文件与记录管理制度.doc
文件记录管理制度规范
文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。
本规范适用于本单位所有文件的管理工作。
二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。
2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。
3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。
三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。
2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。
3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。
四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。
2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。
五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。
2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。
六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。
2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。
七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。
2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。
八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
体系文件、记录管理考核制度
体系文件、记录管理考核制度一、引言体系文件和记录管理是组织内部管理的重要组成部分，对于确保组织的正常运转、提高工作效率和质量管理至关重要。
为了规范体系文件和记录管理工作，本文档旨在制定体系文件、记录管理考核制度，以便对相关工作进行评估和改进。
二、考核内容2.1 体系文件管理考核2.1.1 文档完整性 - 被考核部门/人员应确保体系文件内容完整、准确，并符合组织制定的标准和要求。
- 文档的更新和修改应及时进行，保持与实际运行情况的一致性。
- 文档应进行版本控制，能够清晰地追踪修订历史。
2.1.2 文档可访问性 - 被考核部门/人员应确保体系文件的存储位置明确、易于查找，并且能够被授权人员访问。
- 存储介质应进行备份，并能及时恢复文档。
2.1.3 文档培训和传递 - 被考核部门/人员应对新员工进行适当的培训，使其了解组织的体系文件和记录管理要求。
- 文档应及时传达给相关人员，确保他们了解并遵守相关要求。
2.2 记录管理考核2.2.1 记录完整性 - 被考核部门/人员应确保记录内容完整、准确，并按照组织规定记录的要求进行操作。
- 记录的编制和修改应及时进行，记录的填写要规范、清晰。
2.2.2 记录存档和保管 - 被考核部门/人员应确保记录按照规定进行分类、整理和归档，以便于查询和检索。
- 记录的存储介质应进行备份，并能及时恢复记录。
2.2.3 记录保密性 - 被考核部门/人员应确保记录的保密性，防止未经授权的人员查阅和获取。
- 合法使用记录，避免私自销毁或随意修改。
3、考核方法 ### 3.1 考核周期考核周期根据组织的实际情况设定，可以是季度、半年或一年。
3.2 考核方式3.2.1 文件抽查 - 抽查各部门/人员的体系文件，验证其完整性和准确性。
- 检查文件的存储位置和可访问性。
3.2.2 记录抽查 - 抽查各部门/人员的记录，验证其完整性和准确性。
- 检查记录的存档和保管情况，是否按照规定进行分类和整理。
特种设备文件和记录管理制度范本
特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
文件和记录管理制度
记录借阅登记表（R02—1）
序
记录名称
号
编 号 借阅 批准 借阅 归还 人 人 日期 日期
过期记录销毁记录（R02—2）
记录名 称 生成部
编号：
记录编 号 生成时
门 保存期 限 处理情况：
间 批准 人
执行 人
月日
见证 人
年
55记录151文件发放回收记录表r011252收文登记表r012353文件更改通知单r013454作废文件处理记录r01455受控文件清单r016文件发放回收记录表r0111文件名称文件编号受控号发放日期收文部门份数签收人旧文件回收人及回收日期备注收文登记表r0122收文日期收文编号来文单位原文字号文件标题份数每份张数收者签名领导批示处理意见领导签名主附文件更改通知单r0133编号
部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经 公司总经理审批后发布实施。 4.1.3 标识
公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格 式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统 一管理。 4.1.4 收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章 制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2 对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
编号：
印发日期：
作废
新文件执
文件
行日期
处理
方式
文件名称 页 章 修改内容（摘要） 更改 部门 分
码节
方式 负责 管
人领
导
作废文件处理记录（R01-4）
文件名 称
发放范 围
作废时 间
处理情况：
文件编 号
处理方 式
公司文档和记录管理制度
