办公自动化的建设与管理
公司办公自动化设备管理制度
第一章总则第一条为了规范公司办公自动化设备的管理,提高办公效率,保障设备安全运行,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有办公自动化设备,包括但不限于计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪等。
第三条公司各部门应严格按照本制度规定,加强办公自动化设备的管理和维护。
第二章设备购置与配置第四条公司办公自动化设备的购置应根据实际工作需要,遵循实用、高效、经济的原则。
第五条设备购置前,需经相关部门审核批准,并报公司领导审批。
第六条设备购置后,应及时办理入库手续,建立设备台账,确保设备信息准确。
第七条设备配置应根据岗位需求和公司实际情况进行,确保设备满足工作需要。
第三章设备使用与维护第八条公司员工应遵守设备使用规定,正确操作设备,防止设备损坏。
第九条设备使用过程中,应保持设备整洁,定期清理灰尘,防止灰尘影响设备性能。
第十条设备出现故障时,应及时报修,不得私自拆卸或维修。
第十一条设备维修应由专业人员进行,维修过程中应确保设备安全。
第十二条维修完成后,应进行试运行,确保设备恢复正常运行。
第四章设备保养与更新第十三条公司应定期对办公自动化设备进行保养,确保设备性能稳定。
第十四条保养内容包括:清洁设备、检查设备运行状况、更换易损件等。
第十五条设备达到使用年限或性能无法满足工作需求时,应及时进行更新。
第十六条设备更新前,需经相关部门审核批准,并报公司领导审批。
第五章设备报废与回收第十七条设备达到报废标准或无法修复时,应予以报废。
第十八条报废设备需办理报废手续,并由相关部门进行回收。
第十九条回收的报废设备应按照国家规定进行处理,不得私自处理。
第六章责任与奖惩第二十条公司各部门应加强对办公自动化设备的管理,确保设备安全运行。
第二十一条对违反本制度规定,造成设备损坏或损失的,应予以处罚。
第二十二条对在设备管理工作中表现突出的个人或部门,给予表彰和奖励。
第七章附则第二十三条本制度由公司办公室负责解释。
第二十四条本制度自发布之日起实施。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度一、背景介绍随着科技的不断发展,办公自动化已经成为现代企业管理的重要手段。
办公自动化管理制度旨在规范和促进企业办公自动化系统的建设和运行,提高办公效率和管理水平,确保企业的信息化建设与发展。
二、目的与意义1. 提高办公效率:通过办公自动化系统的建设和运行,实现信息的快速传递和处理,提高工作效率。
2. 规范管理流程:制定办公自动化管理制度,明确各项管理流程和要求,实现规范化管理。
3. 降低管理成本:通过办公自动化系统的应用,减少人力资源的投入,降低管理成本。
4. 提高信息安全性:建立完善的信息安全管理措施,保护企业的机密信息和数据安全。
三、适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工,包括但不限于行政、人力资源、财务、市场等各个职能部门。
四、制度内容1. 办公自动化系统建设a. 企业应根据实际需求,选择适合的办公自动化系统,并进行规划和设计。
b. 系统建设过程中,需要进行需求分析、系统设计、开发测试、上线运行等阶段,并确保系统的稳定性和安全性。
c. 系统建设完成后,需要进行培训和推广,确保员工能够熟练使用系统。
2. 系统使用与管理a. 员工应按照规定的权限和流程使用办公自动化系统,严禁私自更改系统设置或篡改数据。
b. 系统管理员应负责系统的日常运维和维护工作,包括系统更新、备份与恢复、安全漏洞的修复等。
c. 员工在使用系统过程中,如发现系统故障或漏洞,应及时报告给系统管理员进行处理。
3. 信息安全管理a. 企业应建立完善的信息安全管理制度,包括数据备份与恢复、权限管理、网络安全等方面的措施。
b. 员工在使用办公自动化系统时,应妥善保管账号和密码,严禁将账号和密码泄露给他人。
c. 离职员工应立即注销系统账号,并进行数据清理,确保信息安全。
4. 监督与评估a. 企业应定期对办公自动化系统的使用情况进行评估,发现问题及时改进和优化。
b. 员工在使用系统过程中,如有违反制度规定的行为,应受到相应的纪律处分。
公共管理中的办公自动化与信息化建设
公共管理中的办公自动化与信息化建设随着科技的不断进步和发展,办公自动化与信息化建设已经成为现代化公共管理的重要组成部分。
在公共管理领域中,办公自动化和信息化的运用可以极大地提高工作效率,优化资源配置,促进信息共享和沟通合作,为公共服务提供更高质量的支持和保障。
一、办公自动化在公共管理中的作用办公自动化是指通过信息技术手段对公共管理过程中出现的一系列重复性、繁琐的操作进行自动化处理,提高工作效率和质量。
比如,使用电子邮件代替传统的纸质信函、会议纪要等文件传递方式,使得信息传输更加便捷、高效,降低了工作中的物理和时间成本。
此外,办公自动化还可以应用于公文管理、工作流程优化等方面。
通过建立电子公文系统,实现公文的电子化、自动流转和归档,可以提高公文的传递速度、准确性和安全性,避免了传统纸质公文易丢失、难查找的问题。
同时,应用工作流程管理系统,可以对工作流程进行规范和优化,提高公共管理工作的响应速度和决策效率。
二、信息化建设在公共管理中的意义信息化建设是指通过信息技术手段将公共管理工作数字化、网络化,构建起高效、便捷的信息化管理系统,为公共服务提供更好的支持。
在今天这个数字时代,信息技术的快速发展提供了很多新的机遇和挑战,在公共管理领域也是如此。
首先,信息化建设可以促进公共管理的现代化转型。
通过应用信息技术,可以实现信息的共享、查询和分析,提高对公共服务的监控和评估能力,有利于决策者及时获取准确的信息,从而作出更符合实际需要的决策。
同时,信息化建设还可以提高公共服务的透明度和公正性,让公众更方便地了解和参与公共事务。
其次,信息化建设加强了公共管理工作的协同合作能力。
通过建立统一的信息平台,不同部门和机构之间可以实现信息的共享和协同处理,避免了信息孤岛和重复劳动。
例如,在公共危机管理中,通过建立应急管理信息系统,可以实时掌握灾害信息、资源分配情况等重要数据,提高救援与处置工作的效率和协调性。
另外,信息化建设还可以提高公共服务的质量和效益。
企业办公自动化建设的需求分析与建议
企业办公自动化建设的需求分析与建议随着信息技术的不断发展,企业办公自动化已经成为了现代企业提高工作效率、降低成本的重要手段。
通过对企业办公自动化的需求进行分析,并给出相应的建议,可以帮助企业更好地进行自动化建设。
一、需求分析1.提高工作效率:企业办公自动化的首要需求是提高工作效率。
通过自动化的办公系统,可以减少人工操作,提高工作效率。
例如,通过自动化的文件管理系统,员工可以方便地查找和共享文件,减少了手动整理和传递文件的时间,提高了工作效率。
2.降低人力成本:自动化可以减少企业的人力需求,从而降低人力成本。
例如,通过自动化的考勤系统,可以减少人工统计考勤的时间,同时也减少了人为错误的可能性,降低了人力成本。
3.提高信息安全:随着企业信息的不断增长,保护企业信息的安全已经成为了一个重要问题。
企业办公自动化系统应该具有强大的安全性能,保护公司的机密信息不被泄露。
