问题无大小 工作无小事——兼谈如何做好办公室工作

问题无大小工作无小事——兼谈如何做好办公室工作办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。

任务千头万绪，工作千辛万苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。

每个人都会犯错误，对于办公室从事具体管理事务的人员来说，不犯错误是不可能的。

但是，我们不能在同一个地方不断犯错，这就要求我们不能忽略一些不起眼的小问题。

千里之堤，溃于蚁穴，要想提高综合办公室的管理水准，就不能只重视“线”和“面”，而忽视了“点”，“点”真正完善了，“线”和“面”就简单了。

因此，要想避免办公室工作在细小问题上不出差错，就必须从小事抓起，从基础做起，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。

按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，坚持“办公室里无小事”的工作理念，形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办”的工作格局，以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作，带动和促使机关整体工作质量和水平的提高。

小问题之大管理，从个人来说，要树立“活电脑”形象。

办公室的特殊性质要求在此岗位上的每位办公人员都必须具备较高的综合素质。

一是知识要广。

要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科学、前沿知识都要有所涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。

二是信息要灵。

办公室人员要成为信息灵通人士，对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。

三是情况要熟。

办公室人员要做“有心人”，注意搜集整理各层面的情况，成为领导的“资料库”。

对兄弟县市好的经验和做法，注意搜集总结，并结合实际加以吸收利用；对本地本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等要掌握具体，能够熟记在胸，做到心中有数。

四是反应要快。

坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影。

对领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事特办，今日事今日结，不推诿扯皮，不拖拉散漫。

小问题之大管理，从机关来说，要规范办公流程。

要处理好细节问题，党政办公室就必须在文书传送、文件制发、会务工作、档案管理、印章管理等工作职责和管理制度上标准化、规范化、制度化，以各项制度规范保障机关运行。

文件收发管理制度文件收发、管理工作是各级党政机关的一项经常性、基础性工作，是传递党和国家政令以及有关信息的一条重要途径，在上传下达、沟通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。

做好文件收发、管理工作，对确保党政机关工作有序、高效运行，具有重要意义。

为加强开发区党政机关文件收发、管理工作的科学化、制度化、规范化，提高文件制发效率，保证文件质量，经党政办研究，决定对文件制定、审核校对、签发程序及来文办理予以规范，特制订本方案。

一、总体要求（一）文件收发、管理工作在党政办公室主任的领导下进行。

（二）党政办应确定专职人员担负文件收发、管理工作。

担负文件收发、管理工作的人员，应当具有高度的工作责任心和全心全意为人民服务的奉献精神，具有严谨细致、热情周到、雷厉风行的工作态度和作风，具有一定政策理论水平、文化素养，以及组织观念和保密意识强的共产党员或共青团员。

（三）党政办公室应配备专门用于收发和保管文件的铁质档案柜。

（四）文件收发、管理工作总的要求是准确、及时、安全、保密。

文件管理人员必须严格按公文处理的有关法规和领导的批示办事，优质高效地搞好服务。

二、收文办理文件管理人员应每日登陆党政网、开发区邮箱、省、襄阳发改委开发区管理处网站及楚都宜城网，每日到值班室收取信件、快递、包裹，连同收到的外单位送达本机关的文件（包括电报、机要信函、传真件、内部刊物，下同）要认真做好签收、清点、登记、拟办、分发、传阅、收集、归档等工作。

1、签收。

文件管理人员接收到文件时，首先应对文件进行初审，认真清点核对。

初审的内容是：（1）文件是否多头主送、行文是否规范；（2）文件的字号、份数、密级、起止号与发文通知是否一致；（3）检查文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象。

发现问题，要与来文机关或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法，及时解决。

2、登记。

配臵专门的收文登记本，文件管理人员对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。

登记的项目是：收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数、文件起止号、文件的阅读传送范围。

需要分送的还应登记分送的对象或范围。

收文登记本应视同机要件保存。

3、拟办。

根据收文是只需传阅的文件，还是需要办理的文件，分别印制不同的收文处理单。

文件管理人员根据文件性质附上相应的收文处理单后，第一时间呈党政办主任，党政办主任就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在文件处理单上，连同文件一并报办公室分管领导审定。

此项工作应当在24小时内完成，保证当天的文件当天处理，紧急文件必须马上向领导汇报并处理。

4、传阅。

党政办主任提出的拟办意见经分管领导审示后，文件管理人员应严格按照领导批注的意见（或已有的规定和惯例）及时、准确地呈班子成员传阅。

传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。

呈文顺序一般自下而上，特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。

班子成员在阅读或处理完文件后应在收文处理单上署名，并签署阅文日期。

5、办理。

一般情况下，公文要先传阅，特殊情况下，边签边办，提高办公效率。

传阅文件当天下班之前必须收回，特殊公文要按时限要求办理，“特急”电报应在24小时内办理完毕。

对领导阅文时作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。

要随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误，注意按照文件办理时限要求督促经办人员，坚持催阅（退）制度。