公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。
全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。
二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。
紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。
内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。
项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。
数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。
•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。
2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。
•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。
•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。
3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。
•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。
•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。
4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。
•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度1. 背景与目的文件与记录管理是任何一个组织正常运营所必需的重要环节。
通过建立文件与记录管理制度，可以确保组织的信息流畅、有序，并且方便对过去的决策和操作进行审查和评估。
该制度的目的是确保文件和记录的合规性、有效性和安全性，并提供良好的管理框架和指南，以确保信息的及时获取和更好的决策制定。
2. 适用范围该制度适用于本组织所有部门和员工，包括全体管理人员、办公人员和技术人员。
所有员工都有责任遵守本制度，并接受相关培训以确保规程的执行。
3. 文件与记录管理原则3.1 合规性和法规遵守所有文件和记录必须符合相关法规和政策要求。
本制度要求所有相关人员熟悉和遵守适用的法规，确保文件和记录的合规性。
3.2 保密性和安全性所有文件和记录都包含着组织的重要信息，因此必须对其进行保密，并采取适当的安全措施对其进行保护，以防止泄露或未经授权的访问。
3.3 管理与访问权限文件与记录应该根据需要进行分类和归类，并为其设定适当的管理和访问权限，以确保只有授权人员能够获取和修改这些信息。
3.4 保存与备份所有文件和记录都必须按照适用法规和组织政策进行保存和备份，以保证其长期保存和可恢复性。
3.5 版本控制对于涉及更新和修改的文件和记录，必须建立适当的版本控制机制，确保可追溯性以及历史版本的访问和比较。
3.6 规范化与一致性为了提高文件和记录的操作效率和一致性，本制度要求建立统一的规范和格式，制定标准模板和命名规则，并确保所有员工了解和遵守这些规则。
4. 文件与记录管理流程4.1 文件与记录的创建与登记•申请人将文件或记录的创建需求提交给文件管理部门；•文件管理部门对申请进行审查，并进行登记和编号；•文件或记录创建完成后，向申请人提供联机或纸质副本。
4.2 文件与记录的归档与存储•文件和记录必须按照分类和归类的要求，进行归档管理；•文件管理部门将文件和记录存储在指定的位置，并进行标识和分类。
4.3 文件与记录的访问与控制•仅有授权人员可以访问和修改文件和记录；•文件管理部门负责对文件和记录的访问权限进行管理与控制。
项目文件与记录管理制度
项目文件与记录管理制度1. 前言为了保证企业项目的高效运行和管理，确保项目文件和记录的准确性、全都性和安全性，订立本项目文件与记录管理制度。
本制度适用于企业内全部项目的文件和记录管理。
2. 文件分类与命名2.1 项目文件应依照肯定的分类进行管理，重要包含但不限于以下几类：项目计划与进度文件、需求文档、设计文档、测试文档、更改恳求文档、会议记录、培训记录、问题与缺陷记录等。
2.2 项目文件应采用规范的命名方式，命名规定应明确、简洁、易于识别和搜寻，并应避开包含特殊字符和空格。
2.3 文件版本管理应遵从递增的原则，每次修改或更新文件时，都需对文件进行版本标识，并依照肯定的格式记录版本信息。
3. 文件存储与备份3.1 项目文件应存储于特地的网络或服务器上，由专人负责维护和管理。
确保项目文件的安全性和可靠性。
3.2 项目文件应依照肯定的目录结构进行组织和存储，以方便查找和访问。
目录结构应合理划分，并依据项目的不同阶段进行细分。
3.3 对于紧要的项目文件和记录，应定期进行备份，并将备份数据存储于不同的地方，以应对可能的数据丢失和意外情况。
4. 文件审批与发布4.1 项目文件的审批应遵从肯定的流程和权限掌控，确保文件的准确性和合法性。
相关人员应对文件进行评审，并及时提出修改看法或审批决策。
4.2 审批过的项目文件应依照肯定的流程进行发布，确保各相关人员能够及时取得最新版本的文件。
4.3 发布的项目文件应供应明确的访问权限，并明确指定文件的有效期限。
过期的文件应及时进行更新或删除。
5. 文件更改与配置管理5.1 对于项目文件的更改，应依照肯定的流程进行管理。
更改恳求应经过评审和批准，更改后的文件应及时通知相关人员。
5.2 对于涉及配置项的项目文件，应进行配置管理。
配置项应明确记录和标识，并定期进行审查和更新。
5.3 文件更改和配置管理的记录应进行保管和归档，以备查阅和回溯。
6. 文件查阅与掌控6.1 对于项目文件的查阅，应建立明确的掌控机制，并依照肯定的权限进行管理。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。
