要求、地理位置的分布、设备的配置情况等重新划分。

系统划分的普通原则是：⑴子系统要具有相对独立性。

子系统划分必须使得子系统内部功能、信息等各方面的凝结性较好。

在实际中我们都希翼每一个子系统或者模块相对独立，尽量减少各种不必要的数据调用和控制联系。

并将联系比较密切、功能近似的模块相对集中，这样会为以后的搜索、查询、调试、调用等提供方便。

⑵子系统之间的数据依赖性要尽量小。

子系统之间的联系要尽量少，接口要简单、明了。

一个内部联系强的子系统对外部的联系必然相对减少，所以应将联系较多的都划入子系统内部。

⑶子系统划分的结果应使数据冗余较少。

⑷子系统的设置应考虑今后管理发展的需要。

子系统的实现非但能够更准确、更合理地完成现存系统的业务，而且还可以有助于更科学的决策和管理。

⑸子系统的划分应便于系统分析阶段的实现。

系统的开辟是一项较大的工程，它的实现普通都要分期、分步进行。

所以，子系统的划分应该考虑到这种要求，适应这种分期分步的实施。

目前有关系统划分方法的比较，如表9-3 所示。

表9-3功能划分按业务的处理功能划分好好好顺序划分按业务的处理顺序划分好好好通信划分按通信方式划分中中不好过程划分按业务的处理过程划分中中不好时间划分按业务处理时间关系划分不好不好差逻辑划分按业务逻辑顺序划分差差差任意划分(基本不用) 差差差程序总体设计是程序管理组的工作，由系统设计人员和程序设计人员共同完成。

它的任务是确定程序结构，进行程序划分，分配程序编制业务，提出程序设计约定书，力求程序设计标准化，最后要编写程序设计说明书和程序设计说明书所附的文档资料。

程序总体设计包括三方面的内容：⑴模块模块是包括输入与输出、逻辑处理功能、内部信息，及其运行环境的一组程序语句。

①输入与输出。

模块的输入来源和输出去向在正常的情况下都是同一个调用者，即模块。

从调用者处获得输入信息，经过模块本身的处理后，再把输出返送给调用者。

②逻辑功能。

模块的逻辑功能描述了该模块能够做什么样的事情，具备什么样的功能，即对于输入信息能够加工成什么样的输出信息。

③内部信息。

模块的内部信息是指模块执行的和在模块运行时所需要的属于该模块自己的数据。

④运行环境。

模块的运行环境说明了模块的调用与被调用的关系。

⑵模块化所谓模块化，就是整个系统被划分为若干个模块，每一个模块完成一个特定的功能，然后把这些模块汇集起来组成一个整体 (即系统)，用以完成指定功能的一种方法。

根据系统设计说明书的功能，按模块化程序设计思想设计出程序的总体结构。

模块的划分要符合系统功能要求。

一个 处理系统程序的模块化结构，如图 9.2 所示。

图 9.2 模块化结构⑶模块独立性模块独立性是指它在一定抽象层次上的信息隐藏。

抽象匡助我们确定组成软件的信息实体， 而信息隐藏则定义和实施对模块的过程细节和局部数据结构的存取限制。

模块独立性可由两个定 性标准衡量，这两个标准分别称为块间耦合和块内组合，块间耦合是度量不同模块彼此间互相依 赖的密切程度，块内组合则是衡量一个模块内部的各个部份彼此结合的密切程度。

①块间耦合。

块间耦合是对一个系统内不同模块之间互联程度的度量，块间耦合强弱取决于 模块间的联系形式及接口的复杂程度，模块间接口的复杂性越高，说明耦合的程度越高。

块间耦 合程度直接影响系统的可读性、可维护性以及可靠性，在系统设计中我们尽可能追求耦合松散的 系统。

②块内组合。

块内组合即模块内部元素的联系方式，块内组合标志一个模块内部各个元素彼 此结合的密切程度。

主要表现在模块内部各个元素为了执行某一功能而结合在一起的程度。

⑷模块之间的耦合形式模块之间的耦合形式有数据耦合、控制耦合、公共耦合和内容耦合。

①数据耦合。

如果两个模块彼此间通过数据交换信息，而且交换的信息仅仅为数据，这种耦 合称为数据耦合。

②控制耦合。

如果两个模块彼此间传递的信息中有控制信息，这种耦合称为控制耦合。