采购管理操作手册(DOCX 73页)
某公司采购部操作手册
资料范本本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载某公司采购部操作手册地点：__________________时间：__________________说明：本资料适用于约定双方经过谈判，协商而共同承认，共同遵守的责任与义务，仅供参考，文档可直接下载或修改，不需要的部分可直接删除，使用时请详细阅读内容采购部操作手册一、手册导读（一）专有名词帐套：即一套相互关联的帐务数据。
每个企业均有自己的一套帐，在本系统中可以提供多套帐，即可以处理多帐套帐务数据。
系统：指天心SUNLIKEERP系统。
管制对象别：即辅助核算管理。
立帐：即产生应收付款。
冲帐：即对应收付帐款进行冲销。
模块：指各个可独立的管理系统。
比如天心集团企业管理软件总帐系统、进销存系统、收付款系统、固定资产系统、MRP（物料需求计划）系统、MRPII （制造资源计划）系统、人事薪资系统、及进出口管理模块等等。
凭证模版：指一张凭证的格式，它是连接单据与凭证的桥梁。
打印套版：指单据的打印格式，本系统为每一张单据都设置了一个打印格式，使用者可需要自定义打印的格式。
（二）按钮说明F1：即键盘上的F1键，是本系统的帮助键，当欲查询某功能的使用说明时，按下此键即可。
F8键：本系统存盘的快捷键。
按下键盘上的F8键，即可快速存盘。
ESC键：表示退出、放弃，操作时只需要按下键盘左上角的“ESC”键即可。
F11键：在本系统明细表中，按下键盘上的F11键，可以查看到此表的合计数据（并非所有表都提供此功能）。
F12键：在本系统报表中，按下键盘上的F12键，可以实现在代号与名称、主单位数量与拆解数量间的切换显示。
新增：当录入完一张单据后，按此按钮后可以进行下一笔单据的录入。
速查：可以查找在此之前录入的所有单据。
删除：当不再需要此张单据时，可以按此按钮删除（指自己所做的单据）。
属性：系统中非常重要的按钮，通过它可以对单据进行不同的控制，以达到管理上的目的。
预览：对需要打印的页面提供的功能，可以看出所排版面是否与自己所需的一致。
采购管理业务操作手册
11单击业务出现请购单击请购选择请购单出现采购请购单显示模板见图二1在请购单模板下单击增加出现新的请购单显示模板2部门采购类型存货编码存货名称规格信号计量单位均可点击参照基础数据生成也可以手工录入
采购管理业务操作手册
一、登入
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1.选择进入企业门户，进入注册登入界面 2.选择服务器：在客户端登入，则选择服务器的服务器名称，一般用户不用此功 能 3.输入本次要登入的操作员名称和密码，操作员就可以直接登入帐套。如果要改 密码，录入原密码，再单击“更改密码”按钮。 4.选择要进行业务处理的会计年度。按“…..”可参照会计日历查看帐套指定会计 年度与自然时间之间的关系。 5.在“操作日期”组合框内键入操作时间，一般是当前时间。根据需要可自行输 入，格式为YYYY-MM-DD。也可点“>”参照选择一个自然时间。 6.按”确定“登陆系统
二、进入采购管理模块
单击”供应链”出现以下界面。再双击”采购管理”进入采购管理系统菜单。 1.请购 1.1单击“业务”出现“请购”，单击“请购”，选择“请购单”，出现“采购请购单显示 模板”（见图二） （1）在“请购单模板下”，单击“增加”，出现新的请购单显示模板
（2）部门，采购类型、存货编码、存货名称、规格信号、计量单位均可点击参照基础数据生成， 也可以ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工录入；数量根据相关领导审批后的请购数量录入，不用录入价格。录好单后，点 击“保存”。如保存后，发现录入有误，则点击“修改”，修改后再次保存。最后点击“审 核”，如审核后发现有误，则点击“弃审”再次进行修改、保存、审核，输入完毕后点击 “退出”。 2、单击“
采购管理系统操作手册操作手册
采购管理系统操作手册文档控制文档更新记录目录1.整体流程图21。
1。
采购管理流程图22.功能23。
公共部分说明24。
采购管理44.1单位信息维护44。
2产地信息维护54。
3核算码信息维护64。
4制造商信息维护64。
5供应商类别维护74。
6供应商信息维护84。
7物资类别维护94。
8物资信息维护104。
9审批流程模板维护124。
10审批流程模板核准134。
11采购申请单维护144。
12采购申请单审批154。
13采购订单维护184。
14采购订单审批194.15采购物资到货信息194.16采购订单转入库201.整体流程图1.1.采购管理流程图2.功能采购管理:创建采购物资审批流程模板，模板审核通过后，可维护采购申请单，审批通过后，形成采购订单,订单经过审核通过后，可对物资做到货和转入库操作.3.公共部分说明公共说明：●本系统使用浏览器主要针对浏览器为IE8、IE9.●“邮件管理”、“文件管理”、“任务管理"三个模块选择的用户为“用户管理”中的用户信息，其他模块均为“组织人员分配"中的用户信息。
●查询时文本查询条件支持模糊查询.●必填项：在追加、修改页面中必填项，控件左上方用“”进行标注。
