文控中心文件管理程序(A0)
文控中心文件管理程序(A0)
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
外来文件受控流程 A0
文控处
文控处
技术要求
项目小组 设备能力
成员
检验能力
文控处
记录
文控处N文件类别源自图纸保密处理、 顾客技术标准
TDS、法律法规 、原材料标准
产品工程师组 织评审
各部门接收的外来文件（纸板、电子版）发送给文控 处，文控处根据文件类别进行分类处理 1、图纸处理 2、其他技术文件及法律法规处理
图纸保密处理要求如下： 1、项目管理人员填写文件受控登记表中相应信息， 将图纸移交给文控处，由文控处在1个工作日之内完 成对图纸的保密处理 2、若客户提供纸板图纸时，务必要求项目管理人员 提供电子版，以便于文控处进行保密处理
指定人：xx 审批人：xx 发布部门：TFC
制定日期：2012.11.07 审批日期：2012.11.10
第1页 共1页
xx有限公司
外来文件受控流程图
实施日期
2012.11.07
受
版本 文件编号
A/0 QMP-04-02附
控
受控
状
Controlled
态
责任 部门
各部门
顾客标准 图纸(2D、3D) 法律、法规
过程
收到外来 文件
原材料标准 TDS
工作描述
各部门负责收集相关法律法规及顾客提供的技术文件 及非技术文件 注：要求新项目立项后2周内完成图纸受控，并由文 控处监控
核实文件准确 性、有效性
N
文件失效 文控处核实文件有效性、准确性 注：图纸受控时必须同时提供3D图纸
文控处
登记台账 正式受控
文件处理记录 文控处
主控保存 受控发送给使用部
门
文控处登记文件台账、对文件（电子版、纸板）进行 相应的处理，并在电脑备份
A0-文件控制程序
1. 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2. 范围适用于本公司对与质量管理体系有关的文件的控制。
3. 职责和权限3.1 总经理负责质量手册的批准，管理者代表负责批准公司的程序文件，分管副总负责批准公司的作业文件、表格及技术文件。
3.2 各部门负责人负责质量手册、程序文件、表格的编制和控制。
3.3 文控员负责文件、表格的收发、保管、登记和销毁。
3.4 相关部门应确保文件保持清晰、易于识别并有效执行相关程序及指示，保存好与本部门有关的质量记录。
4. 程序内容4.1 文件的构成4.2 质量管理体系文件的编号4.2.1 质量手册的编号方法如下：代表质量手册代表电赢科技有限公司4.2.2 程序文件的编号方法如下：4.2.3 作业文件的编号方法如下：PW -QW -□□ -□□□代表顺序号代表部门代表作业文件代表电赢科技有限公司针对技术文件种类较多，在部门后面、顺序号前面加类别代码，无类别代码的按上述方法编号。
4.2.4作业文件组装BOM表的编号方法如下：PW -QW -□□ -□□□□□□□□□-□□/□□代表款项代表订单号代表部门代表作业文件代表电赢科技有限公司4.2.5表单记录的编号方法如下：代表电赢科技有限公司4.2.6各部门代号（英文）：人事行政部(HR) 市场部(SD) 采购部 (PS) 技术部(TD) 生产部（PD）品质部(QD) 财务部(FD) 工程部(ED) PMC部（PM）文控中心（SO）4.3 受控文件的编写、会签、审核、批准4.3.1文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：4.3.2质量手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由分管副总审核，管理者代表批准；各部门作业文件由各部门组织编写、汇总，交各部门负责人审核，报分管部门副总批准。
4.3.3程序文件、三阶管理/规定类文件须相关部门进行会签，其它文件无须会签。
文件编制、会签、审核、批准完毕，责任部门把原稿文件及该文件的《文件发放申请单》交公司文控进行以下方面的确认：编号、版次、格式的正确性，文件内容（含实用性、可操作性、是否可整合优化等方面）检查，是否按要求审批，《文件发放申请单》的正确填写等。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件和记录控制程序
1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。
2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。
3 职责和权限3.1文控中心负责文件的控制。
3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。
4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门动作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册JLQM-0012）程序文件顺序号（用01，02，03，……表示）对应ISO9001:2000标准要素号公司代号如：JLQP-401表示ISO9001:2000第四章节的第一份程序。
3）三级文件顺序号(用001，002，003，……表示)部门代号（见下表1）文件等级公司代号如：JLWI-QA-001表示品质部的第一份三级文件。
4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。