6、收回。

对已处理完毕的文件，文件管理人员要及时收回，并在回收时检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。

7、归档。

对需要归档的文件，要按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

8、清退。

做好文件清退工作，每日查对、每月清点、年终清查，发现缺少，及时查找。

三、发文办理文件制发应在机关领导人或办公室负责人的主持、指导下进行。

一般来说，综合性文件由党政办公室起草；某一方面工作的文件由相应的职能部门代拟文稿；重要文件由各部门分管领导或主要负责同志亲自主持起草。

起草公文要严格遵循党的方针政策、上级有关文件精神和区领导的指示，对公文的准确性和可行性负责。

（一）普通文件处理起草人草拟文件（电子文档拷贝到党政办）——部门负责人初核（对内容进行把关）——分管领导修改（文稿合法性审核及字、词、句的规范）——党政办核稿（文字、文种、格式等校对）——领导签发（涉及全局性的重要文稿，由党政办主任审核、签字后，呈主要领导审定；党政办常规文件，由副主任审核、签字后，呈主任审定。

）——党政办负责制作打印（编号、登记、排版、用印等）——发文（文件制作好后，党政办工作人员通知草拟文件人领取文件并分发，若重要文件则由党政办统一分发）——存档（领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档）。

文件签发和制作时间：3—5天。

（二）急件文件处理时间较紧的文件，草拟文件人直接请领导签发。

若签发领导不在单位或在外出差，不能及时送到领导手中审签，但草拟文件人必须在电话里征得领导同意后，党政办工作人员才能办理，事后请签发领导补签后存档。

文件签发时间：根据事情的轻重缓急。

文书档案管理制度一、文件的收集归档（一）按照集中统一管理的原则，凡送本单位所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由党政办指定专人实行规范管理，以达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

（二）其他科室在接收到相关文件时必须先交党政办，由党政办负责统一登记、编号，呈送领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。

文件传阅完毕后，一般由党政办保存，相关科室保存复印件。

（三）外出开会或从上级机关带回的文件，及时交党政办专人进行登记入档保存。

（四）所有科室需要送出文件，必须先交由党政办进行送出公文登记，并复印一份留存。

如若其他科室没交由党政办进行登记留存而直接送走，造成文件遗漏、缺失的，由相关科室负责。

（五）党政办于次年9月底前，要完成上一年度所有文件、档案及各种资料的分类登记、整理装订、入档保存工作。

每年归档的文件材料原则上要求必须是原件。

（六）档案保管期限分为永久、30年、10年，档案管理人员应依据市档案局等业务主管部门要求，实施分类管理。

对保管期限已满的档案，依据有关规定进行鉴定销毁。

（七）档案管理人员应认真做好档案室的防盗、防火、防湿、防虫、防毒、防尘等工作。

二、文件借阅（一）档案借阅要求在办公室内查看，若有关人员因工作需要需借出使用，文件管理人员应根据文件的阅读传达范围，请示主管领导，经批准后方可借阅。

秘密文件不得外借。

（二）借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、借阅人所在单位名称、文件字号、密级、份数、份号，同时确定归还时间。

（三）文件管理人员要及时收回借出的文件。

对于归还的文件，要认真检查，发现损毁、涂改，应追究借阅者的责任。

三、文件的清退、销毁。

文件管理人员每年要对上年度的文件进行清理，对上级机关下发的密级文件，要按市委保密局的要求及时清退并写出书面报告。

对上交、归档以后余留的文件，要进行登记整理，经有关负责人批准后，到指定的地方销毁，两人以上监销。

四、严格遵守保密纪律。

各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由档案管理人员专人负责管理，保守秘密。

需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过一定方式彻底销毁。

印章管理制度一、党工委、管委会印章由党政办公室专人管理。

其他业务章由部门负责人保管或指定专人保管。

二、印章平时存放在专用柜中，随用随取，用毕放回并上锁。

三、建立用印登记簿，对印章使用情况进行登记备查。

其内容包括：用印时间、批准领导、内容、份数、经办人员及使用人员签字。

对各类用章文件要复印一份，妥善保管。

四、印章应在办公室内使用并由专管人员亲自用印。

印章保管人因故离开工作岗位，应向分管领导请假，分管领导应指定印章临时保管人，并监督好交接工作。

五、用印审批：使用党工委、管委会印章必须经党工委、管委会领导批准。

经领导签批的文件盖章，按签批的要求办理；其它事项盖章，可经领导签字或口头批准。

一般情况使用印章均须主要负责人批准，特殊情况也可由主要负责人授权办公室主任审批。

其他业务印章可经部门负责人批准。

六、印鉴不准外借或授托外单位使用。

七、不得随意携带印章外出办事，特殊情况须带印鉴外出使用，必须由办公室主任、副主任专人保管使用，并严格登记手续。