●失效：对失效的数据只能进行查看，不能进行其它操作。
●分页：分页在页面最下方进行显示,如下图：合计：显示检索数据的总共记录数、总共页数,每页总记录数，当前位于的页数.首页：点击，页面显示第一页信息.尾页：点击，页面显示最后一页信息.上一页：点击,页面显示当前页面的上一页信息。
下一页：点击，页面显示当前页面的下一页信息.跳转:在中输入要跳转页面的数字，点击按钮,页面跳转到输入数字的页面,同时在中输入的数字清空。
输入的数字为0或为空或数字大于尾页，页面不进行跳转。
按钮说明:4.采购管理1.1单位信息维护程序名称：单位信息维护功能概要：维护物资的单位信息关联程序:物资信息维护操作说明:●打开程序：点击左侧树状列表的“单位信息维护”,如下图。
“采购管理”操作手册
“ 采购管理” 操作手册采购业务的操作流程如下:1、请购单录入2、采购订单(根据请购单生成3、采购订单(根据 MRP 计划生成4、采购订单审核5、到货单(参照生产订单生成生成及报检6、到货单(手工录入录入及报检7、月末结帐。
1、请购单录入对于一些非生产性物料,如工具、劳保用品,在库存量不足需要采购时,由各部门的请购申请汇总到材料仓管员处,由材料仓管员同一在 ERP 系统里录入“请购单” 。
如上图,点左上角的“增加”按钮,表头、表体信息维护好后,进行“保存、审核” 。
如果要修改,则要弃审,再“修改、保存、审核” 。
2、采购订单(根据请购单生成采购部:采购员在采购订单界面,根据请购单参照生成“采购订单“。
具体操作见上图,点“增加”后,点“生单”下拉镜头下的“请购单” 。
点上面的“保存”按钮。
保存好的采购订单,传递到“钱总”处进行采购订单的“审核” 。
3、采购订单(根据 MRP 计划生成采购部:采购员根据“请购单”生成“采购订单” ,除了以上 2类物料,其他物料的采购,均是根据 MRP 计划的结果生成“采购订单” 。
点上面的“保存”即可。
4:采购订单审核采购所完成的采购订单,均汇总进行审核“。
路径:采购管理 /采购订货 /采购订单类表在下表的订单列表里,双击表体里的“审核人”三个字,进行排序,即可排列出未审核的“采购订单” 。
双击需要审核的订单行。
对上采购订单进行“审核”即可。
将对应需要生成采购订单的计划行选中, 相同的供应商提供的物料可以一起选中, 点上面的“ OK 确定”按钮,如上图:5 、到货单(参照生产订单生成生成及报检供应商货到公司后,仓库管理员参照“采购订单”生成“到货单”并“报检” 。
到货单生成后,对到货单进行“保存、审核、报检” ,如上图:6、“到货单”手工录入在上图中,点“增加”按钮,维护表头表体栏目后,再“报检” 。
如下图:采购订单参照生成后,维护好“供应商、数量、计划到货日期” ,等信息后,进行“保存、审核”等操作。
采购管理操作手册
采购管理操作手册第一章、运用说明1.1、适用对象本手册的适用对象为各公司所触及到NC管理信息系统〔以下简称〝本系统〞〕推销业务的操作员。
运用本系统的操作员应当熟习本岗位任务流程，具有日常办公运用计算机系统的普通技艺，并经过本系统的操作培训且合格者。
1.2、业务流程说明依据对现有推销业务剖析及未来组织架构及业务职能调整后对推销业务的规划，设置了如下五种推销业务流程。
详细描画如下：1、电站项目工程物资外部推销流程一致由对外推销电站相关工程物资时运用本业务流程2、固定资产外部推销流程各公司直接购置物资作为固定资产时运用该流程3、办公用品外部推销流程各公司购置办公用品时运用该流程4、工程、劳务推销流程由推销工程分包、劳务类〔如绿化、保洁等〕时运用本流程〔EPC合同包括施工、设计、资料等也适用该流程〕5、推销退货流程主要包括没有推销入库的退货流程和曾经推销入库且发票结算，开红字发票停止退货的流程第二章、电站项目工程物资外部推销流程操作说明2.1、电站项目工程物资外部推销流程图2.2、推销订单在【推销订单维护】节点，经过【新增】—【自制】按钮，生成推销订单。
操作步骤：【供应链】—【推销管理】—【推销订单维护】—【新增】—【自制】填写推销订单内容，确认无误点击【保管】推销订单下面留意以下信息：推销组织：发作推销业务的单位称号订单类型：此次推销的业务类型，如工程物资推销，固定资产推销等供应商：按实践选择推销供应商。
推销员：按实践维护推销员信息。
推销部门：选择好推销员后自动带出推销部门。
主数量：依据实践状况维护物料的推销数量原币含税单价：依据实践状况维护对应物料的推销含税单价。
上传推销合同附件系点击【附件管理】—【上传附件】—选择需求关联的推销合同，点击【翻开】，上传终了在附件操作界面下可以停止附件的删除，下载，移动等操作付款方案在推销订单维护界面录入付款协议推销订单审批后，可以经过【关联功用】—【付款方案】，查询推销订单的付款方案在推销付款方案界面，可经过【付款】节点，直接跳转付款单录入2.3、到货单在【到货单维护】节点，经过【新增】—【推销订单】按钮，参照推销订单生成到货单。
采购管理采购手册(完整资料).doc
此文档下载后即可编辑```````````第一章采购手册的编订目的采购手册的编订目的为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本手册。