4.便捷的沟通与协作:企业办公自动化的另一个重要需求是便捷的沟通与协作。
通过自动化的电子邮件和即时通讯系统,员工可以方便地进行信息沟通,提高协作效率。
二、建议1.选择适合企业的办公自动化软件:企业应根据自身的需求和规模选择适合的办公自动化软件。
在选择软件时,应考虑软件的功能和性能,以及软件的后续升级和服务支持。
2.优化工作流程:企业办公自动化的目的是提高工作效率,而不是简单地将原有的流程搬到自动化系统中。
企业应重新评估现有的工作流程,并结合自动化系统的功能,对工作流程进行优化,提高工作效率。
3.加强信息安全保护:企业办公自动化系统涉及了大量的信息,其中可能包含敏感和机密信息。
企业应加强对办公自动化系统的信息安全保护,采取合适的安全措施,防止信息泄露。
4.培训员工:企业办公自动化系统的使用对员工来说可能是新的挑战。
为了确保系统能够发挥最大效益,企业应对员工进行培训和指导,使员工能够熟练地使用办公自动化系统。
5.持续改进与升级:企业办公自动化系统是一个不断演进的过程。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度(一)为加强本办办公自动化管理,保障计算机网络和信息系统的安全、稳定运行,根据有关规定,制定本制度。
(二)本办办公自动化由网络中心进行管理,各处室主要负责人为本处室办公自动化管理的第一责任人。
综合处明确一名人员,具体负责办公自动化管理工作。
(三)设备管理1、办公自动化终端设备和办公自动化信息存储及交换设备,包括计算机、打印机、复印盘、U盘、移动硬盘等,根据工作需要,统一配备。
2、本办及本办工作人员使用和管理的办公自动化信息存储及交换设备、办公自动化终端设备实行谁使用、谁保管、谁负责。
本办工作人员个人使用的由使用人负责保管维护.3、本办购置和非本办购置存放在本办和本办工作人员处的办公自动化网络设备,属于市级电子政务平台基础网络,本办有义务保证其安全并提供使用环境,做好防火、防盗、防水和保证电源等工作。
未经市政务网络管理中心同意,任何部门和个人不得变更其配置、位置、接线等。
4、办公自动化设备由使用人或保管人有使用权、保管权和设备外部维护权,其他处室人员不得擅自开机维修或联系他人维修。
对贴有封条的设备除贴封人外任何人不得擅自开启封条,更不得擅自更换配件。
(四)网络管理1、2、网内新增、减少或变更用户需向网络中心申请,经本办网络管理人员审核同意后按规定实施。
其他部门的人员、计算机、网络及网络终端设备不得接入本办网络。
3、综合处要定期对本办网络和网络接入设备进行检查,发现问题及时解决,以保证网络的安全、正常运行。
(五)系统管理1、本办全部使用办公自动化应用系统,严格遵守其管理规定.2、办公自动化系统。
所有工作人员必须持有电子名称和设置的登录密码方可进入。
(六)信息管理1、办公自动化系统各模块和外网门户网站各栏目的更新、维护,要结合实际落实到责任处室和责任人,并建立必要的审查把关和审核审批机制.2、网上运行的信息,主要为本办工作人员办公使用.本办工作人员办公时,必须严格按照业务、信息流程和工作规则,增加、修改、删除、复制相关信息,不得超越权限,更不得恶意添加、修改或删除信息数据。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度一、引言办公自动化是指利用计算机、网络和其他信息技术手段,对办公工作中的各项任务进行自动化处理和管理的一种方式。
为了提高办公效率、减少人力资源的浪费,以及保障信息的安全性和准确性,制定一套科学合理的办公自动化管理制度是非常必要的。
二、目的本制度的目的是规范和指导办公自动化的应用,确保办公自动化系统的正常运行,提高工作效率和质量,保障信息的安全和准确性。
三、适合范围本制度适合于公司内部所有部门和员工的办公自动化工作。
四、职责与权限1. 公司领导:负责制定办公自动化管理制度,并监督执行情况。
2. 部门负责人:负责部门内部办公自动化系统的建设和管理,并确保系统的正常运行。
3. 员工:按照制度要求,正确使用办公自动化系统,保障信息的安全和准确性。
五、办公自动化系统建设1. 硬件设备:根据公司实际需求,采购合适的计算机、服务器、打印机等硬件设备,并定期进行维护和更新。
2. 软件应用:选择适合公司业务的办公自动化软件,如办公套件、项目管理软件等,并进行培训和指导,确保员工能够正确使用。
3. 网络建设:建立稳定可靠的局域网和互联网连接,保障办公自动化系统的正常运行和数据的安全传输。
六、办公自动化系统使用1. 账号管理:为每位员工分配惟一的账号和密码,并定期更换密码,确保账号的安全性。
2. 文件管理:建立统一的文件存储和管理规范,包括文件命名、分类、存储位置等,确保文件的易查找和安全性。
3. 电子邮件管理:规定员工使用公司邮箱进行公务邮件的发送和接收,禁止发送和接收与工作无关的邮件,保障电子邮件的安全和有效性。
4. 会议管理:利用办公自动化系统进行会议的安排和管理,包括会议室预定、会议通知、会议记要等,提高会议效率和质量。
5. 任务管理:通过办公自动化系统对任务进行分配、跟踪和统计,确保任务的及时完成和质量控制。
6. 信息安全:制定信息安全管理制度,包括网络安全、数据备份、权限管理等,确保信息的安全和保密性。
办公自动化设备管理办法
办公自动化设备管理办法为了加强办公自动化设备管理,保证机关办公自动化设备的正常运行,制定如下办法。
一、局信息中心(后勤服务中心)负责组织、协调机关办公自动化设备的运行和管理;负责办公自动化设备操作人员的业务培训;根据工作需要提出办公自动化设备的配置方案。
二、各处室的自动化设备应放置在通风干燥处,并采取必要的防护措施。
三、微机中安装的软件由局信息中心(后勤服务中心)统一配置,不得随意卸载。
不得随意在微机中安装与工作无关的软件,不能随意使用外来软盘,以免感染病毒。
四、配置给个人的微机仅供本人工作使用,不得转借他人。
工作人员应熟练掌握操作规程,合理使用办公自动化设备,确保设备的正常运转。
五、配置给处室的打印机、碎纸机、复印打印一体机、数码照像机、摄像机、录音设备等供处室工作或机关大型活动(会议)使用,不得用作他用。
如确需外借,需处室负责人同意。
数码照片一般不作冲洗,储存电脑备用,确需冲洗的由分管副局长审批。
六、办公自动化设备在使用过程中遇到故障,要及时与局信息中心(后勤服务中心)联系,不得在故障未排除前继续操作,更不得自行拆卸,以免造成资料丢失或设备损坏。
经局信息中心(后勤服务中心)检查需要修理的,由局信息中心(后勤服务中心)负责组织专业技术人员修理。
七、各处室工作人员要树立高度的保密意识,履行保密职责。
微机设备上应设置个人密码口令,要定期不定期更换口令。
八、离休干部信息库、机要室、档案室、文印室等涉密微机严禁联接互联网,其他微机未经同意也不得联接互联网。
九、严禁在微机上玩电子游戏、网络游戏、上网聊天和进行与工作无关的操作。
十、各处室要指定专人对处室的自动化设备进行管理。
各处室的处长、主任作为第一责任人,对办公自动化设备的使用、维护和管理负总责。
十一、局信息中心(后勤服务中心)对机关办公自动化设备的运转、使用及保养情况定期进行监督检查,对违反规定,情节较轻的,通报批评;情节较重或造成重大损失的,对责任人及处室负责人进行处罚。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度一、背景介绍随着科技的不断发展,办公自动化已经成为现代企业不可或缺的一部分。
