公司档案管理制度及档案员职责(最新版)
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
档案室管理制度及职责模版(3篇)
档案室管理制度及职责模版一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。
二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。
三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能。
档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯。
四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。
五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作。
六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求。
七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。
八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。
九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。
十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。
档案管理员岗位职责1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和学校领导的业务指导。
2、完整、规范接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
3、对各类档案进行科学分类、编号、登记、上架、并定期清点核对，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。
4、增强工作责任感，提高保密意识。
5、严格执行学院《档案管理办法》，做好档案资料的检查、修补和科学管理工作。
6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。
7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务。
8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。
9、完成有关领导交办的其它工作。
档案室管理制度及职责模版（2）档案室是一个组织内非常重要的部门，负责管理和维护组织的各类档案资料。
为了确保档案室的管理工作能够得到有效的执行和监督，制定一套完善的档案室管理制度和明确的职责模版是非常必要的。
档案管理人员职责范文(3篇)
档案管理人员职责范文一、制定并实施档案管理制度1. 负责编制和修订档案管理制度，确保其符合相关法律法规和组织管理要求。
2. 积极推行和宣传档案管理制度，确保全体员工了解并遵守相关规定。
3. 定期对档案管理制度进行评估和调整，保持其与组织管理需求的一致性。
二、组织和管理档案库房1. 负责档案库房的选址、设计和装修工作，确保其安全、便捷和高效。
2. 制定并实施档案调度计划，确保档案的及时调取和返还，以满足各部门的需求。
3. 组织安排档案库房的巡检和维护，保证档案的完整性和安全性。
三、负责档案归档和整理工作1. 制定并实施档案归档规范和流程，确保档案的统一管理和标准化存放。
2. 负责对新收到的档案进行分类、编号和归档，确保档案的有序存放和检索。
3. 定期对档案进行整理和清理，剔除不需要保留的档案，提高档案库存容量利用率。
四、组织和实施档案查询和借阅服务1. 提供档案查询和借阅服务，满足各部门和个人的需求。
2. 制定并实施档案查询和借阅规范，确保档案的安全和机密性。
3. 组织对档案查询和借阅情况进行统计和分析，为组织决策提供参考依据。
五、档案安全保密管理1. 负责制定并实施档案安全保密制度，确保档案的安全和机密性。
2. 组织对档案安全设施和措施的审核和检查，及时发现和解决安全隐患。
3. 进行档案安全培训和宣传，提高全体员工的安全意识和保密意识。
六、档案编研和利用1. 进行档案编研工作，提供档案利用的基础准备。
2. 组织对档案资料进行索引和归档，提高档案检索的效率和准确性。
3. 组织和开展档案资料的利用和研究，为组织发展提供参考和支持。
七、档案评估和鉴定1. 负责对档案进行评估和鉴定，确定其保存时限和价值等级。
2. 组织对档案的永久保存和转移工作，确保重要档案的长期保存和传承。
3. 积极参与档案鉴定和认定工作，为组织权益的维护提供证据和支持。
八、档案数字化管理1. 推动档案数字化管理工作，提高档案管理的效率和便捷性。
档案管理人员岗位责任制(3篇)
档案管理人员岗位责任制主要包括以下内容：1. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。
2. 根据规定的文件分类系统，进行文件的编目和索引，确保档案信息的检索便捷。
3. 负责档案的借阅管理，根据需要提供档案借阅服务，并确保档案的安全和保密。