第二章采购的定义采购的定义企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。
第三章适用范围适用范围1．原料：是指直接使用于生产之原材料，是构成产品最主要的成分。
通常，原料是在产品的制造成本中，所占比例最高的项目。
（1）（2）、（3）（4）2．辅料：在产品的制造过程中，除了原材料之外所耗用的材料均属之。
（1）油漆：（2）胶粘剂（3）包装：纸箱、热收缩膜、PE缠绕膜、PE珍珠棉、防潮膜、机用打包带、透明胶带、钢卷带、打包扣、托盘3．燃料：煤4．其它：（1）砂带（2）刀具第四章采购政策一．采购政策1．本公司物料供应采用集中采购制度。
2．本公司物料采购计划系根据物料需求计划而拟订。
3．本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。
4．本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。
5．本公司采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。
6．每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。
7．本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。
是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。
8．本公司对物料采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。
9．本公司对物料采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。
10．本公司对物料采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。
11．本公司对物料采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。
二．采购政策之评估与修订采购政策之评估作业，应先依据公司现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研究，并列出其优、缺点；其次再以“采购项目”为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨修正，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。
房地产集团公司采购管理操作手册
房地产集团公司采购管理操作手册（一）计划管理具体见《计划管理标准》。
（二）招投标管理1、制订目的规范物资招标采购活动，保证招投标双方的正当利益，控制、降低物资的采购成本。
2、适用范围总公司开发部、独立项目公司或城市公司物资管理部等部门的所有采购招标及专项分包招标。
3、物资招标权限划分招标工作由独立项目公司或城市公司总经理组织专项招标小组推进，总公司审核部对招标阶段性把关。
阶段性把关，主要包括供应商入围资格、回标结果、开标结果、竞争性商务洽谈结果、合同评审五个环节。
（1）钢材、混凝土、地材采购和计划估算金额10万元以下(含10万元)的物资采购（或认质认价），采用比质比价、竞争性商务洽谈、报价会签方式组织采购；（2）计划估算金额10万元以上的物资采购（或认质认价），原则上必须进行招标；4、物资招标4-1招标小组（1）每项招标须成立招标小组，招标小组组长由独立项目公司或城市公司总经理担任，招标小组副组长由分管副总担任，组员由工程管理部、物资管理部、成本部、设计管理部等人员组成；（2）每项招标须有一名牵头人员，牵头人员由招标小组组长确定，其负责该标从开始到结束的联系、组织、推进等相关工作；原则上，材料、设备招标牵头人为物资管理部、专项分包牵头人为工程管理部；（3）招标小组组长、副组长：负责整个招标的有效推进及各阶段的控制把关；（4）工程管理部：根据工程进度要求，对数量、供货时间节点、工种协调、现场条件等提出要求及具体负责招标进度的推进；（5）成本部：负责成本测算与控制等工作；（6）设计管理部：参与招标物资、设备的样式、品种、质量要求、技术标准的确定及把关工作；（7）物资管理部：负责商务洽谈推进的组织工作；（8）招标小组所有成员对招标小组组长负责，招标小组组长对招标结果负责；4-2招标方案（1）招标方案由独立项目公司或城市公司物资管理部在申报招标时编制，总公司物资管理中心审核部签核、独立项目公司或城市公司总经理审批；（2）方案内容包括招标小组组成成员、招标推进方案、供应商资质等级要求、供货时间等；（3）独立项目公司工程副总或城市公司工程副总组织独立项目公司物资管理部或城市公司物资管理部、设计管理部、工程管理部、成本部对每种材料的产品原则上一年招标一次，形成质量、价格等战略采购体系。
【通用】采购管理用户手册.doc
目录采购管理 (2)1.1 采购标准业务流程 (2)1.2 采购暂估业务流程 (17)1.3 采购退货业务流程 (28)采购管理采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。
