免费—Excel-第一章 基础篇

第一章基础篇

本章提要：本章主要介绍Excel的基本操作，Excel的版本为2003版，主要对菜单、工具栏、表单（数据表）和单元格的操作进行相关介绍。在进行本章节讲解之前，先说明一下，在安装Excel2003时，尽可能进行完全安装，便于后续加载Excel内部控件和组件。

第一节菜单操作介绍

菜单栏是指Excel中具有【文件】、【编辑】等文字的一行，截图如下：

下面对菜单栏的每个菜单进行逐一讲解。

一、文件菜单

文件菜单如下：

（1）点击【新建】在窗体右边会显示如下所示界面：

在这里，我们会经常用到三个功能，第一个是【空白工作薄】，功能是新打开一个空的Excel工作簿；第二个是【根据现有工作簿】，功能是你已经有一个Excel工作薄，在这里你可以找到相关文件并打开；第三个是【本机上的模板】，功能是随着Excel 安装的在安装包内装到本机上模板（效果请见“Excel课件\基础篇\文件\新建.gif”）。（2）点击【打开】会出现如下对话框：

在文件类型中可以看到多种打开的文件类型，点击下拉框即可以看到（效果请见

“Excel课件\基础篇\文件\打开.gif”）。

（3）点击【关闭】，直接关闭当前Excel工作簿。

（4）点击【保存】，将当前Excel工作簿保存到原有相应的位置。

（5）点击【另存为】，将当Excel工作簿通过选择路径保存到相应的位置，其实新建Excel工作簿后第一次点击【保存】和点击【另存为】的效果是一样。

（6）点击【保存工作区】，工作区文件的扩展名：xlw，第一次未完成任务时，保持所涉及文件打开状态并排好窗口，点文件-保存工作区，在文件名文本框写一个易记的名字，选择一个易记的保存路径，下次接着完成任务时，只要打开这个工作区文件，所涉及的所有文件都被打开，并且按保存时方式排列窗口（效果请见“Excel课件\基础篇\文件\保存工作区.gif”）。

（7）点击【文件搜索】，其主要功能类似于Windows的“搜索”功能，但是选项相对比较自由（效果请见“Excel课件\基础篇\文件\文件搜索.gif”）。

（8）点击【权限】，会有相应的设置，但是需要下载相关的模块。

（9）点击【页面设置】，会有如下对话框：

首先是【页面】选项页，在这里有打印纸张方向的选择，打印缩放比例的选择，打印纸张大小选择，打印质量选择（默认600点/英寸），起始页码选择，点击【选项】出现打印机的相关选项，如下图所示：

当点击【打印预览】时，会出现当前Excel工作表的预览状态，当点击【打印】时，会出现打印对话框，截图如下：

在【名称】中，可以选择打印机，【打印范围】默认是全部，也可以打印工作表中任意连续的页码范围；【打印内容】默认为选定工作表，也就是当前工作表，也可以是【选定区域】或【整个工作簿】。打印份数为可输入相关的份数数字。

其次是【页边距】选项页，截图如下：

在这里可以修改打印时纸张页外边界上下左右的空白区域，同时可以修改页眉和页脚的高度，打印时有【居中方式】选择，此时打印机会按照选定模式进行打印。

第三是【页眉/页脚】选项页，截图如下：

页眉和页脚可以在相关的下拉框进行选择，也可以点击自定义进行设置（效果请见“Excel课件\基础篇\文件\页眉页脚.gif”）。

第四是工作表，截图如下：

在这里可以设置【打印区域】，设置打印区域以外的将不被打印，打印标题如果设置，可以在每一页打印标题行，打印相关的标题列，打印选项可以自行选择，打印顺序有两个选项。

（10）点击【打印区域】会有两个选项，一个是设置打印区域，另一个是取消打印区域，设置打印区域之前一定要先选择相关区域，再进入菜单进行设置（效果请见“Excel 课件\基础篇\文件\打印区域.gif”）。

（11）【打印预览】和【打印】参见页面设置介绍。

（12）点击【发送】，会有很多选项，常用的是将其以Outlook邮件规则进行传送。（13）点击【属性】，截图如下;

在这里，常用的是【常规】选项页内容，他可以看到存盘位置和修改、创建和存取时间。

（14）在【属性】下边会有最近打开的Excel工作薄文件。

（15）点击【退出】，则会退出Excel所有文件。

二、编辑菜单

编辑菜单截图如下：

（1）【撤销】【恢复】操作，如果在单元格或相关操作中感觉错了，需要恢复到前一步操作，此时就可以点击此按钮，新打开的工作薄中这一项不可用。

（2）【剪切】、【复制】、【粘贴】这三项比较常用，不做赘述。

（3）点击【Office剪贴板】会显示如下界面，在这里如果您需要多个粘贴复制内容，切粘贴复制内容顺序不一致，可以考虑用这一功能（效果请见“Excel课件\基础篇\编辑\OFFICE剪贴板.gif”）。

（4）当复制完一个数据区域后，点击【选择性粘贴】会出下如下对话框：

可以根据相关的操作进行勾选，这里有两个说明，一个转置粘贴，我们经常用，另一个是黏贴链接。（效果请见“Excel课件\基础篇\编辑\选择性粘贴.gif”）。

（5）点击【填充】会有上下左右填充，也会有序列填充，还有相关其他操作（效果请见“Excel课件\基础篇\编辑\填充.gif”）。

（6）点击【清除】，会有“全部”、“格式”、“内容”、批注”四个选项，根据需要操作。

（7）【删除】、【删除工作表】、【移动和复制工作表】比较常用且简单，不做赘述。（8）【查找】、【替换】比较常用，同时需要注意选项内容，截图如下：

（9）【定位】其实是【查找】的另一种方式。

（10）【链接】和【对象】不常用，不做阐述。

三、视图菜单

视图菜单如下：

（1）【普通视图】和【分页视图】，在普通视图内我们开不见明显的区别，但点击【分页视图】后，我们可以操作打印页数，可以说，分页视图是调整打印打印区域的有效办法（效果请见“Excel课件\基础篇\视图\普通与分页视图.gif”）。

（2）点击【任务窗格】，界面截图如下：

由图中可以看到，点击任务窗格，实际是打开了三个功能，即打开搜索功能，打开最近打开Excel历史记录功能和打开新建功能（效果请见“Excel课件\基础篇\视图\任务窗格.gif”）。

（3）点击【工具栏】会出现很多选项，每点击一个选项都会出现相应的工具栏。每一工具栏会对应相应的操作。

（4）【编辑栏】一般是默认出现的，其主要有两个功能，一个是显示当先光标所在单元格或选定区域，一个是编辑相应的函数操作（效果请见“Excel课件\基础篇\视图\编辑栏.gif”）。

（5）【状态栏】主要显示相关的操作和相应区域显示相应内容（效果请见“Excel课件\基础篇\视图\状态栏.gif”）。