企业电子文件归档和电子档案管理指南
电子文档归档与管理办法
电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。
三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。
2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。
3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。
4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。
5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。
6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。
7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。
四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。
b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。
c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。
d) 对重要的电子文档进行备份。
2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。
b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。
3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。
b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。
c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。
d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。
五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。
b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。
c) 监督和检查部门的归档工作。
2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。
b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。
c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。
企业电子档案管理办法
企业电子档案管理办法第一条为了加强企业的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规定制定本规定。
第二条本规定适用于企业各部门、分公司、各单位。
第三条基本术语解释（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。
（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。
（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
第二章管理体制和职责第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。
档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。
第五条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。
第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。
第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。
档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第三章归档范围、保管期限第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。
具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
41.企业电子文件归档和电子档案管理指南
5.3 电子文件归档接口............................. .. ................................................................................... 12
"
7.1 电子档案在线存储.. .... . ...... ................ ..... ............... ... ... ....... ... ....... .......................................... 18 7.2 电子档案离线存储................................................................................................................. 18 7.3 电子档案保管................................................... ... ....................................... . ............... .... . . ....... 19 7.4 电子档案利用 ··························································································································19 7.5 电子档案定期鉴定、销毁及进馆··························································································20
企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。
本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。
它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。
企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
企业电子文档归档和电子档案管理指南
现在企业里，电子文档多到不得了。
有各种各样的文件，比如Word 文档、Excel表格、PDF文档，还有各种邮件、图片和视瓶。
企业得好好管理这些文档，保证它们安全、容易找到、好管理。
所以就有了电子档案管理指南，就是给企业规定了一套标准和方法，教企业怎么管理这些电子文档。
目的就是希望企业能够更高效、合规、安全、方便地管理电子文档。
企业需要打造一个炫酷的电子文档归档系统！就像建立一座数字化的文档乐园一样！这个系统不仅包括超酷炫的文件命名规范，还有奇妙绝伦的文件夹结构和权限管理机制。
就像是制定一份神秘宝藏地图一样，我们可以根据文件的类型、部门、时间等因素来设计出不同的宝藏藏匿之处，并确保每个宝藏里的文件都能按照规矩进行命名。
而权限管理机制更是要像是设定魔法阵一样，企业需要为不同的人员设定访问权限和修改权限，确保只有得到授权的勇者才能进入并掌握宝藏的秘密。
当然，企业还需要像是定期举行宝藏保卫大作战一样，进行文档归档和备份工作，确保宝藏的安全和完整，让坏蛋们无法窥探！这样，我们的文档乐园才会成为公司的宝藏宝库，充满趣味和活力！党的一项重要任务是制定一套符合党的路线、方针和政策的电子档案管理规范和流程。
这一过程需要覆盖电子文档的采集、归档、检索、保管和销毁等全过程管理。
在电子文档的采集阶段，必须制定明确的文档采集标准和流程，并对采集的文档进行分类和索引，以确保文档的内容符合党的要求。
在文档归档和存储阶段，应对文档进行整理和分类，并确保文档的存储安全和可靠性，以维护党的信息安全。
在文档的检索和利用阶段，必须建立一套完善的文档检索和利用机制，以便党员能够快速、准确地找到所需的文档并进行使用。
在文档的保管和销毁阶段，需要建立相应的文档保管和销毁规范和流程，并确保文档的合规性和安全性，以落实党的管理要求。