1.1 采购标准业务流程采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。
采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：采购申请单进入路径界面（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：采购申请单编辑界面（3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，如图所示：采购合同编辑界面（4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：采购合同下推订单界面（5）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】。
如图所示：采购订单编辑界面提示录入采购订单有三种方式，一种是下推关联方式，如上例所示；第二种是上拉关联方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头的“选单类型”处选择“合同（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出合同界面，将对应的合同选中双击，此时合同信息将回填采购订单相关字段，此方式实质上与第一种是同一种方式，只是操作方法不同；第三种是手工新增方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入所有信息。
采购管理系统操作手册
采购管理系统操作手册慈溪市联创软件有限公司2014年10月一、采购申请单前奏：物料需求计划—》MRP算(上接物料需求计划)后续：采购订单1.1新增执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-新增”路径，弹出如下界面操作说明：使用部门：按F7进行手工选择使用部门，双击就可以选进来；为必填项业务类型：物料属性外购的则为外购入库类型；物料属性为委外加工时则为订单委外，可以手工选择。
如果是物料需求计划跑出的需求订单，则根据物料属性需求生成相应类型单据；为必填项。
日期：默认取系统当前日期，可以手工修改；为必填项。
物料代码：可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改；为必填项。
物料名称：所选物料的名称，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
规格型号：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
数量：即当前物料按当前所选单位计量的申购数量，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，用户就按实际情况手工录入。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。
采购申请人：按F7进行职员选择，双击选进来；为必填项。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
结果如下图1.2维护执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-维护”路径，弹出如下界面操作说明：单据状态设定对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。
采购申请单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。
采购部操作手册
采购部操作手册采购部（1）采购订单：用户录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面（2）双击【采购订单-新增】，进入采购订单录入界面，录入供应商、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，（3）收料通知单：点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据，通知物控部收料注意采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。
而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。
（4）收到供应商发票采购发票：点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据，（5）将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，在“费用发票”页签下是关联的费用发票，点击【钩稽】的按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提示钩稽成功（6）备件的维修委外加工出库----委外加工入库---------委外核算（加工费）委外加工出库单：点击【供应链】—【仓存管理】—【领料发货】—【委外加工出库-新增】，进入委外加出库单编辑界面，手工录入日期、加工单位、物料代码、实收数量、收料仓库等信息，保存并审核单据，委外加入库单：点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【委外加工入库-新增】，进入委外加入库单编辑界面，手工录入日期、加工单位、物料代码、实收数量、收料仓库等信息，保存并审核单据，注意委外加工入库单不能由委外加工出库单关联生成，而要手工新增。
