文件控制记录管理培训教材
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文件控制及管理的培训
文件控制及管理的培训在如今这个数字时代，文件控制及管理已经成为了贯穿整个企业运营过程中不可或缺的一部分。
而随着技术的不断发展，文件控制及管理也已经不再是一项简单且单一的任务，而是需要高效、系统化的流程来确保文件的正确性、可用性和安全性。
为了帮助企业员工更好地执行这些任务，文件控制及管理培训显得尤为重要。
文件控制及管理的培训内容应该从以下几个方面展开：首先，需要从文件的基础知识开始讲起，特别是对于新手来说，它们需要了解文件的类型、格式、属性等。
同时，也需要了解各种文件的存储方式、组织方式及其分类方法。
对于资深员工来说，他们需要进一步强化对文件知识的理解，深入探讨文件中常用的控制指令，如批处理、参数、常用变量、IF条件判断等。
这些都是维护现有文件的基础知识。
其次，针对不同的文件控制需求，也需要重点讲解如何建立和执行适当的文件流程。
文件流程是指在文件的整个生命周期内，文件将经历的各种状态、审批流程、分发方式和文件控制流程，以及各种注记和监控机制等。
拥有一个完善的文件流程可以避免文件意外修改、丢失或被恶意篡改的风险，并在需要时能够迅速地找到搜索所需的文件。
再次，也需要着重介绍如何执行文件安全性控制措施。
无论您是在文件存储环节、文件数据传输中，还是在文件处理时都需要考虑文件的安全保密问题。
在文件安全性控制方面的培训主要包括筛选可信用户、设置强密码、使用加密技术、规范员工操作流程等方面的培训。
这些措施对于保护文件的私密性、完整性和可用性都起着非常重要的作用。
还有一个也是非常重要的方面，就是对于文件版本控制的培训。
文件版本控制可以全面跟踪文件的修改历史、检出、还原、记录等，避免文件历史版本的误删、并发错乱等问题。
此外，还应该重点告知如何有效地管理版本库、处理版本冲突、定期维护版本库等管理技巧。
最后，可以把文件控制及管理培训的学习作为常规工作的一部分来实现。
现代科技工作节奏加快，企业员工都需要花费时间才能学会同时处理多个任务。
文件记录控制培训(PPT28张)
3
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
文件控制及管理的培训
文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。
文件能够包含范围非常广泛的内容。
系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。
注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之“documentation”。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包含：a)质量方针及其目标；b)质量手册；c)书面程序；d)作业(工作)指导书；e)表单；f)质量计划；e)规范；h)外来文件；i)记录。
质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用与更换容易实现与操纵；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d)能够远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导全面描述注1：作业(工作)指导能够形成文件也能够不形成文件。
注2：作业(工作)指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。
有关时，作业(工作) 指导包含接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业(工作)指导书以描述其执行。
2024版文件记录控制程序培训PPT课件
确定各类文件的归档时间和周期，确 保文件及时归档。
03
文件记录控制要求
文件格式与编号规则
文件格式
统一使用公司规定的模板，包括 标题、页眉、页脚、字体、字号
等。
编号规则
按照公司文件编号管理规定进行编 号，确保文件编号的唯一性和可追 溯性。
版本控制
对文件进行版本控制，每次修改后 更新版本号，并保留历史版本记录。
04
文件记录控制实施步骤
制定文件记录控制计划
确定文件记录的类型和范围
01
根据企业实际情况，明确需要控制的文件记录类型，如质量记
录、生产记录、检验记录等，并确定其范围。
制定文件记录控制流程
02
设计文件记录的生成、审核、批准、发放、使用、更改、作废
等控制流程，确保文件记录的有效性和可追溯性。
明确文件记录保存期限和保存方式
确定文件发放范围
根据文件性质和重要性， 确定需要接收文件的部门 或人员名单。
文件发放方式
可选择电子邮件、内部网 站、纸质文档等方式进行 文件发放。
接收确认与反馈
接收人需确认收到文件， 并对文件内容进行查看和 理解，如有疑问或问题需 及时反馈。
文件更改与作废流程
文件更改申请
如需对文件进行更改，需提出更 改申请并说明更改原因和内容。