b）当外来文件无编号则按以下方法编号：顺序号(用001，002，003，……表示)部门代号（见下表1）外来文件编号公司代号5）程序文件中表格编号方法版本号（用A/0，A/1，……表示）流水号（001，002，……表示）对应ISO9001:2000标准要素号公司代号6）三级文件表格编号方法版本号（用A/0，A/1，……表示）流水号（用01，02，03，…表示）三级文件的编号如JLWI-HR-004-01-A/0表示文件SCWI-HR-004的第一张表格4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。
4.2. 3 部门（职务）代号：（表1）4.2.4 质量手册编写、审核、批准见（表2）4.2.5 程序文件编写、审核、批准见（表2）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。
文件管理程序
1. 目的为保障本公司的内部管理所有有关文件均能达到有效的管制，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行，特制定本程序。
2. 范围适用于本公司各类管理文件及技术文件的管理。
3. 职责3.1管理者代表：负责公司管理体系及文件架构的策划。
3.2公司DCC（文件控制中心，简称文控中心）：3.1.1负责所有管理类（手册、程序、规范）文件的管理（包括文件的编号、格式控制、发放、修改、回收、报废、销毁等）。
3.1.2负责各类技术文件及相关外来文件的管理（包括文件的编号、格式控制、发放、修改、回收、报废、销毁等）。
3.1.3上述各类文件的电子文档的管理。
3.3 文件的归口管理部门：3.3.1 组织完成文件的编写、会审、修订、申请发放等工作。
3.3.2 组织各相关部门对文件的学习，主导文件的内容被贯彻实施。
3.3.3 负责文件在执行过程中有争议内容的解释。
3.4 文件的使用部门：3.4.1 学习和理解文件的内容，并执行文件的规定。
3.4.2 反馈文件的修订意见。
3.5 文件的编写、审批权限：3.5.1 管理类文件由文件的归口管理部门编制、部门经理审核、总经理或管理者代表批准。
3.5.2 作业指导书类的文件（如：SOP、SIP、设备类文件等），由归口管理部门责任人编制、部门经理审批。
3.5.3 物料表、ECN、图纸等纯技术性文件由技术部门完成文件的编写、审核和批准。
3.5.4 文件的编写、审批权限采用“就高不就低”的原则。
4. 定义4.1 管理体系：建立方针和目标并实现这些目标的体系。
4.2 管理文件：指质量/环境/绩效等体系有关的管理手册、程序、规范等，这类文件有固定编号及格式，并经过规定程序审批。
4.3 技术文件：指用于生产指导，针对产品、设备为主题内容的文件,如作业指导书、检验规范、工艺流程图和图纸等。
4.4 管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：企业管理手册、品质管理手册、环境管理手册等。
企业文控中心文件管理办法
文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。
1 管理原则1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。
1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。
1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。
2 发文基本要求2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。
2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。
3 发文管理3.1文件管理业务流程分为收文和发文。
3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序；3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。
3.2发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。
3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2）①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
3.2.2 审核/复核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。
文件控制流程
生效日期：2023-03-01 1.目的有效控制公司各类文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。
2.适用范围适用于与质量体系相关的规范性的文件控制。
3.职责3.1管理者代表负责质量手册的组织编制、修订和审核，总经理批准。
3.2程序文件由相关部门的负责人组织编制、修订，管理者代表审核，总经理批准。
3.3作业指导书由相关部门负责人组织编写、修订和审核，部门负责人审批。
3.4质量部负责所有受控文档的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿保存。
3.5文件使用单位负责使用文件的保管，负责旧版和作废文件的收集和回收。
