课件 原始记录的编写及数据处理
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原始记录的编写及数据处理
袁媛
一、原始记录的编写
• 原始记录就是我们所做检验工作的证据， 能真实反映当时的检验条件、检验数据是 否符合标准要求。
1.原始记录需遵循的要素
• 做为原始记录，首要条件要保证检测事件 的追溯性，主要包括：人、机、料、法、 环、时间等方面。
• 人员：具有检验能力，曾学习或从事过检 验专业，取得专业职称，能胜任当前检验 工作。 • 仪器设备：设备齐全，其参数要能满足检 验需求；计量设备需按要求检定或校准。 • 所需物料：试剂试药，玻璃器皿、其他检 验需要的物品质量要过关。
• 样品接収原始记录的基本信息包括受检单 位名称、样品名称、数量、性状、规格、 采样的地点、生产日期或批号、保存的条 件、送检或采样的时间、检验的性质或任 务来源、检验方法、检验依据和检验项目 等内容。
• 检验原始记录的版面格式包括记录的名称、 样品名称、样品编号、规格型号和等级、 检验项目、执行标准或试验方法标准号、 检验设备、环境条件、检验日期、检验参 数的全过程数据、单项判定、检验人员、 校核人员等。
• 除一些必备的信息（如样品名称、数量、 检验项目、样品编号等）外，在同一份检 验报告的各种检验原始记录中应尽量避免 信息的重复记录。
• 检测原始记录应由检验人员在检验过程中 及时填写，不得凭回忆追记或事后抄正， 不得随意更改。 • 如遇记录错误确需更改时，应由项目检验 人员在原始记录的错误字符上划横杠，将 正确的字符填在上方并盖上更改人章或更 改人签名。不得采用涂改、粘贴等方式， 以致辨认不清原有的字符。
• 参考标准 GB/T 8170
（4）不允许连续修约
• 拟修约数字在确定修约间隔或指定修约数 位后，应一次修约获得结果，不可以连续 数次修约，否则将有可能得到错误的结果。 • 例如将数字15.4565修约为两位有效数字时， 应一步到位，正确方法15.4565——15 • 如果分步修约将得到错误的结果：15.456 5—15.457—15.46—15.5—16
• 辅助型记录是指检验原始记录中某一信息 不方便容纳，需另行列出的记录，如标准 溶液的配制（或稀释）记录，化学分析中 样品恒重的记录等。
3.检验原始记录的编写方式
• 样品的相关信息是检验原始记录的主体部 分，不同类别的检验原始记录其内容也有 较大差别。一般包括样品的基本信息、检 验环境和仪器设备情况、检验相关情况和 数据三个部分。
• 0.2单位修约是指按指定修约间隔对拟修约 的数值0.2单位进行的修约。 • 修约方法：将拟修约数值X乘以5，按指定 修约间隔对5X依四舍六入五留双的规则修 约，所得数值再除以5.