办公自动化管理制度旨在规范和指导企业在办公自动化方面的运作,提高工作效率和管理水平,减少人为错误和资源浪费,实现企业的可持续发展。
二、目的和范围1. 目的:建立和完善办公自动化管理制度,提高办公自动化的应用水平,优化企业的工作流程,提高工作效率和质量。
2. 范围:适用于企业内部所有涉及办公自动化的部门和人员。
三、职责和权限1. 部门负责人:负责制定和执行办公自动化管理制度,监督和指导部门内部的办公自动化工作。
2. 员工:按照制度要求,合理使用办公自动化设备和软件,提高工作效率和质量。
四、办公自动化设备管理1. 采购与更新:根据实际需求,制定设备采购计划,确保设备的性能和质量满足工作要求。
定期评估设备的使用情况,及时更新和更换老化设备。
2. 维护与保养:定期对办公自动化设备进行维护和保养,确保设备的正常运行。
发现故障及时修复,减少因设备故障造成的工作中断和损失。
3. 安全与保密:制定设备使用规范,保障设备的安全和保密。
加强设备的防护措施,防止设备被盗或损坏,确保企业信息的安全。
五、办公自动化软件管理1. 采购与授权:根据实际需求,选购合适的办公自动化软件,并确保软件的合法授权和正版使用。
2. 安装与升级:由专业人员负责软件的安装和升级工作,确保软件的稳定运行和功能完善。
3. 使用与培训:对员工进行办公自动化软件的使用培训,提高员工的操作技能和工作效率。
建立软件使用手册,供员工参考和查询。
六、办公自动化流程管理1. 流程优化:对企业内部的工作流程进行分析和优化,减少冗余环节和重复劳动,提高工作效率。
2. 流程标准化:制定标准化的工作流程,明确每个环节的责任和要求,减少人为错误和工作纰漏。
3. 流程监控:建立流程监控机制,及时发现和解决流程中的问题和瓶颈,提高工作的透明度和可控性。
七、办公自动化数据管理1. 数据收集与整理:建立数据收集和整理的标准和规范,确保数据的准确性和完整性。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度一、引言办公自动化是指通过计算机和相关技术,对办公室工作流程和信息进行全面的自动化管理,以提高工作效率和减少人为错误。
为了规范和优化办公自动化管理,制定本办公自动化管理制度,旨在确保办公自动化系统的正常运行,提高工作效率和信息安全性。
二、适合范围本制度适合于公司内部所有部门和员工,包括但不限于办公自动化系统的使用、维护、保密和培训等方面。
三、办公自动化系统的使用1. 办公自动化系统的使用应符合公司的信息化发展战略和相关政策规定。
2. 员工应按照权限和职责合理使用办公自动化系统,不得超越权限操作或者滥用系统资源。
3. 禁止将办公自动化系统用于非法活动或者伤害公司利益的行为,包括但不限于传播病毒、盗取他人信息等。
4. 员工应保护办公自动化系统的安全性,不得故意传播、泄露或者篡改系统数据。
四、办公自动化系统的维护1. 公司将配备专业的技术人员负责办公自动化系统的维护和升级,确保系统的稳定运行。
2. 员工应及时报告办公自动化系统的故障或者异常情况,并积极配合技术人员进行处理。
3. 禁止私自更改或者删除办公自动化系统的配置文件和相关软件,如需更改应事先向技术人员申请并获得批准。
五、办公自动化系统的保密1. 员工应严格遵守公司的保密制度,不得将办公自动化系统中的敏感信息外泄或者用于非法用途。
2. 禁止将办公自动化系统的账号密码透露给他人,如遗失或者泄露应及时向技术人员报告并更改密码。
3. 员工应定期备份办公自动化系统中的重要数据,确保数据的安全性和可靠性。
六、办公自动化系统的培训1. 公司将定期组织办公自动化系统的培训,提高员工的系统操作和应用能力。
2. 新员工入职时应接受办公自动化系统的基础培训,熟悉系统的基本操作和常用功能。
3. 针对不同岗位和职责的员工,公司将组织专业培训,提高其在办公自动化系统中的应用能力。
七、违规处理1. 对于违反本制度的行为,公司将依照公司相关规定进行处理,包括但不限于警告、罚款、停职、解雇等。
OA办公系统建设方案
OA办公系统建设方案随着信息化技术的不断发展和普及,办公自动化系统已经成为了现代企业办公环境中不可或缺的一部分。
OA办公系统是一种基于互联网的办公自动化系统,可以有效地提高工作效率和减少工作的繁杂程度。
本文将对OA办公系统的建设方案进行详细的介绍和分析。
一、项目背景和目标目前,许多公司和组织在办公过程中依然采用传统的纸质化办公方式,存在着工作效率低下、信息传递不畅等问题。
因此,建设一套高效、安全、稳定的OA办公系统势在必行。
本项目旨在提升办公效率,简化工作流程,降低办公成本,为企业提供一个更加高效、便捷的办公环境。
二、项目范围和内容1.办公自动化:包括文档管理、邮件管理、会议管理等,实现办公过程的自动化和标准化。
2.工作流程管理:建立工作流程系统,对公司的各项工作进行规范化管理和监控,包括请假、报销、采购等流程。
3.统一通信系统:通过集成语音、视频、文字等多种通信方式,实现员工之间、部门之间的快速沟通和协作。
4.审批管理系统:实现对各类审批流程的标准化和自动化管理。
5.报表查询系统:提供各类报表的查询和统计功能,方便管理层进行决策。
6.安全管理:加强系统的安全性,保护企业的信息安全,防止数据泄露和黑客攻击等。
三、系统架构和技术方案1.硬件设施:采用云服务器进行搭建,保证系统的高可用性和稳定性。
2. 软件系统:选择成熟的办公自动化软件,如Microsoft Office 365等,进行定制化开发和集成。
3. 数据库:采用关系型数据库,如MySQL、Oracle等,用于存储和管理系统的数据。
4.网络安全:建立防火墙和访问控制机制,保护系统的安全性。
5.移动端支持:为系统开发移动端应用,方便员工在移动设备上进行办公操作。
四、系统实施和运维1.项目实施:按照系统建设的先后顺序进行实施,每个模块的上线需经过严格的测试和验证。
2.人员培训:提供系统使用培训,包括管理员培训和员工培训,确保用户能够熟练使用系统。
医院办公自动化(OA系统)管理制度
医院办公自动化(OA系统)管理制度为保障我院的办公自动化系统能够得以顺利推广、可靠运行及正常应用, 提高工作效率, 有效降低和节约成本, 保障文件和各种信息传递快捷畅通, 制定本管理制度。
一、办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖全院各科室的综合办公系统, 是医院信息化建设与管理工作的重要组成部分, 是提高全院工作效率和管理水平的必要手段。
二、医院按照“简单、实用、高效、安全”的原则建设和运用办公自动化系统。
三、医院的办公自动化工作由医院信息化建设领导小组统一领导, 院办公室负责组织实施。
四、院办公室是医院OA系统系统的管理部门, 对医院OA系统的管理负责, 定期检查、指导、评价、考核各科室OA系统的使用、运转、保密情况;信息科是保证医院办公自动化系统正常运行的系统维护部门, 对医院OA系统能否正常运行负责, 并负责对永久保留的信息备份工作。
五、各科室是OA系统的终端用户。
各科室主要负责人为本科室办公自动化管理的第一责任人, 同时须指定1-2名兼职管理人员负责信息的接收、处理、传送、存档等工作(包括有关事项涉及本部门所属人员的通知)。
六、OA系统所涉及的各种公文的处理按照我院公文处理的有关规定办理。