生效日期：2023-03-014.过程流程图文件取号文件编写文件审核批准文件受控文件发放收回作废文件文件使用文件评审是否需要保留是否需要更改外来文件文件审核批准做好标识原稿存档销毁需要更改作废继续使用未通过通过通过未通过是否是否生效日期：2023-03-015.作业程序与控制要求5.1新文件取号、编号5.1.1文件编制者根据编号规则从文件管理员处获取编号，并填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。
5.1.2编号规则5.1.2.1编号结构1)部门文件XXXX文件类型代码部门代码流水号/XX版本XX生效日期：2023-03-012）质量体系文件5.1.2.2文件类型代码质量手册-QM 程序文件-QP 记录、证据-QR 管理文件-M 流程文件-P 作业指导书-WXXXXXXX/XX部门代码/体系文件代码文件类型代码流水号版本生效日期：2023-03-01 5.1.2.3部门代码部门代码生产部SC工程部GC表面处理BC生产保障部PA市场部XS质量部QD采购部CG人事部RS行政部XZ财务部CW5.1.2.4表单、记录表单、记录编号时，在对应的管理文件、程序文件后加“-流水号”，以“-001”开始,表单或记录无版本例：《质量管理手册》QM-M-001《量具保养管理规定》QD-M-003/A0《刀具管理规定》SC-M-002/A1《人力资源控制程序》RS-P-004/B0《文件控制流程》QP-P-001/AO《蔡司三坐标保养规定》QD-M-003/A0《蔡司三坐标日常点检表》QD-M-003-001生效日期：2023-03-01 5.2文件编写5.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写5.2.2工程部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图样、工艺文件等。
文控中心文件资料管制程序word档
7.6.3旧版文件回收时应注意文件数量及内容之完整性，若有数量或页数不符时，由该
文件使用单位填写<工作联络单>并注明原因，经部门主管核准交DCC存证。
7.6.4各部门应在三天内将旧版文件缴回DCC，换取新版文件。
XXXXXXXXX有限公司
7.4文件之控制：
7.4.1受控文件分发时，须确实请使用单位之签收人员签收。
7.4.2受控文件申请补发时，须由申请人员填写<文件补发申请单>，并在备注字段注
明补发原因，经部门主管签核后交“文控中心”办理。
7.4.3若有相关单位／部门须变更文件之分发内容及份数时，应由文件使用单位填写＜
工作联络单＞并注明原因，经部门主管签核后交与“文控中心”处理之。
7.2文件之版本：
7.2.1第一、二、三阶文件版本变更方法：
7.2.1.1版本用26个大写英文字母表示，第一次制订时为A/0版，再修订为A/1版、A/2版、到A/4则换B/0--------以此类推，若26个英文字母排序完后，则以AA、AB--------顺序类推。
7.2.1.2第二、三阶文件版本修订时，则整份文件版本变更，并在首页页次版本修
第一阶文件：QM指质量手册；第二阶文件：QP指品质体系程序文件；第三阶文件：WI指作业办法、作业指导书、检验标准、QC工程图,工程图，
第四阶文件：表单、记录。
4.3文件管制类别区分
公司质量手册和程序文件、工作指引需注明文件版本号、生效日期，并分为受控文件和非受控文件两种,受控文件在首页右上角加盖“受控文件”红色印章.受控文件是公司现行有效的文件,非受控文件不是公司的有效文件.表格为管制文件，不盖“受控文件”章。
文件管理控制程序(最新整理)
文控中心文件管理流程
分发流程职能单位 相关说明使用表单相关部门相关部门 编制好后先发到文控中心确认格式各部门负责人 文件可操作性、技术性及规范性的审查管理者代表 文件授权性的核准文控中心文控中心将文件登记在《文件控制台账》 《文件控制台账》文控中心 依文件分发范围分发接收人签字《文件回收发放台账》Y Y NN文件编制审查 核准 盖受控章 记录 申请编号NNYY Y N YY N回收旧版,分发新版流程职能单位 相关说明 使用表单相关部门填写《文件更改申请单》《文件更改申请单》文控中心确认变更及相关文件处理方式各部门负责人更改内容可操作性、规范性的审查相关部门各部门负责人 更改内容可操作性、技术性及规范性的审查管理者代表 文件授权性的核准文控中心文控中心将文件登记在《文件控制台账》《文件控制台账》文控中心依文件分发范围分发接收人并回收旧版本，需签字确认 《文件回收发放台账》审查 核准 盖受控章 记录文控中心确认填写更改文件申请单 审批 文件修订N流程 职能单位相关说明使用表单相关人员 填写《文件借阅申请单》 《文件借阅申请单》文件所在部门负责人文控中心相关人员填写《文件借阅登记表》《文件借阅登记表》文控中心登记归还日期到期不归还，强制回收《文件借阅登记表》Y批准填写借阅申请单 填写文件借阅登记表按时归还并登记N文件丢失/破损控制流程丢失：流程 职能单位相关说明使用表单相关人员填写《文件领用申请表》 《文件领用申请表》文件所在部门负责人文控中心填写《文件回收发放台账》 《文件回收发放台账》破损：使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。
注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。
在发放新文件的同时，应将旧文件销毁。