• 将下列数字修约到“百”位数的0.2单位修 约 • 拟修约数值X 830 842 832 5X 5X修约值 4150 4200 4210 4200 4160 4200 X修约值 840 840 840
（2）四舍五入规则
• 四舍五入规则是人们习惯采用的一种数字 修约规则。 • 四舍五入规则的具体使用方法是： 在需要保留有效数字的位次后一位，逢五 就进，逢四就舍。
（3）四舍六入五留双规则
• 四舍五入修约规则，逢五就进，必然会造 成结果的系统偏高，误差偏大，为了避免 这样的状况出现，尽量减小因修约而产生 的误差，一般使用四舍六入五留双的修约 规则。
• 1）在需要保留有效数字的位次后一位小于 或等于4时，直接将尾数舍去。 • 例如：12.146保留三位有效数字应为12.1 • 2）在需要保留有效数字的位次后一位大于 或等于6时，将尾数舍去并向前一位进位。 • 例如：12.164保留三位有效数字应为12.2
• 3）当需要保留有效数字的位次后一位数为 5，而5后面的数字均为0时，应看5的前一 位：若前一位数字此时为奇数，就应向前 进一位；若前一位数字此时为偶数，则应 将尾数舍去。数字“0”在此时应被视为偶 数。 • 例如：保留三位有效数字 12.3500——12.4 12.4500——12.4
• 检测原始记录的计量单位须符合我国法定 计量单位的要求，不得使用非法定计量单 位（例如1ppm和1ug/mL ）。数据修改和有 效数字表达要符合有关检测方法标准的要 求。 • 参与抽样、样品准备、纠正措施实施过程 等记录，同检测原始记录一样，必须有从 事该项活动的人员签字。
• 检测原始记录和检验报告副本属技术秘密， 应严格保密，一律不准以任何形式扩散和 外传（转抄、复印、拷贝等）。 • 电子存储记录应遵循《计算机、软件及网 络控制程序》相关规定，确保数据输入或 采集、存储、传输的完整性和安全性。电 子存储记录的更改必须按岗位授权权限进 行，未经授权不得进行更改。
• 4）当需要保留有效数字的位次后一位数为 5，而5的后面还有任何不是0的数字时，无 论前一位在此时为奇数还是偶数，也无论 “5”后面不为0的数字在哪一位上，都应向 前进一位。 • 例如：保留三位有效数字 12.35003——12.4 12.45003——12.5
• 小口诀： 四舍六入五考虑 五后非零则进一 五后为零看五前 五前偶舍奇进一
• 检验环境和仪器设备情况包括样品采集和 检验时的实验室温湿度；使用的主要仪器 设备的名称、型号、编号和仪器使用状况； 标准物质的名称、浓度、生产批号、标准 物质配制（稀释）和标准曲线制作的相关 数据等。
• 检验相关情况和数据包括检验的时间，样 品处理前后的状况，检验过程中观察到的 现象和异常情况处理，从仪器上直接读得 的数值或打印记录图谱、计算公式、检验 结果、检验结果因操作失误而作废的原因 等内容。
Fra Baidu bibliotek
• 用于填写检验信息和数据的空格大小要适 宜，并应留有更正错误记录的余地。 • 实验室检验记录应满足多种样品检验记录 的需要。 • 实验室检验记录应包含平行样的测定、平 均值和空白实验的相关信息。
• 样品来源或生产单位的相关信息不应出现 于检验原始记录中，以免影响检验工作的 公正性。 • 各种检验原始记录的格式，纸张尺寸应规 范统一；每一种记录都应编制页码和总页 码，记录的第一页应编排必备的检测信息， 以后各页为第一页的补充；每一种记录不 管有多少页，都应使用同一个样品编号； 第一页以后的各页不能单独使用，只能随 同第一页一起使用。
• 规章制度、依据的标准：指检验过程中所 需遵循的规章制度、检验标准、各种操作 规程等。
• 环境监控：包括检验区域的温湿度、试剂 试药及仪器放置的环境、微生物检测区域 的环境控制等。
• 日期时间：包括原始的检验时间、试剂试 药的配置时间及有效期、使用仪器设备的 时间等。
• 人、机、料、法、环、时间在检验过 程中都要在原始记录中有所体现，让 我们的检验过程能够再现。
• 收集的原始记录应分类、装订成册，并归 档保存。
二、数据处理
• 1.数值修约 • 数值修约是通过省略原数值的最后若干位 数字，调整所保留的末位数字，使最后所 得到的值最接近原数值的过程。
2.数值修约规则
• （1）确定修约间隔 • 指定修约间隔为10-n (n为正整数），或指 明将数值修约到n位小数； • 指定修约间隔为1，或指明将数值修约到个 位数； • 指明修约间隔为10n（n为正整数），或指 明将数值修约到10n数位，或指明将数值修 约到“十”、“百”、“千”· · · · · · 数位。
