第三章 会议筹备阶段的会务操作 讲解
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3. 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证 件应当用不同的颜色和字体相区别。
4. 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。 5. 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等
必要的地方放置台签式姓名卡片。
6. 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如， 庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜 庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。
第三章 会议筹备阶段的会务操作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 布置会场
本章要点与要求
• (一) 本章要点 • 拟定会议计划 • 拟定会议议程、日程
与程序 • 制发会议通知 • 准备会议材料 • 制作会议证件 • 布置会场
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠 道。制发会议通知是会前准备的重要环节。
• 二、会议通知的内容 • 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大
项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、 地点、参加对象等事项。
三、会议通知的种类与方式
• 1．按通知的形式可分为： 口头通知和书面通知
• 2．按通知的性质可分成： 预备性通知和正式通知
讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：
• 肯定会议的重要性； • 评价过去的工作； • 点出当前值得注意的问题； • 指明今后的方向和目标； • 评价会议中心议题； • 提出原则性的意见，向大会提出希望。 • 就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。
4．闭幕词： 闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位
2．会议经费预算的原则
• （1）科学合理 • （2）总量控制 • （3）确保重点 • （4）精打细算 • （5）留有余地
3．会议经费的筹措途径
• （1）行政事业经费划拨 • （2）主办者分担 • （3）与会者分担个人费用 • （4）社会赞助 • （5）转让无形资产使用权
案例分析
• 1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新 闻发布会
张贴式会议通知
第四节 准备会议材料
一、会前需准备的会议材料种类
（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文 件、上级指示文书、本次开会起因文书等。
（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、 经验介绍材料等。
（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、 表决程序等。
（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来 信和各类来访等的书面材料。
举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议 所作的总结性讲话。
一般来说，闭幕词主要包括以下内容： • 对会议完成任务的概括 • 对会议的评价 • 对服务部门与人员的感谢
四、起草会议报告、决议草案
• 会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向 权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
• 会议报告的内容主要包括： • （1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中
二、会议证件的作用
（1）表明会议期间各种人员 的身份，便于接待和会场的管理 。
（2）便于代表之间的相互辨 认和联系、交流。
（3）凭证出入会场，保证会 议安全。
（4）便于统计出席人数。 （5）给与会者留作纪念。
三、会议证件的种类
• 会议证件是会议举行期间供与会人员与 工作人员以及其他相关人员佩戴使用的 证件。
案例分析
• 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
• 2.课堂练习示例：百度文库• （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节 拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排 顺序，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固 定下来，反映议题的主次、轻重、 先后。
二、会议日程
• 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
• 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各 项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会 议的效率。
三、会议程序
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。
• （三）制订会议预算
（一）成立会务工作机构
• 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。
• 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资 料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
• 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；
• 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；
• 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。
案例分析
• 1.引入案例：秘书李婷的困惑 • 2.课堂练习示例： • （1）天瑞公司杂乱的会议资料 • （2）在中国国际××展览会开幕式上的讲话 • （3）祝酒词 • （4）××市人大会议闭幕词
第五节 制发会议证件
一、会议证件的概念
• 会议证件是表明与会议直接有关人员身 份权利和义务的证据。
• 一般来说，制发证件只限于大型会议或 重要会议，而通常的小型会议，不必制 发证件。
画像、标语口号。 • 5. 视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)
板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、 光盘、同声翻译系统等等。
三、准备领导发言稿
1．开幕词 开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会 议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的 重要讲话。 开幕词的内容包括以下几个方面：
• （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用 电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴 会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2005年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2006年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
• 包括出席证、列席证、旁听证、来宾证 （或嘉宾证）、记者证、工作证、随从 证、保安证、配偶证、签到证等。
四、会议证件上的内容
• 1．会议名称，必须写全称 • 2．会徽 • 3．姓名 • 4．照片 • 5．证件种类 • 6．组别或代表团名称 • 7．证件编号 • 8．会议日期
五、证件的样式与制作
五、准备会议材料的要求
• 1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后， 开始准备。
• 2．认真校对会议文件 • 3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在
文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字 样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人 员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的 情况。 • 4．分发重要文件一般要编号、登记。 • 5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退 回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
• (二) 本章要求 • 了解会议计划的制作
• 掌握制定会议议程、日 程与程序
• 掌握会议通知的基本写 法
• 能够给领导写发言稿
• 了解会议证件的种类与 基本制作方法
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
• 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务
和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保
密工作。
（二）制订会议预算
• 1．会议经费的的构成 • （1）交通费用 • （2）会议室费用 • （3）住宿费用 • （4）餐饮费用 • （5）旅游费用 • （6）设备视听费用 • （7）宴请及演出费用 • （8）培训费或讲演费 • （9）预计外支出
• 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先 后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与 会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺 序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。
• 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活 动，一般只制定会议程序。
