机关文书档案的整理归档方法和要求内容
文书归档与整理的步骤
文书归档与整理的步骤文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。
文书整理归档的基本原则：1、遵循文件形成的客观规律。
2、保持文件之间的有机联系。
3、区分文书的不同价值。
4、便于保管和查找利用。
文书整理归档的质量要求：1、整理归档的文书应齐全完整。
2、整理归档的文书要符合档案保护的要求。
3、整理归档的文书材料的保管期限应界定准确。
文书整理的方法步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理、和归档四个环节。
一、编制分类方案类目分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。
类别的编制大体有四个步骤：（一）按保管期限分类（二）按年度分类（三）按组织机构分类（四）按问题分类二、初步整理初步整理就是平时整理，即机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。
平时整理文书要注意三点：（一）及时的收集已经处理完毕的文书材料（二）细心装订（三）定期检查三、系统整理（一）确定案盒内文书：1、检查调整。
2、案盒内文件的排列。
3、案盒内归档文件的编号。
（二）填写案盒事项：1、填写案盒内文件目录表。
2、填写备考表。
3、填写案盒封面、盒脊。
四、归档（一）归档范围（二）归档时间（三）归档质量要求文书整理归档的意义：各机关在工作中形成的文书材料很多，其中很大一部分是日后需要查找的，有的还对党和国家各项事业有利于价值，这就需要作为档案保存起来，因此需要将它们按照一定的规律进行分类、排列、组合，以便今后的查找利用。
总之，文书整理的意义就在于保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求(秦保立)
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求第一部分机关档案工作的基本任务第一章档案及其作用第二章档案工作的性质、内容和原则第三章机关档案工作的性质、地位和基本任务第二部分归档文件整理的基本要求第四章归档文件整理工作的意义第五章归档文件整理工作的组织第六章归档文件的价值鉴定第七章归档文件整理的基本步骤和要求第一章档案及其作用一、档案的概念档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。
档案概念的基本含义：（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；（三）档案是由文件有条件地转化而来的；（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。
二、档案的作用（一）档案可以作为机关工作查考的依据。
（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。
（三）档案可以作为政治斗争的工具。
（四）档案可以作为科学研究的必要条件。
（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。
三、档案作用的性质1、凭证作用2、参考作用第二章档案工作的性质、内容和原则一、档案工作及其性质档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。
档案工作的性质：1、管理性；2、服务性；3、政治性。
二、档案工作的内容1、档案业务管理工作2、档案事业管理工作三、档案工作的原则统一领导，分级管理第三章机关档案工作的性质、地位和机关档案部门的基本任务一、机关档案工作的性质和地位1、机关档案工作是机关工作的组成部分；2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。
二、机关档案部门的主要职责和基本任务1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
行政公文的归档和销毁要求
行政公文的归档和销毁要求行政公文是公共机关进行工作沟通和信息传递的重要载体，其归档和销毁是为了保证公文的安全、有序和高效管理。
本文将介绍行政公文归档和销毁的要求。
一、行政公文归档要求1. 分类归档：行政公文按照文件性质和工作内容进行分类，如行政公文、行政决策、会议文件等。
要根据分类建立相应的归档目录和档案编号体系，确保文件归档的有序性和可检索性。
2. 文件整理：行政公文归档前要进行文件整理，包括清除冗余文件、整理不同版本和草稿、核对文件的完整性和准确性等。
确保归档文件的真实性和有效性。
3. 文件标识：对归档文件进行标识，包括文件标题、起草单位、日期等信息。
可以使用归档封面、标签或电子文档元数据等方式进行标识，便于文件的辨识和检索。
4. 存储要求：行政公文的归档应选择干燥、通风、防火、防水的存储环境，避免阳光直射和潮湿环境对文件的损坏。
实体文件可以使用文件柜、文件盒等存储设备，电子文件要采取安全备份和存储措施。
5. 保密措施：对于涉及机密和敏感信息的行政公文，要严格遵守相关保密规定。
可以采取密封、加锁等措施保护文件的安全性，限制文件的访问权限。
二、行政公文销毁要求1. 定期销毁：行政公文按照文件的保管期限进行销毁，即不再具有业务价值和法律效力的文件应及时销毁。
可以参照文件保管期限的规定，设定销毁周期和流程。
2. 销毁授权：行政公文的销毁要经过授权，由主管部门或指定人员进行销毁，并留下销毁记录和相关审核材料。
确保销毁程序合规、可查验。
3. 归档备份：在销毁行政公文之前，要进行归档备份，尤其是对于电子文件，要进行数据备份和存储，以防止销毁后的文件丢失和无法恢复。
4. 销毁方式：行政公文可以采用物理销毁和数字销毁两种方式。
物理销毁包括破碎、焚烧、粉碎等方式；数字销毁可以通过数据清除、格式化等方式进行。
5. 销毁证明：对于行政公文的销毁，应留下销毁证明和销毁记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，以备查验和追溯。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
机关文书档案整理方法
“本单位〞等含义不明、难以判 断的简称。联合发文时一般应 将所有责任者照实抄录，责任 者过多时可适当省略，但立档 单位是责任者的必须抄录，以 表达“以我为主〞的精神。
d、题名：题名即文件的标题， 它是直接表达文件内容和中心
பைடு நூலகம்
主题的文件特征，是了解归档 文件内容的起点。实际工作中， 利用者多以此为查找线索，档 案工作人员也从题名入手进行 查找，因此，题名是最重要的 检索途径。完整的题名由责任 者、问题、 文种3局部组成。 抄写时只抄录问题和文种即可。
专业会参加针对本单位主管业务的 会议材料。
〔2〕正式文件。指本单位制发的 〔包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等〕正式文件的 签发稿〔定稿〕、正本、重要文件 的修改稿。
〔3〕较重要的材料。指本单位 形成的“白头文件〞，如工作 方案、总结、报告、规章、调 查、统计、财务报表、交接手 续、机构、人事、合同、协议、 科学研究、刊物、出版物、外 事活动中形成的材料；重要的 人民来信来访、领导的指示、