4.编写检验原始记录的具体要求
• 为保证检验人员能规范、准确地填写检验 原始记录，各种检验原始记录应尽可能编 制成专用型记录。尤其是经常检验的样品 或项目。 • 实验室新开展的检验项目在作为常规检验 项目前，也应编制好相应的专用型记录。
• 检验原始记录应尽可能地方便检验人员填 写，凡能列记录的应尽量设计为表格式的 记录。 • 检验过程必须填写的信息和数据的排列次 序应与各项检验中的工作流程及对应的检 验方法步骤保持一致。
2.检验原始记录的类型
• 检验原始记录由直接从事检验工作的人员 依据相关标准和方法进行编写，编写时可 以根据实际检验结果工作需要，将检验原 始记录编制成专用型、通用型、辅助型三 种形式。
• 专用型记录是检验原始记录的主体，编制 时可设计成单项目和多项目两种。 • 通用型记录是实验室检验工作的备用记录， 主要用于技术含量不高、操作难度不大且 需要记录的信息，不多且不经常检验的项 目或样品，也可以作为新开展项目的过渡 性记录。
• 经常一起检验的项目可编制多项目的检验 记录，对不经常一起检验的项目应尽量编 制单项目的检验原始记录，这样既便于使 用时灵活选用，同时又可有减少记录的数 量。
• 只需将检验工作中必备的或出现频率较高 的信息列入相应的记录内，而没有必要包 罗万象，将所有信息一一记录在内，对出 现频率较低的信息可采取预留一定的空项 来解决，这样既保证所有检验信息的录入， 同时又减少记录的篇幅。
（5）0.5单位修约与0.2单位修约
• 0.5单位修约是指按指定修约间隔对拟修约 的数值0.5单位进行的修约。 • 修约方法：将拟修约数值X乘以2，按指定 修约间隔对2X依四舍六入五留双的规则修 约，所得数值再除以2.
• 将下列数字修约到“个”位数的0.5单位修 约 • 拟修约数值X 2X 2X修约值 60.25 120.5 120 60.38 120.76 121 60.28 120.56 121 X修约值 60.0 60.5 60.5
袁媛
一、原始记录的编写
• 原始记录就是我们所做检验工作的证据， 能真实反映当时的检验条件、检验数据是 否符合标准要求。
1.原始记录需遵循的要素
• 做为原始记录，首要条件要保证检测事件 的追溯性，主要包括：人、机、料、法、 环、时间等方面。
• 人员：具有检验能力，曾学习或从事过检 验专业，取得专业职称，能胜任当前检验 工作。 • 仪器设备：设备齐全，其参数要能满足检 验需求；计量设备需按要求检定或校准。 • 所需物料：试剂试药，玻璃器皿、其他检 验需要的物品质量要过关。
• 样品接収原始记录的基本信息包括受检单 位名称、样品名称、数量、性状、规格、 采样的地点、生产日期或批号、保存的条 件、送检或采样的时间、检验的性质或任 务来源、检验方法、检验依据和检验项目 等内容。
• 检验原始记录的版面格式包括记录的名称、 样品名称、样品编号、规格型号和等级、 检验项目、执行标准或试验方法标准号、 检验设备、环境条件、检验日期、检验参 数的全过程数据、单项判定、检验人员、 校核人员等。
• 除一些必备的信息（如样品名称、数量、 检验项目、样品编号等）外，在同一份检 验报告的各种检验原始记录中应尽量避免 信息的重复记录。
• 检测原始记录应由检验人员在检验过程中 及时填写，不得凭回忆追记或事后抄正， 不得随意更改。 • 如遇记录错误确需更改时，应由项目检验 人员在原始记录的错误字符上划横杠，将 正确的字符填在上方并盖上更改人章或更 改人签名。不得采用涂改、粘贴等方式， 以致辨认不清原有的字符。
• 参考标准 GB/T 8170
（4）不允许连续修约
• 拟修约数字在确定修约间隔或指定修约数 位后，应一次修约获得结果，不可以连续 数次修约，否则将有可能得到错误的结果。 • 例如将数字15.4565修约为两位有效数字时， 应一步到位，正确方法15.4565——15 • 如果分步修约将得到错误的结果：15.456 5—15.457—15.46—15.5—16
• 辅助型记录是指检验原始记录中某一信息 不方便容纳，需另行列出的记录，如标准 溶液的配制（或稀释）记录，化学分析中 样品恒重的记录等。
3.检验原始记录的编写方式
• 样品的相关信息是检验原始记录的主体部 分，不同类别的检验原始记录其内容也有 较大差别。一般包括样品的基本信息、检 验环境和仪器设备情况、检验相关情况和 数据三个部分。
• 0.2单位修约是指按指定修约间隔对拟修约 的数值0.2单位进行的修约。 • 修约方法：将拟修约数值X乘以5，按指定 修约间隔对5X依四舍六入五留双的规则修 约，所得数值再除以5.
