神州数码档案管理系统方案-100919

远景目标
从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡 从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变 最终建立起企业的电子档案凭证中心和知识中心
强调对电子文件的管理和利用，同时兼容和改进 对实体档案的管理支持 充分利用计算机的优势，降低业务人员工作量 归档工作由归档部门完成，档案部门负责档案归 档审核、保管和利用 统一各部门的档案管理方式，同时允许一定程度 的个性化 充分考虑档案全生命周期的安全，建立严格的权 限控制机制，拥有档案的单位可完全控制和查看 档案的权限设置情况
安全性差

档案数据Leabharlann Baidu距

数据标准和格式未统一 历史数据质量较差 整体数字化程度低 缺乏数字化标准
数字化差距

整合收集 业务范围
收集 整理
科学保管
鉴定 保管
开发利用
统计 利用
文书档案类 设备仪器类
市场档案类 荣誉类 会计档案类
流动人员类 科学技术研究类 声像类
档案类型
建设项目档案类 职工档案类
集团在全国19个主要城市设有区域中心。同超过100家全球顶尖IT品牌拥有良好的战略合
作伙伴关系，覆盖全国超过1万家代理合作伙伴，为中国用户提供最优质便捷的IT服务。集团 依靠多年经验积累的行业应用服务能力，在金融、电信、政府等行业的IT服务领域建立了领 先优势。同时，神州数码亦在IT产品分销领域保持了多年市场第一的地位。
定位
珍存企业记忆，提升企业价值，存储各类档案，构建知识平台。
总体目标
在企业范围内建设集中统一的档案管理平台，实现业务系统与档案管 理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能 力 通过建设 集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提 下，提高档案的利用率和使用价值
硬件加密
文书
其他应用系统
档案整理不仅是对档案实物进行整理、分类，同时也是对档案的编目和 标引，从而形成档案管理的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的 真实面貌，便于保管和利用。
档案格式转换功能
归档后定时批量格式转换 归档实时格式转换 档案利用的实时格式转换
系统上线初期，电子档案利用较少时，采用档案利用时的实时格式转换方式； 系统使用较为成熟，电子档案利用较多，且存储压力得到缓解的基础上，实现实时 格式转换或批量格式转换； 系统需提供多种转换模式的灵活设置功能。

《信息与文件—文件管理》，ISO15489 《信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则》，ISO23081-1 《信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题》， ISO23081-2 《空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型》，ISO14721 《信息技术--元数据元素的规范与标准化 》，ISO11179 实体档案
文档一体化程度低

档案价值利用不够充分

档案信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异 大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛 无法对档案管理工作进行全面的支持

仅停留在条目级管理 无法进行全文查询 速度慢 不提供离线支持
集成性差

未与相关系统对接
缺乏有效的权限控制机制 未对档案密集进行关注


推荐使用至强四核核处理器 10G内存 2T硬盘存储
Windows server2003 以上 数据库sqlserver2005
操作系统

数据传输安全

专用上传/下载客户端插件 遵从石油内部网统一安全设计
硬件存储设备 存储软件 数据读取 统一身份认证 权限控制级别 系统审计 事故应急机制
未 来 工 作 考 虑
• 分步骤建设档案数字 化加工中心，实现对纸 质档案的专业化处理 • 多媒体档案管理平台
录 入 校 对 审 核 优 化
访问者 管理员
审批人
数字化加工中心
数字资产管理平台
通过档案管理系统项目的实施，建立起：
一个平台
（内容管理平台）
一本手册
（制度体系）
一支队伍
（运维支持）
硬件需求
档案管理系统



