中国铁建共享服务中心单据审核标准

目录1.员工借款单 (1)1.1附件 (1)1.2审核要点 (1)1.3注意事项 (1)2.通用报销单 (1)2.1会议费 (1)2.1.1附件 (1)2.1.2审核要点 (2)2.2业务招待费 (2)2.2.1附件 (2)2.2.2审核要点 (2)2.2.3注意事项 (2)2.3研发费用报销 (3)2.3.1附件 (3)2.3.2审核要点 (3)2.4安全生产费用 (3)2.4.1附件 (3)2.4.2审核要点 (3)2.4.3 注意事项 (4)2.5培训费 (4)2.5.1附件 (4)2.5.2审核要点 (4)2.6零星材料采购（需要借款采购时） (5)2.7食堂业务报销 (5)2.7.1附件 (5)2.7.2审核要点 (5)2.7.3注意事项 (6)2.8.1附件 (6)2.8.2审核要点 (6)2.9通讯费 (7)2.9.1附件 (7)2.9.2审核要点 (7)2.9.3注意事项 (7)2.10购买办公用品 (7)2.10.1附件 (7)2.10.2审核要点 (8)2.11.其他报销业务 (8)3.差旅费报销单 (8)3.1业务出差（普通人员、安全人员、研发人员） (8)3.1.1附件 (8)3.1.2审核要点 (9)3.1.3注意事项 (9)3.2培训出差 (10)3.2.1附件 (10)3.2.2注意事项 (10)3.3回家探亲 (10)3.3.1附件 (10)3.3.2注意事项 (10)4.付款单 (11)4.1提取现金 (11)4.1.1附件 (11)4.1.2注意事项 (11)4.2银行账户资金调拨 (11)4.2.1附件 (11)4.3应收、其它应收款项类的支付 (12)4.3.1附件 (12)4.4.1附件 (12)4.5应付账款类的支付 (12)4.5.1附件 (12)4.5.2审核要点 (13)4.6其它应付款项类的支付 (13)4.7应交税费类的支付 (13)4.7.1附件 (13)4.8社保缴纳、工会经费、三不让专项资金的支付 (14)4.8.1附件 (14)4.8.2 审核要点 (14)4.9预付账款类的支付 (14)4.9.1附件 (14)4.9.2审核要点 (14)4.10财务费用 (15)4.10.1附件 (15)4.10.2注意事项 (15)4.11银行退款重付 (15)4.11.1附件 (15)4.11.2审核要点 (15)4.11.3注意事项 (15)4.12付款失败后重新支付的注意事项 (16)4.12.1无银行退款回单，银行也不会产生交易流水 (16)4.12.2有银行退款回单，银行会产生交易流水 (16)4.13 银行承兑汇票 (17)5.工程结算单 (17)5.1对上验工计价单 (17)5.1.1附件 (17)5.1.2审核要点 (17)5.1.3注意事项 (17)5.2.1附件 (18)5.2.2审核要点 (18)5.2.3注意事项 (18)6.税金计提单 (19)6.1附件 (19)6.2审核要点 (19)7.工资类单据 (20)7.1工资社保计提单 (20)7.1.1附件 (20)7.1.2审核要点 (20)7.1.3注意事项 (20)7.2工资发放申请单 (21)7.2.1职工工资 (21)7.2.2临时工工资 (21)7.2.3农民工工资 (22)8.材料单 (23)8.1原材料预点 (23)8.1.1附件 (23)8.1.2审核要点 (23)8.1.3注意事项 (23)8.2原材料冲预点 (23)8.2.1附件 (23)8.2.2审核要点 (23)8.2.3注意事项 (24)8.3原材料点验 (24)8.3.1附件 (24)8.3.2审核要点 (24)8.3.3注意事项 (24)8.4原材料发料 (25)8.4.1附件 (25)8.4.2审核要点 (25)8.4.3注意事项 (25)8.5原材料消耗、节约、超耗 (26)8.5.1附件 (26)8.5.2审核要点 (26)8.5.3注意事项 (26)8.6原材料退料 (26)8.6.1附件 (26)8.6.2审核要点 (26)8.6.3注意事项 (27)8.7周转材料入库 (27)8.7.1附件 (27)8.7.2审核要点 (27)8.7.3注意事项 (27)8.8周转材料领用 (27)8.8.1附件 (27)8.8.2审核要点 (28)8.8.3注意事项 (28)8.9周转材料退料 (28)8.9.1附件 (28)8.9.2审核要点 (28)8.10周转材料摊销 (28)8.10.1附件 (28)8.10.2审核要点 (28)8.10.3注意事项 (29)8.11周转材料租赁 (29)8.11.1附件 (29)8.11.2审核要点 (29)8.11.3注意事项 (29)8.12周转材料报废 (29)8.12.1附件 (29)8.13 内部单位材料调出 (30)8.13.1 附件 (30)8.13.3 审核要点 (30)8.14专业公司材料业务 (30)8.14.1专业公司介绍 (30)8.14.2审核要点 (30)9.收还款单 (31)9.1附件 (31)9.2审核要点 (31)9.3注意事项 (31)10.记账型工单 (32)10.1调账业务 (32)10.1.1附件 (32)10.1.2审核要点 (32)10.1.3注意事项 (32)10.2结转科目 (32)10.2.1附件 (32)10.2.2注意事项 (32)10.3收入费用确认业务 (33)10.3.1附件 (33)10.3.2审核要点 (33)10.3.3注意事项 (33)11.其他注意事项 (33)1.员工借款单1.1附件⏹借款人签字的提单扫描件1.2审核要点⏹员工借款单中的借款人签字处需要借款人手签，若借款人有特殊情况不能履行签字手续，可由经办人代签⏹员工借款单的附件中有借据，借据上有员工签字，则报账单上员工可以不需要再签字⏹单笔借款不得超过5万元，且借款时间不得超过3个月1.3注意事项⏹如果员工在外地出差需要借款时无法提单也无法签字时，可以由他人代办提单，借款人签字处写明某某人代⏹借款时如果需要付款给第三方供应商，收款人类型选择“供应商”，暂挂借款人备用金待发票回来后提通用报销单核销借款⏹临时工不允许提单借款，若有特殊情况需要借款，可指定相关部门的一名正式职工代为提单，指定代临时工提单的职工不能再找其他职工代替提单2.通用报销单2.1会议费2.1.1附件⏹会议文件或通知⏹签到表或参会人员名单⏹发票2.1.2审核要点⏹摘要是否规范⏹辅助核算是否填写齐全⏹审批轨迹完整⏹提单事项与影像资料保持一致⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额2.2业务招待费2.2.1附件⏹发票，若为食堂招待，无发票，则需要提供领导签字手续齐全（签到财务主管即可，但不得归档补扫签字）的食堂伙食补助表2.2.2审核要点⏹动支内容要与报销内容一致，且不超过动支申请金额2.2.3注意事项⏹事前做到一事一动支，不能动支申请单的申请内容、员工借款单的借款事项填列业务招待费，而入账时没有选择“业务招待费”科目，选择了其他科目，前后需要保持一致，否则审核时将会被驳回2.3研发费用报销2.3.1附件⏹发票，若有线下审批单需要总工签字（不得归档补扫签字）确认记入“研发支出-费用化支出”科目；若有总工线上已审批可不用线下审批2.3.2审核要点⏹摘要是否规范⏹辅助核算是否填写齐全⏹审批轨迹完整⏹提单事项与影像资料保持一致⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额2.4安全生产费用2.4.1附件⏹发票，若有线下审批单需要安全总监（若无安全总监则为安质部长）签字（不得归档补扫签字）确认记入“专项储备-安全生产费用”科目；若安全总监线上已审批可不用线下审批⏹若为安质部门提单报销，审批流中有安质部长的审批，若项目还有安全总监，则需要安全总监签字2.4.2审核要点⏹摘要是否规范⏹辅助核算是否填写齐全⏹审批轨迹完整⏹提单事项与影像资料保持一致⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额2.4.3 