归档文件整理实施细则

遵义市骨科医院归档文件整理实施细则

《归档文件整理规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革。随着我院档案业务工作水平的不断提高、现代化管理手段的逐步完善，贯彻实施《归档文件整理规则》的前提条件已经具备。为适应办公自动化的需要，提高我院档案管理水平，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），结合我院实际情况，我院档案室制定了《遵义市骨科医院归档文件整理实施细则》，（以下简称《实施细则》）。经领导同意，我院从2006年6月1日起施行《实施细则》，整理2001年以后（不含1999年）的文件，按《实施细则》执行。请院内各部门遵照执行。

一、实施档案卷改件的意义

1、机构改革、人员精简、办公自动化进程加快，要求档案部门加快改革的力度，提高档案现代化管理手段，计算机等现代科学技术在档案管理中的广泛利用为文件材料的立卷归档改革提出新的要求，并且有了改革的条件。

2、传统立卷方法是档案积压一年才集中立卷，造成文书处理系统与归档程序的脱节，也易造成文件的丢失，并造成档案工作人员一年忙闲不均。新的方法可以平时归档。

3、传统的立卷方法复杂、繁琐，工作量大，难以提高档案工作效率和质量。传统立卷有两难：一是组卷难，分类、按问题等，排列、拟题名、划定保管期限，难度大，不易掌握。二难是工作量大，编页号，抄卷内目录，装订、编案卷号、排列案卷，写案卷封面等工作。新方法省略拟定题名、编页号、编案卷号、写案卷封面等工作，大大节省了劳动时间，减轻了档案人员的劳动强度，提高了档案工作的效率。

4、传统的立卷方法要求整齐划一，对部分文件过度裁切，造成档案内容受损，新方法有利于保持档案的原貌，维护了档案的真实性，。

5、传统立卷方法利用档案要整卷取出翻阅，新方法只需取出所需要的那份文件即可，方便利用，查准率高，有利于档案的复制、保密与安全。

6、办公自动化的形成和计算机在档案管理中的应用，有利文档一体化管理。

7、新方法有利于遗漏文件的补充，保证了档案的完整性。

二、卷改件整理标准的特点

1、简化的特点

⑴取消了案卷，实行文件级管理，免除了传统复杂的立卷模式。

⑵装订以件为单位，对装订的方式不作统一规定，只是符合档案保护要求即可。

⑶取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。

⑷归档文件直接装盒。

⑸不须填写案卷题名和案卷封面。只须填写盒盒脊上的内容。

2、兼容的特点

[1] 可使用计算机管理和检索

[2] 也可兼顾传统的手工操作方法

三、归档文件整理实施细则

第一条为适应档案管理现代化需要，规范我院归档文件整理方法，制定《西南农业大学归档文件实施细则》。

第二条本《实施细则》适用于我院在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件的整理。

第三条归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

第四条归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第五条归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

第六条归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件。我院内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。

第七条归档文件应逐件装订：

第八条归档文件的排序方法：将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列；同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。

第九条归档文件的编号

（一）归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，在文件封面的归档章上填写相关内容。归档

章设置全宗号、年度、保管期限、室编（馆编）件号、页数、机构（问题）七项内容。

（二）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。

第十条编制归档文件目录

（一）归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。

（二）归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。（三）各公文处理部门在正确编制归档文件目录后，须及时录入至档案管理系统中。

第十一条归档文件的装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考项目。

第十二条归档文件的移交

本院各立档单位分别负责本单位的归档工作；各单位兼职档案员在完成上述工作后负责向档案室移交档案并办理交接手续。

第十三条档案室负责对归档档案进行科学排架。

归档文件具体整理办法参见《遵义市骨科医院归档文件整理办法》。

遵义市骨科医院不归档文件范围

为了保证归档文件材料对院各项工作真正具有参考、凭证作用和研究价值，避免档案臃肿庞杂，结合本院实际，特制定不归档的文件材料范围。

不归档的文件材料范围

一、党群、行政类文件材料不归档范围：

1．上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需要办理的文件材料；

2．上级机关发来供工作参考的抄件；

3．上级机关征求意见未定稿的文件材料；

4．重份文件材料；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

6．未经会议讨论、医院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次院对稿（医院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；9．院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10．本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；

11．为参考目的从各方面（包括院外）收集的文件材料；

12．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

13．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行的文件材料；

14．未定稿的文件材料。

二、教学类文件材料不归档范围：

1．上级有关教学的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；

2．上级有关教学的未定稿的文件材料；

3．重份文件材料；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

6．院内其他单位发来的文件材料；

7．与院外单位交换来的文件材料；

8．未定稿的文件材料。

三、科研类文件材料不归档范围：

1．上级有关科研的普发性（非专指高院）、不需要办理的文件材料；

2．上级有关科研的未定稿的文件材料；

3．未生效的合同、协议书；

4．重份文件材料；