4. 参与档案的数字化管理工作，进行档案的电子化存储和管理，提高档案管理的效率和便捷性。
5. 负责档案的销毁和报废工作，按照规定的程序和标准进行档案的销毁处理。
6. 协助相关部门进行档案的调阅和复制工作，确保档案信息的提供及时和准确。
7. 参与档案管理制度和流程的制定和修订工作，做好档案管理工作的规范和指导。
8. 参与档案管理系统的建设和维护工作，保证档案管理系统的正常运行和数据的安全。
9. 参与档案管理培训和教育工作，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。
10. 定期进行档案管理工作的检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。
11. 配合上级指示和相关部门的工作安排，完成其他与档案管理相关的工作任务。
以上就是档案管理人员岗位责任制的主要内容，不同企业和机构可能会根据实际情况进行一定的调整和补充。
档案管理人员岗位责任制（2）(一)档案员必须热爱档案工作，具有较高的政治觉悟。
并具备高中以上文化程度和一定业务能力。
(二)认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。
(三)档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。
(四)集中统一管理本单位全部档案，做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作，为档案的利用打下良好基础。
(五)加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
(六)严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。
(七)执行档案的利用借阅制度，积极开发档案信息资源，为本单位两个文明建设服务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（五篇）
2024年档案管理员的职责工作职责范文1、承担各类档案资料的登记职责，确保各类档案资料的接收、整理、保管及统计工作的有序进行；2、负责档案资料的借阅服务，根据需求编制检索工具及参考资料，为公司各部门提供便捷的档案查阅服务，并详细记录借阅情况；3、及时收集各类档案，定期汇总各部门应归档的文件材料，进行整理、修复、装订及归档工作，确保档案的完整性与规范性；4、负责档案文件的移交验收工作，确保归档文件完整、签署齐全、装订规范、分类科学，便于后续查找；5、定期清查档案资料，及时催还借出的档案，确保档案资料与档案目录的一致性；6、定期向领导汇报档案工作情况，并认真完成领导交办的其他工作任务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（二）1. 负责签收、登记、分发及归档管理送达的机要文件；2. 制订并完善集团各类档案管理制度，指导各控股控制企业完善档案管理工作；3. 负责印章的刻印、保管、销毁、使用、借用管理工作，并建立印章管理台账，及时进行维护更新；4. 负责公司各种类型档案的管理，包括接收、分类、整理、归档、借阅、销毁等全流程工作；5. 负责档案数据库的维护以及档案信息化管理体系的搭建；6. 组织公司保密工作会议记录，收发保密工作文件，管理保密工作档案及涉密载体；7. 负责应急管理与安全保卫工作，制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作，并安排节假日的值班；8. 完成领导交办的其他任务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（三）1. 负责全面管理各类档案资料的登记工作，确保各类档案资料的接收、整理、保管及统计工作的有序进行。
2. 负责档案资料的借阅服务，根据实际需求编制相应的检索工具和参考资料，以便利公司各部门进行档案查阅，并严格记录借阅情况。
3. 积极主动收集各类档案，并定期对各部门应归档的文件材料进行收集，随后进行整理、修复、装订及归档，确保档案资料的完整性和系统性。
4. 负责对移交的档案文件进行严格的验收，确保归档文件的完整性、签署的齐全性、装订的规范性、分类的科学性，以便于后续查找。
档案管理人员岗位责任制范文（四篇）
档案管理人员岗位责任制范文1. 协助建立公司档案管理制度，制定相应的档案管理政策和规章制度，并负责执行和监督。
2. 负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的安全性、完整性和准确性。
3. 组织档案的分类、编目和归档工作，确保档案的有序化和便于检索。
4. 定期对公司档案进行审查和清理，及时更新档案材料，保证档案的时效性。
5. 维护和管理公司电子档案系统，包括档案的存储、备份和恢复工作，确保系统的稳定性和安全性。
6. 协助其他部门进行档案的查询和检索工作，提供及时有效的支持和帮助。
7. 参与公司的档案培训和知识普及工作，提高档案管理人员的专业素质和能力。
8. 定期与公司领导进行档案管理工作的汇报和沟通，及时反馈工作中的问题和需求。
9. 参与公司档案管理工作的改进和优化，提出合理化建议和措施，提高档案管理的效率和质量。
10. 维护公司档案管理工作的机密性和保密性，防止档案信息的泄露和滥用。