Y批准填写文件领用申请表 分配新的发放号并做记录Y N外来文件控制流程流程职能单位相关说明使用表单相关人员 外来文件应包括客户提供的图纸/规格/国及国家/际标准、行业标准、客户和供应商提供的文件（说明书，测试报告）等文件中心 填写《外来文件清单》《外来文件清单》文控中心需要分发需进行编号、审批；无需分好，做好存档即可；部门负责人 管理者代表文控中心填写《文件回收发放台账》 《文件回收发放台账》外来文件接受盖章、分发并做记录发到文控中心存档文控中心确认是否需要分发 批准。
文件管理程序
文件名称：文控中心文件管理程序文件编号：GTJG-QP-07-014文件版本：1.0文件页数：11受控状态：受控持有部门：质量部发放编号：执行日期：2010-9-6编制：张瑜审核：部门汇签审批：■市场部日期：■技术部日期：■采购部日期：■信息工程部日期：■质量部日期：■工程部日期：■财务部日期：■行政部日期：■部门主管日期：■副总经理日期：■总经理日期：文件创建/修改记录1.目的及范围：建立公司文件制作、审核批准、发放、收回、更新及保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转及规范文控中心作业，该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2.职责：2.1文控中心人员负责各部门文件的分类存档、监督及文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印，立卷、归档和销毁等2.2 各部门负责人员负责收集各部门文件定期送到文控中心归档3.程序：3.1文件分类：1级文件: 公司的系统文件如质量手册等2级文件：管理类别的文件及公司的技术文件如：各部门所编制的程序文件，技术文件（技术图纸，产品说明书等），BOM等3级文件：关于具体的作业办法的文件如：工艺流程，作业指导书，生产任务书等4级文件：公司相关的表单，表格及相关记录如:备料单，申购单，变更单等外来文件：由客户提供的资料，国家法律法规相关文件3.2文件管理：3.2.1 编制：各部门相关文件由部门或个人拟写，按照文控中心统一的格式编写，编写后由文控中心统一编号。
3.2.2 批准：各部门的程序文件及表单由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。
3.2.3 收发文件：各部门编制审核的文件审核签核后，发放到所签核的部门，且属于《文控中心受控文件目录》中的文件需要各部门负责人发到文控中心，文控中心人员对收到文件登记在登记本上并即时整理文件目录，对图纸盖受控章及分发号。
，版本管控：文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改/作废申请单》，通过原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，且把《文件更改/作废申请单》批准的申请单交与文控中心归档，同时作好登记。
文件控制管理程序
1.0 目的公司对文件管理实行标准化、规范化，确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版本，防止作废文件的非预期使用。
2.0 适用范围适用于公司对质量体系所有文件的管理，包括外来文件。
3.0引用文件及术语3.1 GB/T 19001-2000《质量管理体系------要求》3.2 GB/T 19000-2000《质量管理体系------基础与术语》4.0 定义4.1正本文件：原件，由文件原审批部门正式签署的文件，由文控中心保存。
4.2受控文件：由文控中心受控发行的文件。
4.3 技术类文件：工程开发部拟定由文控中心受控的BOM图单、采购技术数据。
5.0 职责5.1文控中心：负责质量体系文件的统一编码、发放、存盘、分发、销毁及受控；负责质量体系文件更改后统一修订、排版、打印作业。
5.2文件的编写与批准5.2.1质量手册由管理者代表统筹编写并审核，总经理批准；5.2.2公司运作程序由各部门负责人编写，相关部门负责人予以会签，管理者代表审核，总经理批准；5.2.3三级文件(作业指导书、管理办法、检验规范、操作规程等)由各部门编写，部门经理或所属中心总监审核，管理者代表批准；5.2.4 技术类文件由工程开发部编制、课长审核、部门经理批准。
5.3各部门负责本部门质量管理体系文件的日常控制管理工作。
6.0工作内容6.1文件编码过程及追溯6.1.1三级文件各部门修订或申请新增文件时，按程序规定的要求，由文控中心统一进行编码，并进行登记。
所有文件都须符合此程序规定的编码及格式，以便对质量体系文件及质量记录进行有效控制。
6.1.2编码相同的文件，针对不同型号或时期，用不同编号进行追溯。
6.1.3文件编码格式A.质量手册编码为“QM”QM指“Quality Manual”的缩写B.程序文件编码为“COP”,其格式为：文件顺序编号对应标准条款公司运作程序缩写COP指“Company Operation Procedure”的缩写C.三级文件的编码为“WI”,其格式为：WI指“Work Instruct”的缩写D.质量记录编码为“FM”,其格式为:(以A、B------表示)FM指“FORM”的缩写6.1.4. 技术类文件由文控中心根据文件类别进行统一编码，其中BOM数据以客户、产品代码相同为一个类别编码，采购技术数据按“材质”类别进行编号，除水晶、玻璃编码直接按零件编号大小排列外，其余材质及BOM数据均以阿拉伯数字“1”开始以流水号的方式往下编，编码标注于文件右上角。
文件受控管理规定