企业内容和知识管理平台 强大的全文检索能力 全面的数据安全保障 高效的海量数据存储
缺乏统一的电子文件管理规范和标准


分类标准、全宗、档号规则、著录项、归档范围无统一规定 密集划分不严格 归档流程各异 手工劳动过多
缺乏全生命周期的管理 未与产生电子文件的相关系统进行集成 电子与实体管理脱节 纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅 编研工作量大，素材收集不全面 统计工作繁重
与企业其它信息系统对接
对于企业重要信息
系统所产生的有归档
价值的电子文件，将 通过接口平台建立收 集通道，实现核心信 息资源的有效集成
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1、WEB虚拟服务器 2、统一身份认证 3、RMS数字版权管理 4、基于角色的权限控制 5、数字证书验证
1、容灾保护 2、存储库加密 3、备份安全管理
1、遵照企业文档安全相 关规定 2、满足国家对档案加密 传输的要求
重点功能架构
信息收集
信息整理
档案鉴定
档案保管
档案统计 档案利用 数据迁移 数字化
丰富的档案收集功能，在保证原有业务数据收集的同时，打开前端有 效数据采集量，并强化其他收集通道，保证档案资源的有效利用. 人事 档案管理系统
硬 件 加 密 权 限 管 理
用户
离线客户端
安全技术：采用DRM数字版权 保护技术，数字水印等先进安 全技术，防止档案信息非授权 拷贝和拷屏。离线借阅时，文 档需执行安全保护策略，保证 档案借阅后的安全性。
信息发布：通过企业 信息门户、电子邮件 推送等多渠道实现档 案信息发布。
本 项 目 建 设 范 围
提供大批量导入和 海量存储的功能，帮助各 所属单位在今后的馆藏数 字化工作中，可以方便的 将数据放入系统中。
《企业文件材料归档办法》 《企业档案管理规定》
国内标准


电子文件

《电子文件元数据标准（征求意见稿）》 《电子文件管理细则（征求意见稿）》 《电子公文归档管理暂行办法》 《关于加强企业档案信息化建设的意见》 《电子文件管理办法（征求意见初稿）》
通用应用系统

面向过程=>面向对象=>面向组件=>面向集成=>面向服 务
系统架构开放可扩展
• 基于SOA架构，方便利用现有企业服务并服务化自身业务 • 将现有数字化软硬件接口服务化，方便数字化资产管理
支持各种常用电子文件格式，包括Office、CAD、PDF等文档格式以及压缩文件、音频和 视频文件等 通过加密、索引、数字签名、RMS等技术保证电子文件的安全性以及可用性 结合国内通过认证的安全加密产品，进行加密/解密，达到控制数据安全的作用
档案鉴定是通过甄别档案的价值，确定其保管期限，把 已失去价值的档案剔除销毁，使馆藏得到优化，提高档 案管理和利用效率的工作。
对于通过鉴定需要销毁的档案数据，此次建设的档案系 统将提供“不可恢复性销毁”功能。
档案库房管理和档案活动管理等功能，实现对物理 档案的快速定位。 支持通用的二维码管理接口
服务业务（主要面向行业客户）
主要为电信、金融、政府、税务及制造业客户提供全面的服务，运用在垂直产业链 上及产品的深入行业知识，为客户提供包括咨询、应用软件开发、系统集成、培训 及IT外包服务。 供应链服务业务（主要面向高科技产业客户） Targeting 面向IT企业、垂直产业主要客户及其他高价值产品制造商，提供一站式供 应链管理服务，包括物流、业务流程、资金流及信息流通等。全面落实各个供应链 的服务业务。 系统业务（主要面向企业级客户） 本集团主要以增值分销的系统业务覆盖企业级客户的IT需求，提供主机、网络及存 储设备、套装软件等系统产品，并提供技术性解决方案、硬件保养及培训等服务。 09/10年度分部毛利港元(百万) 分销业务（主要面向中小企业及消费客户） 本集团分销IT产品种类广泛，透过中国9,000个下游批发渠道及零售连锁店，在内 地销售包括计算机、服务器、储存产品、计算机接口设备、网络产品、移动办公室 器材、无线接驳器材及软件等产品。
使用人员主要分为两类： 档案管理人员
档案利用人员
收集整理
科学保管
档案保管
开发利用
档案统计 档案收集、整理 和归档 档案移交 档案鉴定 档案编研 档案汇交 档案分发
档案借阅
档案发布
软硬件集中部署（初步）
• 软硬件集中部署，总部设置中心环境，不设分站点 • 虚拟化思想和技术充分利用现有资源，并提高系统可用性
目前存在的报表类型有如下两种： •企业各单位相关统计报表：如周报、 月报、年报等 •用户自定义统计报表
档案管理系统数据资源
卫生部门等业务领导部门统计 年报等
档案统计工作作为揭示档案和档案工作有关情况的基础统计工作，是档案系
统中非常重要的功能。系统在统计功能方面首先要保证统计报表的规范性和 数据实时性，同时保证统计报表及功能的灵活定制和便捷发布。
国内情况