采购管理操作手册新
第二：采购管理操作手册第一章．系统概述《采购管理》是用友ERP－U8 供应链的重要产品，《采购管理》帮助用户对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算的完整采购流程，用户可根据自身实际情况进行采购流程的定制。
《采购管理》可以分为以下主要功能：设置：录入期初单据并进行期初记账，设置《采购管理》的系统选项。
供应商管理：用户可以对供应商资质、供应商供货的准入进行管理，也可以对供应商存货对照表、供应商存货价格表进行设置，并可按照供应商进行相关业务的查询和分析。
业务：进行采购业务的日常操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据、定义不同的业务流程，月末进行《采购管理》的结账操作。
用户可以查询《库存管理》的现存量，可以使用【远程应用】功能。
报表：提供采购统计表、采购账簿、采购分析表等统计分析的报表。
《采购管理》可以参照合同状态为生效态、性质为采购类、标的来源为存货的合同生成采购订单；提供同时参照多个合同生成采购订单功能，提供拆分合同记录生成采购订单功能，在采购订单及其后续关联的业务单据中记载并显示相应的合同号及合同标的编码等信息。
采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具体控制参见《合同管理》。
采购订单参照采购合同生成，在采购合同中，可以联查采购订单库存管理－采购管理《库存管理》可以参照《采购管理》的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到《采购管理》。
《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP 计划生成采购请购单、采购订单。
《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP 计划通过配额生成采购订单。
《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成发票。
《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的发票进行采购结算。
《采购管理》可以参照《库存管理》的出、入库单生成代管挂账确认单，同时代管挂账确认单可和发票进行结算。
采购管理模块操作手册
采购管理模块业务操作流程一、采购管理系统与其他系统的关系图：二、一般采购业务流程图三、采购管理模块主要业务类型分五类：第一类当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作；第二类当月采购发票未到月末作暂估的业务操作；第三类收到采购发票后冲回上月暂估的业务操作；第四类采购费用分配的业务操作；第五类特殊业务操作。
四、当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作应付帐款管理1、正式操作前应具备的条件：①合规的入库单:说明合格的条件？②合格的商业发票：说明合格的条件？③入库与发票核对一致2、操作步骤：（本业务共分七步）第一步填制外购入库单：首先点击【物流管理】→【采购管理】→【入库】→【外购入库单-录入】进入了外购入库单的界面。
（如图1）在外购入库单的界面中依次填列的下列栏目：<采购方式>选择现销或赊销、<供应商>选择具体的供货商名称（如北京轻联公司）、<日期>和<编号>选择入库单日期和编号、<收料仓库>录入相应的仓库、验收和保管录入相应的负责人名称，物料编码、实收数量、单价按物流部转来的入库单上的数据录入，填制上述栏目后点击保存并审核该单据。
（如图2、图3）本步骤规范化要求：供货商名称、单据编号、采购方式、由料仓库录入准确无误，及时审核单据。
供应商名称、单据编号的规范要求？图1图2图3第二步选择需生成发票的外购入库单：退出图3的界面，在图1的界面中点击【入库】→【外购入库单-查询】，进入条件查询的界面，在此我们输入相应的查询条件（或直接按回车），在外购入库单序时簿中可以找到已输入的单据。
（如图4-图5）第三步生成电子发票：选中需要生成发票的单据，点击下推菜单，选择生成购货发票（普通或专用）命令进入外购入库单生成发票的界面（在此我们选择的是生成专用发票）单击<生成>按钮可生成一张专用发票。
（如图5-图6）图4图5图6图7 第四步填制采购电子发票：在购货发票（专用）界面中，依次填写以下栏目：<采购方式>选择现销或赊销、<贷方科目>选择相应的会计科目，在此须注意由于我们生成的购货发票是由外购入库单自动生成的，单价会不准确，还须与实际的购货发票核对，如发现金额错误，必须手工对单价进行调整，经核对相符后点击保存按钮。