会议议程、日程和程序的关系
• 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先 后顺序的安排。它们之间的区别在于：
• 1．佩戴在与会者身上的证件 • 2．台签式的姓名卡片（“桌签”） • 3．坐签式的姓名卡片（“坐签”）
六、证件设计注意事项
1. 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女 士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
2. 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉 宾等与会者的不同身份。
• 标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。 • 日期：用圆括号标于标题正下方。 • 称谓：“女士们，先生们”、“同志们”、“各位
来宾”等。 • 正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主
要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。
2．祝酒词
祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表 的讲话。
• 祝酒词的写法
开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分 根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主 人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追 述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历 史，还可以展望未来。结尾可用“让我们 为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表 达礼节性的祝愿。
3．讲话稿
• 讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表 现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补 充报告。
• 3．按通知的名称分为： 会议通知、邀请信(函、书)、请柬、
海报、公告等
四、会议通知的内容
• 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十 “通知”。第二种，只写“会议通知”或“通 知”。
• 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 • 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主
题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要 时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线 路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他 事项。
• 4．落款与日期。写明主办单位的全称，并注明 发出通知的日期。
五、会议通知的发出
• （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接 到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时 到达会议场所为宜。
• （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可 夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、 电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能 及时回复。
心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写 为“×××在××工作会议上所做的报告”。 • （2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标 于作者之下)。 • （3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。 • （4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工 作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论 的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。
（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、 证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
二、准备会议物品和设施
• 1. 常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。 • 2. 印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印
机等等。 • 3. 会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、
卫生用具、安全通道、消防设施等等。 • 4. 会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、
4. 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。 5. 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等
必要的地方放置台签式姓名卡片。
6. 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如， 庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜 庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。
第三章 会议筹备阶段的会务操作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 布置会场
本章要点与要求
• (一) 本章要点 • 拟定会议计划 • 拟定会议议程、日程
与程序 • 制发会议通知 • 准备会议材料 • 制作会议证件 • 布置会场
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠 道。制发会议通知是会前准备的重要环节。
• 二、会议通知的内容 • 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大
项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、 地点、参加对象等事项。
三、会议通知的种类与方式
• 1．按通知的形式可分为： 口头通知和书面通知
• 2．按通知的性质可分成： 预备性通知和正式通知
讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：
• 肯定会议的重要性； • 评价过去的工作； • 点出当前值得注意的问题； • 指明今后的方向和目标； • 评价会议中心议题； • 提出原则性的意见，向大会提出希望。 • 就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。
4．闭幕词： 闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位
2．会议经费预算的原则
• （1）科学合理 • （2）总量控制 • （3）确保重点 • （4）精打细算 • （5）留有余地
3．会议经费的筹措途径
• （1）行政事业经费划拨 • （2）主办者分担 • （3）与会者分担个人费用 • （4）社会赞助 • （5）转让无形资产使用权
案例分析
• 1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新 闻发布会
张贴式会议通知
第四节 准备会议材料
一、会前需准备的会议材料种类
（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文 件、上级指示文书、本次开会起因文书等。
（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、 经验介绍材料等。
（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、 表决程序等。
（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来 信和各类来访等的书面材料。
举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议 所作的总结性讲话。
一般来说，闭幕词主要包括以下内容： • 对会议完成任务的概括 • 对会议的评价 • 对服务部门与人员的感谢
四、起草会议报告、决议草案
• 会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向 权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
• 会议报告的内容主要包括： • （1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中
二、会议证件的作用
（1）表明会议期间各种人员 的身份，便于接待和会场的管理 。
（2）便于代表之间的相互辨 认和联系、交流。
（3）凭证出入会场，保证会 议安全。
（4）便于统计出席人数。 （5）给与会者留作纪念。
三、会议证件的种类
• 会议证件是会议举行期间供与会人员与 工作人员以及其他相关人员佩戴使用的 证件。
案例分析
• 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
• 2.课堂练习示例：百度文库• （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节 拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排 顺序，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固 定下来，反映议题的主次、轻重、 先后。
二、会议日程
• 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
• 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各 项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会 议的效率。
三、会议程序
