办公室工作的各类注意

办公室工作的注意事项

办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告，综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成；办公室是一个单位运转的中枢，是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位；办公室是单位的窗口和总进出口，负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问，接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，接待群众来访等等。总之，办公室沟通上下，协调左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位整体工作的水平和效率。

一、办公室工作基本注意事项

1、勤请示、多汇报。办公室工作看似简单零碎，实则关系重大。千万不可自己做主，自行处理。凡事都要请示主任或副主任，甚者直接请示主管领导。对于领导交办的工作，要不断汇报进度，领会领导意图，把握领导思路。对于突发事件，更要第一时间汇报给领导！

2、勤沟通、多联系。办公室是整个单位的中枢神经，承担着上传下达、左右联系的重要任务，因此必须做到有事勤沟通，电话找不到人直接打手机，手机不接直接发短信，防止延误。办公室的事，一多半就是打电话！

3、勤整理、多记录。办公室事务繁杂，且多为临时性、紧急性的事务，因此必须将手头事务整理清晰，才能做到分清主次轻重，遇到临时性事务多的时候，更要用笔分别记录，分别处理。

4、勤反省、多思考。每天中午、下午下班前，都应该好好思考：我所做的事情哪些是领导还不知道的、有哪些文件还没有送达、有哪些事情还没有记录和整理、有哪些事情需要继续督办或提醒领导的。

二、办公室接待工作注意事项

1、诚恳热情。诚恳热情是接待工作的起点和要点，热情友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是上级单位来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

2、讲究礼仪。接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，体现办公室工作人员人员较高的礼貌素质养。讲究礼仪所包排括：在仪表方面：要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举方面，要稳重端庄，态度自然，从容大方；在语言方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现，这同虚情假意和矫揉造作是截然不同的。

3、细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及到许多方面的部门和人员，这就要求办公室工作人员人员在接待过程中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面具到、细致入微、有条不紊、善始善终，也要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事，切忌有头无尾，缺少章法。

4、俭省节约。接待工作在某种意义上是一种消费活动，需要人力、物力、财力的投入。办公室工作人员人员应厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主议、摆阔气、讲排场、尽可能少花钱多办事。

5、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接触到一些机要事务、重要会议、秘密资料等，所以要特别注意保密工作。在接待各色人等来送往的过程中，尤其要注意自己的言谈举止的分寸，注意内外有别，严守单位秘密。

6、平等相待。在接待过程中，不论来宾职位的高低，都要热主动的提供各种必要的服务，杜绝官贵民贱、嫌贫爱富的现象出现。

三、办公室工作的保密性

一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

（一）从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括:

口头信息的安全及保密工作

纸面信息的安全及保密工作

电子信息的安全及保密工作

（二）基本要求:

1、不该说的秘密绝对不说，不该知道的秘密绝对不问，不该看的秘密文件（资料）绝对不看。

2、不得对密件进行摘录、拍摄、复印，不得擅自将密件带回家中和外出。

3、不得在私人接触、通信、电话以及公共场所谈论涉密事件，不得将国家秘密和商业秘密（工作秘密）向家属、亲友和其他无关人员泄露。

4、对发现泄密事件或泄密问题，必须立即采取补救措施，并在24小时内向所在科室负责人和办公室相关领导报告，不得隐瞒。

四、完成领导临时交办的工作

1、接受工作任务要弄清“三要素”

领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量、注意事项等等。办公室工作人员人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。

2、优化办事成果“三比较”

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

3、把握好办事“三形式”

办事可能出现三种形式：

（1）单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；

（2）交叉办事--同时接受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；

（3）穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

同时办两件或两件以上的事情要注意分清事情的轻重缓急，主次先后，抓住重点和要点。

4、检验办事效率“三标准”

办公室工作人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验。一是工作质量是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；二是工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪

费拖延时间的情形；三是办事过程中，对企业、职工有没有产生不良影响。

5、情况汇报“三注意”

工作任务全部结束，或告一段落，应向交办任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：一是不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完成了领导交办工作而向领导提出不合理的利益要求。

五、办公室汇报工作的方法

汇报工作说结果因为工作结果才是企业和管理者最关心的；请示工作说方案，请示工作至少给领导两个方案，不要让领导做问答题，而是要让领导做选择题。

1.想好了再说

常见的问题是有的同志汇报工作，连自己对情况都没搞清，匆匆忙忙就去找领导。领导一问：这个事为什么会发生啊？你提这个建议的依据是什么？或一问三不知；或只知其一，不知其二；或一问就说，一说就错。原因就是没有做好充分的准备工作。

我们做机关工作的，无论是书面汇报，还是口头汇报，汇报之前，首先要把情况摸准搞透，这是最起码的。对汇报的主题是什么？汇报内容的意义和价值在哪里？一定要做到胸有成竹，心中有数。

还有，就是汇报时要有请示。这一点很重要。不要汇报了半天，也没提出解决问题的办法和建议，领导不知道你想干什么。

2.准确地说