采购管理系统操作手册
采购管理系统操作手册慈溪市联创软件有限公司2014年10月一、采购申请单前奏：物料需求计划—》MRP算(上接物料需求计划)后续：采购订单1.1新增执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-新增”路径，弹出如下界面操作说明：使用部门：按F7进行手工选择使用部门，双击就可以选进来；为必填项业务类型：物料属性外购的则为外购入库类型；物料属性为委外加工时则为订单委外，可以手工选择。
如果是物料需求计划跑出的需求订单，则根据物料属性需求生成相应类型单据；为必填项。
日期：默认取系统当前日期，可以手工修改；为必填项。
物料代码：可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改；为必填项。
物料名称：所选物料的名称，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
规格型号：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
数量：即当前物料按当前所选单位计量的申购数量，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，用户就按实际情况手工录入。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。
采购申请人：按F7进行职员选择，双击选进来；为必填项。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
结果如下图1.2维护执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-维护”路径，弹出如下界面操作说明：???????? 单据状态设定对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。
采购申请单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。
采购的管理手册.doc
采购的管理手册.doc采购管理手册修订记录目录1．目的和适用范围 (5)2．采购职责 (5)3．采购流程与规定 (5)a)采购分工 (5)i.采购经理 (5)ii.采购工程师 (5)iii.采购专员 (5)iv.采购助理 (6)v.运输员 (6)b)采购权限 (6)i.审批权（单位：人民币） (6)ii.保密等级 (6)c)采购申请和紧急采购流程 (7)i.采购申请流程 (7)ii.紧急采购流程 (7)d)询价 (7)i.询价原因 (7)ii.询价流程 (7)e)合同要求和条款 (8)4．供应商选择和管理 (9)a)供应商的选择和认证 (9)i.供应商选择的原因 (9)ii.供应商认证流程 (9)b)供应商的管理 (10)i.供应商分级 (10)ii.供应商考核流程和优胜劣汰规则 (10)5．意见反馈和内部监督 (10)a)供应商意见反馈 (10)b)相关部门意见反馈 (11)c)内部监督 (11)附录：采购物流部门日常工作细则 (12)a)采购周、月计划的编制和实施 (12)b)供应商评估和考核 (12)c)供应商回访机制 (12)d)成绩考核机制 (12)e)奖惩机制 (13)1．目的和适用范围此文件旨在建立物品采购流程和供应商管理流程，确保公司所采购的物品满足质量要求，并保证供应、降低采购成本、合理优化库存与资金的使用。
公司除办公室用品外的物品采购，皆以此手册为准，详见附录。
2．采购职责采购人员负责归口采购业务的管理与实施，为各需求部门寻找物美价廉、高性价比的物品，合理保持库存量并努力减少库存。
采购人员代表公司行使采购权和供应商管理权。
3．采购流程与规定a)采购分工依据“供应商管理、采购执行、部门管理和内部监督不为同一人”原则和岗位责任制，分工如下；i.采购经理1.管理采购部门内部分工和制度流程，确保各项采购任务顺利完成；2.协调部门间的沟通和协作；3.向分管副总报告采购计划、进度并执行公司的决议；ii.采购工程师1.按照流程，组织和管理供应商的选择、评估、考核和更替；2.采购协议谈判；3.更新《供应商信息卡》和《认证供应商名录》；4.寻找和开发供应商；iii.采购专员1.编制采购计划；2.采购订单处理a)对于签署采购协议的供应商，根据协议内容，下单采购；b)对于没有签署采购协议的供应商，进行询价或价格谈判，通过审批后签署合同；c)追踪供货进度；d)处理紧急采购。
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采购管理操作手册第一章、使用说明1.1、适用对象本手册的适用对象为各公司所涉及到NC管理信息系统（以下简称“本系统”）采购业务的操作员。
使用本系统的操作员应当熟悉本岗位工作流程，具有日常办公应用计算机系统的一般技能，并经过本系统的操作培训且合格者。
1.2、业务流程说明根据对现有采购业务分析及未来组织架构及业务职能调整后对采购业务的规划，设置了如下五种采购业务流程。