适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。
三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。
3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。
3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。
4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。
五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。
5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。
5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。
5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。
特种设备文件和记录管理制度模版
特种设备文件和记录管理制度模版第一章总则第一条为了规范特种设备文件和记录的管理，提高特种设备管理的效率和质量，保障特种设备的安全运行，根据相关法律法规和规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有特种设备的文件和记录的管理，并应当与其他相关制度相配合执行。
第三条文件和记录的管理应当遵循公开、透明、规范、科学、便捷的原则，确保特种设备管理工作的顺利进行。
第四条文件是特种设备管理中用于记录、传达、存储、查询等的载体，包括各类文件、函件、备忘录、传真等。
第五条记录是特种设备管理中用于记录工作过程、事务资料、相关数据等的载体，包括巡检记录、维修记录、事故记录等。
第六条文件和记录的管理要求包括完整性、可读性、准确性、及时性、稳定性等，确保文件和记录的有效性。
第七条文件和记录的管理应当严格按照相关文件的要求执行，不得随意更改、删除、篡改。
第八条文件和记录的管理应当做到及时处理、归档、备份，方便后续的查阅和利用。
第九条文件和记录的查询应当便捷、快速，保证信息的准确性和完整性。
第十条文件和记录的保密工作应当做到严格控制，保护特种设备信息的安全。
第二章文件管理第一条文件的起草要求1. 文件的起草应当明确目的和内容，简明扼要，不得出现模糊、不清晰的表达。
2. 文件的格式应当规范统一，包括标题、正文、附件等内容，遵循统一的样式。
3. 文件的编号应当按照统一的编号规则进行，确保编号的可读性和唯一性。
4. 文件的签发应当明确责任人和时间，并盖章签字，确保签发的真实性和有效性。
第二条文件的传达要求1. 文件的传达应当选择适当的方式，包括纸质传递、邮件发送、电子文档传输等。
2. 文件的传达应当明确接收人和时间，并进行记录，确保传达的准确性。
3. 文件的传达应当及时，确保接收人能够及时阅读、了解文件内容。
第三条文件的存储要求1. 文件的存储应当分类归档，建立完善的文件目录体系，方便文件的查找和利用。
2. 文件的存储应当采用合适的介质，包括纸质文档、电子文档等，确保存储的稳定性。
质量体系文件和记录管理制度
质量体系文件和记录管理制度一、文件管理规定1.质量体系文件应由专门的文档管理部门负责管理，确保文件的完整性和准确性。
2.质量体系文件应定期进行审查和更新，以确保其与公司质量方针和质量目标的一致性。
3.质量体系文件应妥善保管，防止泄露和丢失。
二、记录管理规定1.质量记录应如实反映产品质量和过程控制的情况，为质量改进提供依据。
2.质量记录应按规定填写、保存，确保信息的准确性和可追溯性。
3.质量记录应定期归档，以备查验。
三、文件和记录的分类1.质量体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书等。
2.质量记录包括检验记录、生产记录、不合格品处理记录等。
四、文件和记录的编制、审核和批准1.质量体系文件的编制应由相关部门负责，经过审核和批准后方可发布。
2.质量记录的填写应按照规定的格式和要求进行，经过审核后方可归档。
五、文件和记录的存储、保管和处置1.质量体系文件应存储在专门的文档柜中，并定期备份以防丢失。
2.质量记录应存储在指定的档案柜中，并定期进行备份和销毁。
六、文件和记录的查阅和复制1.员工需要查阅或复制质量体系文件或记录时，应向文档管理部门申请，并经过批准后方可进行。
2.查阅或复制质量体系文件或记录时，应遵守公司的保密规定。
七、记录填写规范和审核要求1.质量记录的填写应按照规定的格式和要求进行，确保信息的准确性和完整性。
2.质量记录的填写人员应对所填写的信息负责，确保信息的真实性和可追溯性。
3.质量记录的填写完成后，应经过相关部门的审核和批准后方可归档。
八、质量体系文件和记录的修改和更新1.当质量体系文件或记录需要修改或更新时，应由相关部门提出申请，经过审核和批准后方可进行修改或更新。
2.修改或更新后的质量体系文件或记录应及时通知相关部门和人员，以确保信息的准确性和一致性。
文件和记录管理制度
1 范围本程序适用于xx集团总部各部门、分公司。
本程序规定了xx集团卓越绩效管理体系有关的所有文件和记录的管理要求，包括内部和外部文件。
2 定义2.1 文件指xx集团卓越绩效管理体系运行过程中所形成的全部文件。
2.2 记录指xx集团卓越绩效管理体系运行过程中形成的用于表明所取得的结果或提供完成工作证据的文件。
2.3 内部文件指xx集团自行编制的文件，包括管理手册、程序、作业文件及其他。
2.4 外部文件指外部相关方发布的与集团公司管理相关的文件，包括法律法规、通知公告等。
2.5 临时文件指xx集团各职能部门发布的用于临时事务的文件，如会议通知等。
3 职责3.1总裁负责管理手册及其他重要文件的审批。
3.2 分管领导负责职责范围内发布文件的审核或批准。
3.3 综合管理部3.3.1负责xx集团各职能部门以xx集团名义发布的行政类公文的审核、编号和发放控制，并按照《档案管理制度》进行档案管理。
3.3.2负责党务类公文的审核、编号和发放控制。
3.3.3负责团务类公文的审核、编号和发放控制。
3.3.4负责xx集团总部管理体系内公文以外所有文件的审核、编号和更改控制，并对各分公司文件实施备案管理。
