办公室人员应具备的七种能力

办公室业务·厅室建设

【摘要】办公室是领导的参谋助手，是单位行政枢纽部门，功能多、任务重。办公室发挥参谋助手、桥梁纽带的作用，办公室人员需具备较强的综合素质和工作能力。

【关键词】行政管理 办公室 能力

办公室作为单位行政主管部门，担负着上传下达、联系内外、沟通左右、协调各方等多项职能。办公室人员的业务素质和综合能力越高，办公室工作的质量和效率越高。办公室各项职能的有效发挥，直接影响到单位的工作效率和整体形象。要发挥办公室参谋助手、桥梁纽带、形象窗口的作用，就要求办公室每名员工必须不断提高公文写作、理解会意、执行到位、沟通协调、学习创新、应急处变、信息采集七种能力。

一是提高公文写作能力，发挥好笔杆子作用。办公室担负着单位综合性文件的起草、审核、把关职能，具备较强的公文写作能力，掌握公文写作技巧和公文写作知识是每位办公室人员必须具备的基本素质。公文写作能力也是办公室人员综合能力的表现，办公室人员要加强写作实践，打牢扎实的文字功底。要提高公文写作能力，需要注意平时积累资料。要关注国际国内大事，随时掌握政策法规，要全面了解单位整体工作，善于总结单位管理经验，注意收集领导讲话精华，及时提炼升华，避免“素材用时方恨少”现象，要勤学苦练，不断提高写作水平。

二是提高理解会意能力，正确领会领导意图。全面理解和领会领导

的意图是办公室人员开展工作的一个

基本能力，许多人落实不到位、执行

不到位、不能圆满完成领导交办的任

务，就是由于没有理解领会领导的意

图或将领导的意图理解错了。提高理

解会意能力需要在平时工作中多动脑

思考，领导讲话时要用心听、用心

想，并不断总结领导讲话特点、规

律，不断积累、慢慢提高。

三是提高执行到位能力，不做

“差不多”先生。执行对办公室来说

是最重要的事情，执行的关键在于到

位，因为执行不到位等于没执行，甚

至不如不执行。行百里者半九十，如

果最后时刻没有把工作做好、做完、

做圆满，往往就会前功尽弃。执行到

位既是对待工作的一种态度，也是一

种工作能力。办公室人员必须具备执

行到位的能力，在工作中强化执行必

须到位的意识。必须树立强烈的责任

意识，执行到位必须责任先到位，无

论是自己的本职岗位工作还是领导交

办的临时工作，都要不折不扣抓落

实，认认真真负责任，彻彻底底执行

到位。必须摒弃“差不多”的思想，

把工作做严谨、办周全。

四是提高沟通协调能力，起到

润滑剂作用。办公室是沟通上下、联

系左右的枢纽部门，要妥善处理好上

级、同级、下级的关系，发挥好润滑

剂的作用，减少工作中的摩擦，充分

调动各方面的工作积极性。 沟通协调

是一种能力，需要在工作实践中培养

和训练。办公室人员在工作中要注意

讲话得体，表达贴切，如此，就会非

常容易取得人家的好感，容易被人信

赖，沟通协调的效果才会好，办事的

成功率才会高。

五是提高学习创新能力，摒弃

因循守旧思想。办公室人员必须树立

学习创新的意识，摒弃应循守旧的思

想。学习创新与员工的知识、技能、

经验等有着密切的关系。办公室人员

要坚持与时俱进，注重积累、总结和

提炼，培养创新思维。在工作中要不

断加强学习，丰富知识面、扎实专业

基础、积累实践经验，不断提高学习

创新能力。

六是提高应急处变能力，妥善化

解突发性事件。发生突发性的问题和

矛盾，能否妥善处理直接体现办公室

人员的能力和水平。迅速做出正确判

断，及时果断处理问题、化解矛盾，

需要办公室人员具备非常强的应急处

变能力和处变不惊的良好心理素质。

办公室人员面对紧急状态、处理突发事

件时，要周密思考，全面透彻分析，从

错综复杂的问题中发现本质，从而正

确处理，切不可自乱手脚，急中生错。

七是提高信息采集能力，充当

好领导“外脑”。办公室人员要善于

深入开展调查研究，提高信息采集能

力，为领导决策出好谋、划好策，发

挥好领导外脑作用。信息采集包括对

行业内外、单位上下、工作生活等各

方面信息的收集、过滤、辨别、加工

和报送。要重视信息采集工作，不断

强化信息意识，增强信息观念，提高

信息采集能力。

（作者单位：云南省景洪电厂办

公室）

文/胡国超

办公室人员应具备的“七种能力”

17

办公室业务2011·8