未经授权访问或篡改文件问题解决方案
访问控制
建立严格的访问控制机制，限制对文件的访问权限，只有经过授 权的人员才能访问和修改文件。
加密保护
对重要文件进行加密保护，确保即使文件被非法获取，也无法轻易 解密和篡改文件内容。
监控和审计
建立文件访问监控和审计机制，记录对文件的访问和修改操作，以 便在发现问题时能够及时追踪和定位。
文控管理体系标准培训
十一、内部体系文件的作废
6.6.1 内部体系文件的作废由文件原制订部门填写《文件申请单》， 按审批程序进行，交文控中心按原文件分发清单收回，并在《文件回 收清单》上作好记录，需保留的应加盖“作废保留”章存档。对于有 保存期限要求的内部体系文件，文控中心应按各职能部门的《文件归 档登记表》所列保存期限保存，超过保存期限的即为作废，作废按 6.7.1 的流程实施。记录的保存期限具体见《记录和档案控制程序》。 6.6.2 内部体系文件的鉴定工作在文控中心的召集下，由文控专员和 各部门有关人员组成鉴定小组，根据文件的不同保管期限，每年3月 份对已超出保管期限的文件进行审查，做出存毁意见并记录于《内部 体系文件一览表》中。 6.6.3 根据鉴定小组的意见，对于需要销毁的文件由文控中心编制 《文件销毁登记表》，经总经理批准后销毁，未经鉴定或批准，任何 人不得随意销毁文件。 6.6.4 销毁文件时，要有二人以上同时销毁，监销人员在销毁前应认 真清点核对，在销毁清单上签字，并将销毁情况报告文控专员，销毁 清单应归档永久保存。 6.6.5 文件的鉴定和销毁工作每年3月进行。
受版本版次 更改限制。
六、公司的文件有哪些
文件类型：
6.1.1质量手册（包括质量方针、目标）； 6.1.2质量体系程序； 6.1.3技术性文件（包括产品标准、图纸、作业指导书、检 验规程及各类设备安全操作规程）； 6.1.4管理性文件（各项管理规定、包括各类质量记录的表 式）； 6.1.5外来文件（指顾客提供的标准、规范、图纸、样品， 以及本公司收集的且必须执行的国际标准、国家标准、行 业标准等）
十、内部体系文件的更改
6.5.1 内部体系文件的更改包括局部更改和换版两种方法。 局部更改可采用在原处划改和换页的方法，原处划改适用 于更改文字数少的情况换页适用于更改处所更改文字较多 或不换页可能影响使用的情况。局部修改需将修改页的修 改状态进行修改。换版更改需将整个文件所有页进行更换， 并升级文件的版号。 6.5.2 文件更改由表6.3-1 规定的权责部门执行，文件更改 后应按6.3.2.2 规定进行评审/会签和审批。 6.5.3 内部体系文件的更改由更改部门填写《文件申请 单》，经审批后与更改文件原件交于文控中心，按分发范 围进行分发并将原有文件收回。
TS文件记录控制培训
作业文件 表单记录
A 审查批准发行 B 控制变更发行 C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
A 确保内容适当 B 确保内容最新 C 防止文件误用 D 确保使用方便 E 现场文件适用
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
18
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、发放、 更改、作废以及外来技术的管理。
2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管理。
3 术语
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
16
质量记录的控制
质量记录是特殊的文件。
保持记录，提供运作证据（标准要求的有19 项）
记录的要求：
清晰 / 易于识别 / 检索
记录的控制：
1 标识
2 贮存
3 保护
4 检索
5 保存期限 6 处置
必须文件化：质量记录控制程序
17
质量记录控制流程图
质量记录所用之表单由质量手册、程序文件、工作指导等文件引申而
22
(续3)
5.1.4 文件的更改和换版 5.1.4.1 需要更改质量体系文件时，提出更改意见的部门应填写 “质量体系文 件更改申请单”，经履行审批手续后送交质管部，由质管部统一更改。
5.1.4.2 文件更改的审核、批准须由原审批部门或授权人进行。当原审批 人不在职时，可由接替其岗位人员审批，但应获得原审批时所依据的有关 背景资料。
23
(续4)
A 审查批准发行 B 控制变更发行 C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
A 确保内容适当 B 确保内容最新 C 防止文件误用 D 确保使用方便 E 现场文件适用
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
18
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、发放、 更改、作废以及外来技术的管理。
2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管理。
3 术语