11. 合理安排自身工作时间，提高工作效率和效益，完成上级领导交办的其他相关工作任务。
（提示：以上仅为范文，具体岗位职责应根据实际情况和公司的要求进行调整和补充。
）档案管理人员岗位责任制范文（二）岗位名称：档案管理人员岗位职责：1. 负责档案管理系统的建设与维护，包括系统的安装、升级、备份和数据恢复。
2. 负责编制和实施档案管理制度，保证档案管理工作规范、有序进行。
3. 负责对档案进行分类、归档和整理，保证档案的完整性、准确性和及时性。
4. 负责档案的借阅、归还和销毁，确保档案的安全性和保密性。
5. 负责档案的数字化处理和电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
6. 协助上级进行档案的调查、检索和整理，提供相关档案信息和资料。
7. 组织和参与档案管理培训和宣传，提高全公司员工的档案管理素质。
8. 定期报告档案管理工作情况，提出改进档案管理工作的建议。
岗位要求：1. 具备大专以上学历，专业为档案学、图书情报或相关专业。
档案管理员的具体职责(4篇)
档案管理员的具体职责职责：1.贯彻关于档案工作的国家法规及公司规定;2.按照档案管理工作规范条例，负责对各类的档案接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理，确保档案齐全完整;____对档案借阅进行科学，有效的管理;4.定期检查旧档案，确保档案材料安全;5.积极开展档案知识宣传工作，增强各部门员工的档案意识;6.树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作;岗位要求：1.大专及大专以上学历，有无工作经验均可;可接受应届毕业生，提供实习证明;2.工作心细，品行端正，原则性强;3.熟悉档案管理相关法规，流程，认真负责，细致，耐心;档案管理员的具体职责（2）可以分为以下几个方面：1. 档案管理：档案管理员是负责设计和执行档案管理系统的人员。
他们负责创建和维护档案分类和标识系统，确保档案能够被快速准确地检索和归档。
档案管理员还需要开发并实施档案管理政策和程序，以确保档案的合规性和完整性。
他们还负责协调和监督档案的传输、存储和销毁工作。
2. 档案收集：档案管理员需要负责收集组织内部产生的各类档案。
这包括文件、合同、报告、会议记录等。
收集档案的过程需要与各个部门进行沟通和协调，确保及时收集到相关档案，并按照既定的流程进行归档和分类。
3. 档案整理和归类：档案管理员需要对收集到的档案进行整理和归类。
他们需要根据档案的内容、形式和重要性等因素，将其分门别类地存放在档案库中。
这需要档案管理员具备良好的组织和分类能力，以确保档案能够被快速准确地检索和使用。
4. 档案检索和提供：档案管理员需要根据需求定期或不定期地提供档案给组织内部的员工或外部合作伙伴。
他们需要根据申请者提供的信息，准确找到所需的档案，并按照规定的程序提供给申请者。
同时，他们需要记录档案的借阅和归还情况，以确保档案的安全和完整性。
5. 档案安全和保护：档案管理员需要负责保护档案的安全和完整性。
他们需要确保档案库的安全门禁措施的设置和执行，以防止未经授权的人员进入档案库。
档案员职责及档案管理制度范本(4篇)
档案员职责及档案管理制度范本一、档案员职责档案员作为企业中负责档案管理的专业人员，其职责主要包括以下几个方面：1. 档案收集：负责收集企业内部各类档案资料，包括纸质档案、电子档案等，确保资料的完整性和及时性。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行整理归档，分类存放，建立科学的档案目录和档案编号系统，便于检索和利用。
3. 档案管理：制定和落实档案管理制度，包括档案的存储、保管、防火防潮防虫等措施，确保档案资料的安全性和完整性。
4. 档案检索和利用：根据各个部门的需要，提供及时准确的档案检索和利用服务，包括档案资料的复制、传递等。
5. 档案销毁：按照相关规定和要求，负责档案的定期清理和销毁，并做好相应的销毁记录和报告。
6. 档案保密：严格遵守档案的保密要求，确保档案信息的安全性和保密性。
7. 档案培训：负责组织档案知识的培训和教育，提高员工的档案管理水平和意识。
8. 档案管理工作报告：按照要求，定期向上级主管部门或领导汇报档案管理工作的情况和进展。
二、档案管理制度范本下面是一个基本的档案管理制度范本，仅供参考：制度名称：档案管理制度一、总则1. 为了加强企业档案管理工作，提高档案管理水平，科学规范地管理企业档案资料，根据相关法律法规和企业的实际情况，制定本制度。
2. 本制度适用于企业内部的所有档案资料管理，包括纸质档案、电子档案等。
二、档案管理职责1. 档案员是档案管理的责任人，负责档案的收集、整理、管理、存档、销毁等工作。
2. 各部门负责档案的合理利用和准确归档，确保档案的安全性和完整性。
三、档案收集与整理1. 档案员按照统一要求，定期收集各部门的档案资料。
2. 档案员对收集到的档案资料进行整理和归类，建立科学的档案目录，并进行编码和记录。
四、档案存档与保管1. 档案员负责对整理好的档案资料进行存档和保管。
2. 档案存放采用专门的档案柜、档案架等设施。
3. 不同档案类别采取不同的存放位置和保管措施，保证档案的安全性和完整性。
档案管理制度(最新7篇)