• 将下列数字修约到“百”位数的0.2单位修 约 • 拟修约数值X 830 842 832 5X 5X修约值 4150 4200 4210 4200 4160 4200 X修约值 840 840 840
（2）四舍五入规则
• 四舍五入规则是人们习惯采用的一种数字 修约规则。 • 四舍五入规则的具体使用方法是： 在需要保留有效数字的位次后一位，逢五 就进，逢四就舍。
（3）四舍六入五留双规则
• 四舍五入修约规则，逢五就进，必然会造 成结果的系统偏高，误差偏大，为了避免 这样的状况出现，尽量减小因修约而产生 的误差，一般使用四舍六入五留双的修约 规则。
• 1）在需要保留有效数字的位次后一位小于 或等于4时，直接将尾数舍去。 • 例如：12.146保留三位有效数字应为12.1 • 2）在需要保留有效数字的位次后一位大于 或等于6时，将尾数舍去并向前一位进位。 • 例如：12.164保留三位有效数字应为12.2
• 3）当需要保留有效数字的位次后一位数为 5，而5后面的数字均为0时，应看5的前一 位：若前一位数字此时为奇数，就应向前 进一位；若前一位数字此时为偶数，则应 将尾数舍去。数字“0”在此时应被视为偶 数。 • 例如：保留三位有效数字 12.3500——12.4 12.4500——12.4
• 检测原始记录的计量单位须符合我国法定 计量单位的要求，不得使用非法定计量单 位（例如1ppm和1ug/mL ）。数据修改和有 效数字表达要符合有关检测方法标准的要 求。 • 参与抽样、样品准备、纠正措施实施过程 等记录，同检测原始记录一样，必须有从 事该项活动的人员签字。
• 检测原始记录和检验报告副本属技术秘密， 应严格保密，一律不准以任何形式扩散和 外传（转抄、复印、拷贝等）。 • 电子存储记录应遵循《计算机、软件及网 络控制程序》相关规定，确保数据输入或 采集、存储、传输的完整性和安全性。电 子存储记录的更改必须按岗位授权权限进 行，未经授权不得进行更改。
• 4）当需要保留有效数字的位次后一位数为 5，而5的后面还有任何不是0的数字时，无 论前一位在此时为奇数还是偶数，也无论 “5”后面不为0的数字在哪一位上，都应向 前进一位。 • 例如：保留三位有效数字 12.35003——12.4 12.45003——12.5
• 小口诀： 四舍六入五考虑 五后非零则进一 五后为零看五前 五前偶舍奇进一
• 检验环境和仪器设备情况包括样品采集和 检验时的实验室温湿度；使用的主要仪器 设备的名称、型号、编号和仪器使用状况； 标准物质的名称、浓度、生产批号、标准 物质配制（稀释）和标准曲线制作的相关 数据等。
• 检验相关情况和数据包括检验的时间，样 品处理前后的状况，检验过程中观察到的 现象和异常情况处理，从仪器上直接读得 的数值或打印记录图谱、计算公式、检验 结果、检验结果因操作失误而作废的原因 等内容。
Fra Baidu bibliotek
• 用于填写检验信息和数据的空格大小要适 宜，并应留有更正错误记录的余地。 • 实验室检验记录应满足多种样品检验记录 的需要。 • 实验室检验记录应包含平行样的测定、平 均值和空白实验的相关信息。