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
16
质量记录的控制
质量记录是特殊的文件。
保持记录，提供运作证据（标准要求的有19 项）
记录的要求：
清晰 / 易于识别 / 检索
记录的控制：
1 标识
2 贮存
3 保护
4 检索
5 保存期限 6 处置
必须文件化：质量记录控制程序
17
质量记录控制流程图
质量记录所用之表单由质量手册、程序文件、工作指导等文件引申而
22
(续3)
5.1.4 文件的更改和换版 5.1.4.1 需要更改质量体系文件时，提出更改意见的部门应填写 “质量体系文 件更改申请单”，经履行审批手续后送交质管部，由质管部统一更改。
5.1.4.2 文件更改的审核、批准须由原审批部门或授权人进行。当原审批 人不在职时，可由接替其岗位人员审批，但应获得原审批时所依据的有关 背景资料。
23
(续4)
2024版文控员培训教材
文控员需要对收集到的文件进行初步审核， 符合要求的文件提交给相关领导或负责人进 行批准。
文件发布与归档
文件更新与作废
经过批准的文件由文控员进行发布，并将原 件或电子版进行归档保存。
对于需要更新的文件，文控员需要组织相关 部门或团队成员进行修改、审核和批准，同 时对作废文件进行标识和处理。
文控工作重要性
促进知识管理
通过对文档的整理、归档和保存， 文控工作有助于企业实现知识积
累和传承，提升组织智慧。
02 文件与资料管理 基础
文件分类与编号规则
01
02
03
文件分类
根据文件性质、内容、用 途等将文件分为不同类型， 如行政文件、技术文件、 质量文件等。
编号规则
制定统一的文件编号规则， 确保每个文件都有唯一的 编号，便于检索和管理。
保障企业运营顺畅
文控工作能够确保企业各类文档 的准确性和完整性，为企业决策 提供有力支持，保障企业运营顺
畅。
提高工作效率
通过文控工作，可以优化文件处 理流程，减少重复劳动和时间浪 费，提高工作效率。
防范风险
文控工作能够及时发现和纠正文 件中的错误和漏洞，防范因文件 问题而引发的法律风险、质量风 险等。
Documentum等，并简要介绍各自的特点和适用场景。
功能演示
03
通过实际操作或视频教程等方式，展示文档控制系统的基本功
能和操作界面，如文档上传、下载、编辑、搜索等。
文档创建、编辑和审核流程
文档创建
介绍在文档控制系统中创建新文 档的方法，包括填写文档信息、
选择模板、设定权限等步骤。
文档编辑
讲解如何对已有文档进行编辑和修 改，包括文本输入、格式调整、插 入图片和表格等操作技巧。
文件控制程序培训-2024鲜版
15
如何进行变更管理
识别变更需求
关注文件的实施情况，及时识别变更 需求。
评估变更影响
对变更需求进行评估，了解变更对文 件内容和实施的影响。
2024/3/28
实施变更
根据评估结果，对文件进行必要的修 改和完善，确保变更符合公司标准和 实际需求。
记录变情况
在文件控制系统中记录变更情况，包 括变更时间、变更内容、变更人等， 以便后续追踪和管理。
5
相关术语解析
文件
指组织内部用于指导、规范或记录 工作的各类文档，包括纸质文档和 电子文档等。
文件控制
指对文件的创建、修改、审核、批 准、发布、分发、使用和保管等过 程进行管理和控制的活动。
文件版本
指文件在修改或更新过程中所产生 的不同版本，每个版本应具有唯一 的标识和版本号。
2024/3/28
文件审批
16
04
CATALOGUE
文件控制程序中的常见问题及解决方案
2024/3/28
17
常见问题类型
文件版本混乱
同一文件存在多个版本，导致使用者在执行 过程中产生混淆。
文件更新不及时
文件内容已过时或不再适用，但未及时进行 更新或废止。
文件审批流程不规范
文件的起草、审核、批准等流程不清晰，导 致文件质量参差不齐。
总结与展望
25
本次培训内容回顾
1 2
文件控制程序基本概念和原理
介绍了文件控制程序的定义、作用、基本原理和 常见类型，使学员对文件控制程序有了全面的认 识。
文件控制程序操作实践
通过实例演示和学员亲手操作，深入学习了文件 控制程序的各项功能，包括文件的创建、打开、 读写、关闭等操作。
文件控制程序应用场景分析
如何进行变更管理
识别变更需求
关注文件的实施情况，及时识别变更 需求。
评估变更影响
对变更需求进行评估，了解变更对文 件内容和实施的影响。
2024/3/28
实施变更
根据评估结果，对文件进行必要的修 改和完善，确保变更符合公司标准和 实际需求。
记录变情况
在文件控制系统中记录变更情况，包 括变更时间、变更内容、变更人等， 以便后续追踪和管理。
5
相关术语解析
文件
指组织内部用于指导、规范或记录 工作的各类文档，包括纸质文档和 电子文档等。
文件控制
指对文件的创建、修改、审核、批 准、发布、分发、使用和保管等过 程进行管理和控制的活动。
文件版本
指文件在修改或更新过程中所产生 的不同版本，每个版本应具有唯一 的标识和版本号。
2024/3/28
文件审批
16
04
CATALOGUE
文件控制程序中的常见问题及解决方案
2024/3/28
17
常见问题类型
文件版本混乱
同一文件存在多个版本，导致使用者在执行 过程中产生混淆。
文件更新不及时
