浅论现代秘书人员能力的培养

参考书目冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期浅论现代秘书能力的培养回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。

然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。

除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。

但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。

所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。

因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。

一、现代秘书的能力结构由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。

为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：（一）表达能力表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和口头表达能力。

1、文字表达能力文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。

秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。

秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。

应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。

因此秘书人员要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。

所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

2、口头表达能力秘书不仅要会写文章，还要能说会道。

口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。

它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。

秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。

所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。

“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、同事沟通。

（二）应用能力应用能力是秘书人员必备的一种能力。

它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。

1、组织协调能力现代秘书还需要较强的组织协调能力。

现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。

因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。

另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。

2、社交和公关能力现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。

社交可以开阔视野，增长知识。

在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。

社交也是办事的辅助。

秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。

因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。

只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。

3、应变能力现代秘书还要有敏锐的应变能力。

虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。

但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。

4、创新能力当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。

对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。

造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。

一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

（三）专业能力1、阅读概括能力秘书要善于阅读，既要精读，如重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

2、操作先进办公器械的能力面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会的发展的需要。

各种各样的先进办公器械引进了秘书工作之中，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作之中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的问题，从而不断提高了工作效率。

先进的办公器械主要指电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。

凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应该学会使用。

其中计算机操作能力尤为重要。

凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。

他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。

”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。

利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。

随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

3、掌握外语的能力随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求秘书人员尤其是商务秘书具备一定的外语能力。

现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

秘书应当掌握一门外语。

随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。

发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

（四）认知道事物的能力这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。

秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。

具体讲，需要培养以下几种能力：1、观察感知能力观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。

秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

2、辨别是非能力秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。

所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。

这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

二、现代秘书能力培养的途径和方法面对知识经济给我国人才市场带来的机遇和挑战，以及我国秘书队伍整体能力偏低的现状，在此就如何加强秘书人才的能力培养作些初步探讨。

（一）秘书个人对于想要从事秘书行业的个人而言，除了接受培训机构的教育外，必须加强自主学习，增强自己的能力。

主要从以下五点着手：第一，培养良好的思想修养和工作作风。

具体做到全心全意为人民服务、谦虚谨慎、实事求是、简洁干练和富裕创造。

第二，严守职业道德。

须忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公。

第三，了解并善于调节自己的心理，努力培养自己完美的性格。

做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制。

第四，博览群书，开阔胸襟，培养广泛的兴趣。

第五，加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备。

（二）教育机构南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成；师舍是则无以教，弟子舍是则无以学。

”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。

因此，对于秘书人才的培养离不开教育机构的教学方法和教学质量。

由于秘书学科有很强的应用性，秘书专业学生能力的培养就离不开社会生活实践，。

所以，国家教育机构要强化实践教学环节，有计划地把实践活动纳入秘书教学的重要环节之中去。

我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学者“在游泳中学会游泳”。

首先，要将秘书教学与社会实践相结合。

其次，要将秘书教学与校园实践相结合。

最后，要将秘书教学与家庭实践相结合。

除此之外，教育机构应该相应的改革考试方法。

目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学生实践能力的考核。

所以在考试命题是，多出能培养、启发学生创造性的试题，尽量少考死记硬背的条条，多考查学生运用和分析知识、解决问题的能力，鼓励学生有创造性的见解。

（三）企事业单位为提高工作人员的整体素质，提高工作效率，企事业单位应该为新聘请的秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。

岗前培训可以由单位或者专门的组织进行，目的在于促使学员将知识转化为技能，熟悉并应用秘书工作和秘书活动的方法、程序、技术和规律。