中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期201306211.目的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。
2.范围：本程序适用于质量体系文件和资料的控制。
3.定义：3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。
3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。
3.3三级文件：技术性文件：3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。
3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。
4.职责：4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。
4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。
5.程序：5.1 文件的编写、审核及批准：项目文件级别编写审核批准控制部门序号5.1.1 一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2 二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门5.1.3 三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1.4 四级文件相关人员主管经理文控中心/部门5.4 文件的更改、回收及作废5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。
必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。
5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。
5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。
5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。
文控中心文件管理制度流程
文控中心文件管理制度流程一、前言文控中心文件管理制度流程是指文控中心在日常工作中遵循的一系列文档管理政策、程序和流程，以确保文档的正确编制、传输和存档，并保证文档的保密性、完整性和可用性。
文控中心文件管理制度流程的建立和执行，对于组织结构的规范化管理具有重要的意义。
因此，对文控中心文件管理制度流程的建立和执行，需要根据组织的实际情况进行制定和完善。
二、文件的分类文件是组织内部和外部沟通交流的主要工具，是组织运作的载体，是组织内部和外部信息交流的重要方式。
对于文控中心文件管理制度流程的制定要从对文件的分类开始。
1. 内部文件内部文件是指组织内部员工之间的文件，如会议记录、审批文件、通知通告等。
内部文件的管理要求严格，需要确保文件的完整性、准确性和保密性。
内部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审批和存档等流程。
2. 外部文件外部文件是指组织与外部单位和个人之间的文件，如合同、协议、往来函件等。
外部文件的管理要求与内部文件相比复杂，需要根据具体情况进行分类和管理。
外部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审核、签署和存档等流程。
三、文控中心文件管理制度流程的建立文控中心文件管理制度流程的建立，是组织规范化管理的基础。
只有通过制定合理的文件管理政策和流程，才能有效地提高组织内部文件的质量和效率，提升组织的管理水平和执行力。
因此，文控中心文件管理制度流程的建立要从以下几个方面进行制定：1. 制定文件管理政策文件管理政策是文控中心文件管理制度流程的基础，是指对文件管理的理念、目标、原则和要求的总结和规范。
需要制定文件管理政策，明确文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程，并且明确责任人和责任部门。
2. 设立文件管理流程文件管理流程是文控中心文件管理制度流程的具体体现，是指对文件管理具体流程和环节的规定和规范，包括文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程。
需要制定文件管理流程，明确每个流程的具体操作步骤和要求。
文控中心文件管理流程图
OK
文控分发文件编
文件增补、修改
文件编写 NG
文件审
OK 文控登录文
文件台账
复印/存原件
加盖“受控 分发
确认发放份数
旧版回收，签 旧版标识/保留
一.文件之增补、修改、废止. ※ 文件使用部门需要对本部门之文件进行
增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改 、废止申请单》，交督导 室进行初审，以确 定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增 补、修改，督导室将给使用部门一个受控编 号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发 的文件回收处理。 二.文件编写.