3.6 总部职能部门负责本部门相关文件的编写、保管、更新、修订及档案移交等工作，并对外部文件进行识别和控制。
3.7 分公司根据xx集团总部体系文件，制定完善本公司的管理体系文件，做好文件管理工作。
3.8 文件管理员负责本部门具体的文件管理工作。
4 文件管理程序文件管理流程图如下：4.0 xx 集团卓越绩效管理体系文件结构及编号要求 4.0.1 文件结构外部文件识别 内部文件编写部门内审核 跨职能审核批准发布实施评审更新归档保存否监督检查内网公示征求意见4.0.2 编号要求除临时文件外，体系文件结构内包含的文件都需要统一编号，编号的要求为： 1) 管理手册2) 程序文件3) 公文管理手册程 序xx 集团总部公文 制度 内部标准 专业手册 分公司公文 作业指导 制度 外部文件 记录 外部文件 记录 临时文件临时文件第一层次：管理手册 QDJS- CX - XXX顺序号QDJS- SC - A/0版本号第三层次：作业文件第二层次：程序文件4) 制度5) 内部标准6) 专业手册7) 工法8) 外部文件沿用原编号，如需进行转化编写，按照上述要求进行编号。
技术文件和记录管理制度范文
技术文件和记录管理制度范文技术文件和记录管理制度一、前言为了规范公司内部的技术文件和记录管理工作，提高工作效率，增强信息共享，特制定本技术文件和记录管理制度。
二、管理目标1. 确保技术文件和记录的准确性和完整性；2. 规范技术文件和记录的存储和传递；3. 加强技术文件和记录的保密工作；4. 提高技术文件和记录的检索和利用效率。
三、适用范围本制度适用于公司所有部门的技术文件和记录管理。
四、技术文件和记录的定义1. 技术文件指包括技术说明书、设计方案、研究报告等各类与技术工作相关的文件。
2. 记录指对公司各项技术活动的记录和备忘，包括会议纪要、实验数据、测试报告等各类记录。
五、责任和权限1. 技术文件和记录的起草、审批和发布由技术部门负责；2. 备份和保管由信息管理部门负责；3. 文件和记录的检索和使用由相关部门负责；4. 丢失和泄密事件的处理由安全保密部门负责。
六、技术文件和记录的管理流程1. 技术文件的起草1.1. 技术文件的起草人根据工作需要和要求，准确记录相关信息。
1.2. 起草人应按照公司的格式和要求完成技术文件，确保文件的准确性和完整性。
1.3. 起草人需在技术文件上注明起草时间、版本号和作者等信息，并进行审查和确认。
2. 技术文件的审批和发布2.1. 技术文件的审批人负责对技术文件进行审核和批准。
2.2. 审批人应根据技术文件的内容和要求进行审查，并提出修改意见或建议。
2.3. 审批人通过内部邮件或会议等方式对技术文件进行批准。
2.4. 技术文件审批后，由技术部门负责将文件发布到公司内部的文件管理系统中。
3. 技术文件的存储和传递3.1. 技术文件的存储由信息管理部门负责。
3.2. 所有技术文件必须按照文件管理系统的要求进行命名和分类，方便检索和利用。
3.3. 技术文件应定期备份，确保文件的安全性和可恢复性。
3.4. 技术文件的传递应采用安全可靠的方式，如内部网络、加密文件传输等。
4. 技术记录的管理4.1. 技术记录的产生必须及时记录，并按照公司规定的格式进行整理和归档。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、总则为了规范企业的文件和记录管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特订立本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于本企业全部部门及员工。
三、文件管理 1. 文件分类（1）依据文件的性质、用途和保密级别进行合理分类；（2）常见文件分类包含合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等；（3）每个分类均设立相应档案室，明确存放位置。
2.文件命名规范（1）文件命名要简洁明白、具有代表性，以便快速查找；（2）应包含文件主题、日期和版本号，例如：“合同文件—20220101—v1”。
3.文件存储及归档（1）文件存储应采用网络共享硬盘或文件管理系统进行统一管理；（2）各部门应定期进行文件整理和归档，确保文件的完整性和保密性。
4.文件查阅与借阅（1）员工需要查阅文件时，应向文件管理员提出申请，经批准后方可查阅；（2）离开办公区时，应及时将借阅的文件归还，不得擅自带离公司。
四、记录管理 1. 记录的定义记录指各部门在日常工作中产生的各类信息、数据和报表等。
2.记录的备份与存储（1）各部门应定期对记录进行备份，并妥当保管备份数据；（2）记录的存储方式应符合信息安全要求，可以选择云端存储或离线存储。
3.记录的使用和保密（1）员工在使用记录时，应遵守信息安全规定，严禁泄露、窜改或擅自复制；（2）涉及机密和敏感信息的记录，应设置权限掌控，仅限授权人员可访问。
五、电子文档管理 1. 电子文档的归档（1）电子文档应依照文件分类进行归档，保持与实体文件的全都性；（2）电子文档归档应包含文件名、创建日期、修改日期、版本号等信息。
2.电子文档的备份（1）电子文档备份应定期进行，并保管在安全可靠的存储设备或云端服务中；（2）备份数据应定期测试还原，确保备份的有效性和完整性。
3.电子文档的传输和存储安全（1）对于紧要的电子文档传输，应采用加密方式保障传输安全；（2）电子文档的存储设备和云端服务应定期进行安全检查和防病毒更新。
文件记录及档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。
第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。
第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。
第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。
第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。
第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。