文件内容已过时或不再适用，但未及时进行 更新或废止。
文件审批流程不规范
文件的起草、审核、批准等流程不清晰，导 致文件质量参差不齐。
总结与展望
25
本次培训内容回顾
1 2
文件控制程序基本概念和原理
介绍了文件控制程序的定义、作用、基本原理和 常见类型，使学员对文件控制程序有了全面的认 识。
文件控制程序操作实践
通过实例演示和学员亲手操作，深入学习了文件 控制程序的各项功能，包括文件的创建、打开、 读写、关闭等操作。
文件控制程序应用场景分析
文件管理培训
4月28日4时02分，济南局列车调度员在接到有关列车司 机反映现场临时限速与运行监控器数据不符时，济南局补 发了该段限速每小时80公里的调度命令，但该命令却漏发 给Ｔ195次机车乘务员，漏发了调度命令。
而王村站值班员对最 新临时限速命令未与Ｔ 195次司机进行确认， 也未认真执行车机联控。 与此同时，机车乘务员 也没有认真瞭望，失去 了防止事故发生的最后 时间。文件传递及调度 命令混乱，给事故埋下 了重大安全隐患。危险 步步紧逼，但错误仍在 继续„„.一场特大事 故就这样在错误不断积 累下不可避免的发生了。
楷体gb2312、三号
楷 体 gb 23 12、 小 四 号
文件骗号
手册编号：XJL—QEOM—A0 公司名称代号—管理手册英文缩写—版本号。表示贤俊龙公 司管理手册第A版。
程序文件编号： QEOP-01
程序文件英文缩写－序号 ，表示贤俊龙彩印有限彩印有限公司 第一份程序文件，以此类推。
文件骗号
很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件 堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间 ，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如 何整理自己的文件。
文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的 作用。一个运转良好的公司，其文件管理系 统一定是规范而清晰的。
那么什么是文件呢？
分亨个案例
2008年4月28日4时41分，北京开往青岛的T195次旅客列 车运行至山东胶济铁路周村至王村间脱线，与烟台至徐州 的5034次客车相撞。胶济铁路列车相撞事故造成72人死亡， 416人受伤
4月29日凌晨2时16分，经过抢修人员的昼夜奋战，因 4-28铁路重大交通事故中断的胶济铁路恢复通车。现 场抢险救援工作基本结束，事故立即进入调查处理和 善后工作开展。 29日上午国务院成立4-28铁路重大交通事故调查组， 展开调查！
文件控制程序培训
9. 普及性
尽可能扩展到组织最低层次。
> 14
二、文件编写技巧培训
质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外，还应注意以
下事项：
1. 规范性（格式、内容） 为保持文件的规范性，应用统一的要求来编写，而不能自行其是，“百 花齐放”。 2. 逻辑性 在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一。 3. 异常流的控制 即“非正常的少数”，指质量活动失控所造成的那一部分，异常流下的
5.
系统性
质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。应对过程输
入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系施以有效
的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
6.
增值性。
每个文件都应体现出增值性。没有文件就得不到控制，会出现很多问题，甚至产生
风险的过程都应建立文件。那些无关的，低风险的或者大家的一般惯例无需建立文件。
>9
一、文件基础培训
受控文件：是指需进行编、审、批，分发时需登记，更改/作废
时也需收回，在使用过程中始终为最新有效版本的文件，通常
在这类文件的每一面盖有“受控文件”标识。 外来文件：是指来自公司外部的文件，如法律法规、顾客图纸、 国家（或国际）标准等。 作废文件：是指已公布失效或废止的文件。
> 10
4提供质量管理体系实施和评价改进的依据提供质量管理体系实施和评价改进的依据5有利于知识经验的积累和共享及作业的标准化有利于知识经验的积累和共享及作业的标准化6改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的要求在执行上大大减少了口头式的命令和沟通同时减少了同事之间发生工作摩擦的机会用于工作的依据全部在书面上有明确的要求在执行上大大减少了口头式的命令和沟通同时减少了同事之间发生工作摩擦的机会?文件到底有什么作用
体系文件编写培训教材
其他管理体系文件的编写实例
ISO9001质量管理体系文件的编写实例 ISO14001环境管理体系文件的编写实例 OHSAS18001职业健康安全管理体系文件的编写实例 ISO27001信息安全管理体系文件的编写实例
PART 6
编写培训教材的技巧和方法
培训教材的编写技巧
