微软文档管理解决方案(MDMS)白皮书

微软文档管理解决方案(MDMS)Jump Start Kit(V1)

白皮书

专业解决方案部

微软(中国)有限公司

2006年2月9日

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目录

概述 (5)

1. 文档管理系统的业务挑战与客户需求 (5)

1.1业务挑战 (5)

1.2 信息工作者对文档管理系统的需求 (5)

1.2.1 集中的文档存储................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询 (7)

1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档 (6)

1.2.4 文档元数据的定义和管理 (8)

1.2.5 灵活的文档修订与审批流程 (6)

1.2.6 完整的文档操作日志 (7)

1.2.7 文档编辑锁定机制 (7)

1.2.8 文档版本控制 (6)

1.2.9 文档权限保护 (8)

1.2.10 文档检索............................................................................. 错误！未定义书签。

1.2.11 文档归档 (8)

1.3 Microsoft Document Management Solution (8)

1.4 适用场景 (9)

1.4.1 文控中心（Document Control Center） (9)

1.4.2 档案管理（Record Management） (9)

1.4.3 其他文档管理应用场景 (9)

2. 基于微软平台的文档管理解决之道（MDMS） (10)

2.1. 微软Office System平台的优势 (10)

2.2. 系统体系架构 (10)

2.2.1 Windows Server 2003基础与应用服务器 (11)

2.2.2 SharePoint Portal Server 2003 门户与协作服务 (12)

2.2.3 SQL Server 2005 数据库服务 (12)

2.2.5 Rights Management Services 权限管理服务 (12)

2.2.6 Exchange Server 2003 邮件服务 (12)

2.2.7 Live Communication Server 2005 / Office Communicator 2005 即时通讯服务 12

2.3. MDMS系统功能描述 (12)

2.3.1 SharePoint Document Library存储中心............................... 错误！未定义书签。

1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询........................................... 错误！未定义书签。

1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档................................... 错误！未定义书签。

1.2.4 文档元数据的定义和管理................................................... 错误！未定义书签。

1.2.5 灵活的文档修订与审批流程............................................... 错误！未定义书签。

1.2.6 完整的文档操作日志........................................................... 错误！未定义书签。

1.2.7 文档编辑锁定机制............................................................... 错误！未定义书签。

1.2.8 文档版本控制....................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.9 文档权限保护....................................................................... 错误！未定义书签。

1.2.10 文档检索............................................................................. 错误！未定义书签。

1.2.11 文档归档............................................................................. 错误！未定义书签。

3. MDMS解决方案包 (15)

3.1. 解决方案包组成 (16)

3.2. 用户 (16)

3.3. 合作伙伴 (16)

4. 参考 (16)

概述

Microsoft Document Management Solution 是微软公司提供的一个基于Microsoft Office System的文档管理解决方案。Microsoft Document Management Solution的目的是向Office System的企业用户以及合作伙伴演示如何基于Office System构建一个强大的文档管理解决方案，并提供一个可用的基础架构及其组件，减少企业用户与合作伙伴为创建适合自己所需的文档管理系统所需要进行的工作。

本文从各个方面介绍了Microsoft Document Management Solution，包括它所解决的问题、目标和适用场景、体系架构、基础拓朴结构、包含的功能，以及组成整个Solution的各个组件包。最后，本文还面向企业用户与合作伙伴，讲述了如何充分利用此解决方案，快速有效的满足各自的业务和扩展需求。

1.文档管理系统的业务挑战与客户需求

1.1业务挑战

随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。在这个飞速发展的大环境下，作为一个信息工作者，他每天将面对来自四面八方的大量文档，并对这些文档进行撰写，存储，审批，会签和检索。以往，这些过程往往由手工完成，工作量非常大，并造成了办公效率低下。如今，随着信息化的发展，越来越多的文档趋于电子化和网络传播，但是这同时也给信息工作者带来了许多的问题，每一个信息工作者在对自己电脑和企业网络中的文档进行访问、处理时，都可能面临：

●如何找到和访问我需要的文档

●手头的文档是不是最新的版本？

●如何与同事共享我的文档（即使我的同事和我分隔两地）？

●如何才能有效的保护包含了关键业务数据的文档不被未授权用户非法访问？

●如何有效管理文档，使文档被合理的组织和分类？

在种种问题面前，我们发现，信息工作者需要一个智能化的文档管理平台来将他们从每天繁重的文档工作中解放出来。

1.2 信息工作者对文档管理系统的需求

一个完善的文档管理系统需要覆盖整个文档管理生命周期。下图展示了一个常见的文档管理生命周期中的各个步骤，从模板的建立，到创建新文档，到文档的修订和审批，最后将文档