а、序号：卷内文件依其排列先 后填写顺序号。
Ь、文号：填写文件制发机关的 发文字号,是由发文机关按发文 次序编制的顺序号,一般由机
关代字、年度、顺序号组成。 填写文号项时应照实抄录，代 字、年度、顺序号都不能省略， 否那么将给查找和利用带来困 难。
с、责任者：填写制发文件的组 织〔单位〕或个人〔亦称文件 的署名〕，用全称或标准简称 填写。注意不能使用“本乡〞、
〔部门〕分开，如信息科形成 或承办的文件放入信息科存档， 假设是办公室形成和承办的文 件放入办公室存档等。b、按问 题分类，就是按照文件内容所 说明的问题对归档分类，即归 档文件要按其本身内容涉及的 不同问题分开，把相同内容
机关单位各类档案归档制度
机关单位各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是我委党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按《文书档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
2、按照归档原则和本镇制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映我委历史面貌，便于查找利用。
3、从2002年开始采用单件归档方法。
所有文件材料按年度归档，并根据《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的保管期限。
4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。
每份文件单独装订，单独编页号。
永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。
5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。
（三）归档时间每年的6月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。
二、基建档案归档制度（一）归档范围我委各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围，具体范围按本镇《基建档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。
基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。
（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。
（四）归档时间工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。
（五）归档手续基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。
三、会计档案归档制度（一）归档范围我委在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按《会计档案保管期限表》所列条款执行。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文书档案收集与整理2022
（二） 明确收集要求
应收集文件材料要齐全完整、真实可靠、及时有 效。
⑴齐全完整：是指收集的文件材料能够全面地、系 统地反映本单位的工作面貌。
（二） 明确收集要求
（2）真实可靠：归档的文件材料应当为原件。
（3）及时有效：各机关单位能够按照统一的时间规 定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整 理和及时归档。通常情况下，当年形成的文件材料， 应在下一年度的6月底之前完成整理归档工作。
3组件
（二）件内文件排序
件内文件排序时，正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本 在后； 中文本在前，外文本在后。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 正本在前，发文稿纸和定稿在后。
4分类
（3）按保管期限分类 保管期限分为永久、定期30年、定期10年。
5排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 不同事由的文件，按办结时间的先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6编页码
（1）、纸质归档文件页码以件为单位逐页编制，用黑色铅笔分别标注 在文件正面右上角、背面左上角空白处；有图文的页面均应编制页码， 没有内容的空白页不编页码。 （2）页码采用阿拉伯数字，从“1”开始连续编制，不能出现漏号、 重号。 （3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码 相同的，可以保持原有页码不变。（但文件有处理签的要从处理签那 页开始重新编写）
4分类
（2）按机构（问题）分类 按机构（如：办公室、业务科、法规科...）分类的，应根据文件
机关单位各类档案归档制度
机关单位各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是我委党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按《文书档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
2、按照归档原则和本镇制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映我委历史面貌，便于查找利用。
3、从2002年开始采用单件归档方法。
所有文件材料按年度归档，并根据《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的保管期限。
4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。
每份文件单独装订，单独编页号。
永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。
5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。
（三）归档时间每年的6月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。
二、基建档案归档制度（一）归档范围我委各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围，具体范围按本镇《基建档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。
基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。
（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。
（四）归档时间工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。