确定目标受众： 了解读者需求， 根据受众特点编 写教材内容。
PART 5
体系文件的编写实例
质量管理体系文件的编写实例
质量手册：概述质量管理体系的框架和要求，明确组织结构和职责
程序文件：描述质量管理活动的流程和步骤，确保过程的可操作性和规范性
作业指导书：针对具体工作或岗位提供详细的操作步骤和要求，指导员工正确完成任务
质量记录：记录质量管理体系的运行情况和相关数据，用于追溯和证明质量管理体系的有 效性
确定文件的目的和范围 收集相关资料和信息 设计文件的结构，包括标题、目录、正文等部分 编写文件内容，注意语言简洁明了、逻辑清晰
编写文件的初稿
确定文件的目的和范围 收集相关资料和信息 编写文件的大纲和目录 完成文件的初稿并检查语法、拼写和格式
审核和修改文件的初稿
审核内容：确 保文件内容符 合体系要求， 无遗漏、错误
结构清晰：采用 易于理解的逻辑 结构，使读者能 够快速理解教材 内容。
图文并茂：使用 图表、图片等形 式辅助文字，使 教材更加生动形 象。
案例分析：结合 实际案例，帮助 读者更好地理解 教材内容。
培训教材的编写方法
制定编写计划和时间表
组织编写团队和分工合作
注重内容的实用性和可读性
确定编写目标和读者群体
培训教材的编写案例分析
案例1：某公司编写培训教材的 经验分享
记录控制程序培训
的记录应注意防压，防磁，防病毒和非现场的备份储存。 品管部适时对各部门进行记录的实施情况进行抽查，检查的内容包括，记录的数据是否正确，内容是否
完整，是否做到字迹清晰，及时发送，保存环境是否适宜，并对检查情况进行记录，当发现问题时用 《文件信息反馈单》通知该部门整改。
记录填写的相关图片
记录应进行分类保管便于索引！
• 记录的形式可以采用文字记录（如报告）、表格、图标；也可以是 磁带、磁盘 、光盘、胶片、照片等形式
• 例：生产记录、领料记录、安装记录、考勤记录、巡查记录 出库单、技术工作笔记、销售\采购合同
记录控制与文件控制的区别
1 作用不同：记录用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措
施和纠正措施的证据；而文件主要是指导过程运行与控制的。
包括记录名称、编号、保存期、归档部门等。
• 体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时
，文件实施部门可以增编适用表格，经验证适宜
• 将本部门的记录表格罗列成目录，并标明编号、 成为中心记录表格索引，即表单目录（电子）
和合理性后，按照《文件控制程序》中的规定要 求进行审批和发放。
• 作用：提高检索和查阅的效率
记录表格的编制和更改
• 部门的记录和相关报告报表由本部门在文件编写 • 记录应结合国家法令法规、行业标准、顾客特殊
的同时进行编制，负责人审核，经总经理批准，
要求和产品责任方面要求由编制及有关人员确定
品管部登记备案后启用。
该记录的保存期限，并写入《记录清单》中，以
保证产品的可追溯性。
• 品管部收集所有记录表格，编制《记录清单》，
《记录归档登记表》。记录经品管部
验收合格后方可归档，如果归档资料
不全。负责归档验收的人员有权拒收。
完整，是否做到字迹清晰，及时发送，保存环境是否适宜，并对检查情况进行记录，当发现问题时用 《文件信息反馈单》通知该部门整改。
记录填写的相关图片
记录应进行分类保管便于索引！
• 记录的形式可以采用文字记录（如报告）、表格、图标；也可以是 磁带、磁盘 、光盘、胶片、照片等形式
• 例：生产记录、领料记录、安装记录、考勤记录、巡查记录 出库单、技术工作笔记、销售\采购合同
记录控制与文件控制的区别
1 作用不同：记录用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措
施和纠正措施的证据；而文件主要是指导过程运行与控制的。
包括记录名称、编号、保存期、归档部门等。
• 体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时
，文件实施部门可以增编适用表格，经验证适宜
• 将本部门的记录表格罗列成目录，并标明编号、 成为中心记录表格索引，即表单目录（电子）
和合理性后，按照《文件控制程序》中的规定要 求进行审批和发放。
• 作用：提高检索和查阅的效率
记录表格的编制和更改
• 部门的记录和相关报告报表由本部门在文件编写 • 记录应结合国家法令法规、行业标准、顾客特殊
的同时进行编制，负责人审核，经总经理批准，
要求和产品责任方面要求由编制及有关人员确定
品管部登记备案后启用。
该记录的保存期限，并写入《记录清单》中，以
保证产品的可追溯性。
• 品管部收集所有记录表格，编制《记录清单》，
《记录归档登记表》。记录经品管部
验收合格后方可归档，如果归档资料
不全。负责归档验收的人员有权拒收。
文件记录控制程序培训课件
关的活动、产品或服务。
实施效果评价方法及工具应用
抽样调查法
通过对部分文件记录进行抽样检查，评估整体 文件记录控制程序的实施效果。
对比分析法
将实际文件记录与标准或规定进行对比分析， 找出差异和不足之处。
流程图法
利用流程图清晰地展示文件记录控制程序的流 程，便于分析和评价。