• 样品来源或生产单位的相关信息不应出现 于检验原始记录中，以免影响检验工作的 公正性。 • 各种检验原始记录的格式，纸张尺寸应规 范统一；每一种记录都应编制页码和总页 码，记录的第一页应编排必备的检测信息， 以后各页为第一页的补充；每一种记录不 管有多少页，都应使用同一个样品编号； 第一页以后的各页不能单独使用，只能随 同第一页一起使用。
• 规章制度、依据的标准：指检验过程中所 需遵循的规章制度、检验标准、各种操作 规程等。
• 环境监控：包括检验区域的温湿度、试剂 试药及仪器放置的环境、微生物检测区域 的环境控制等。
• 日期时间：包括原始的检验时间、试剂试 药的配置时间及有效期、使用仪器设备的 时间等。
• 人、机、料、法、环、时间在检验过 程中都要在原始记录中有所体现，让 我们的检验过程能够再现。
• 收集的原始记录应分类、装订成册，并归 档保存。
二、数据处理
• 1.数值修约 • 数值修约是通过省略原数值的最后若干位 数字，调整所保留的末位数字，使最后所 得到的值最接近原数值的过程。
2.数值修约规则
• （1）确定修约间隔 • 指定修约间隔为10-n (n为正整数），或指 明将数值修约到n位小数； • 指定修约间隔为1，或指明将数值修约到个 位数； • 指明修约间隔为10n（n为正整数），或指 明将数值修约到10n数位，或指明将数值修 约到“十”、“百”、“千”· · · · · · 数位。
4.编写检验原始记录的具体要求
• 为保证检验人员能规范、准确地填写检验 原始记录，各种检验原始记录应尽可能编 制成专用型记录。尤其是经常检验的样品 或项目。 • 实验室新开展的检验项目在作为常规检验 项目前，也应编制好相应的专用型记录。
• 检验原始记录应尽可能地方便检验人员填 写，凡能列记录的应尽量设计为表格式的 记录。 • 检验过程必须填写的信息和数据的排列次 序应与各项检验中的工作流程及对应的检 验方法步骤保持一致。
2.检验原始记录的类型
• 检验原始记录由直接从事检验工作的人员 依据相关标准和方法进行编写，编写时可 以根据实际检验结果工作需要，将检验原 始记录编制成专用型、通用型、辅助型三 种形式。
• 专用型记录是检验原始记录的主体，编制 时可设计成单项目和多项目两种。 • 通用型记录是实验室检验工作的备用记录， 主要用于技术含量不高、操作难度不大且 需要记录的信息，不多且不经常检验的项 目或样品，也可以作为新开展项目的过渡 性记录。
• 经常一起检验的项目可编制多项目的检验 记录，对不经常一起检验的项目应尽量编 制单项目的检验原始记录，这样既便于使 用时灵活选用，同时又可有减少记录的数 量。
• 只需将检验工作中必备的或出现频率较高 的信息列入相应的记录内，而没有必要包 罗万象，将所有信息一一记录在内，对出 现频率较低的信息可采取预留一定的空项 来解决，这样既保证所有检验信息的录入， 同时又减少记录的篇幅。
（5）0.5单位修约与0.2单位修约
• 0.5单位修约是指按指定修约间隔对拟修约 的数值0.5单位进行的修约。 • 修约方法：将拟修约数值X乘以2，按指定 修约间隔对2X依四舍六入五留双的规则修 约，所得数值再除以2.
• 将下列数字修约到“个”位数的0.5单位修 约 • 拟修约数值X 2X 2X修约值 60.25 120.5 120 60.38 120.76 121 60.28 120.56 121 X修约值 60.0 60.5 60.5