加大数字化力度 通过系统管理档案 提倡知识管理 国家化 资源化 集成化 标准化
国外情况

国际标准

《Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard 》，DoD 5015.02
2013年7月10日
1、公司简介
1、方案概述 2、业务需求分析 3、档案管理系统介绍 4、系统特点 5、服务理念
神州数码控股有限公司（以下简称”神州数码”或”集团”，股票代码：00861.香港） 是中国领先的整合IT服务提供商。集团由原联想集团分拆而来，并于二零零一年六月一日在 香港联合交易所有限公司主板独立上市。神州数码致力于为中国用户提供先进、适用的信息 技术应用，以科技驱动工作与生活的创新，推进数字化中国进程。为此，集团努力将自身打 造成为中国最广大用户提供最为全面IT服务的首选供货商。 集团业务主要包括IT规划、流程外包、应用开发、系统集成、硬件基础设施服务、维保、 硬件安装、分销及零售等八类业务，面向中国市场，为行业客户、企业级客户、中小企业与 个人消费者提供全方位的IT服务。
数据全程安全
• 采取加密、IRM、数字签名等手段保证档案实体数据的安全 • 可对操作记录进行审计
充分利用SOA集成平台
• 利用成熟方案从办公管理系统、ERP系统、管道生产系统中抓取或获取待归档数据
历史数据完整可用
• 完整导入各科室分散在原有档案管理系统中的历史数据，并保证其准确性
系统运行可靠
• 建立本地备份策略和容灾备用环境
除了10大类之外需要管理的档案类型
档案归档
档案管理
档案利用
档案入库
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档案管理人员 系统自动归档
档案利用 电子档案 手工录入
档案收集
ERMS
实体归档
实 物 档 案
001
XXX
档案入库 移交清单
涵盖企业、以及将来的各个分公司
组织范围
各下属企事业单位档案管理层级包括： 科级单位档案管理机构
档案归档/利用部门
提高档案利用率及通过各种方式向用户提供需要的档案和有关资料，是此
次系统建设非常重要的环节。在新建的档案管理系统中，应突出“轻松找、方
便用、安全管、多渠道发布”等四个方面，提高档案利用率。
智能搜索:提供自然语言 搜索和相似性搜索,并可 对设定的主题，进行相 关信息的聚类。 编研利用：可对设定 的主题进行聚类编研， 能对多媒体档案进行 专业编研工作。
数据存储安全

数据应用安全



诚信服务 双赢共享。 我们一直和用户保持着密切联系，随时准备为用户提供新的服务。 软件维护实行：贴切维护，阶段性的升级，终生技术咨询。 我公司的档案管理系统软件，实行一年维护（包括上门服务），阶段性的 软件升级，不再收取任何“软件用户化实施费”和“数据库建设费”等其他 费用。终生技术咨询，保证用户合理的实际需求得到满足，保证用户长期稳 定运行，充分保护用户的投资利益，保持用户的使用的软件系统的先进性。 服务方式 · X 24 小时的服务保障 7 上门服务 互联网远程服务；使用国际专业的远程服务系统 RemoteCall 5.0，如工作人 员 亲临现场一样。 保证出现故障时在1小时内电话、网络响应，24小时内响应解决；