七、办公自动化系统各模块的更新、维护, 要结合实际落实到责任科室和责任人, 并建立必要的审查把关和审核审批机制。
八、各科室负责人、OA系统管理人员要积极学习办公自动化系统应用知识, 参加有关培训, 参加公共信息维护任务的人员必须熟悉相关业务。
九、医院、各科室以单位、科室名义通过该系统发布的电子公文, 具有与原纸质公文同等效力;各科室按照医院相关要求及时发布上报信息(数据);发布文件和信息实行登记审批制度, 各科室要建立发布信息登记簿, 对所发布的信息编号登记, 填写“信息发布审批单”并由各分管领导审核签发;各分管领导必须严格审核拟在OA系统中发布的信息, 对发布的信息的可靠性和严肃性负责。
十、OA系统所涉及的各种公文的处理按照我院公文处理的有关规定办理;严格执行医院有关文件归档的规定, 各科室在OA系统上发布信息的同时, 要打印3份纸质文件, 连同“信息发布审批单”一并保存, 年终移交医院办公室存档, 严禁各科室只发文而不归档保存。
浅谈机关办公自动化的建设及管理策略
【 关键词 】 机关 办公 自动化;未来发展设 想;安全 防范
引 言
机关办公 自动化系统是实现机关 内部各级部 门之间办公信息的 收集与处理 、加工与存储 ,流动与共享 以及 邮件 、短信群发的信息 系统 。 它 的主要功能是处理机关的 日常事务管理和实现无纸化办公 , 它是机关主要业务系统 ,它关系到机关能否积极有效地发挥职能 , 是 目前机关办公不可或缺 的计算机辅助业务 系统 。该系统 目的是通 过先进成熟 的计算机和通信技术手段建成一个高质量 、高 效率 、智 能化 的办 公自动化 ( O f f i c e A u t o m a t i o n ,简称 0 A ) 系统 ,为领导决 策和机关办 公提供信 息服务和政策依据 ,减 轻工作人 员工作负担 , 节 约宝贵 的办 公经费,从而实 现行政机关 的办公 自动化 、办公无纸 化 、 资源 信 息 化 、管 理 规 范 化 。 1机关办公 自动化的重要性 1 . 1机关办公 自动化是落实科学管理 、依法行政的重要一环 相对于以往的闭门办公 ,网络信息平台、机关 门户网站的运用 有助于进 一步加 强 “ 开门办公” ,实现政 务信 息公开化 、透明化 。目 前我国的机关职 能已经 逐渐 多元化 ,服务群 众仍是 重中之重 。因此 , 办公 自动化有助 于机 关进一步 改变管理方式 , 推进机关管理信息化 、 规范化,实现管理创新 ,最终实现管理体制转型 ,使行政管理的能 力 及机 关 效 能 得 到 不 同程 度 的 提 高 。 同时 ,办 公 自动 化 有 助 于 加 强 人 民群众对于机关办公和服务 的监督 ,通过 网站 留言、舆论监督等 方 式 及 时 有 效 反 馈 广 大 人 民群 众 的 真 实 想 法 。办 公 自动 化 有 助 于 提 供这一反馈机制切实有效的实行, 从而促进机关切实加强行政能力 , 提高服务水平。 l _ 2机关办公 自动化有助于实现提高效率 、降低成本 的现实需
办公自动化系统运行管理制度
办公自动化系统运行管理制度办公自动化系统是指通过计算机技术和办公设备相结合,为企事业单位提供办公业务的自动化处理和管理的一种信息化系统。
在现代企事业单位中,办公自动化系统已经成为企业提高办公效率、提升管理水平的基础设施之一、为了确保办公自动化系统的正常运行和有效管理,制定办公自动化系统运行管理制度是必要的。
本文将从系统硬件与软件的管理、数据安全与备份、系统运行监控和用户培训等方面,对办公自动化系统运行管理制度进行介绍和阐述。
一、系统硬件与软件的管理(一)硬件设备管理1.系统硬件设备的采购与更新:采购新设备前需进行需求分析、方案拟定、预算报批等程序,并严格按照质量标准进行选择;对旧设备需定期检修和更新。
2.硬件设备的维护与保养:制定硬件维护计划,定期对设备进行检查和保养,确保设备处于良好的工作状态。
3.硬件设备的备案和使用情况记录:对所有硬件设备进行备案登记,并记录设备的使用情况、维修记录等信息,以便于设备管理和维护工作。
(二)软件管理1.软件的采购与更新:采购新软件前需进行需求分析,并与供应商签订正式合同,确保软件的合法性和可靠性;对旧软件需要定期进行更新和升级,以确保系统的安全和稳定。
2.软件的授权和许可管理:对所有的软件进行正版授权,并管理好软件的许可证书和授权文件,杜绝使用盗版软件,确保软件的合法使用。
二、数据安全与备份(一)数据安全管理1.数据权限管理:按岗位和职责划分数据权限,确保不同用户只能访问到其所需的数据,防止数据泄露和误操作。
2.数据备份与恢复:制定数据备份方案,定期对关键数据进行备份,并进行测试恢复,以确保数据备份的完整性和及时性。
3.数据安全保密:建立数据安全意识,加强员工培训,禁止私自复制、传播、存储、使用公司敏感数据,做好信息安全防护工作。
(二)系统故障处理和灾备1.系统故障处理:制定系统故障处理流程,对于系统故障及时报修,跟踪处理进程,并及时向用户进行通报和处理结果反馈。
办公自动化管理制度
办公自动化管理制度一、引言办公自动化是指通过计算机技术和信息管理系统,实现办公工作流程的自动化和信息的高效管理。
为了规范和优化办公自动化管理,提高办公效率和质量,制定本办公自动化管理制度。
二、目的本制度的目的是为了确保办公自动化系统的正常运行,保障信息的安全性和完整性,提高办公效率,规范办公流程,促进信息共享和协同工作。
三、适合范围本制度适合于公司内所有部门和员工,在办公自动化系统的使用和管理过程中必须遵守本制度。
四、职责与权限1. 系统管理员负责办公自动化系统的安装、配置、维护和升级,确保系统的稳定运行。
2. 部门负责人负责本部门办公自动化系统的管理和维护,指定系统管理员,并确保员工按照规定使用系统。
3. 员工应按照规定使用办公自动化系统,保护系统安全和信息的机密性。
五、系统使用规定1. 员工应按照公司的规定和流程使用办公自动化系统,不得私自更改系统设置和权限。
2. 员工应保护自己的账号和密码,不得将账号和密码透露给他人,如发现账号遭到盗用,应及时向系统管理员报告。
3. 员工应定期备份重要的办公文件和数据,以防意外丢失。
4. 员工应遵守公司的信息安全政策,不得将机密信息外泄或者传播给未经授权的人员。
六、系统维护与升级1. 系统管理员应定期对办公自动化系统进行维护和优化,确保系统的稳定性和安全性。
2. 系统管理员应及时处理系统故障和异常,保障用户的正常使用。
3. 系统管理员应根据需要进行系统升级,提供更好的功能和用户体验。
七、培训与支持1. 公司应定期组织办公自动化系统的培训,提高员工的使用能力和效率。
2. 公司应提供必要的技术支持,解决员工在使用过程中遇到的问题和难点。
八、违规处理1. 对于违反本制度的行为,公司将根据情况进行相应的纪律处分,包括警告、记过、记大过等。
2. 对于严重违反本制度的行为,公司有权采取停职、辞退等措施。
九、附则1. 本制度的解释权归公司所有,公司有权根据实际情况对本制度进行修订和补充。
办公自动化系统的建设与管理
• 采用开放的技术架构,
方便与其他系统集成。
办公自动化系统的建设方法
设计系统
架构:根
据企业需
分析企业需求:深入了
求,设计
解企业的办公流程、组
办公自动
织结构、业务需求等,
化系统的
为系统建设提供依据。
架构,包
括硬件、
• 调查企业的办公流 程,了解企业的工作