（五）归档手续基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。
三、会计档案归档制度（一）归档范围我委在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按《会计档案保管期限表》所列条款执行。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
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机关文书档案的整理归档方法和要求一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档围、归档时间和归档要求三部分容。
（1）明确归档围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档围。
各单位制定的归档围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。
确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的文件材料应齐全完整、容准确。
制成材料要耐久规。
字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
C、文电合一。
D、底稿随印件一起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。
E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
F、附件随正件收集归档。
G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸应用A4纸贴衬。
（6）空白纸抽除。
2、装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。
较厚的仍用三孔一线进行装订。
文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。
（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。
）3、件的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类分类是归档文件整理工作的基本步骤。
是将归档文件按来源、时间、容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。
1、按年度归档：（1）一般文件归入文件签发年度。
如计划、总结和奖惩材料等容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。
如处理案件、同一问题的来文和复文等；（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。
2、按保管期限归档：文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
（五）“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保管期限按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
具体情况处理：1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。
3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。
鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限按大类结合时间集中排列的方法。
这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
（六）编制归档号归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。
一个单位归档章加盖的位置应统一；（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
交通系统统一暂空不填。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号，每年都是从“1”开始编。
馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。
实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：此栏不必填写。
（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。
（七）编制归档文件目录编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。
归档文件目录可作为盒目录放置于每个档案盒最前面。
填写归档文件目录的要求：1、件号：填写室编件号。
作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
可写通用简称或全称，注意不要用“本公司、本处”等。
若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
如武档发[2007]12号。
没有文号的空着不填，不得填写诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。
4、题名：即文件标题。
一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规的可自拟标题，外加“[]”号；如干部任免、表彰先进等文件；（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“20070611”，若文件无日期，可用“0000” 代替。
若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒保管。
用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
装盒时应注意以下问题：1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。
有2、3、4公分的档案盒。
一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。
（九）档案排架1、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度流水号。
2、排架方法：在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
六、今年归档工作结束后材料报送要求今年各单位文件材料整理归档工作要求于6月底前结束。
并将归档文件目录（纸质和电子版）、机构人员变动情况表、整理归档工作小结、单位2007年度工作总结（或工作年鉴）和各单位2007年度始发电子文件（用光盘保存）等材料装盒后报送区档案局。