2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。
3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。
4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。
5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。
6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。
第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。
第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。
第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。
第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。
第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。
第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。
第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。
第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。
第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。
第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。
第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。
第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。
第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。
第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。
第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。
第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。
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文件与记录管理制度1
1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件,确保文件的有效性,并使公司各部门能合理地
获得并使用正确的文件。
2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度
以及外来文件或电子文件均属之。
（技术类文件由技术中心另行统筹管理）
3.定义：
3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。
4.工作内容：
4.1 文件制作:由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需
制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰,易于识别。
4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研
讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准,会签人员若有休假,则由上一级主管或
职务代理人签核。
4.3 文件编号:目前公司实施的文件按如下规则进行编号：
4.3.1 SF-JH-00 SF：生发简称JH：部门之稽核中心简称00：流水号
4.3.2技术类文件由技术部门进行编号；外来文件不予编号，由文管中心采用登记表进行登记
管理。
4.4文件版本管理:文件若有不合现状需修改、增订者,由提议部门填写《文件制订(修订)申请
单》,提出修订原因,交原拟案部门研讨修改,送上级主管批准,由文管中心进行修订、更换,文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。
为考虑节约成本,如修改内容较少时，文管中心根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录,修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。
4.5文件分发回收:
4.5.1 经会签发行之文件,由文管中心以《文件总览表》列帐管理,并依所需分发的部门,影印
相应分数,加盖“受控文件”章后发行。
4.5.2文件修订及废止时,旧版失效之文件应于新版文件颁布
发行时即刻回收。
旧版之原案由
文管中心加盖“作废暂留”章,并写上日期,加以保存,需与有效之新文件分开。
4.5.3 对外发行之文件,由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》,经制订部门主管签核,
呈总经理人员核准后,方可由文管中心登记入册、发行,失效文件不予回收。
4.5.4 外来文件分发:各部门如收到外来文件,应交由文管中心统一处理,登记于《外来文件登
记表》上,进行归档,如文件需分发至其它部门,由文管中心按实际需要,确定分发部门及份数,并做好签收记录,登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。
4.5.5 外来文件之更改:
4.5.5.1 外来文件变更:
①外来标准发行新版本且为本公司采用时。
②客户提供之规格、图样等变更时。
③技术参数发生更改时。
4.5.5.2 外来文件若有更改通知,则由文管中心在《外来文件登记表》上找出签收记录,在备注
栏内注明“更正”。