持续改进方向和目标设定
完善文件记录控制程序
01 02 03
确保文件与记录的有效性和准确性 ，避免误导和错误决策；
防止文件与记录的丢失、损坏或篡 改，保障组织信息安全；
促进组织内部沟通和协作，提高工 作效率和透明度；
相关法规和标准要求
1 2
3
法规要求
如《档案法》、《保密法》等，对文件与记录的保存、管理 和使用等方面提出明确要求；
标准要求
如ISO 9001质量管理体系、ISO 14001环境管理体系等，强 调文件与记录控制对组织管理体系的重要性，并提供相应的 管理方法和工具。
记录对文件补充完善作用
反映实际情况
记录是对文件执行情况的客观反 映，能够揭示文件在实际操作中
的适用性和有效性。
提供改进依据
通过对记录的分析，可以发现文件 存在的问题和不足，为文件的改进 提供依据。
辅助决策支持
记录为企业决策提供了重要的数据 和信息支持，有助于企业做出更加 科学、合理的决策。
文件与记录互动关系分析
文件记录控制程序培训课件
$number {01}
目录
• 文件与记录控制概述 • 文件控制程序 • 记录控制程序 • 文件与记录关联性及互动关系 • 文件记录控制程序实施效果评价 • 总结回顾与展望未来发展趋势
01
文件与记录控制概述
实施效果评价方法及工具应用
抽样调查法
通过对部分文件记录进行抽样检查，评估整体 文件记录控制程序的实施效果。
对比分析法
将实际文件记录与标准或规定进行对比分析， 找出差异和不足之处。
流程图法
利用流程图清晰地展示文件记录控制程序的流 程，便于分析和评价。
持续改进方向和目标设定
完善文件记录控制程序
01 02 03
确保文件与记录的有效性和准确性 ，避免误导和错误决策；
防止文件与记录的丢失、损坏或篡 改，保障组织信息安全；
促进组织内部沟通和协作，提高工 作效率和透明度；
相关法规和标准要求
1 2
3
法规要求
如《档案法》、《保密法》等，对文件与记录的保存、管理 和使用等方面提出明确要求；
标准要求
如ISO 9001质量管理体系、ISO 14001环境管理体系等，强 调文件与记录控制对组织管理体系的重要性，并提供相应的 管理方法和工具。
记录对文件补充完善作用
反映实际情况
记录是对文件执行情况的客观反 映，能够揭示文件在实际操作中
的适用性和有效性。
提供改进依据
通过对记录的分析，可以发现文件 存在的问题和不足，为文件的改进 提供依据。
辅助决策支持
记录为企业决策提供了重要的数据 和信息支持，有助于企业做出更加 科学、合理的决策。
文件与记录互动关系分析
文件记录控制程序培训课件
$number {01}
目录
• 文件与记录控制概述 • 文件控制程序 • 记录控制程序 • 文件与记录关联性及互动关系 • 文件记录控制程序实施效果评价 • 总结回顾与展望未来发展趋势
01
文件与记录控制概述
文件管理知识培训
速找出所需文件。
• 例：
25
5、文件和记录的保管
➢妥善保管
• 防潮、防虫、防蛀、防晒、防丢失等，打包注明年、月份放置于指定标识
类别的贮存处。储存的记录要有标识<储存资料封面>以便于查找。
➢保存期限及作废
➢ 生效文件长期保存，修改后正本可留作参考，副本统盖作废章后可统一申请报废； ➢ 记录保存期限及报废处理：按《记录总览表》规定的保存期限执行，超过保存期限的记
21
4、文件发行、执行与使用
文件分发、执行及使用
分发
执行
使用
发文部门
核核准准 确定分发份数
1、登记到《文 件总览表》
2、更新文件夹 《目录清单》
复印
受控 正本
受控 副本
旧版 回收
发文部门
收文部门
现场签收 文员或部门负责人
负责人 组织培训
执执行行
文文件件修修订订
异常反馈
11、、现现场场获获得得有有效效版版本本文文件件 22、、按按文文件件要要求求操操作作 33、、禁禁止止复复印印//涂涂改改//随随意意丢丢弃弃
10
三、文件的内容
➢5、程序
操作步骤的内容。即工作执行的方法、过程和要求。 在编写文件内容时，一定需注意5WIH(WHO，WHEN，WHERE， WHAT，WHY，HOW)结合：即由谁，在何时，在何地，做何事，为 什么做，怎样做(HOW)，缺少任何一个，都有可能使文件的内容不易 理解。
➢6、相关文件
13
四、文件的分类
体系文件
参考 文件
暂时有效 参考使用 用完即废
受控 文件
受版本版次更 改限制。由文
控中心负责
14
外部文件 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准
• 例：
25
5、文件和记录的保管
➢妥善保管
• 防潮、防虫、防蛀、防晒、防丢失等，打包注明年、月份放置于指定标识
类别的贮存处。储存的记录要有标识<储存资料封面>以便于查找。
➢保存期限及作废
➢ 生效文件长期保存，修改后正本可留作参考，副本统盖作废章后可统一申请报废； ➢ 记录保存期限及报废处理：按《记录总览表》规定的保存期限执行，超过保存期限的记
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4、文件发行、执行与使用
文件分发、执行及使用
分发
执行
使用
发文部门
核核准准 确定分发份数
1、登记到《文 件总览表》