• 选择合软适件的硬、件网设 备,保证络系等统方的性面能。。
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办公自动化系统的建设与管理
01
办公自动化系统概述及其重要性
办公自动化系统的定义与组成
• 办公自动化系统(OA)是一种利用计算机技术、通信技术和网络技术来实现组织内部办公业务的自动化、信息 化、智能化的系统。
• 文档管理:包括文件的创建、编辑、存储、检索、共享等功能。 • 邮件系统:实现组织内部的邮件收发、通讯录管理等功能。 • 事务处理:包括日程安排、会议管理、请假审批等功能。 • 信息发布:实现组织内部信息的发布、传播与共享。 • 办公自动化系统的组成包括硬件、软件、网络、数据等多个方面。 • 硬件:包括服务器、交换机、路由器、打印机等。 • 软件:包括操作系统、办公软件、邮件系统、数据库管理系统等。 • 网络:包括局域网、广域网等。 • 数据:包括组织内部的各种文档、信息、数据等。
• 以某企业为例,分析办公自动化系统的维护与管理过程。 • 制定管理制度,明确使用、维护、管理等方面的规定。 • 加强权限管理,严格控制系统访问权限。 • 建立监控机制,实时监控系统运行状态。
06
办公自动化系统的未来发展趋势
云计算与大数据技术在办公自动化系统中的应用
云计算技术: 将办公自动化 系统部署在云 端,降低企业 的硬件、软件 成本,提高系 统的可扩展性。
办公自动化系统运行管理规定
办公自动化系统运行管理制度xx集团办公自动化系统运行管理制度1 总则办公自动化系统已日益成为企业提升管理水平、提高集团执行能力的支撑平台.为了加强我集团办公自动化系统的建设,提高集团信息化工作水平,保障集团办公自动化系统高效、稳定、可靠、安全运行,特制定本制度.本管理制度所称的办公自动化系统,是指集团购买的办公自动化系统“用友致远协同管理系统”.本管理制度主要是明确集团办公自动化系统的管理的职责以及具体管理要求.1. 3集团信息化中心负责本制度的制定、修正和监督执行.集团办公自动化系统内容包括协同办公,公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能,主要实现本集团网络办公,无纸化办公,加强信息共享和交流,规范管理流程,提高集团内部的办公效率.2适用范围本制度适用于集团各部门的所有办公自动化系统相关人员.3信息化中心职责集团信息化中心负责集团办公自动化系统的规划、建设、维护和管理,其主要职责:3.1.1负责规划、设计、实施和完善集团管理办公自动化系统,制定信息管理相关制度. 3.1.2负责全集团管理办公自动化系统资源软、硬件的配置、升级.3.1.3负责集团管理办公自动化系统的安全管理.3.1.4负责集团内部信息管理员的培训、考评工作.3.1.5负责信息技术知识、安全知识的普及教育与培训工作、全面提高集团员工使用办公自动化系统的技能、不断加强集团员工的安全防范意识.3.1.6负责日常的网络运行维护,项目大的软件设计及维修难度比较大的网络设备故障,由信息中心委托专业公司负责完成,集团各部门和下属分子公司给与配合.4软件的实施规定软件实施方案由集团信息化中心统一制定,各部门应严格执行,不得自行修改.软件的安装范围由集团信息化中心统一规定,各部门不得擅自安装规定范围以外的软件.新组建的集团部门、公司,部门或公司负责人应及时申报计划,信息化中心应在3日内及时审批申请、准备IT环境和人员培训;办公室装修前,应通知集团信息化中心,由信息化中心专业主管做好布线规划.安全性保障:系统管理员密码由信息化中心完全管理主管负责,不允许告诉他人,不允许修改任何用户密码本人允许后才可改动,并定期做好数据备份工作.个人密码:由个人保密,自行登陆界面修改.系统广播:进行系统升级或数据备份等工作前通知所有在线人员,以防数据丢失.各部门各单位职责4.6.1 各部门各单位要确定一名部门管理员、一名文档管理员、一名人力资源管理员.分别负责本部门、本单位的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档.4.6.2各部门各单位配备计算机的工作人员上班后必须把本人计算机打开,自觉登录集团办公自动化系统,特别是领导和关键岗位员工,上下午上班至少访问一次.届时由集团办公室确定专人每天负责监督检查.如多人共用一台机器,每人必须每天至少访问一次,对重要事情及时办理.4.6.3职能部门分子公司有关请示、申请、购买审批、信息发布等工作一律在集团办公系统上完成,对于能在网上完成的工作,仍然用纸张进行的,各级领导一律不受理.5软件、数据库、文档资料的应用、维护严格遵守集团信息化中心制定的操作规范进行操作.各部门、各单位在使用中,出现的异常现象,造成的数据存储不完整、软件故障、丢失,影响系统完整性运行的,应由各部门、单位提出申请,集团系统管理员负责维护,并完整记录网络集团各部门、各单位在使用软件、数据库系统的过程中遇到技术漏洞问题,应及时向系统维护人员反馈.集团各部门各单位使用的软件系统、数据库系统,在经过集团软件工程师维护后,遇到的技术问题解决不了的,应与软件提供商联系维护.单位、部门更名或取消,应以书面形式用协同功能通知信息化中心,以便及时、准确地进行相应的信息修改.集团各部门各单位在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档,应严格设置安全保密权限,各类人员要按保密级别上传,不能以公告、调查、请示、报告方式上传;不能选择全员,必须以指定特定人员协同方式上传.集团各部门各单位在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档,系统管理员每月的最后1个工作日,清理系统服务器,同时对服务器上过时的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等,进行安全运行清理.6数据备份集团信息化中心系统管理员负责备份系统数据.每日自动备份三次,时间段定为早上7时、中午12时、下午7时、.由系统设置为自动备份.6、2备份数据库资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施.必要时备份数据用刻录机做光盘备份.6、3对需要长期保存的数据磁介质,系统管理员应在一年的年底进行转储,以防止数据失效造成损失.7 考核奖励与处罚集团人力资源部门负责按xx集团办公自动化系统运行管理制度的要求执行奖励与处罚.对于违反本制度的相关责任人,视情节轻重,对其处以200元以上5000元以下的经济处罚,给集团造成经济损失的,由相关责任人负责全额赔偿.相关责任人的处罚和赔偿比例为,直接责任人承担70%,直接领导承担20%,主管领导承担10%.对于举报他人违反本制度的举报人,将按罚款额的50%对于已经配发计算机的管理人员,无故长期不登陆OA,视同缺勤处理.在一个月内上班时间登陆OA的次数不到工作天数的人非个人原因或者出差需说明,属于工作不称职表现,由集团人力资源部门对其主管领导罚款200元.工作人员无故一个月登陆次数少于10次或者一个月内从不登陆的行为,属于严重工作失职,由集团收回配发计算机,并对个人进行工作调整.运行期间,由集团信息中心定期发布登陆使用情况,对于经常登录系统,处理事件效率高,积极组织参与,并对OA运行有贡献的人员和集体,集团要进行奖励,并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一.