这些措施将有助于加强党的信息化建设，维护党的意识形态安全，推动党的事业发展。
青岛市企业电子文件归档与管理规则课件.ppt
精品
用大写英文字母A、B、C表示。A表示 封存保管；B表示查阅利用；C表示异 地存放 ，进馆时需要ＡＢ两套
· 整理方法
存储 归档 电子 文件 的载 体背 面式 样
GL
注意脊背用大写汉字填 写
精品
· 整理要求 ①归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对 集中 ②不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中
精品
4 收集
要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负 责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文 件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现
阶段支持word、pdf)
要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件， 收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式
精品
·归档时间
①产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、 工程竣工后，由相关责任部门进行系统整理，并在3个月内归档。 ②科研课题的电子文件应在课题验收或评审、鉴定测试合格后立即 归档。 ③其它类目的电子文件归档时间，按各类目现行文件归档时间要求 执行。
精品
·归档电子文件的保管
①归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完 整性、有效性。 ② 归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一 些特殊条件。
精品
④电子文件归档前，由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审 核，并由负责人签署审核意见。采用某些技术方法保证电子文件有效性和 完整性的，应把其技术方法和相关软件一并归档。
⑤电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括硬件环境 的有效性及其信息记录格式等，对不合格的归档载体，应退回形成单位重 新制作。（在移交登记中双方签字）
GMP电子文件归档及电子档案管理规程
1 主题内容与适用范围本规程规定了公司GMP电子文件归档及电子档案管理规程。
本规程适用于公司GMP电子文件归档及电子档案管理。
2 引用标准《药品生产质量管理规范》 (1998年修订)3 术语电子文件：指经审核批准的与纸质版相对应的保存于电脑中或的GMP电子文件。
电子档案：指所有经审核批准的公司现行GMP文件纸质版的电子文档。
4 职责4.1 品质保证部是公司GMP电子文件管理的主管部门，负责起草《电子文件归档及电子档案管理规程》，并监督实施。
4.2 各专业主管部门负责本部门电子文件的起草，并及时将电子文档交QA归档。
5 管理程序5.1 GMP电子文件归档5.1.1 各专业主管部门完成GMP文件的起草后，按照《文件控制程序》进行文件审核、批准后，在1个工作日内将文件的批准版交QA复印、分发、存档，同时将电子版文件交QA存档。
5.1.2 QA在收到电子版文件的1个工作日内将电子版文件整理到GMP文件第三版中，同时将旧版的电子版文件进行清理。
5.1.3 公司的GMP电子文件与经批准的纸质版文件执行日期相同。
5.2 电子档案管理5.2.1 GMP电子档案与经审核批准的GMP纸质版文件具有同等的合法性，皆用于的公司的GMP管理。
5.2.2 公司的GMP电子文件以只读形式在公司局域网中共享，各相关部门按照GMP文件纸质版和电子版进行GMP管理。
5.2.3 文件管理人员每年对局域网上此合法文件以外的电子版文件进行定期清理，以保证GMP电子文件的唯一性。
5.2.4 文件管理人员每年对公司的纸质版GMP文件与电子版文件进行整理，以保证纸质版文件与电子文件相对应。
5.3 电子档案保存5.3.1 文件管理人员每半年对公司GMP电子版文件进行备份。
5.3.2 每年对公司的GMP电子版文件收集归类后拷贝到光盘中，共拷贝2份，一份备份存档，一份供查阅使用。
6 相关文件《文件控制程序》7 文件发放范围生产部、品质保证部、备份各1份，共印3份。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。
第三条基本术语解释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。
各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。
第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。
第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。
电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。
集团公司电子文件归档管理办法
集团公司电子文件归档管理办法第一章总则第一条为指导**（集团）有限公司（以下简称集团公司）电子文件归档工作规范化进行，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）等相关标准规范规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。
第二条本办法规定了集团公司电子文件归档范围与电子档案保管期限表，以及电子档案管理过程中存储格式、归档接口方式和元数据管理办法。
第三条本办法适用于集团公司电子文件的归档管理工作，所属各单位应参照本办法，结合自身实际，制定本单位电子文件归档管理制度。
第二章电子文件归档范围第四条电子文件归档范围（一）反映集团公司及各单位职能活动，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。
（二）电子文件归档范围包括各业务活动中形成的各种结构-1-化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括**智慧工作平台及其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。
（三）电子文件有相应纸质载体的，参照《**（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》确定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
对无相应纸质或无法输出成纸质的电子文件的归档范围和其保管期限，应根据各种载体特点和各类档案价值，将其进行准确划分，先由档案部门提出原则和初步意见后，档案部门会同业务部门和信息技术部门共同研究确定，最后由单位领导签发确认。
第五条电子文件元数据归档范围（一）应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。
（二）文书类电子文件归档元数据应按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、题名、所属部门、保管期限、成文日期、责任者、文件编号、文件年度、主题词、载体单位、载体类型、密级、备注、页数、移交编号、档号、件数、文号、盒号等。
公司电子文件归档与管理办法（试行版）模版
公司电子文件归档与管理办法（试行版）模版文档信息*文件名称xx有限公司电子文件归档与管理办法*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx) 新文件建立文件说明为规范xx有限公司电子文件的归档与管理，确保归档电子文件的真实、完整、可用和安*目的全，保存公司历史记录，促进信息资源开发利用，结合公司实际情况,制定本办法。
*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为规范xx有限公司（以下简称“公司”）电子文件的归档与管理，确保归档电子文件的真实、完整、可用和安全，保存公司历史记录，促进信息资源开发利用，按照国家档案局《电子文件管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》,结合公司实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于公司总部及各业务单元电子文件的归档与管理工作。