2、更新文件夹 《目录清单》
复印
受控 正本
受控 副本
旧版 回收
发文部门
收文部门
现场签收 文员或部门负责人
负责人 组织培训
执执行行
文文件件修修订订
异常反馈
11、、现现场场获获得得有有效效版版本本文文件件 22、、按按文文件件要要求求操操作作 33、、禁禁止止复复印印//涂涂改改//随随意意丢丢弃弃
10
三、文件的内容
➢5、程序
操作步骤的内容。即工作执行的方法、过程和要求。 在编写文件内容时，一定需注意5WIH(WHO，WHEN，WHERE， WHAT，WHY，HOW)结合：即由谁，在何时，在何地，做何事，为 什么做，怎样做(HOW)，缺少任何一个，都有可能使文件的内容不易 理解。
➢6、相关文件
13
四、文件的分类
体系文件
参考 文件
暂时有效 参考使用 用完即废
受控 文件
受版本版次更 改限制。由文
控中心负责
14
外部文件 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准
文件控制培训PPT
4) 记录表格(record) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
02文件和记录控制程序
1目的通过对文件和记录的编制、接收、核对、标识、发放、使用、填写、记录和更改控制，确保压力管道元件制造过程中使用有效的文件和记录，及时撤出失效的文件和记录。
2范围本程序适用于公司内与压力管道元件制造质量活动有关的受控的各种文件和记录的控制。
3职责3.1办公室负责文件和记录的统一管理，包括编制、发放、修改、购买、归档等；3.2各部门及相关责任人负责相关文件和记录的使用和管理。
4文件控制4.1文件控制的范国a）质量保证体系文件（见本章4.1.1）;b）外来文件（见本章4.1.2);c）其他控制点文件（见本章4.1.3）。
4.1.1质量保证体系文件包括：a）质量保证手册；b）程序文件；c）程序文件；d）作业文件（工艺规范、检验规范、操作规范等）；e）体系运行记录表卡、生产过程记录表卡。
4.1.2外来文件包括：a）法律、法规；b）特种设备安全技术规范、标准；c）顾客提供图纸；d）分供方产品质量证明文件、资格证明文件；e）监督检验报告等。
4.1.3其他需控制点文件包括：仓库管理制度、安全管理制度等。
4.1.4受控文件详见《受控文件清单》。
4.2文件控制的程序和内容4.2.1文件控制a）编制：按特种设备许可项目范围和特性的要求，结合公司实际情况，由质保工程师、办公室、各责任人负责质量手册的编制，各相关贵任人责程序文件、作业文件的编制。
b）会签：质保工程师负责组织相关责任人进行会签；c）审核：质保工程师负责审核；d）审批：质保工程师负责文件的审核，总经理负责文件的批准，并颁布实施；e）标识：质保工程师负责受控文件的标识，标识内容包括文件编号、受控状态、发放号、文件版次及文件修改状态等；f）保管方式：办公室负责质量保证体系文件的保管，文件丢失后，使用部门或人员应填写“文件发放审批表”，写明原因经发文部门负责人批准后领取新文件，此文件应重新进行编号，同时原文件号作废注销；g）保管设施：办公室负责将文件放入档案室进行保管，档案室应防火、防潮、防止文件损坏；h）保存期限：质量保证体系文件应长期保存，当国家法律法规发生变化、生产工艺、检验规程等发生变化时应进行修改和换版；i）文件销毁：需销毁的作废文件，由办公室门列出清单填写“文件销毁记录”，经质保工程师批准，加盖红色“作废”印章，统一收齐后以以备销毁。
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第二章、体系标准条款学习
QEM
条文：4、质量管理体系/4.2 .2质量手册
质
· 质量手册
规定组织质量管理体系的文件
量 环
1、含义：是一个组织全面的、系统地描述本组织（注意：是本组织，
境
不是别的组织）按标准如何建立和运行QMS的总的质量管理文件。
手 册
2、质量手册的内容 3、理解要点：
• QMS的范围和删减的细节和合理性说明
b) 发放的可追溯性
需要追溯时可追回
c) 记录的完整性
可追溯到每份文件 可追溯到修订时的收回/发放情况 可追溯到丢失/补发情况 可追溯到作废/保留情况
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制 + 文件控制的活动
· 文件的保持 e) 确保文件保持清晰、易于识别；
a) 使用/保管者保持 b) 文管的保持
• 附录:
• 本标准所要求的形成文件的程序 ：
• --------5处需要形成文件的程序。
• （４.２.３）文件控制
（４.２.４）质量记录的控制
• （８.２.２） 内部审核
（８．３）不合格品控制
• （８.５.２） 纠正措施
（８.５.３）预防措施
• 本标准所要求的记录
• ---------共有２１处需要形成记录
防止丢失 防止破损 防止涂改、受污
使用安全的保存形式/包装 丢失补发 破损换发 受污换发
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制
+ 外来文件的控制
需 外来文件是受控文件的一种，所以要规定控制的方法!!
