关于酒店收入冲减及审计笔记部门须反馈相关操作的通知

内部通函

Inter-office Memo

日期Date：2008-12-20

致送TO：前厅部、管家部、餐

饮部

发出From：财务部编号No.：D008-31

批准Promise：总经理

抄送Copy：各部门生效日期：2008-12-20

主题Subject：关于酒店收入冲减及审计笔记部门须反馈相关操作的通知

内容Content：

为确保酒店收入的完整，防止舞弊现象的发生，根据管理公司财务审计要求，对酒店目前存在的冲减项目进行定义明确，同时规定相关冲减项目审批级别及操作方法，以规范前台操作，做到有据可依，具体内容如下：

1、须审批至总经理的冲减项目：凡涉及到收入冲减项目（本质上将减少酒店收入），必须要有部门总监（经理）备注原因后进行签批，报至酒店总经理审批，包括各类事后折扣冲减收入（包括金爵卡事后折扣及总监（经理）签批的事后折扣、餐饮隔餐及客房收入项目隔日冲减等等；

2、须部门相关负责人审批的冲减项目：客房一块，有房费系统重抛，前台员工当日房费、押金、MINI 吧、赔偿费、洗衣费及其他杂项收入误抛现象（标注“WP”事项），属于正常冲减项目，由班组领班备注原因，相关部门经理审核签字确认；餐饮一块，当餐开落单退酒水及菜肴等由当班领班签字确认。

3、所有冲减项目审批手续齐全后，增加财务总监审阅签字确认一项：具体由财务前厅日审从系统打印每日冲减项目报表后，备注冲减项目原因，附上冲减项目手续，经财务总监签字确认后归档。

另外，目前财务审计笔记有前厅夜审笔记、前厅日审笔记、餐饮复核笔记、AR应收账笔记等几块，当天审查出来问题，请相关部门在第二天之进行反馈，如遇休息在休息日后第一天进行反馈。

下面对审计检查出来的前厅常见操作进行举例规定并重申：

续住房间操作方面——主指白天房及加收延时房费后退房续住类房间，一般该类房按照要求宾客在续住时，需由前厅大副审核确认；前台员工正确操作应在系统中入该宾客续住房间全额房价，冲减原已收取的白天房费或延时房费，严禁在系统中将房费差额进行固定房价，该房费冲减需审批至前厅经理。

房费收取有误的房间操作方面——主指前台员工应打折房间未给打折，或者房价给错等房间，需要将房费差额事后返还给宾客，前台员工正确操作应在系统中入全额房价，冲减错误房价，严禁将房费差额扣减在后一天房费当中进行固定，或者只冲减该房费差额，该房费冲减需审批至总经理。

零房费房间操作方面——主指前台员工将房间房费固定为零，目前按照酒店实际情况，系统中零房费只出现在正达房(手工统计收取)，其余房费固定为零，包括款待房一律须总经理审批。

MINI吧消费操作方面——按照新房务运作模式要求，现规定MINI吧所有项目全部都须入系统账（款待项目除外），按照原折扣权限，部门经理签免权限在30元以内，超出该金额须总经理审批，另大堂副理在20元以内，财务部在月底盘仓进行库存核对时，只根据系统入账数及款待审批单数量作为减少项目。

洗衣费操作方面——目前，新式客房洗衣费单子已开始使用，取消原杂项收费单，现规定洗衣费的收费及签免都必须要开单，如有签免按照迷你吧的限额在账单上进行签免，款待须审批至总经理，管家部在报销洗衣费时，增加财务前厅日审审核一项。

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