电子邮件沟通技巧与礼仪

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电子邮件沟通技巧

电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同时也带来了很多风险;在所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象;如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用;

一、邮件格式

1.邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件

的内容;此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆;

2.如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,

并引起主要收件人的关注;

3.收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号;

二、哪些事情需要发送邮件

1.正式工作报告;

2.难以简单用口头表达说明清楚的事项;

3.知识推荐和信息传递;

4.没有见面交流条件的其他交流内容;

总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件;

三、邮件发送对象

1.寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接

上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往可以获得支持部门的更好的支持;

2.项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的

直接上级、项目主要领导;

3.工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对

象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人;为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理;

4.选择邮件发送对象的时候避免以下现象

4.1在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要

将邮件抄送给包括直接和间接经理;

4.2避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送

人,用见面直接交流代替;

4.3避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可

以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节;

四、邮件沟通支持

1.如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向

直接上级寻求沟通支持;

2.如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见

面沟通或电话沟通解决分歧;

3.充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做

这样降低了沟通效率;

五、邮件内容

1.如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人

一一打开附件才能知悉沟通事项;

2.控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇

大论;

六、沟通确认和反馈

1.对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;

2.重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间;

3.如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次

提醒;

每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼

电子邮件沟通礼仪

关于电子邮件

1.主题应当精当, 不要发送无主题和无意义主题的电子邮件;

2.注意称呼, 避免冒昧:当与不熟悉的人通信时, 请使用恰当的语

气, 适当的称呼和敬语.

3.注意邮件正文拼写和语法的正确, 避免使用不规范的问题和表情

符号. 使用简单易懂的主题行以准确传达您的电子邮件的要点; 4.因为邮件容易丢失, 因此应当小心查问, 不是无理猜测并暗责对

方. 在自己做到及时回复邮件的同时, 不要对他人回复信件的时效性做过分期许.

5.不要随意转发电子邮件, 尤其是不要随意转发带附件的电子邮件,

除非你认为此邮件对于别人的确有价值. 在病毒泛滥的今天, 除非附件是必需的, 否则应该避免Word, PPT附件. 多使用PDF. 在正文中应当包含附件的简要介绍. 邮件要使用纯文本或易于阅读的字体, 不要使用花哨的装饰. 最好不用使用带广告的电子邮箱6.如果不是工作需要, 尽量避免群发邮件. 特别不要参与发连环信

这种活动把这条消息发送给10个好友之类. 群发邮件容易使得收件人的地址相互泄漏, 因此最好使用邮件组或者暗送Bcc. 两个人商量事情牵涉到第三方时, 应该将邮件抄送CC给第三方.

7.在给不认识的人发送邮件时,请介绍一下自己的详细信息,要么在

签名中注明自己的身份,没有人乐意和自己不明底细的人讨论问题;

8.如果对方公布了自己的工作邮件,那么工作上的联系请不要发送

到对方的私人信箱里去,没有人乐意在和朋友们联系的信箱中看到工作上的问题.

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