基金管理公司业务记录及档案管理制度

C基金管理有限公司(筹)

关于特定客户资产管理业务

申请材料

特定客户资产管理业务

记录与档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强特定客户资产(以下简称“特定资产”)管理运营业务记录及档案保存工作的科学管理, C基金管理有限公司(以下简称“公司”、

“C基金”), 根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局制定的《机

关档案工作条例》和其他有关规定, 以及中国证监会发布的《基金管

理公司特定客户资产管理业务试点办法》的有关规定, 特制定本制度。

第二条本制度所称业务记录和档案, 是指C基金的相关部门在开展业务的各项活动中形成的、具有保存价值的历史记录, 包括文书、特定资产管

理业务、信息技术、会计、声像等各类档案。

第三条公司开展特定资产管理业务中的不同门类和载体的档案, 实行集中统一管理, 不得由各部门或个人分散保管。公司特定资产管理业务记录

和档案工作包括对业务记录和档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、

和开发利用等。应根据其形成的规律, 利用情况等特点进行科学管理。

第四条公司员工都有保护公司特定资产管理业务记录和档案的义务, 凡损坏业务记录和档案、擅自销毁业务记录和档案、泄露业务记录和档案机

密等违法行为的, 应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定进行

相应的处理, 并追究其刑事责任(如有)。

第二章特定资产管理业务记录及档案管理

第五条公司特定资产管理业务记录及档案管理工作职能部门: 公司综合管理部是主管部门, 公司各相关业务部门为辅助管理部门, 具体分工如下:

1. 综合管理部制定业务记录及档案管理制度, 编制归档范围, 明

确保管期限, 编制分类大纲, 对各相关业务部门明确归档要求;

对档案工作进行指导、督促和检查, 保证材料齐全完整; 负责业

务记录及档案的鉴定、归档、保管、借阅、移交、销毁等管理工

作; 编制各种检索工具和参考资料, 开展档案的编研工作, 为积

极利用档案创造条件;

2. 公司各相关业务部门对本部门在开展特定资产管理业务中形成

的须保存的各类业务记录及档案, 根据公司要求, 做好收集、整

理、预立卷工作, 进行立卷归档。

第六条特定资产管理业务记录及档案保存期限和密级。根据国家有关法规以及业务需要, 公司对不同的特定资产管理业务记录及档案规定了保管

期限和密级。保管期限分为永久、长期、短期三类: 长期为十六年到

五十年; 短期为十五年以下。确定档案保管期限的基本原则是: 凡有长

远利用价值的列为永久保管; 凡在较长时期内有参考利用价值的列为

长期保管; 凡在较短时期内有参考利用价值的列为短期保管。密级分

为机密、秘密、一般三类。

第七条特定资产管理业务记录及档案的分类。分为文书档案、特定资产管理业务记录、特定资产管理会计档案、信息技术档案、声像档案五大类。

根据各自工作业务情况进行分类。分类应保持前后一致, 分类一旦确

立, 不能随意变动。

第八条特定资产管理业务记录及档案立卷、登记录入。根据公司特定资产管理业务记录及档案归档范围、保存期限、密级、分类的规定, 在综合

管理部的指导下, 各相关业务部门预立卷, 建立卷宗并登记录入。

第九条特定资产管理业务记录及档案的交接:

1. 档案一般应于次年六月底前完成收集、整理、分类、鉴定、立

卷、归档工作。

2. 特定资产管理会计档案的在所属年度终了后暂由会计档案形成

部门保管一年后, 移交综合管理部保管。

3. 如属带有保密性质的特定资产管理业务记录及档案, 形成部门

应指定专人根据业务特点和管理原则保管、整理。业务部门档案

管理员负责将档案信息及时反馈至综合管理部,以便于综合管理

部了解本公司档案材料整体状况, 档案实体则在业务部门保存。

待保密期限过后, 再行移交至综合管理部, 编制流水号, 保持卷

宗的完整。

4. 综合管理部一般于次年六月底前接收各部门汇总的上一年度特

定资产管理业务记录及档案, 对各种门类和载体的档案及重要

资料作集中保管, 做好档案的保管、统计、利用和鉴定销毁等档

案管理工作。

第十条特定资产管理业务记录及档案的编号。案卷的排列应按不同门类、载体和保管期限分别排列。根据档案的排列顺序按不同保管期限混年度

或分年度编制卷号, 案卷目录可按保管期限或类别编制, 在一个卷宗

内, 案卷目录号不得重复。

第十一条特定资产管理业务记录及档案的保管:

1. 综合管理部应根据需要建立档案专用库房和配备足够的档案装

具。档案库房应坚固, 并力求配备防盗, 防光、防高温、防火、

防潮、防尘、防漏、防虫等设施。并留有库管余量, 以利档案接

收。同时根据需要增置温湿计、去湿机、空调设备和计算机等设

备。

2. 档案管理人员要定期检查档案的保管状况, 做好记录, 发现问

题应及时向主管领导报告, 采取有效措施, 对破损和变质的档案

材料应及时修补、复制, 确保档案的完整和安全。

第十二条特定资产管理业务记录及档案的借阅。综合管理部负责公司各部门业务记录及档案借阅。借阅者须填写借阅登记表。秘密文件经主管领导

批准后, 方可调用; 机密文件须经领导批准后方可借阅。借阅者应在指

定日期归还文件, 到期不归还的要续借, 再次办理借阅手续, 否则文

件将被收回。

第十三条特定资产管理业务记录及档案的销毁:

1. 公司各业务部门定期对已超过保管期限的档案进行鉴定;