详细描述如下：1、电站项目工程物资外部采购流程统一由对外采购电站相关工程物资时使用本业务流程2、固定资产外部采购流程各公司直接购买物资作为固定资产时使用该流程3、办公用品外部采购流程各公司购买办公用品时使用该流程4、工程、劳务采购流程由采购工程分包、劳务类（如绿化、保洁等）时使用本流程（EPC合同包含施工、设计、材料等也适用该流程）5、采购退货流程主要包括没有采购入库的退货流程和已经采购入库且发票结算，开红字发票进行退货的流程第一章、电站项目工程物资外部采购流程操作说明2.1、电站项目工程物资外部采购流程图2.2、采购订单在【采购订单维护】节点，通过【新增】—【自制】按钮，生成采购订单。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【采购订单维护】—【新增】—【自制】填写采购订单内容，确认无误点击【保存】采购订单上面注意以下信息：采购组织：发生采购业务的单位名称订单类型：此次采购的业务类型，如工程物资采购，固定资产采购等供应商：按实际选择采购供应商。
采购员：按实际维护采购员信息。
采购部门：选择好采购员后自动带出采购部门。
主数量：根据实际情况维护物料的采购数量原币含税单价：根据实际情况维护对应物料的采购含税单价。
上传采购合同附件系点击【附件管理】—【上传附件】—选择需要关联的采购合同，点击【打开】，上传完毕在附件操作界面下可以进行附件的删除，下载，移动等操作付款计划在采购订单维护界面录入付款协议采购订单审批后，可以通过【关联功能】—【付款计划】，查询采购订单的付款计划在采购付款计划界面，可通过【付款】节点，直接跳转付款单录入2.3、到货单在【到货单维护】节点，通过【新增】—【采购订单】按钮，参照采购订单生成到货单。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【到货单维护】—【新增】—【采购订单】在弹出的采购订单的筛选界面上面确认查询条件，过滤到货的采购订单。
注意筛选条件上面的以下内容：收货库存组织：收货单位的库存组织。
订单日期：下采购订单的日期范围。
收货仓库：选择到货单物料进入的仓库在采购订单生成到货单的转单界面上选择本次到货的采购订单，点击【确定】生成到货单。
在采购到货单上面确认好本次到货的数量、收货仓库，点击【保存】—【审批】按钮，到货单生效。
2.4、采购入库单在库存管理【采购入库】节点，通过【新增】—【到货单】按钮，参照到货单生成采购入库单。
操作步骤：【供应链】—【库存管理】—【采购入库】—【新增】—【到货单】在到货单的筛选界面上，选择相关筛选条件，筛选条件确认后点击【确定】按钮。
在筛选条件上面注意以下条件：库存组织：库存组织选择实际收货的组织。
到货日期：到货日期选择到货的时间范围。
在到货单生成库存采购入库单的转单界面上选择需要生成入库单的到货单，勾选后点击确定生产采购入库单。
在库存采购入库单的界面上维护好入库的相关信息后点击【保存】【签字】按钮。
在维护采购入库单的界面上注意以下内容：仓库：仓库管理员根据实际情况维护入库的仓库信息。
（如果到货单上面存在仓库信息，默认到货单上的仓库信息）实收数量：维护本次实际收货入库的数量。
注意若没有实收数量采购入库单签字按钮会为灰色不能签字。
2.5、暂估（系统自动暂估）库存采购入库单签字后系统自动生成暂估应付和暂估成本。
2.6、采购发票在【采购发票维护】节点，对收到票的入库记录，通过【采购入库单】按钮参照采购入库单生成采购发票。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【采购发票维护】—【新增】—【采购入库单】在采购发票查询库存采购入库单的筛选界面上选择相应的过滤条件。
过滤条件中注意以下内容：结算财务组织：选择实际结算财务组织。
入库日期：根据实际情况选择入库日期范围。
在库存采购入库单生成采购发票的转单界面上选择需要开票的库存采购入库单，点击【确定】生成采购发票。
在采购发票维护的界面上，确认发票的数量、无税金额、价税合计确认无误后在系统中点击【保存】【审批】按钮，采购发票审批后采购发票生效。
2.7、采购结算(系统自动结算)采购发票审批后，系统自动结算，冲减暂估应付和暂估成本，形成正式的应付和成本。
2.8、采购付款单采购付款时在系统中【付款单录入】节点，【自制】或者参照【应付单】生成采购付款单。
操作步骤：【财务会计】—【应付管理】—【付款单录入】—【新增】—【自制】或者【应付单】自制付款单，在付款单界面上维护付款的相关信息。
点击【保存】【审批】按钮。
在付款单上面确认财务组织、供应商信息、付款金额。
参照应付单生成付款单，在应付单的查询界面确认相关信息点击确定。
在筛选界面上注意一下内容：应付财务组织：选择实际应付组织。
单据日期：注意选择需要付款的应付单日期范围。
在应付单生成付款单的转单界面上选择需要付款的应付单，点击确定后生成付款单。
在付款单上，确认付款的金额。
确认无误后点击【保存】、【审批】按钮。