批准：
审核：
编制：
深圳山源电器有限公司
Shenzhen Shan Yuan Electronic CO., Ltd
三階 文 件
文件编制及发放流程图
文件受控章
版本
1.0
文件编号：SY-DTD/GR-4202
修訂日期：2007-12-20 生效日期：
共 1 页第 1 页
流程图
文件管理流程说明及其它要求
文件需求
文件增补、修 NG
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、 无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确 保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文 件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶 文件不用在文控中心受控。如：通知、通告 等...
5.为了节约纸张资源， 部门之间沟通类四 阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL 等方式进 行。
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指 定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等 行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督 导室进行审核算。
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流程
文件 识别 管制
等级 A
目标 ●
输入
作业方法描述
1.审议通过之文件 2.企 管科科长统一文件编号, 格式
3.企管科文员打印文件.
5.1.4.2 经会审已通过之文件,交由企管科统一编号,统一格式, 统一字号字体打印，经制定、审核、批准者签名即可发行,若审 议未通过之文件,修改后再审议,直至通过为止。
输入
作业方法描述
注：对 B、C、D、E 类的作业指导书,其编号出现重复时, 另须以客户名称及产品名称加以区别。 例：文件编号 CM-WI-AD-A01,表示精明厂行政科制订的管理类的
第 1 份作业指导文件；
文件编号 CM-WI-TA-D01,表示精明厂技术 A 科制订的试产计
划类的第 1 份作业指导文件。另外,相同工作性质、职能部门,
管理者代表 文件编制人 员
文件草案完 成后 5 天内 会审文件
职责
制订文件人 员
制定文件人 员
各部门主管
审核、批准人 员
文件评审人 员
有限公司
文件编号 版 本/修 订 号
CM- TQSEP -01 A/0 生 效 日 期
文件名称
页
次
2008-6-1
条款号
文件管理程序
第5页 共 12 页 T、Q4.2.3\S、E4.4.5
批准人
CM/QR-002/REV:0/Sep.01.2005
有限公司
文件编号 版 本/修 订 号
CM- TQSEP -01 A/0 生 效 日 期
1、内部文件控制流程图： 文件编制
文件名称
页
次
2008-6-1
文管编号
文件审核
文件批准
行政总监审核
文件更改
NG NG
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用 文件管理
文件名称
页
次
2008-6-1
条款号
文件管理程序
第3页 共 12 页 T、Q4.2.3\S、E4.4.5
1、 目的： 确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围： 凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文
OHSAS18001 的一个体系的文件依次判定
件要求
3． 3.手册出现 TQ M 表示 TS16949 与 QC080000 整合手册，SEM
●
错误
E 类 工程审议书 以上 5 类作业指导文件,编号格式如下：
本版次的识别
持有人
□□—□□—□□—□□ □ □
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
编码说明：
第 1、2 码,代表精明,缩写为：CM
第 3、4 码,表示作业指导文件的等级：WI
第 5、6 码,表示制订部门代码,各部门代码见后第 P11[部门代码
文件不适用，如 S 表示 OHSAS18001 作业指导书，Q 表示 QC080000
体系作业指导书，E 表示 ISO140001 作业指导书
备注：针对 ISO14001 体系的作业指导书，在 2008 年 06 月 01 日
之前的文件编号不变，从 2008 年 06 月 01 之后的新增及变更的
文件都用新的编码规则。
等级 目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
有限公司
文件编号 版 本/修 订 号
CM- TQSEP -01 A/0 生 效 日 期
文件名称
页
次
2008-6-1