控 制
a) 质量管理体系中须执行的来自外部的文件（全部/部分）
的
外
来
文 件
b) 举例
ISO9001:2008 安全标准
• 产品的范围/产品实现过程的范围
• 组织机构图
红字不可缺的核心部分，其
• 最高管理者职责、方针目标等 它据实际和使用习惯决定。
• 为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用
• 过程及其顺序和相互作用表述，包括外包过程
• 手册控制
1、质量手册关系到一个组织的全部活动或只涉及其部分活动 ；
2、按属性分类：可分为质量管理手册和质量保证手册两种。前者阐述企业的质量管理 体系，供企业内部使用；后者阐述企业的质量保证体系，用以在合同环境下向需方和第 三方证实本企业的质量体系满足合同和有关法规的规定。
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制 +文件控制的活动
· 批准
a) 文件发布前得到批准，以确保文件 是充分与适宜的；
b) 必要时对文件进行评审与更新，并 再次批准；
a) 确保文件的充分性和适宜性 b) 内行/责任者审批是一个基本
保证方法。
正确/可操作的要求和方 法 内容完整/要求满足
· 评审、更新与再批准 a) 必要时应对文件进行评审
对文件内容和效果的审视/评价 适时/定期 局部/系统
b) 更新
适时的修订并标识 适时的换版并标识
c) 再批准
修订应经过再批准 授权人 可获得背景资料的有把握的人批准
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制 +文件控制的活动
文件识别 标识
· 标识
修订状态 标识
标识作用
文件名称 文件编号 文件页码 有效性标识 生效日期 审批
策划 批准 印发（发放可不须记录） 使用 标识
第二章、体系标准条款学习
4.2.4 质量记录控制
+ 质量记录的作用、范围和类型
质量记录的作用
提供符合要求的证据
提供QMS有效运行的证据
质量记录的范围
QMS要求的全部记录
本标准共要求21种，除掉设计控 制的5种共16种。实际可能更多。
书面记录 电子媒体记录 其他形式的记录
产品质量法
f) 确保外来文件得到识别，并 控制其分发；
顾客要求（图纸/合同/技术标准/订购单等）
· 控制要则
识别 标识 发放 跟踪更改 再确认/标识/发放
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制 + 表格的控制
· 表格也是文件
附加
规定了记录的内容/准则 规定了记录的责任 规定了记录的频度等
· 表格控制要则
反映供方评价和自我评价结果的记录；监测和测量达不到验证效果时反
映过程确认的记录；对可追溯性产品建立唯一性标识的记录；顾客财产
管理和使用记录；不存在测量基准时反映测量设备校准和验证的记录；
测量设备的校准和验证记录；反映质量管理体系内审记过的记录；证明
产品符号标准及合同要求的记录；对不合格品采取纠正措施的记录；反 映纠正结果的记录和预防活动结果的记录
程序
作业指导书、规范
质量表格、记录
规定质量管理体系一致信息的文件
ISO9001:2008要求的五个程序 其他需要的程序
策划、运行和控制需要的文件
标准要求的记录（21个）
文件可多可少 文件可详可略 可采用任何形式或类型的媒体
组织的规模和活动的类型 过程和相互作用的复杂程度 人员的能力
第二章、体系标准条款学习
文件控制、记录管理培训教材
第一章、相关术语定义理解
•
文件定义：
• 信息及其承载媒体。
• 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
• 注：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
•
规范定义：要求明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望.
阐明要求的文件：指组织、顾客和其他相关方的惯例或一般做法，所考虑的需求或期望是 不言而喻的。
• 管理评审记录；组织成员的教育、培训、技能和经历记录；用于证明产 品满足要求和产品实现过程的记录；反映产品要求评审结果和采取措施
的记录；设计、开发输入记录；反映设计、开发评审结果和采取措施的
记录；反映设计、开发验证结果和采取措施的记录；反映设计、开发确
认结果和采取措施的记录；反映设计、开发审定结果和采取措施的记录；
•
记录定义：
• 阐明所取得的结果或提供所完成活动的计算所得的文件。 注：记录用于可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠证措施的证据。
记录通常不需要控制版本。
•ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
第二章、体系标准条款学习
4.2.1 总则 质量管理体系文件应该包括：
质量方针、质量目标
特定产品、 项目、过 程或合同 应用QMS
质量 手册
有效/受控文件 作废文件
保留文件
版本标识 修订状态 (修订提示)
c) 确保文件的更改和现 行修订状态得到识别；
易于识别 便于追溯 承载媒体不同标识方法不同
第二章、体系标准条款学习
4.2.3 文件控制 +文件控制的活动
· 发放
a) 发放的充分性
d) 确保在使用处可获得有关版本的适用文件；
需要使用处可获得