档案管理制度（最新7篇）一、目的为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
二、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
三、归档制度1、凡是反映公司战略发展、企业管理、经营活动等事项，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、各部门归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，投资部及风险部各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
7、所有归档的文件及其他资料都要建立电子档案，由各部门制作扫描件并整理归档，归档完成后在综合部档案管理人员的监督下统一在档案室进行电子档案备份。
四、档案保管制度1、公司综合部设档案室，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
档案员职责及档案管理制度（3篇）
档案员职责及档案管理制度档案员职责包括：1. 根据组织的档案管理制度，负责档案馆的日常管理和运营。
2. 负责建立和维护档案管理系统，包括文件归档、检索、加工、保护等工作。
3. 负责对档案文件进行分类、整理和编目，确保档案资料的完整性和准确性。
4. 负责档案文件的保管、借阅和归还等工作，确保档案的安全和可控。
5. 协助档案管理员进行档案的销毁和报废工作，保证档案管理的合规性和规范性。
6. 协助档案管理员进行档案数字化和电子化工作，提高档案管理的效率和便利性。
7. 协助相关部门进行档案管理培训，提高员工对档案管理的意识和能力。
档案管理制度是组织内建立的一套档案管理规范和流程，旨在确保档案的安全、整理和传承。
具体包括以下内容：1. 档案文件的编目和整理标准：规定了对档案文件进行分类、编目和整理的标准和方法，以确保档案的结构化和可检索性。
2. 档案文件的保存期限：规定了各种档案文件的保存期限，以确保档案的合规性和合理性。
3. 档案文件的保管和利用权限：规定了各级员工对档案文件的保管和利用权限，以确保档案的安全和可控性。
4. 档案文件的保护和安全措施：规定了档案文件的保护和安全措施，包括防火、防水、防盗等措施，以确保档案的完整和可靠性。
5. 档案文件的检索和借阅流程：规定了档案文件的检索和借阅流程，包括申请、审批、借阅和归还等环节，以确保档案管理的规范和便利性。
6. 档案文件的销毁和报废程序：规定了档案文件的销毁和报废程序，包括审批、备案和执行等环节，以确保档案管理的合规性和可追溯性。
7. 档案管理的培训和监督机制：规定了档案管理的培训和监督机制，包括定期培训和检查，以提高员工对档案管理的意识和能力。
以上是档案员职责及档案管理制度的一般情况，具体的职责和制度可能因组织的特殊情况而有所差异。
档案员职责及档案管理制度（二）档案员职责:1. 负责档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索和销毁等工作。
2. 确保档案的完整性、可靠性和保密性，防止档案遗失或被泄露。
2024年档案工作人员岗位职责
2024年档案工作人员岗位职责2023年档案工作人员岗位职责主要包括以下方面：一、档案管理1.负责档案管理制度的制定和落实，制定档案管理规范和流程，确保档案管理工作的规范化和系统化。
2.负责档案管理系统的建设和维护，包括电子档案管理系统和纸质档案管理系统，确保档案的安全、完整和易于检索。
3.组织档案的收集、整理、归档和销毁工作，确保档案的分类清晰、档案资料的完整性。
4.负责档案的检索、调阅和归还工作，为相关部门提供档案查询和服务。
5.组织档案的修复和保护工作，确保档案长期保存和安全。
6.负责年度档案清查和整理工作，确保档案管理工作的规范和有效。
二、档案数字化1.负责档案数字化工作的规划和实施，制定数字化计划和策略，推动档案数字化工作的进展。
2.组织档案数字化项目的申报和管理，协调相关部门合作，确保数字化工作的顺利进行。
3.负责档案数字化设备的选购和维护，包括数字化扫描仪、图像处理软件等。
4.负责数字档案的整理、分类和存储，确保数字档案的安全和易于检索。
5.推动档案数字化技术的应用和研究，提高档案管理的效率和质量。
三、档案信息化1.负责档案信息化系统的建设和维护，包括档案库管理系统、查询系统等。
2.负责档案信息的录入、整理和更新工作，确保档案信息的及时和准确。
3.推动档案信息的共享和交流，协调相关部门合作，实现档案资源的共享利用。
4.负责档案信息的安全和保护工作，制定相应的安全措施和管理规范。
四、档案服务1.负责提供档案查询和档案服务，为相关部门和个人提供档案资料和信息。
2.组织开展档案培训和宣传工作，提高相关人员对档案管理的认知和能力。
3.负责档案展览和档案文化活动的组织和实施，宣传档案文化和档案价值。
4.协助相关部门开展经济、社会、历史等领域的研究工作，提供相关的档案资料和支持。
五、档案合规1.负责档案管理的合规性审查和监督，确保档案管理工作符合相关法律法规和规范要求。
2.协助相关部门开展档案的查阅和调查工作，提供相关的档案资料和支持。
公司档案室管理制度及职责
一、总则为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料的作用，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 档案管理部门公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理员（1）档案管理员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉国家档案管理的法律法规。
（2）档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（3）档案管理员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平和业务能力。
三、档案管理职责1. 档案收集（1）按照国家档案管理的法律法规和公司档案管理制度，对公司的各类档案资料进行全面收集。
（2）对收集的档案资料进行分类、整理、归档。
2. 档案整理（1）按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类、编目、归档。
（2）对档案资料进行鉴定、整理、编排，确保档案的准确性和完整性。
3. 档案保管（1）按照档案保管要求，对档案资料进行妥善保管，确保档案的安全。
（2）定期检查档案的保存状况，发现损坏、霉变、虫蛀等问题，及时采取修复措施。
4. 档案利用（1）按照档案利用规定，为各部门、各分公司、全资控股公司提供档案查询、复制等服务。
（2）对档案利用情况进行登记、统计和分析，为领导决策提供依据。
5. 档案销毁（1）按照国家档案管理的法律法规和公司档案管理制度，对无保存价值的档案资料进行销毁。
（2）销毁档案资料前，应进行鉴定、登记，并报上级主管部门批准。
四、档案管理制度1. 档案收集制度（1）各部门、各分公司、全资控股公司应按照档案收集范围，及时收集、整理、归档各类档案资料。
（2）档案收集过程中，应确保档案的完整性、准确性和安全性。
2. 档案整理制度（1）档案整理应按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类、编目、归档。
（2）档案整理过程中，应确保档案的准确性和完整性。
3. 档案保管制度（1）档案保管应按照档案保管要求，对档案资料进行妥善保管，确保档案的安全。
档案室管理制度及职责样本(3篇)
档案室管理制度及职责样本一、概述该制度是为了规范和管理档案室工作而制定的，旨在保护和管理企业的档案，确保其安全性、完整性和可访问性。
二、职责与权限1. 档案室管理员负责档案室的日常管理工作，包括归档、整理、借阅、检索等。
2. 档案室管理员应熟悉档案管理的相关法律法规，制定档案管理制度，并定期更新。
3. 档案室管理员有权对档案进行验收、整理、编目，并保证档案的有序存放。
4. 档案室管理员负责制定档案借阅、归还的流程，并对借阅人进行登记。
5. 档案室管理员有权对档案室进行安全管理，防止非授权人员进入。
6. 档案室管理员应定期检查档案室的存储环境，如温湿度、防潮设备等。
7. 档案室管理员应保证档案室的安全性，加强防火、防盗等措施。
8. 档案室管理员应定期对档案进行备份，以应对数据丢失或损坏的情况。
三、档案管理流程1. 档案归档1.1 档案室管理员应对新进档案进行验收，确认档案的完整性和准确性。
1.2 档案室管理员负责对档案进行整理和编目，并在档案上标注编号、归档日期等相关信息。
1.3 档案室管理员将已整理好的档案存放在指定位置，并做好登记工作。
2. 档案借阅2.1 借阅者应提出借阅申请，包括借阅目的、借阅日期等信息，并经过档案室管理员审批。
2.2 档案室管理员应将借阅的档案进行登记，并妥善保管借阅申请表。
2.3 借阅者在使用完档案后，应及时归还，并由档案室管理员确认归还情况。
2.4 档案室管理员应对借阅档案进行复核和整理，确保档案完整无误。
3. 档案检索3.1 借阅者提出检索申请时，应提供详细的检索条件和目的。
3.2 档案室管理员根据检索条件进行查找，并提供所需档案的复印或电子文件。
3.3 档案室管理员应记录检索的结果，并对检索档案进行整理和归档。
四、档案室安全管理1. 档案室管理员应定期检查档案室的门窗、锁具等设备，确保其正常运作。
2. 档案室管理员应制定档案室的进出管理制度，并对进出档案室的人员进行登记。
档案员职责及档案管理制度（三篇）
档案员职责及档案管理制度档案员的职责主要包括以下几个方面：1. 档案管理：负责公司的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、索引和保存等。
确保档案的安全、完整和准确。
2. 档案编研：负责对档案进行编研工作，包括建立和维护档案的编研系统、编制档案目录和档案整理表等。
3. 档案借阅：负责管理档案的借阅流程，包括借阅申请、审批和归还等。
确保档案的使用合规和追溯。
4. 档案整理：负责定期对档案进行整理和清理工作，及时删除过期和无效的档案，保持档案库的空间和效率。
5. 档案检索：负责协助用户进行档案检索，提供档案查询的服务，确保档案的可及性和及时性。
档案管理制度是为了保障档案管理工作的规范和有效进行而制定的一套制度和规定。
具体内容包括：1. 档案收集与整理制度：规定了档案的收集来源、收集标准和收集程序，要求对收集的档案进行整理和归档。
2. 档案保存与归档制度：明确了档案的保存期限和归档位置，要求按照规定的流程进行归档和保管，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案检索与借阅制度：规定了档案的检索和借阅的流程和程序，包括申请、审批和归还等，保证档案的使用合规和追溯。
4. 档案销毁与清理制度：规定了档案的销毁和清理的条件和程序，包括审批、备案和销毁记录等，确保档案的及时清理和销毁。
5. 档案安全与保密制度：明确了档案的安全和保密的要求，包括档案库的安全防护、权限管理和保密措施等，防止档案的丢失和泄露。
通过建立和执行档案管理制度，可以确保档案工作的高效和规范，提高档案的利用价值和保护水平。
档案员职责及档案管理制度（二）档案员职责：1. 负责档案管理系统的运行和维护；2. 确保档案的完整性、准确性和及时性；3. 负责档案文件的收集、整理、编目和归档工作；4. 负责档案的检索和借阅服务；5. 管理档案的电子化和数字化工作；6. 组织档案的销毁和归档转档工作；7. 提供档案管理培训和指导。
档案管理制度范本：1. 档案管理目的：确保组织档案的完整和安全，提供高效的档案管理服务。
公司档案管理制度及职责要求
一、总则为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、安全、有效利用，特制定本制度。
本制度适用于公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。
二、档案管理机构及职责1. 公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门、各分公司、全资控股公司的档案资料管理工作。
2. 公司综合管理部负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查和考核评估。
3. 各部门、各分公司、全资控股公司应设立档案管理部门，负责本部门档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。
4. 档案管理部门应配备专职或兼职档案管理员，负责档案日常管理工作。
三、档案管理人员的职责1. 档案管理员应具备良好的职业道德，遵守国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。
2. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统。
3. 档案管理员应定期对档案进行清理、分类、归档，确保档案的分类科学、编号规范。
4. 档案管理员应做好档案的保管工作，防止档案丢失、损坏、霉变等。
5. 档案管理员应做好档案的利用工作，为员工提供便捷、高效的档案服务。
6. 档案管理员应做好档案的保密工作，严格遵守国家保密法律法规，确保档案安全。
四、档案收集与归档1. 公司各部门、各分公司、全资控股公司应按照档案管理要求，及时、准确地将具有查考利用价值的文件资料收集齐全。
2. 档案收集范围包括但不限于：（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；（2）公司内部及与其他单位往来发文；（3）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；（4）日常管理方面的员工考勤、前台外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发等；（5）公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示、批复等；（6）员工民主生活会方面的记录等；（7）人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职离职手续、员工档案等。
3. 收集的档案资料应按照档案管理制度进行分类、整理、立卷，并报公司综合管理部审核。
2024年档案员职责及档案管理制度（二篇）
2024年档案员职责及档案管理制度一、档案管理员职责规范1、全面遵循《档案法》等相关法律法规，以及县委、县政府制定的档案工作政策规定。
2、深入掌握本单位的档案业务工作，严格执行各项档案管理规章制度。
3、深入了解本单位各类档案资料的形成过程，熟练掌握分类方法、归档范围及保管期限。
4、对乡镇机关产生的文书档案、实物档案、音视频材料等，进行及时收集、整理、分类、编目、立卷及归档。
监督并指导各站所做好档案收集、整理、归档工作，确保档案齐全完整，提升案卷质量，逐步实现档案管理的现代化。
5、负责收集领导会议发言材料及相关带回材料，搜集乡镇重大活动、重点建设项目及其他应归档的材料和照片。
6、负责管理本单位各类档案及载体，保持库房整洁卫生，案卷排列有序。
7、按时向上级主管部门报送档案工作统计资料，按规定及时向县档案馆移交到期档案。
8、编制科学检索工具，全面了解室藏情况，主动提供档案资料，做好咨询和档案查询利用服务工作，严格执行保密制度，坚持查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
9、对已到保管期限的档案资料进行认真鉴定分析，对失去保存价值的档案提出销毁意见，撰写鉴定分析报告，经领导批准和上级档案部门鉴定后，认真负责地销毁。
10、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写有价值资料，满足各项业务工作需要。