使用推广小组名单项目主管领导:职责:负责OA实施、推广期间各部门领导的协调和指导.对实施过程进行督导、检查.项目负责人:职责:负责OA实施、推广期间的各部门人员资源组织、培训组织、制度颁发推动和监督、与用友项目组人员的日常沟通协调等工作.项目协调人:职责:负责OA实施、推广期间的集团内部主要人员关系的协调推动,对制度落实工作进行检查,提出奖惩意见,以保障OA实施推广工作的顺利进行.各部门、各单位OA部门管理员:职责:由部门、各单位提供一名对计算机网络应用较熟悉的固定员工,由该人负责本处室的系统应用指导、信息发布、安装软件、解决基本故障.名单:各部门、各单位OA文档管理员:职责:由各部门、各单位提供一名了解计算机办公软件使用,负责本单位处理收发文、文号管理的工作人员.名单:各部门、各单位OA人力资源管理员:职责:由各单位提供一名了解计算机办公软件使用,负责本单位人力资源基础数据录入、考勤等工作的工作人员.名单:xx集团有限公司2007年6月12日附:一、系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作:广泛用于内部的请示、计划、报销、审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用,是我们办公中最经常、最重要的功能.授权使用范围:所有操作人员处理权限解释:在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”:属于最低权限,只有了解事项权限,无流程处理权力.“协同”:属于中级权限,可进行对流程“加签”,流程回退、撤销、终止权限.“审批”:属于最高权限,可进行更高级流程改变,以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理,具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力.具体应用:1请假申请审批流程:各科室部门员工-处长审批-主管协同2、公文管理:通过收发文管理,进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用.授权使用范围:集团领导、办公室科处室审批流程:机要员登记-主管处长审阅-领导批复-办公室主任签发3、文档管理:分为个人文档和单位文档.个人文档可对个人协同事项进行归档保管,借阅、检索.单位文档由专人管理和文档权限分配,分级管理.实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用.授权使用范围:单位领导、各处处长、各处员工文档管理结构:4、日程计划会议:提供个人日程、他人日程、计划管理、会议管理功能.个人日程:可以安排个人当日、周、月的事情安排,并设置时间提醒.他人日程:可以查看其他职工的日程安排,公共资源.计划管理:可以计划每日、周、月的个人工作计划或各处室的计划、总结、上级进行批复.会议管理:会议组织者召集各种会议、会议回执、会议纪要上传共享.授权使用权限:各部门各单位领导和办公室综合处负责人均有发起、取消会议权限.所有OA 用户均被授权使用日程及计划管理功能.5.公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所.u 公告:能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布;u 调查:能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果u 讨论区:可以建立多个讨论区,服务于不同的管理目的授权使用范围:其中公告只有集团领导和办公室及其它需要发布公告信息的处室部门被授权,调查发起者只有集团领导、办公室和各处处长被授权,其他职工有发布讨论和参与讨论的权限.二、信息的发布1、所有在集团内部办公网络上发布的公共信息必须是非涉密内容,必须经主管领导审批签发后才能发布.2、集团文件按照公文审批程序经集团领导签发后,由办公室主任发给办公室机要员再传递给集团领导和有关处室;经有关领导签发后传递给相关科室,处理完毕后由集团档案员存档备查.3、未经批准,任何处室部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息.4、严禁用他人用户名,登录和使用系统.5、对违反上述规定,产生不良后果的,集团将按国家有关保密法规和集团制度,追究当事人和有关人员责任.三、权限申请1. 人员增加/离职申请:各部门、单位如新来人员或离职需将人员名单、岗位、职务等权限通过协同发给信息化中心系统管理员来设置,并反馈新增人员有关登陆信息.2. 公用模板使用/增加申请:各处室如有模板需要改动、增加等,需附办公文档电子表格和流程,使用人员或部门等信息通过协同发给部门系统管理员设置.3. 文件夹使用权权限申请:如各处室需要授权单独建立/新增文件夹,发申请至本部门文档管理员,由其统一授权.4. 文档资料借阅申请:各处室需要借阅文档资料,给档案员发申请,并开放借阅时间和查看权限.四:管理人员名单及职责1. 信息中心系统管理员:职责:负责系统维护、升级、安全、技术咨询等工作各部门系统管理员:职责:负责本部门单位人员系统应用指导、信息发布、安装软件、解决基本故障.2. 文档管理:1 集团文档管理员:职责:负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作,同时管理二级部门的文档夹授权,权限分配写入、只读2 水泥公司文档管理员:职责:负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作,同时管理二级部门的文档夹授权,权限分配写入、只读3 铸造公司文档管理员:职责:负责集团文档、档案的归档、整理、借阅工作,同时管理二级处室部门的文档夹授权,权限分配写入、只读4 旅游公司文档管理员:职责:负责本科室部门文档的归档、整理、借阅共享等工作.5 业务表单管理员:各部门自行确定职责:负责本科室部门的审批业务表单的设计、流程绑定,授权人员使用.6 行政办公管理:各单位自行确定职责:负责行政办公车辆、用品、设备、图书的审批、管理、资源协调、维护等工作.7 人力资源管理员:见文件职责:负责本部门、本单位人力资源资料的登录和管理.1 车辆管理员:待定2 办公用品管理员:待定3 办公设备管理员:待定4 图书管理员:待定此规定从2007 年7 月1日开始正式执行,由集团信息化中心、人力资源部、办公室、企业管理部共同监督检查.。
办公自动化信息系统的建设
办公自动化信息系统的建设摘要办公自动化信息系统是现代企业管理的重要组成部分,它能够有效提高办公效率、降低人力成本、改善工作环境。
本文将介绍办公自动化信息系统的建设过程,并探讨其在企业管理中的应用和优势。
简介办公自动化信息系统是基于计算机技术和现代管理理念的一种管理工具,它能够将企业各个业务环节进行集成和优化,实现信息的高效流动和协同办公。
办公自动化信息系统可以包括办公软件、办公设备、网络通信等多个方面,通过集成这些资源,可以大大提升企业的运作效率和管理水平。