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。
• （三）制订会议预算
（一）成立会务工作机构
• 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。
• 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资 料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
• 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；
• 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；
• 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。
案例分析
• 1.引入案例：秘书李婷的困惑 • 2.课堂练习示例： • （1）天瑞公司杂乱的会议资料 • （2）在中国国际××展览会开幕式上的讲话 • （3）祝酒词 • （4）××市人大会议闭幕词
第五节 制发会议证件
一、会议证件的概念
• 会议证件是表明与会议直接有关人员身 份权利和义务的证据。
• 一般来说，制发证件只限于大型会议或 重要会议，而通常的小型会议，不必制 发证件。
画像、标语口号。 • 5. 视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)
板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、 光盘、同声翻译系统等等。
三、准备领导发言稿
1．开幕词 开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会 议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的 重要讲话。 开幕词的内容包括以下几个方面：
• （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用 电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴 会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2005年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2006年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
• 包括出席证、列席证、旁听证、来宾证 （或嘉宾证）、记者证、工作证、随从 证、保安证、配偶证、签到证等。
四、会议证件上的内容
• 1．会议名称，必须写全称 • 2．会徽 • 3．姓名 • 4．照片 • 5．证件种类 • 6．组别或代表团名称 • 7．证件编号 • 8．会议日期
五、证件的样式与制作
五、准备会议材料的要求
• 1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后， 开始准备。
• 2．认真校对会议文件 • 3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在
文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字 样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人 员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的 情况。 • 4．分发重要文件一般要编号、登记。 • 5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退 回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
• (二) 本章要求 • 了解会议计划的制作
• 掌握制定会议议程、日 程与程序
• 掌握会议通知的基本写 法
• 能够给领导写发言稿
• 了解会议证件的种类与 基本制作方法
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
• 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务
和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保
密工作。
（二）制订会议预算
• 1．会议经费的的构成 • （1）交通费用 • （2）会议室费用 • （3）住宿费用 • （4）餐饮费用 • （5）旅游费用 • （6）设备视听费用 • （7）宴请及演出费用 • （8）培训费或讲演费 • （9）预计外支出
• 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先 后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与 会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺 序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。
• 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活 动，一般只制定会议程序。
会议议程、日程和程序的关系
• 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先 后顺序的安排。它们之间的区别在于：
• 1．佩戴在与会者身上的证件 • 2．台签式的姓名卡片（“桌签”） • 3．坐签式的姓名卡片（“坐签”）
六、证件设计注意事项
1. 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女 士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
2. 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉 宾等与会者的不同身份。
• 标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。 • 日期：用圆括号标于标题正下方。 • 称谓：“女士们，先生们”、“同志们”、“各位
来宾”等。 • 正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主
要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。
2．祝酒词
祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表 的讲话。
• 祝酒词的写法
开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分 根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主 人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追 述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历 史，还可以展望未来。结尾可用“让我们 为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表 达礼节性的祝愿。
3．讲话稿
• 讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表 现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补 充报告。
• 3．按通知的名称分为： 会议通知、邀请信(函、书)、请柬、
海报、公告等
四、会议通知的内容
• 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十 “通知”。第二种，只写“会议通知”或“通 知”。
• 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 • 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主
题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要 时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线 路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他 事项。
• 4．落款与日期。写明主办单位的全称，并注明 发出通知的日期。
五、会议通知的发出
• （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接 到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时 到达会议场所为宜。
• （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可 夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、 电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能 及时回复。
心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写 为“×××在××工作会议上所做的报告”。 • （2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标 于作者之下)。 • （3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。 • （4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工 作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论 的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。
（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、 证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
二、准备会议物品和设施
• 1. 常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。 • 2. 印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印
机等等。 • 3. 会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、
卫生用具、安全通道、消防设施等等。 • 4. 会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、