注意事项⏹安全人员的职工薪酬不得归集在此科目下，即不应归入“专项储备-安全生产费用-安全管理部门发生的职工薪酬支出-工资、奖金、津贴”科目，应等同项目部其他职工工资，归入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴”科目⏹对于相关安全生产费用的归集，不得直接归入成本“工程施工-间接费用-安全生产费用”科目，应先计入“专项储备-安全生产费用”科目2.5培训费2.5.1附件⏹培训单位提供的发票或收据⏹培训文件或通知2.5.2审核要点⏹摘要是否规范⏹辅助核算是否填写齐全⏹审批轨迹完整⏹提单事项与影像资料保持一致⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额2.6零星材料采购（需要借款采购时）⏹需要购买前先做动支申请，业务大类选择“零星材料采购”⏹待动支审批领导批准后借款时填写员工借款单⏹材料购买后由物资部点验时提材料单⏹待点验后需要冲借款时，在通用报销单中提单，附件为《零星材料采购冲账申请单》及附点验时的财务凭证封面⏹审核会计审核时需要查询其他应付款-应付个人其他款项的余额，只有贷方有余额，才能进行冲借款⏹零星材料采购限额5万元2.7食堂业务报销2.7.1附件⏹食堂管理员提供的领导签字手续齐全（签到财务主管即可，不得归档补扫签字）的食堂伙食补助表，若需要支付现金则需要食堂管理员提供收据；若抵扣备用金或者网银支付可以不提供收据（临时工伙食报销手续同正式职工）⏹外来人员就餐审批表（单次就餐可以不提供明细，多次就餐需要提供金额汇总明细，如某月某日，金额A元）2.7.2审核要点⏹审批轨迹完整⏹影像资料与提单事项、金额及信息一致⏹科目运用的正确性2.7.3注意事项⏹各项目每月食堂伙食费可根据月平均费用一次做个当月的大额动支，分批借款，报销时只引用一个动支；如果每次小额动支借款，月末报销时均需拆分报销，不能引用多个动支⏹存在外租车辆司机就餐、部分工队人员偶尔在项目食堂就餐的，月底由项目食堂管理员在通用报销单一次提单（需要有出租方、工队签字确认），从其租赁费、劳务费中扣除⏹临时工伙食费报销时科目可以直接进成本，如直接人工费、间接费用-其他、其他从业人员⏹在工资发放单中报销伙食费，不管是直接发放给职工还是抵扣食堂管理员的备用金，，均应计入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴-在岗职工”科目，不得计入“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”科目2.8维修费2.8.1附件⏹领导签字手续齐全（部门主管签字即可，不得归档补扫签字）的维修审批单⏹发票⏹维修清单（清单盖章必须与发票章一致）2.8.2审核要点⏹大额维修费必须有公司本级审批（以5万元为限）⏹报销的票据内容与动支申请内容一致⏹票据内容与费用事项一致⏹维修费的报销必须按照公司有关规定，提供事前维修审批单才可予以报销⏹维修费发生金额超过批准的事前申请金额，要补充申请报批，否则按批准的事前申请金额核报2.9通讯费2.9.1附件⏹发票⏹通讯费发放明细表（移动公司盖章）2.9.2审核要点⏹报销人提供的发票必须是电信业务部门开具的正式发票⏹发票要求：缴费发票和话费结算发票其中的一种，不能两种发票混合报销⏹发票上的姓名及金额要与通讯费发放明细表中的内容保持一致2.9.3注意事项⏹通讯费若提通用报销单则必须有发票；若没有发票则在工资单中实现（进入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴-在岗职工”科目）2.10购买办公用品2.10.1附件⏹发票⏹购买办公用品的清单⏹购买申请表⏹报销发票内容与动支申请的内容一致；发票与明细清单一致；预算采购内容与报销采购内容一致；审批轨迹完整2.11.