办公自动化信息系统的建设步骤办公自动化信息系统的建设需要经过以下几个步骤:1. 需求分析在开始建设办公自动化信息系统之前,首先需要进行需求分析,明确系统所需的功能和目标。
这一阶段需要与各个部门的工作人员进行沟通和交流,了解他们的需求,有针对性地设计系统。
2. 系统设计根据需求分析的结果,设计办公自动化信息系统的整体框架和模块划分。
系统设计需要考虑到用户友好性、数据安全性、扩展性等方面的要求,保证系统能够适应企业未来的发展需求。
3. 系统开发根据系统设计的要求,进行系统开发和编码工作。
这一阶段需要有专业的开发人员进行开发工作,并进行相应的测试和优化,确保系统的稳定性和可靠性。
4. 系统上线在系统开发完成后,进行系统上线工作。
这包括系统的部署、培训和数据迁移等方面的工作。
系统上线后,需要进行一段时间的运行监控和问题处理,以确保系统的正常运行。
办公自动化信息系统的应用办公自动化信息系统可以在企业的各个业务环节中应用,包括但不限于以下几个方面:1. 人力资源管理办公自动化信息系统可以实现人力资源信息的集中管理和自动化处理,包括招聘、员工管理、薪资福利管理等方面。
通过系统化的管理,可以提高人力资源的利用率和效率。
2. 采购管理办公自动化信息系统可以与供应商建立电子化的采购管理系统,实现采购流程的自动化和优化。
通过系统化的采购管理,可以降低采购成本,提高采购效率。
行政办公自动化管理制度
行政办公自动化管理制度第一章总则第一条为了提高企业行政办公效率,推动信息化建设,规范行政办公流程,订立本制度。
第二条本制度适用于公司全部部门和员工,任何部门和员工都应严格遵守本制度的规定。
第三条公司行政办公自动化系统是指通过计算机和相关软件,实现办公流程自动化、信息共享和办公效率提升的系统。
第四条公司行政办公自动化系统应包含办公软件、电子邮件、电子公文管理系统、电子归档管理系统等。
第二章办公软件使用管理第五条公司办公软件应由信息技术部门负责安装、升级和维护,用户需依照相关规定进行使用。
第六条使用办公软件时,员工应确保操作规范、合法合规,并注意保护软件的安全与稳定。
第七条使用办公软件时,员工应遵守公司知识产权保护政策,不得非法复制或传播软件。
第八条员工使用办公软件须遵守商业秘密保护规定,不得泄露公司机密或客户信息。
第九条办公软件使用过程中,员工应合理使用硬盘空间,不得滥用资源。
第十条员工在离职或岗位更改时,应及时归还、注销相关办公软件权限,不得擅自保存或传递给他人。
第三章电子邮件使用管理第十一条公司电子邮件系统由信息技术部门负责管理,员工需使用公司专属邮箱进行邮件往来。
第十二条使用公司电子邮件时,员工应供应真实有效的信息,不得伪造发送者身份。
第十三条员工在处理公司电子邮件时,应保持邮件内容的保密性,不得将机密信息发送给非授权人员。
第十四条员工在使用公司电子邮件时,应遵守相关法律法规,在邮件中不得传播淫秽、暴力、恐怖信息等违法内容。
第十五条公司电子邮件系统的存储空间有限,员工应定期清理邮箱,不得滥发垃圾邮件。
第十六条员工在离职或岗位更改时,应将邮箱数据进行备份,并及时通知信息技术部门进行注销处理。
第四章电子公文管理系统使用管理第十七条公司电子公文管理系统用于管理、归档和共享公文,应由相关部门负责维护。
第十八条员工在使用电子公文管理系统时,应严格依照规定的流程进行操作,确保公文的真实性和完整性。
第十九条员工在创建、修改和审批公文时,应重视文档格式的统一和规范,确保公文的美观和易读性。
医院办公自动化系统的建设及应用
医院办公自动化系统的建设及应用数字化办公可以提高医院管理效率,促进管理科学化和精细化,实现管理流程全纪录,同时节约办公成本、提高工作效率,因此医院协同办公系统的应用,实现数字化、无纸化、移动化的办公,在医院管理效益中发挥着越来越重要的作用。
标签:互联网+协同办公;医院;办公自动化一、办公自动化的必要性办公自动化(Office Automation,简称OA),是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
传统的办公方式,存在流程繁琐,效率低下等亟待解决的传统弊端。
通过建立OA平台,逐步实现了办公无纸化,资源整合化,工作流自动化,更好提高医院管理质量和管理效率,对医院数字化管理有着极大推动作用[1]。
二、办公自动化的具体应用1.门户平台。
门户平台是OA数据集中展现的平台。
系统可以自由编辑菜单、样式、模块分布和主题样式,既可以展示最新的重要的信息,也及时提示待办文件、新收文及新邮件。
2.流程办理。
根据实际工作要求,不停调试系统功能,制定了一百多个流程,自定义用户数据表,设定字段,编辑表单,设置流程,便于处理过程中按照设定规则流转,操作日志清楚明白,实现员工协同工作,工作流程可追溯。
管理者也可通过流程的办理查阅功能管理流程进度,把握各项工作的执行情况。
3.电子邮件。
电子邮件是员工之间传递信息、文件的重要手段,且无需借助外界互联网,保证了临床的电脑安全。
可按组织结构、自定义群组或者单人发送邮件,支持草稿箱保存、查看阅读情况、撤回邮件、添加附件、搜索历史邮件及废件箱还原等功能。
4.公文办理。
传统的公文都是由办公室打印纸质的分发至各科室,耗费纸张,耗费人力,经常出现文件传达疏漏,保存不便等情况。
OA中的收发文管理,表单清楚,节点明确,文件发送范围可视,也可查询阅读情况,支持自动编号,收文转发及转阅,流程化的文件管理,电子化的文件归档,实现了医院公文有序高效的处理模式,提高了医院的管理水平。
5.信息发布。
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办公自动化的建设与管理硬件条件已经具备,技术条件已经成熟,现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来,把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合,逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统,提高办公效率,减轻工作人员和工作负担,节约宝贵的办公经费,适应新形式下的企业办公的要求。
一、办公自动化概述
办公自动化的建立其目的是:通过先进成熟的计算机和通讯技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公系统,为企业领导决策和日常办公管理提供信息服务,提高办公效率,减轻工作人员的工作负担,节约宝贵的办公经费,改变传统的管理思路和管理模式,提高管理人员和工作人员的素质,从而实现企业的电子商务化、办公无纸化、决策科学化。
计算机办公自动化系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet 技术的一个数字神经系统,它是一个包括知识管理、电子政务、业务运作的综合管理系统。
通过这个系统最终实现了本单位与上级、下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享,实现本单位与来往客户之间的快速有效地信息交流,快速有效地接收各种上级机关文件、下级单位的上报信息,组织、协调电子政务系统内的各种信息,方便、快捷地获取其所需用户的信息,为领导决策和工作人员日常工作提供可靠的信息和服务。
二、企业办公自动化现状