如有分发,依原部门重新分发,旧版文件收
回,销毁或盖作废章处
理。
4.5.5.3 技术资料发生局部更改时,由发文部门通知各接收部门,可在原分发资料上进行修改,
并在收发登记表上注明“更正”,将函文附于原件上。
4.6 文件增补发作业：
4.6.1 各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。
提出申请，并经其主管审核，副
总经理以上人员核准后，由文管中心发行。
4.6.2 若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。
提出补发申请，经审
查、核准后，由文管中心发行。
4.7 文件保存、销毁作业：
4.7.1 文件保存：
4.7.1.1 经颁布发行之全部原稿文件，由文管中心以《文件总览表》列账管理。
4.7.1.2 经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件
类别集中保管。
4.7.1.3 外来文件的保存：
①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。
②特殊机密文件由对应部门主管保存。
③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。
④计算机软件档案应备份保存。
⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。
4.7.2 文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。
背面如可
利用则进行利用，如不可利用则销毁。
文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。
其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。
如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。
4.8 文件管理：
4.8.1 文管中心：
4.8.1.1 文管中心设专人管理，以确保文件之正确使用。
4.8.1.2 经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。
4.8.2 使用部门：
4.8.2.1 分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。
4.8.2.2 现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。
4.8.2.3 非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。
4.8.2.4 使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。
4.9 文件借阅：当各部门有需要向文管中心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文
管中心备案，方可借阅文件。
如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。
4.10文件评审:
4.10.1文件制订初期,文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进
行统一研讨,待取得一致后该文件方可生效。
制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。
4.10.2文件修订时,修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审,
待取得一致后该修订内容方可生效。
4.11 电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。
4.12表格、记录管理：
4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。
为利
于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：
例：RS-001/A。
RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。
各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。
4.12.2标识、归口、编目、保存期限:
1) 空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件管理员统一归口管理。
文管中心文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限（保存期限由该记录的形成部门进行规定）。
2) 已填写的记录由规定的保存（发出与送达）部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口
管理。
在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。
3）各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。
4.12.3记录空白表格的使用和填写规定
4.12.3.1文管中心文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放
给使用部门。
4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情
况。
4.12.4管理、保护和过期处置
4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、
防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.12.4.2必要时，文管中心可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要。