[新标准]文件控制程序文件

文件控制程序

文件编号：ZG-P-01版次：A/0

受控状态：受控

变更履历

1目的

确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。2围

适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。

3 职责

3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。

3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。

3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。

3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。

3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。

3.6各部门负责部门管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。

4 工作程序

4.1文件分类

4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件

管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。

4.1.2外来文件

a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；

b. 有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规；

c. 顾客提供的知识产权保护（如图样、规等）；

4.2文件的编制和收集

4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。按文件编码规定编号。

4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。

4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。

4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。

4.2.5外来文件的收集和管理

4.2.

5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。

4.2.

5.2研发中心负责与产品有关的国外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规的收集和管理。

4.2.

5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。

4.2.

5.4 EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。

4.2.

5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。

4.2.6记录格式的审批。各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情况。

4.3文件编码规定

4.3.1文件类型代码规定

备注：外发公文编号样式规定如下：ZG -

其中部门简称：市场部-MT ；年份：2017年即2017；序列号：第几份公文，如第一份即01； 例如文件编号为ZG -MT[2017]01号，即中国风电市场部2017年度外发的第一份公文。 4.3.2部门分类代码 4.4文件的格式和容

部门简称

4.4.1文件页面设置要求

4.4.1.1用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。

4.4.1.2中国风电LOGO图标如下：

在文件中使用公司LOGO时，尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.5cm,宽：5.46cm，正文页文件表头中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm，宽

3.69cm；其它相关表单设计时，如需要使用公司LOGO，则设定尺寸：高1.2cm，宽

4.3cm。

4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数，其中文件版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0,1,2,3方式，当文件修改次数超过3次时进行文件版本升级。

例如：某文件初始制定时版次为A/0，修改一次版次为A/1，修改第二次版次为A/2，修改第三次版次为A/3，当修改到第四次时，则版次为B/0，依次类推进行登记。

4.5文件的归档

文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件管理员。文件管理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、完好状态等无异常后，填写完【归档记录表】息。非技术类体系文件由体系中心负责存档保留，技术文件由信息中心负责存档保留。

4.6文件的发放和接收

4.6.1手册、程序文件、管理制度、管理标准类文件由体系中心在OA上发布，各部门直接在OA 上查阅。纸质版本只在体系中心保存，各部门不再发放；

4.6.2技术文件由信息中心根据下发需求下发。下发的文件在分发前必须加盖文件受控印章和分发号（部门代码）。接收文件的人员在【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记，便于后续文件发放、接收的追溯性查找。

4.6.3对于需要提交给客户或供应商的文件必须经过归口负责人批准审核通过后方可提供。所有文档未经审核不得直接提交给客户或供应商。电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。

4.7文件的更改