本地企业计算机应用的历史已经大大落后于现代计算机应用的基本要求,这一现象的产生其原因不在于计算机硬件设施的落后,制约企业办公自动化的因素是各级管理人员对计算机办公自动化的认识不足,观念陈旧、培训不力、管理不善。
1、对计算机及其应用体系的认识不足,导致对计算机本身及其功能的闲置,造成单机使用的工作效率没有达到应有的水平。
不少计算机应用大多只局限在对文字和表格和简单处理上,而与我们工作紧密相关的数据管理和查询、计算机通讯和管理、图文混排和文档管理等方面的功能,没能有效地运用于实际工作中。
2、认识不足造成了对计算机应用及其管理的观念陈旧,网络建设的目标不明确。
我们对计算机的认识不能只局限在一种工具上,计算机的应用已经动摇旧的工作方式和管理模式。
计算机技术、网络技术已经渗透到日常工作中,大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大,涉及到的部门、合作单位越来越多,传统的手式处理方式、通讯方式和信息利用方式已不能满足现代的需要,影响了领导的决策和业务的发展,迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现办公信息化,加快信息的流通与有效利用,同时对管理和辅助决策分析系统要加大投入,使计算机系统建设从数据处理阶段上升到信息资源利用的高度。
3、许多企业培训工作不到位,导致了工作人员对计算机软件的应用程度不高。
在以往的计算机培训中,在培训方式和内容上存在很多误区和盲区,其结果是培训工作走了很多弯路而且流于形式。
从培训方式上看,脱离上机操作而用讲台授课方式传授计算机操作技术是一种脱离实际的一种玩笑;从培训内容上看,不能传授最新的最基本的应用软件操作,而去注重计算机理论的考核,是一种对人力、物力、经费和时间的浪费,毕竟我们不用去生产开发计算机,我们只需要会操作应用就行。
4、目前计算机管理问题是所有计算机工作的重中之重,俗话说“没有规矩,不成方圆”。
许多企业内部计算机已经很多了,但没有成文和“计算机管理条例”、“计算机安全方案” 和“计算机档案”,人员培训没有方案,大量的计算机闲置或使用不当,这些都是我们现阶段急需解决的管理问题。
特别是在网络开通后,没有管理的网络后果是极其严重的。
要注重培养有具备计算机专业技能的管理人员来规范管理。
技术不足可以依靠外来支持,管理问题只能从内部解决,管理问题解决了,其它不足都可逐步完善。
5、不少企业硬件作了很大的投入,却忽视了软件投入,计算机的功能主要是通过各类软件实现的,特别是在网络安全、网络管理、信息资源管理,生产流程管理、办公自动化管理系统等方面,不在正版软件方面作大量的投入,是不可能很好地实现的,而且使用盗版有可能出现安全上和法律上的隐患,并失去正版软件最重要的售后服务支持。
三、企业办公自动化实施目标
1、有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训,使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求,确实把计算机应用到实际工
作中,提高工作效率。
2、制定“计算机管理制度和实施细则”、“计算机安全管理规定”,并落实到基层计算机管理人员,确保计算机及其数据的安全,也为下一步计算机数据资源的管理奠定基础。
3、建立局域网内计算机及其操作人员和管理人员档案,做到定人定机,专机专用,为下一步企业局域网及其管理系统的建设和长远发展提供必要的技术准备。
4、制定计算机网络近期和远期发展计划,统筹规划,逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过度,逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化,实现快速有效的管理。
5、在实现单机的办公自动化、数据库的建立及查询和初步的网络信息化建设后,长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理,要作好在这方面资金上和技术上投入的准备。
6、加大对计算机软件、硬件在资金和政策上的投入,为计算机及网络安全、数据的备份管理和整个系统的正常运转提供保障。
四、企业办公自动化实施方案
1、计算机由一个管理部门统一建档、统一标准、统一管理,明确计算机的管理人员、操作人员、用途及使用权限和范围,根据其工作性质确定计算机的软件、硬件配置,消除安全隐患,确保正常使用和数据安全。
2、分批分期对不同对象制定培训计划,要求基层操作人员和管理人员掌握文档报表的制作、基本数据库的操作、电子邮件及传真的发送和接收,文档的分类存档和管理,计算机软硬件的基本维护和保养,以及计算机网络知识等。
培训企业计算机网络管理员及各部门计算机管理员,确保网络安全和畅通,真正使计算机做到物尽其用。
3、建立数据库和文档库,一定要统一标准、规范管理、长远规划,为下一步网络信息化工作,做好管理上和技术上的准备工作。
如这一工作做不好,就不能确保网络的数据共享和有效管理。
4、在资金、技术、人员有限的情况下,把管理、技术和服务工作分离开来,管理组织工作是重点,关系到数据和网络安全,信息资源的组织,自己的技术力量要重点做好这一方面的工作。
技术和服务投资费用大,专业技术含量高,长期投入成本高,可以委托可靠的专业技术公司服务,可大大节约成本。
5、组织筹备办公管理系统的建设,做好软件的选型、审查、组织、设计、开发、调试等各个环节的工作,争取做到适用性强、兼容性好,能适应长期工作业务需要,技术不能落后,在有限的资金内取得最好的效益。
五、综述
网络建设是一个系统工程,涉及多个学科和专业,要想把计算技术机应用得好,必须得到上至领导下至各级部门的大力支持和协作,必须认识到这项工作和复杂性要有计划地科学地做好各项基础工作,这一新技术的应用无疑将会给我们现有的工作方式和管理模式带来革命性的改变。
硬件条件已经具备,技术条件已经成熟,现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来,把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合,逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统,提高办公效率,减轻工作人员和工作负担,节约宝贵的办公经费,适应新形式下的企业办公的要求。
oa 选型10 大误区
录入人: dnr 发布日期: 2005-9-6 来自:转载/ 浏览78 次
应用0A系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。
但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里我列举
了十大有代表性的误区,供广大用户借鉴。
误区一:自己开发
自己开发OA更能够满足自身要求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上呢?
首先,OA系统已经涉及到越来越多的学科技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好;
其次,单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,不能够真正实现。