条款号
文件管理程序
第6页 共 12 页 T、Q4.2.3\S、E4.4.5
5.1.5.2 文件编号规定
①、质量手册、程序文件的编号由 9 码构成,格式如下：
表]。
第 7 码,对于 TS16949 的作业指导文件适用于 5 种类别：A、B、C、
D、E，对于 OHSAS18001、ISO14001、QC080000 体系作业指导书
用 0 表示，
第 8、9 码,表示作业指导文件的流水号,如 01、02、03……
第 10 码只针对 OHSAS18001、ISO14001、QC080000 体系，TS 的
3、 职责： 1）企管科：负责体系文件（一、二级及三级文件）的受控下发和回收。 2）各职能部门：含技术科、品质科、生产科、行政科、设备科等负责三级文件的制定、审核和批准。
4、定义 信息及其承载媒体。
5、作业过程：
过程输入
过程输出
过程绩效
1．ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 的要求。
识别 管制
手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应体 系则编写相应代码，如不包含则为空码。 第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文件
5.1.2 三级文件编制
作业指导文件
各部门根据生产工序需管制的重点或工作特性需要,由组长、技 师、管理员或科长/主任制定作业指导文件,部门科长/主任批准
科长/主任
●
即可生效；如牵涉到跨部门运作，则需更高一层领导批准。
5.1.3 四级文件编制 各部门根据本部门的工作特点,作业流程以及需管制的重点,自 行设计表格,经企管科审核并备份存档。
2009-7-1 A/0
1-12 无
ISO/TS16949：2002、
QC080000：2005、OHSAS18001：
李庆飞
2007、ISO14001：2004 四体系
整合
ISO/TS16949：2002 更换为
ISO/TS16949:2009(因具体内 容一致,故没换版本号与生效
罗芬
日期)审核人Fra bibliotekNG作废文件回收
文件归档
审批、销毁
条款号
文件管理程序
第2页 共 12 页 T、Q4.2.3\S、E4.4.5
2、外来文件控制流程图:
文件登记
主管批阅
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
有限公司
文件编号 版 本/修 订 号
CM- TQSEP -01 A/0 生 效 日 期
□□—□□□□□—□□
12 34567 89
编码说明：第 1、2 码,代表精明,缩写为：CM
B
第 3、4、5、6、7 码是针对 TS16949、QC080000、 OHSAS18001、ISO14001 四个体系的代码, 如 T 表示 TS16949、Q
文件
表示 QC080000、S 表示 OHSAS18001、E 表示 ISO140001、M 表示
1、企管科科 长
2、各相关部 门文员
有限公司
文件编号 版 本/修 订 号
CM- TQSEP -01 A/0 生 效 日 期
文件名称
页
次
2008-6-1
条款号
文件管理程序
第7页 共 12 页 T、Q4.2.3\S、E4.4.5
流程
文件 识别 管制 （续）
流程
等级 B
A 等级
目标
0重 复,0 错误
0出 错 目标
各作业流程须管制的重 ●
点
● 审核、批准权责
1.文件草案; ● 2.各与会人员意见;
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
5.1 内部文件
管理代表、
5.1.1 一、二级文件编制 5.1.1.1 管理者代表组织人员制订一级、二级文件草案,相关区
文件草案
副管理代
●
域副代表初审,企管科通知召开文件评审会议。
表、企管科
表格表单之格 式
5.1.4 文件审核、批准权责
文件等级/代 码 一级/QM 二级/QP
审核
管理者代表 副管理者代表
批准
保存年限
总经理
5年
管理者代表 3 年
审核、批准的体 系文件
三级/WI
部门组长级及以上人员 部门主管 3 年
四级/QR
企管科
——
根据质量记录清单
企管科 企管科
●
文件会审通 过后 24H 内 要批准
若分几个车间,则在部门代码后加一位表示车间代号,编号由 10
位构成,格式如下：
1．部门代码、文件编号、
□□—□□—□□□—□□□ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
编号格式、文件版本、版 例：文件编号 CM-WI-CL2-A01,表示精明厂五金部数控 2 车间制
次。
订的第 1 份管理类的作业指导文件。 ③、表格、表单记录编号
本厂所使用的所有表格,由企管科统一编号,表格编号由 7 位编
码组成,格式如下：
□□/□□-□□□
12 34 567
编号说明：
第 1、2 码,表示精明,缩写为 CM
第 3、4 码,表示记录文件的等级 QR
第 5、6、7 码,表示记录的流水号,如 001、002、003……