2.9、采购暂估单，采购发票，付款单生成凭证打开【单据生成】节点点击【查询】，输入查询条件，点击【确定】选择对应的单据点击【生成】，确认凭证无误，点击【保存】暂估凭证冲销暂估并生成正式应付凭证付款凭证2.10、采购暂估单，采购发票，付款单凭证删除，取消审核1.付款单凭证删除在【单据节点】，查询已经生成凭证的正式单据选择需要删除的凭证单据，点击【删除】在【单据生成】节点，点击【重算】按钮，可以看到正式单据变为临时单据，可以进行后续退回操作在【付款单】管理节点，选择需要修改的付款单据，点击【取消审批】、进行【删除】操作如果系统提示采购订单已经关闭无法取消审核，请在采购订单界面将相应的采购订单整单打开2.删除采购结算和采购发票首先删除应付单，打开【应付单管理】节点，输入【查询】条件，选择对应的应付单据，点击【取消审批】采购发票【取消传应付】操作，在【采购订票维护】节点，查询出对应发票单据，点击【取消传应付】即可采购结算单删除，在【结算单维护】节点，选择对应的采购结算单，点击【删除】取消采购发票，在【采购发票维护】节点，将相应的采购发票单据【取消审批】、【删除】操作采购入库单取消签字，打开采购入库单，选择对应采购入库单据，点击【取消签字】按钮，【删除】按钮到此，采购入库单，采购发票删除完成，凭证删除完成2.11、预付款和应付款手工核销打开【手工核销】节点点击【查询】，输入查询条件选择需要核销的预付款和预付款，注意借贷方金额必须一致，点击【核销】即可取消核销：在【手工核销】节点，点击【核销查询】，输入条件，点击【确定】勾选需要取消核销的记录，点击【取消核销】即可第一章、固定资产采购操作说明3.1、固定资产采购业务流程图3.2、采购订单在【采购订单维护】节点，通过【新增】—【自制】按钮，生成采购订单。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【采购订单维护】—【新增】—【自制】填写采购订单内容，确认无误点击【保存】采购订单上面注意以下信息：采购组织：发生采购业务的单位名称订单类型：此次采购的业务类型，如工程物资采购，固定资产采购等供应商：按实际选择采购供应商。
采购员：按实际维护采购员信息。
采购部门：选择好采购员后自动带出采购部门。
主数量：根据实际情况维护物料的采购数量原币含税单价：根据实际情况维护对应物料的采购含税单价。
3.3、到货单在【到货单维护】节点，通过【新增】—【采购订单】按钮，参照采购订单生成到货单。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【到货单维护】—【新增】—【采购订单】在弹出的采购订单的筛选界面上面确认查询条件，过滤到货的采购订单。
注意筛选条件上面的以下内容：收货库存组织：收货单位的库存组织。
订单日期：下采购订单的日期范围。
收货仓库：选择货单上物料进入的仓库信息在采购订单生成到货单的转单界面上选择本次到货的采购订单，点击【确定】生成到货单。
在采购到货单上面确认好本次到货的数量、仓库信息，点击【保存】—【审批】按钮，到货单生效。
3.4、采购入库单在库存管理【采购入库】节点，通过【新增】—【到货单】按钮，参照到货单生成采购入库单。
操作步骤：【供应链】—【库存管理】—【采购入库】—【新增】—【到货单】在到货单的筛选界面上，选择相关筛选条件，筛选条件确认后点击【确定】按钮。
在筛选条件上面注意以下条件：库存组织：库存组织选择实际收货的组织。
到货日期：到货日期选择到货的时间范围。
在到货单生成库存采购入库单的转单界面上选择需要生成入库单的到货单，勾选后点击确定生产采购入库单。
在库存采购入库单的界面上维护好入库的相关信息后点击【保存】【签字】按钮。
在维护采购入库单的界面上注意以下内容：仓库：仓库管理员根据实际情况维护入库的仓库信息。
实收数量：维护本次实际收货入库的数量。
注意若没有实收数量采购入库单签字按钮会为灰色不能签字。
3.5、转固单采购订单签字后才可以生成转固单，先选择需要生成固定资产的行，点击【关联功能】【生成转固单】在财务会计【采购转固单】节点，通过【查询】按钮，选择生成的转固单。
操作步骤：【财务会计】—【固定资产】—【采购转固单】—【查询】在转固单的筛选界面上，选择相关筛选条件，筛选条件确认后点击【确定】按钮。
在筛选条件上面注意以下条件：财务组织：选择实际收货的组织。
转固日期：到货日期选择到货的时间范围。
选择需要生成的单据，点击修改，选择资产类别等相关信息，点击【保存】、【提交】、【审批】。
在财务会计【资产增加】节点，通过【新增】—【采购转固单】按钮，参照到转固单生成资产卡片。
操作步骤：【财务会计】—【固定资产】—【资产增加】—【新增】—【采购转固单】在资产增加的筛选界面上，选择相关筛选条件，筛选条件确认后点击【确定】按钮。
在筛选条件上面注意以下条件：财务组织：选择实际收货的组织。
转固日期：到货日期选择到货的时间范围。
选择需要生成资产卡片的转固单，点击确定直接跳转到资产卡片界面，输入相关信息，保存即可3.6、暂估（系统自动暂估）库存采购入库单签字后系统自动生成暂估应付，固定资产不生成暂估成本。
3.7、采购发票在【采购发票维护】节点，对收到票的入库记录，通过【采购入库单】按钮参照采购入库单生成采购发票。
操作步骤：【供应链】—【采购管理】—【采购发票维护】—【新增】—【采购入库单】在采购发票查询库存采购入库单的筛选界面上选择相应的过滤条件。
过滤条件中注意以下内容：结算财务组织：根据实际情况选择结算组织。