其他报销业务⏹业务明细与动支申请内容及金额进行核对，核实业务的真实性，金额不超过动支申请金额⏹审批流程正确完整⏹影像资料与提单事项、金额及信息一致⏹科目要根据核算对象和会计制度正确选择⏹收据原则上不能作为报销凭证附件，对于特殊情况的单位可按实际情况处理（如涉及征地拆迁的费用、确实无法分割的水电费、物业费、绿化补偿费等可以凭收据报销）⏹房屋租赁报销房租费，必须附发票3.差旅费报销单3.1业务出差（普通人员、安全人员、研发人员）3.1.1附件⏹出差审批单⏹有关差旅费的车票及发票⏹涉及派车出差的需要司机提供行政用车派车单或司机的出差审批单⏹出差人员出差起止时间和差旅费票据的出具时间的审核⏹出差审批单批准天数跟出差天数的审核核定⏹出差线路及地点和票据归属的审核⏹出差人员为安全人员或者研发人员时，注意科目的正确性3.1.3注意事项⏹出差时发生的各项费用，报销时需要根据费用项目进行分类来报销⏹出差补助需要单独填列到出差补助明细里，不可与出差费用明细合并填列⏹若差旅费的提单中为司机报销的过路费、车辆维修费、燃油费，则附件中必须提供司机的派车单⏹司机的出车补助、洗车费做表发放的，提差旅费报销单，计入“车辆使用维护费-司机行车费”科目⏹差旅费报销单中的附件不可出现餐费发票，若需要报销出差途中发生的餐费可给予补助或者提通用报销单报销⏹差旅费动支时需考虑差旅补贴，在动支时比预计费用适当稍微大些，避免报销金额大于动支金额⏹报销误餐费，若没有发票请使用差旅费报销单提单，计入“差旅费-国内差旅费-误餐补助”；若有发票请直接在通用报销单中提单报销⏹发票内容为培训时的食宿费，请直接提差旅费报销单报销3.2培训出差3.2.1附件⏹培训文件或者通知⏹培训出差的车票及发票3.2.2注意事项⏹培训文件的培训时间与车票时间要一致⏹培训费在通用报销单中提单报销可直接进入“应付职工薪酬-职工教育经费”科目3.3回家探亲3.3.1附件⏹探亲请假条⏹探亲的车票3.3.2注意事项⏹探亲假条领导是否签字，是否销假⏹如需住宿，住宿费报销金额是否合理4.付款单4.1提取现金4.1.1附件⏹若项目有提现审批单，则附件中可以附线下审批单，若没有可以不附，完成线上审批即可4.1.2注意事项⏹支票头需归档补扫⏹项目出纳必须在收到支付指令后方可填写现金支票⏹收款类别选择“一次性”，支付方式为“现金支票”，在填写收款帐户信息时“科目”、“申请付款金额”、“审核金额”为必填项，其它选项可填可不填⏹付款银行信息为必填项，若不填生成凭证时将无法带出贷方科目⏹若支付方式为“现金”，不需要填写收款人信息；若支付方式为银行类则收款人信息必须填全4.2银行账户资金调拨4.2.1附件⏹银行回单需补扫⏹若项目附转户说明或拨款单也可4.3应收、其它应收款项类的支付4.3.1附件⏹收据⏹银行回单4.4内部往来相关的支付4.4.1附件⏹转账通知书⏹涉及代付项目款项，如劳务费、材料款及租赁费等需提供收款方的收据⏹严禁局直管项目（托管项目）代所属参建工区支付任何款，确需局指代付的款项必须由参建工区逐笔出具委托书；局指做账时，有局指的审批单、工区的委托书即可，工区开具的收据可不作为必要附件；工区做账时，根据工区的审批单、第三方提供的收据及局指的转账通知书做账即可⏹局指代付材料款、劳务费、工程款等，工区提单必须使用付款单，且业务大类选择“内部往来相关的支付”，不得使用记账工单，“内部往来”的辅助项客户在“往来单位”填写（即：借：应付账款，贷：内部往来-局指，这类业务需要使用付款单）⏹内部资金调拨（即局指对工区、公司对项目等内部拨款），双方都不需要转账通知书作为提单的必要附件，补扫银行回单即可4.5应付账款类的支付4.5.1附件⏹支付租赁费及购货款时的附件分两种情况，付给个人需要提供个人身份证复印件及收据（收据需要按手印）；付给单位需要提供加盖单位财务章或公章的收据⏹支付劳务费，在建项目要求五部联签单（工程部、安质部、物资部、计划部、财务部、现场经理、项目书记、项目经理），收据4.5.2审核要点⏹付