接单员工作职责及注意事项

接单员工作职责及注意事项

1：接单

前提工作：

一，掌握公司产品结构（门芯、门套形状，门套类别以及线条款式。线条高度见报价表,防盗门\实木门）；

二，订单常识（客户报单是属于门洞尺寸还是门芯尺寸以及墙体厚度、颜色、线条搭配），订货单有详细说明。

三，合理预测特殊单据近期交货时间（如加急单，需与跟单员/钢木门-熊鑫、防盗门-高富莲沟通，让其知道，货物务必在下单要求时间完成）。

要求：

准确、详细。特殊情况，不能确定能否接单或者不能确定交货时间的需要与跟单（钢木门-熊鑫、防盗门-高富莲）、相关人员（厂长）沟通后及回复客户。2：交货时间提醒：

我们现在生产情况：1、钢木门5-6天；2、防盗门9-10天；3、实木门10-15天。

加急单情况：1：钢木门4-5天；2：防盗门7天；3：实木门7天。加急情况需要特殊处理以及要让跟单员知道。

遇到加急单，防盗门需要过问厂长，厂长定时间，定好时间再与客户沟通。

接单人员需要提前2天提醒跟单员加急货物，让其追单，确保及时发货，让客户满意。

出货如遇到困难，生产部门尚不能交货的，跟单员及时反馈办公司，接单员好与客户解释并告知交货时间，第3天还不能发货的, 办公室将会采取口头通知跟单员，客户损失将由其承当，严重的将让其自行接手操作（公司还会采取对本人的惩罚）

3：争议处理

价格、产品自身质量,价格问题方面争议，先做记录随后通知区域业务员或者生产厂长处理，价格方向必须依照我们公司制定的价格方针，接单人员不得随意变动，防止一些狡猾客户放烟雾弹。

4：对于新客户的保存（办公室）

留档：业务员带来的新客户或者是自行找上本公司订货、初次合作的都需要及时记录电脑留档（统一转交给代丽芳）,名字、地址、电话一样都不能少。

新客户订样品或者是初次来订门的客户需要与业务员联系下，让其知道情况。（有些地州是独断经营的）。【还有五金需要问客户需要否】

新客户在发货之前需要给其准备价格表（办公室）以及样本资料（发货人员），产品小样\订货单一次到位，免得出现收到货没有样本订门。

5：客户反应的问题及时记录，能当场解决的就一次到位，自身解决不了就主动请示各生产厂长，第一时间解决。【催厂长,让其知道客户问题需要第一时间给于回复】------作记录。

6：开单人员

细心做好每一次的开单工作，细心检查，与任务单相对应，以免出现数量、价格上的差错，带来不必要的纠纷。开单过程中遇到不明白的主动询问。(重点)

7：对于订单上一个客户出现2种不同类别的门的时候，需要及时分开书写，以免给下单带来混乱。

8: 保护经销商----遇到新客户（包括私人购买）不主动告诉价格，先了解情况（地理位置），再把经手该地区的业务员号码报给客户，让业务员操作。私人购买的就需要在原来的基础上增加一些价格。钢木门400元/套（大洛阳社区那边），防盗门在原基础上增加50元/平方、实木门复合烤漆980元/套，复合1080元/套。

售后服务

客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。

客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产，补单生产再送货。

还有采用相互让步的折扣法

有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢.