文书档目录数据交换格式与著录细则
文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式(DB32 505-2002)
江苏省地方标准DB32/505-2002文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 Database structure and data exchange format of documentary archival inventory前 言本标准4、5.4、5.6、5.8、5.12、5.13、5.14、5.20为强制性条款。
本标准是根据DA/T18-1999《档案著录规则》并依据多年的实践经验，结合我省实际而制定的。
为便于解决数据访问权限的控制问题，增加了“主办部门”和“协办部门”两个项目；为便于解决调阅档案全文问题，增加了“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加了“组织机构代码”项目。
本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求。
本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考。
本标准的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》编制。
本标准由江苏省档案局提出。
本标准起草单位：江苏省档案局（馆）。
本标准主要起草人：齐丽华赵明富 刘祖云 冯国安 姚军 谢微 顾斌 杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义、数据库结构与交换格式、使用方法。
本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换、档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7408-94 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB 7156-87 文献保密等级代码GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则《中国档案分类法》《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《文献主题标引规则》术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围 1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
重庆市文书档案目录数据交换格式
重庆市文书档案目录数据交换格式1 意义标准化工作是推进档案信息化、实现现代化管理的前提和基础，为了适应档案信息化建设的需要，便于在全市范围内进行档案信息交换和网络化建设，规范全市各综合档案馆、基层档案室档案目录数据的采集，统一全市文书档案目录数据库的格式，特制定本标准。
2 范围2．1 本标准规定了文书档案目录数据库结构。
2．2 本标准适用于重庆市地方综合档案馆、进馆单位档案室的文书档案目录数据库，其它各专业档案馆、档案室参照执行。
2．3 本标准规定目录数据库文件的交换格式为.DBF文件；目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。
3 引用标准DA/T 18-1999 档案著录规则GB2808－81 全数字式日期表示法DA/T 1?2000 档案工作基本术语GB11714－1997 全国组织机构代码编制规则DA/T 22－2000 归档文件整理规则4 定义本标准采用下列定义：4．1档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4．2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括档案馆代码、档号、总页数、题名、责任者、文号、时间、密级、附件、保管期限、分类号、主题词、人名、开放标志、电子文档名、档案种类、附注。
4．3 记录描述数据条目的数据集合，由若干字段组成。
4．4 字段描述著录条目中某一特定属性的数据集合。
4．5 著录级次著录字段的选择范围，表现为著录字段的详简程度。
5 文书档案数据库结构文件级目录数据库中的数据记录，由23个字段组成（见下表）。
文书档案文件级目录数据库数据字段一览表注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。
辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式
辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式（试⾏）1 范围本标准规定了⽂书档案案卷级和⽂件级⽬录数据库的结构及其著录细则、⽂书档案⽬录数据库交换格式。
本标准适⽤于全省各级各类档案馆和机关档案室⽂书档案⽬录数据库的建设、⽂书档案的著录、档案部门间⽬录数据库的交换，亦可作为编制相关档案管理软件及其它门类档案⽬录数据库建设的参考。
2 术语和定义2.1档案数据库以⼀定的组织⽅式存贮在⼀起的相关档案数据的集合。
2.2数据字段档案数据库（2.1）中与著录项⽬相对应的描述档案某⼀特定内容或形式特征的数据集合。
2.3字段名标识数据字段（2.2）名称的⼀组符号。
2.4字段类型各字段对应内容的数据类型。
2.5字段长度数据字段（2.2）中可存放数据的最⼤字节数。
2.6数据记录档案数据库（2.1）中由若⼲数据字段（2.2）组成，描述著录条⽬的数据集合。
2.7电⼦⽂档号档案馆（室）管理电⼦⽂件的⼀组代码。
2.8脱机载体编号反映归档电⼦⽂件的脱机存储载体排列顺序的⼀组代码。
2.9必须著录项⽬（必著项）根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际⼯作中应⽤的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项⽬。
2.10 选择著录项⽬（选著项）根据⼯作的实际，除必著项以外所选择的著录项⽬。
3 数据库结构本标准规定了《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》和《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》三个数据结构。
《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》适⽤于按⽴卷⽅式整理的档案⽬录；《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》适⽤于按照《归档⽂件整理规则》整理的档案⽬录。
3.1 《案卷级⽬录数据库结构》3.2 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》3.3 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》4著录细则此著录细则指在计算机上著录的档案⽬录内容。
即填写在上述数据库中的对应项⽬。
所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统⼀为半⾓录⼊。
4.1题名4.1.1案卷题名4.1.1.1⼜称案卷标题、题⽬，是表达卷内⽂件总体内容、形式特征的名称。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
文书类电子档案包括数字化的纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项目。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执行。
本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
共34项组成，分别为标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式（一）标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
档案数据著录规范.
档案数据著录规范一、数据准备数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。
案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。
数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。
二、数据录入（一）文件级目录数据著录要求１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。
全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。
全宗号的格式是：××××２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。
（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。
用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。
３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。
（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。
５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。
（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）６、文件题名：即文件标题。
（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。
原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。
文书档目录数据交换格式与著录细则
福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
一、著录项目
包括题名、文件编号、责任者、秘级与保管 期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代 码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文 档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主 题词和关键词、人名、附件、提要与附注项 等。
对照列表可以看出，这些项目有必著不可为 空、必著可为空和选著项目三种。
二、著录格式
3、文件编号：指文件执法过程中由执法机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。
4、密级与保管期限：密级根据文件首页的标 记（秘密、机密、绝密等）；保管期限根 据档案的价值划分为永久、长期、短期， 都据实著录。
5、控制标志：根据档案归档时确定为开放的 著录开放，确定为控制利用的著录为控制。
6、时间： A、成文时间，著录文件的形成时间； B、考证时间，时间是考证得出的，应在
文书档案文件级目录文书档案文件级目录数据库结构与著录细则数据库结构与著录细则为规范做好市直单位到期应进馆档为规范做好市直单位到期应进馆档案接收移交工作确保馆藏国家档案资案接收移交工作确保馆藏国家档案资源的质量完整与安全源的质量完整与安全直各单位所有移交进馆的档案必须在移直各单位所有移交进馆的档案必须在移交档案实体的同时移交符合安徽省地交档案实体的同时移交符合安徽省地方标准方标准文书档案文件级目录数据库与文书档案文件级目录数据库与著录细则著录细则的计算机档案条目
K、脱机载体编号:格式为
组织机构代码——存储载体代码——排列 顺序号
存储载体代码：CD表示光盘，MT表示磁带， MD表示磁盘。
例如：434010-CD-001， 即档案局-光盘第一盘。
8、稿本
指档案文件的文稿、文本。依实际情况 可著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、 蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印 本、各种文字本等。
档案文件级目录数据著录的规范和要求--浏览
档案文件级目录数据著录的规范和要求（要求录入人员必须重点掌握）档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录、误录有关信息；差错率控制在5%以内（即100条数据不能出错5条）。
这就要求每录完一条数据，一定要进行检查和校对，将录错的内容修改准确。
当确认数据信息完整无误后，方可导入正式库。
一、全宗号是档案馆给档案已经进馆的立档单位的代码。
（一）各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。
（二）全宗号用半角著录，长度为4个字节。
如全宗号为“ 16 ”，应著录为“ 0016 ”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“ 16 ”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。
二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。
如1990年度的档案目录号为“ 016 ”，1991年度的则为“ 017 ”，1992年度的为“ 018 ” .................. 依次类推来计算。
（一）不同年度的案卷目录号切勿相同。
应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。
（二）目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8” , 应著录为“ 008 ”。
三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。
（一）在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。
则案卷号依次编为1，2，3，4，5 ;编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。
同一年度内案卷号不许重复。
（二）案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“ 3”，应著录为“ 0003 ”。
四、页号是整理档案时在文件材料右上角（双面有字的，背面编在左上角）上逐页编写的流水号。
半角状态下输入。
（一）每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案之间页码不可连接。
档案内凡是有文字的页面都要编写页码。
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1 范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 标准性引用文件以下文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
但凡注日期的引用文件，其随后所有的修改单〔不包括勘误的内容〕或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
但凡不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989 信息处理信息交换用七位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法〔1997年〕档案出版社中国档案主题词表〔1995年〕国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则〔国档发[1987]4号〕3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及以下术语和定义适用于本标准。
3.1 著录项目 items of description揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2 著录格式 format of description著录项目〔〕在条目中的排列顺序及其表达方式。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
文件级档号
文件级档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
4
目录号
目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。
案卷内成文最早的文件形成时间。由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示月份，第7～8位数表示日期，如19500128。
9
终止时间
案卷内成文最晚的文件形成时间。著录格式同上。
10
保管期限
根据案卷实际保管期限著录，分为“永久”、“长期”两种。
11
页数
著录案卷内文件总页数。
12
控制符
凡控制使用的档案著录汉字“控制”，开放档案著录汉字“开放”。若一个案卷内有一份档案为控制使用，则该案卷著录为控制使用。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
一、文书档案目录数据著录项目及著录要求
1、文书档案案卷级目录数据著录项目及著录要求
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
9
终止时间
案卷内成文最晚的文件形成时间。著录格式同上。
10
保管期限
根据案卷实际保管期限著录，分为“永久”、“长期”两种。
11
页数
著录案卷内文件总页数。
12
控制符
凡控制使用的档案著录汉字“控制”，开放档案著录汉字“开放”。若一个案卷内有一份档案为控制使用，则该案卷著录为控制使用。
13
密级
密级是文件保密程度的等级,按GB／T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级:公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。
14
备注
著录案卷中需解释、补充说明的事项。
2、文书档案文件级目录数据著录项目及著录要求（适用于文书立卷改革前文书档案）
附件1：
文书档案目录数据著录项目与著录要求
一、文书档案目录数据著录项目及著录要求
1、文书档案案卷级目录数据著录项目及著录要求
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
案卷级档号
案卷级档号的结构为：全宗号-目录号-案卷号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
4
目录号
目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
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福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／了1988—1989 信息处理信息交换用7位编码字符集CB 2312—1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB／T 3469—1983 文献类型与文献载体代码GB／T 7156—1987 文献保密等级代码CB／T 7408—1994 数据元和交换格式信层、交换日期和时间表示法GB／T15418—1994 档案分类标引规则DA／T1—1992 档案工作基本术语DA／T13—1994 档号编制规则DA／T19—1999 档案主题标引规则DA／T 22—2000 归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法(1997年)档案出版社中国档案主题词表国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号)国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发[198714号]3 定义本标准采用DA／T1和下列定义。
3．1 档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。
3．2 文件级著录著录对象为一件或多件文件的档案著录。
3．3 案卷级著录著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。
3. 4 件和多件3．4．1 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件；来文与复文可各为一件，重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
3．4．2 多件未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议记要、工作简报、呈阅件、非讼诉案件等可作为多件文件。
3．5 著录项目和数据字段3．5．1 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
如正题名、责任者、文件编号、文件时间、保管期限等等。
3．5．2 数据字段．DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集3．6 著录条目和数据记录3．6．1 著录条目档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。
3. 6．2 数据记录．DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或几份文件著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。
3．7 ．DBF数据库文件按一定次序排列、相互关联的数据记录的集合。
本标准规定扩展名为．DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。
3．8 字段类型在．DBF数据库文件中p字段类型规定数据字段的基本届性。
本标准涉及两种：字符型(C)和数字型(N)。
3．9 文字类别当数据字段类型为字符型时，文字类别分为“字符”和“汉字”两类。
字符是指GB／T1988所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在内存中占一个字节。
“汉字”是指CB 2312所规定的图形字符。
每个“汉字”在内存中占二个字节。
3．10 字段长度在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3．11 交换格式用于档案目录数据交换的数据库文件格式。
3．12 数据交换指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘作为载体所进行的数据交换。
4 数据交换格式4．1 文书档案目录数据进行交换的文件格式是．DBF数据库文件，并分为文件级和案卷级两种。
4．2 文件级．DBF数据库结构见表1。
表1 文件级．DBF数据库结构4．3 案卷级.DBF数据库结构见表2。
表2案卷级.DBF数据库结构5 数据交换要求5．1 经过加密处理的数据交换，移交的同时提供解密手段。
5．2 经过压缩处理的数据交换，移交的同时提供解压缩手段。
5．3 用于数据交换的．DBF数据库文件以数据交换年度进行划分存贮介质容量时，可分割为若干个子库文件存贮，并按顺序进行编号。
子库文件从01∽99编号，如无子库文件，不编号。
5．4 ．DBF数据库文件名组成5．4．1 文件名格式子库文件编号数据库交换年度全宗号档案馆代码数据级别5．4．2 著录细则5．4．2．1 文件名格式中，除以下几种情况外所有项目都必须著录。
a)建库单位是档案馆，可以不著录全宗号；b)建库单位的全宗号如还未确定，可以不著录全宗号，允许在文件名末尾加建库单位的简称；c)不进馆的档案数据库可以不著录档案馆代码和全宗号，允许在文件名末尾加建库单位的简称。
5．4．2．2 数据级别分为文件级和案卷级。
文件级用汉语拼音字母“w”表示，案卷级用汉语拼音字母“A”表示。
档案馆代码著录按6．14．2执行；全宗号著录按6．1．1．2执行；交换年度按数据库文件进行交换时的年度著录；子库文件编号按5．3执行。
例1：建库单位是福建省委，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001．福建省委全宗号是0l01，数据库交换年度是1993年，子库文件编号为2号。
库文件名著录为：w4350010101199302．DBf。
例2：建库单位是福清市档案馆，数据级别是案卷级数据库，档案馆代码是435010，数据库交换年度是1999年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：A435010199901．DBF。
例3：建库单位是褐建省国土资源厅，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001，全宗号还未确定，数据库交换年度是2001年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：w435001200101福建省国土资源厅．DBF。
例4：建库单位是福州大学、数据级别是案卷级数据库、数据库交换年度是2000年，子库文件编号为1号。
库文件名著录为：A200001福州大学.DBF。
6 著录细则6．1 档号档号按DA／T13执行，档号结构如下：全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号。
6．1．1 全宗号6．1．1．1 字段描述档案馆给定每个全宗的代码。
6．1．1．2 著录细则全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆内的全宗号不得重号。
著录档案所在全宗的全宗号。
全宗号的格式是：××××全宗顺序号全宗属类代码一般档案视为全宗属性单一，用阿拉伯数字“0”作为全宗属类代码。
保留地方特性的档案可标注全宗属类代码。
除了汉语拼音字母“M”已用于标识明朝档案p汉语拼音字母“Q”已用于标识清朝档案，以及本标准赋于汉语拼音字母“G”标识民国档案、赋于汉语拼音字母“L”标识革命历史档案不能用之外，其余均可采用。
全宗属类代码由各档案馆统一编制、报送福建省档案局批准及备案。
6．1. 2 案卷目录号6．1. 2．1 字段描述全宗内案卷所属目录的代码。
6．1. 2．2 著录细则案卷目录号可按不同年度，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
一个全宗内的案卷目录号不得重号。
著录档案所在案卷目录的案卷目录号。
案卷目录号的格式是：×××案卷目录号6．1．3 案卷号6．1．3．1 字段描述案卷排列的顺序号。
6．1．3．2 著录细则一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。
著录档案所在案卷的案卷号。
案卷号的格式是：××××案卷号6．1．4 分卷号6．1．4．1 字段描述可选字段。
归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。
6．1．4．2 著录细则6．1．4．2．1 同一案卷号下除第一卷不编分卷号之外，其余的从数字2开始，按排列次序流水编分卷号，分卷号不得重号。
著录档案所在案卷的分卷号。
分卷号的格式是：××分卷号6．1．4．2．2 在同一案卷号下，除了第一卷著录案卷号之外，其余依照分卷号次序进行著录：在6．1规定的档号结构中，案卷号的格式是：×××××××分卷号小数点字符“.”案卷号6．1．5 页号、件号和页数6．1．5．1 字段描述6．1．5．1．1 页号是案卷内文件每页的顺序号。
文件中有图文的页面为一页。
6．1．5．1．2 件号是文件排列的顺序号。
6．1．5．1．3 页数是每一件文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
6．1．5．2 著录细则6．1．5．2．1 有装订的案卷，著录页号。
不装订的案卷以及按DAT／22整理的档案，著录件号和页数。
6．1．5．2．2 页号著录档案所在案卷内每一文件的首页页号。
件号著录每件文件的件号；页数著录该件文件的页数。
6．1．5．2．3 页号和件号不应有空号、重号、分页(件)号。
6．2 归档号6．2．1 字段描述档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号。
6．2．2 著录细则档案室编制的档号的结构与6．1不符的选择本字段。