给个人需要提供个人身份证复印件及收据不允许归档补扫，身份证复印件需要扫描清晰⏹付给单位需要提供加盖单位财务章或公章的收据，特殊情况可以归档补扫⏹支付劳务费，收尾项目可根据现场实际情况来定，可在拨款审批单上注明为收尾项目，领导调离的岗位，无人签字时可填写无（收尾项目可以使用三部联签单）⏹收据上加盖的财务章或公章必需与收款方名称保持一致⏹不允许支付大额劳务费给个人（以10万元为限）4.6其它应付款项类的支付⏹材料购买后由物资部点验时提材料单，贷方记入“其他应付款-应付个人其他款项”科目⏹点验后需要支付职工款时，在付款单中提单，选择业务大类“其他应付款项类的支付”，把款项支付给职工，附件为收据、附点验时的财务凭证封面⏹零星材料采购业务，挂账是职员，付款时可以直接打款给供应商（仅适用于零星材料采购业务）4.7应交税费类的支付4.7.1附件⏹税金结算单⏹发票（提供银行回单的情况下可以归档补扫）或完税凭证4.8社保缴纳、工会经费、三不让专项资金的支付4.8.1附件⏹社保缴费（计提）明细表⏹工会经费计提表⏹三不让专项资金计提表⏹收据（工会经费及三不让专项资金需要提供收据，社保缴纳提供银行回单即可）4.8.2 审核要点⏹三不让专项资金发生时计入“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”科目，做报表时“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”不能有余额，因此项目上将三不让专项资金调账到工会经费也可审核通过4.9预付账款类的支付4.9.1附件⏹收据⏹合同（需要提供合同的有：材料款、设备款、劳务款）4.9.2审核要点⏹预付电费及油料款时，可以根据实际情况来确定是否需要补扫收据⏹若签订的合同或协议中没有涉及预付款项的条款，则不能进行预付⏹预付账款中针对油料款、电费款，若挂账单位和付款单位为总分公司关系时（如中石油山西分公司和中石油山西省偏关县分公司），总公司出具授权书或说明，并同时加盖总公司和分公司公章时，可予以通过此笔付款单据，此授权书或说明不需要公司本级审批4.10财务费用4.10.1附件⏹银行回单或者银行对账单（不得归档补扫）4.10.2注意事项⏹如果银行手续费是银行自动从单位账户中扣除，拿到回单后在在付款单中提单业务大类选择“财务费用”，支付方式选择“银行代扣”（月末为避免未达账项产生可先以网银明细作为附件提单，待取回银行回单后做事后补扫）；⏹如果银行手续费是以现金等方式单独缴纳的，在付款单中提单业务大类选择“财务费用”，支付方式选择“现金”等4.11银行退款重付4.11.1附件⏹银行退回款项时做收款单的凭证封面4.11.2审核要点⏹摘要中要注明银行收款时的凭证号4.11.3注意事项⏹在收到银行退款时：在收还款单中提单，收还款方式选择“收银行退款”，收款类别选择“收银行退款”，科目选择“其他应付款-银行退款重付（单位）/银行退款重付（个人）”，当供应商为个人时，选择的科目必须为“其他应付款-银行退款重付（单位）”，不能选择“银行退款重付（个人）”，因为选择“银行退款重付（个人）”时带出来的辅助项是职员，款项无法支付给个人供应商⏹二次需要重新支付时：在“付款申请单”中提单，业务大类选择“银行退款重付”，科目对应收还款单中选择的科目⏹针对批量代发工资的退款重付业务，可以在收款单中原科目冲回，再提工资发放单重新发放，需要注意的是，只有批量代发工资才能原科目冲回，其余银行退款重付的业务需要选择“其他应付款-银行退款重付（单位）或（个人）”科目⏹通用报销单需要付款的提单，由职工提单报销收款人为供应商或者临时工，当出现打款错误由出纳退回后需要退款重付，提收款单时可选择“其他应付款-银行退款重付（个人）”科目，辅助项职员可选提单报销时的职工4.12付款失败后重新支付的注意事项4.12.1无银行退款回单，银行也不会产生交易流水⏹某些单据如因户名、开户银行、账号信息错误，导致银行无法正常支付，此时项目出纳需要弃审此单据。