二、档案室（库房）管理规定1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，确保完好率达到____%。
严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。
确因工作需要进入时，需经领导批准并由本室（库）管理人员陪同。
门要加固防盗门。
进出室（库）随时关灯、锁门。
2、严格执行室（库）内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。
3、定时测量记录室（库）内温度。
要求室（库）内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在____%-____%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。
档案室管理制度及职责（2篇）
档案室管理制度及职责档案室管理制度是指对组织内部的档案室进行规范管理的一套制度，包括档案保存、归档、检索、销毁等方面的规定。
下面是一些常见的档案室管理制度及职责：1. 档案室管理制度的制定：由组织的档案管理部门或相关负责人负责制定档案室管理制度，明确各种档案文件的保存期限、档案归档流程、档案室的开放时间等。
2. 档案室职责：档案室的职责包括接收、归档、保管、检索、借阅、销毁等。
具体包括：- 接收：档案管理员负责接收组织内各部门的档案文件，并做好登记和备案。
- 归档：将接收到的档案按照规定的分类和编码体系进行归档，确保档案的整齐有序。
- 保管：负责档案的安全保管，包括防火、防水、防霉、防盗等措施，并定期进行档案的检查和维护。
- 检索：负责提供档案的检索服务，根据用户的需求快速找到所需的档案文件。
- 借阅：负责档案的借阅管理，确保借阅者符合借阅条件，并妥善管理档案的借阅记录。
- 销毁：根据规定的保管期限，负责档案的销毁工作，确保档案的安全销毁。
3. 档案室管理制度的执行：各部门和人员要严格按照档案室管理制度的要求执行，不得私自移动、随意更改档案位置，确保档案的安全性和完整性。
4. 档案室的权限管理：档案室管理员要负责对档案室的进出管理，确保只有经过授权的人员才能进入档案室，并进行相关操作。
5. 档案管理培训：组织要定期开展档案管理培训，提高档案管理员的专业水平和管理能力，确保档案管理工作的质量。
总之，档案室管理制度及职责的目的是确保档案的有效管理，提高档案管理的效率和规范性，保护组织重要信息资产的安全和完整。
档案室管理制度及职责（二）一、档案室管理制度1. 档案室管理目标- 维护和管理公司档案，确保档案的完整性、准确性和安全性。
- 提供及时有效的档案查询与服务，支持公司的决策和运营。
2. 档案室组织架构- 档案室设有专门的管理人员负责日常管理和相关事务。
- 档案室可以根据需要配备档案管理专员，负责具体的档案管理工作。
档案员职责及档案管理制度范文（二篇）
档案员职责及档案管理制度范文一、档案员职责档案员是负责组织、管理和维护档案工作的专业人员。
他们在组织中承担着重要的档案管理职责，确保档案的完整性、准确性和可用性。
以下是档案员的主要职责：1. 档案管理：档案员负责制定和实施组织的档案管理政策和程序，确保档案的合规性和高效性。
他们管理档案存储、检索和销毁的流程，制定并管理档案传递和借阅的规定。
2. 档案分类和索引：档案员负责对档案进行分类和索引，确保档案能够被迅速检索和使用。
他们设计和维护档案分类系统，编制档案索引和目录，确保档案的有序存放和管理。
3. 档案整理和归档：档案员负责对最新的档案进行整理和归档，确保档案的完整性和安全性。
他们按照规定的程序和标准将档案进行整理，包括文件的清点、标识和包装，然后将其归档到指定的位置。
4. 档案检查和修复：档案员负责定期检查档案的完整性和可用性。
他们检查档案是否完整、清晰可读，并及时修复和整理损坏或有问题的档案。
5. 档案保护和安全：档案员负责保护档案的安全和机密性。
他们制定和执行档案保护措施，包括防火、防水、防盗和防病虫害等。
他们确保档案存储环境的安全和稳定，采取必要的措施防止档案的损毁和泄露。
6. 档案数字化和电子化：档案员负责将纸质档案进行数字化和电子化处理，以提高档案的管理效率和可用性。
他们使用专业的档案管理软件和设备，进行档案的扫描、录入和存储，确保档案的数字化和电子化过程的准确性和可靠性。
二、档案管理制度范文1. 档案管理的目的和原则1.1 档案管理的目的是保护和利用组织的档案，确保档案的完整、安全和便于使用。
1.2 档案管理的原则是合规、规范、高效和便捷。
2. 档案管理的责任和权限2.1 组织领导对档案管理负全面责任，确保档案管理政策和程序的制定和执行。
2.2 档案把关部门负责档案管理的日常工作，包括档案的收集、整理、分类、索引、存储、检索和销毁等。
3. 档案管理的流程和控制3.1 档案的收集：按照规定的程序和标准收集档案，并确保录入正确和完整。
档案员职责及档案管理制度
档案员职责及档案管理制度档案员职责及档案管理制度一、制度目的本制度的目的是为了规范公司档案管理工作，确保公司各类档案的安全、完整、有序的保存和利用，同时保证档案使用的准确性和及时性，保护公司合法权益。
二、范围本制度适用于公司所有单位、部门、员工，涉及到所有的纸质档案、电子档案及移动存储设备中的数据信息。
三、制度制定程序本制度由公司档案管理部门负责起草，经公司领导班子讨论、审批后，由公司法务部门组织专家对该制度进行审查，审查筹备组将审查情况和审查意见书报公司领导批准，最后由公司领导批准后正式颁布实施。
四、相关法律法规及公司内部政策规定本制度的制定，必须遵守以下法律法规及公司内部政策规定：1.《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动保障监察条例》等相关法律法规；2.公司内部档案管理的有关规定。
五、制度名称本制度名称为档案员职责及档案管理制度。
六、制度内容1.档案管理的基本原则公司档案管理实行完备性、合规性、安全性、保密性原则。
（1）完备性原则：要求档案齐全、准确、完整、可靠，确保档案资料及时整理、归档和更新，避免信息的空缺、遗漏、重复、混淆等问题。
（2）合规性原则：要求档案管理必须符合国家法律法规和公司内部政策规定的有关要求。
（3）安全性原则：要求公司对重要档案设置防火、防盗措施，保证档案的安全性。
（4）保密性原则：要求档案妥善保管，不泄露公司重要资料，确保公司利益不受损失。
2.档案管理的职责和分工（1）公司档案部门负责档案管理工作，并按照公司内部规定，制定档案管理计划和工作流程，并对档案进行分类、编目、整理、归档等工作。
（2）各部门应按照档案管理部门的要求积极参与档案管理工作，对部门内产生的各类档案从产生时就应将其归纳整理并按照规定传送到公司档案管理处进行统一管理。
（3）各员工应遵守公司规章制度，遵守档案管理制度，认真填写各类信息表格，并进行签名盖章。
2023年档案员职责及档案管理制度范本
2023年档案员职责及档案管理制度范本一、档案员职责范本：1. 负责编制档案管理规定和制度，保障档案管理工作的有效进行；2. 负责档案的收集、整理、登记、归档和借阅等工作，保证档案的完整性和安全性；3. 负责建立电子档案管理系统，实现档案的电子化管理和查询；4. 组织开展档案文献的研究和信息的挖掘，提供相关的服务和支持；5. 负责档案流转过程中的监督和控制，确保档案的合规性和准确性；6. 协助相关部门进行档案的调查和审计工作，配合解决档案纠纷；7. 担任档案委员会成员，参与相关会议和讨论，提供专业意见和建议；8. 不断提升档案管理的专业能力，积极参加培训和学习，推动档案工作的创新。
二、档案管理制度范本：档案管理制度第一章总则第一条为加强对组织内档案的管理，规范档案工作流程，保证档案的安全性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于组织内所有涉及档案管理工作的人员。
第三条档案应按照法律法规和本制度的要求进行管理，严禁随意私自处理档案。
第四条各部门应根据本制度的规定，建立和完善相应的档案管理制度，确保档案管理工作的有序进行。
第五条档案管理部门是档案管理工作的主责部门，负责指导、协调和监督各部门的档案管理工作。
第二章档案的收集和整理第六条档案管理部门应组织对各部门、个人的档案进行收集和整理，确保档案的完整性和保密性。
第七条各部门在产生或获取档案后，应及时汇报给档案管理部门，按照规定的手续进行登记和归档。
第八条档案管理部门应对档案进行编目、整理和装订，采取适当的措施保护档案的完整性和安全性。
第九条档案管理部门应建立电子档案管理系统，实现档案的电子化管理和查询。
第十条档案管理部门应制定档案借阅的程序和规定，确保档案的有序借阅和使用。
第三章档案的保管和销毁第十一条档案存放室应设在安全、干燥、通风的地方，严禁将档案存放在高温、潮湿、易燃的环境中。
第十二条档案管理部门应对档案存放室进行定期巡查和检查，及时发现和处理安全隐患。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司档案管理制度及档案员职责（最新版）
一、工作总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
2、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案归类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（五）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股东名册
（3）组织规程及办事细则
（4）董事会及股东会记录
（5）财务报表
（6）政府机关核准文件
（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）工程设计图
（9）公司规章制度
（10）其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。
全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。
如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。
应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。
任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附表
档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。