第三条术语和定义（一）电子文件指在生产、经营、管理等各项活动过程中，通过计算机及相关系统、网络等电子设备、环境等形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性指电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。
（八）完整性电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性电子文件应具备的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
企业电子归档和电子档案管理指南
企业电子归档和电子档案管理指南下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢！本店铺为大家提供各种类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，想了解不同资料格式和写法，敬请关注！Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you! In addition, this shop provides you with various types of practical materials, such as educational essays, diary appreciation, sentence excerpts, ancient poems, classic articles, topic composition, work summary, word parsing, copy excerpts, other materials and so on, want to know different data formats and writing methods, please pay attention!企业电子归档和电子档案管理指南1. 介绍在现代数字化时代，企业面临着日益增长的电子数据管理挑战。
企业档案电子档案管理制度
一、目的与意义为规范企业档案电子档案的管理工作，提高档案管理效率，保障档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本企业内部形成的电子档案，包括但不限于文件、资料、图片、音频、视频等。
三、管理机构及职责1. 设立企业档案电子档案管理部门，负责企业电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案电子档案管理部门应配备专兼职档案管理人员，负责电子档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合档案电子档案管理部门，做好电子档案的收集、整理和归档工作。
四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集：各部门在业务活动中形成的电子文件，应及时收集并报送档案电子档案管理部门。
2. 电子档案的整理：档案电子档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的电子档案进行分类、编目、编号、整理。
3. 电子档案的归档：整理好的电子档案，应按照规定的时间和要求，及时归档。
五、电子档案的保管与利用1. 电子档案的保管：档案电子档案管理部门应确保电子档案的存储介质安全可靠，定期对存储设备进行检查、维护，防止数据丢失。
2. 电子档案的利用：档案电子档案管理部门应提供电子档案的查询、借阅服务，确保档案信息的准确性和完整性。
3. 电子档案的复制：如需复制电子档案，应征得档案电子档案管理部门的同意，并按照规定程序进行。
六、电子档案的销毁1. 电子档案的销毁：档案电子档案管理部门应根据档案保管期限和规定，对到期或无保存价值的电子档案进行销毁。
2. 电子档案的销毁程序：销毁电子档案前，应进行严格审核，确保档案信息的安全。
销毁过程中，应采取技术手段确保电子档案的彻底删除。
七、奖惩措施1. 对在电子档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成档案信息泄露、丢失、损坏等后果的个人和部门，依法依规追究责任。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施。
青岛市企业电子文件归档与管理规则
青岛市企业电子文件归档与管理规 则
要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时 应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数 据库文件一并收集整理 如autocad,illastaotor等设计软件的 版本
要求五: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按 MPEG2方式压缩
要求六: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式
青岛市企业电子文件归档与管理规 则
要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前 面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数 据完整 .如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是 2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT, 但有可能显示有异样
要求十: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算 机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具
要求十一: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格 式，因技术原因无法转换的，必须将相关软件一并收集
青岛市企业电子文件归档与管理规 则
要求十二:归档的电子文件均应在《归档电子文件登记表》中 登记。对于跨年度完成的项目，要分段积累、归档 －－相当于
青岛市企业电子文件归档与管理规 则
④归档电子文件必须与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的 应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上
⑤保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应与经档案行政管理部门认 定的计算机档案管理系统所形成的机读目录建立准确、可靠的关联标 识．在软件上标识出该电子文件所存储的光盘档号．
⑥扫描仪或数码相机形成的电子文件，以“页号”命名；字处理软件形成 的电子文件，以“电子文件内容所反映的主题”命名。
电子文件归档与电子档案管理
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
电子文档管理与归档制度
电子文档管理与归档制度第一章总则第一条为规范企业电子文档的管理与归档，提高信息化管理水平，订立本制度。
第二条本制度适用于企业内全部电子文档的管理与归档，包含但不限于各部门的报告、合同、文件、备忘录等。
第三条电子文档管理与归档应遵从依法、科学、合理、安全、高效的原则。
第二章电子文档管理流程第四条电子文档管理流程包含文档的创建、审批、发布、存储、维护、归档等环节。
第五条电子文档的创建应遵从规范格式，包含明确的标题、编号、发布部门、发布日期等信息。
第六条电子文档的审批应经过相应部门负责人的审核，并记录审核看法和结果。
第七条电子文档的发布应通过内部网络或其他合法的方式进行，确保及时和准确转达给相关人员。
第八条电子文档的存储应使用统一的信息管理系统，确保安全可靠，并定期进行备份。
第九条电子文档的维护包含定期检查文档的完整性和可用性，并及时进行修复和增补。
第十条电子文档的归档应依照文件的保密等级和保管期限分类存放，确保易查、安全和可追溯。
第三章电子文档权限管理第十一条电子文档权限管理应依据工作职责和需要进行分级，不同级别的权限有所差别。
第十二条电子文档权限应由管理员进行设置、调配和调整，并及时更新。
第十三条电子文档权限应实行“最小权限原则”，即每个员工只能拥有完成工作所需的最低权限。
第十四条电子文档权限的使用记录应进行日志记录，并定期审核和检查。
第十五条临时授权权限应在授权者许可下进行，并设定有效期限，过期自动失效。
第四章电子文档备份与恢复第十六条为确保电子文档的安全和可靠，应定期进行备份，并设置灾难恢复机制。
第十七条电子文档备份应包含完整的数据和元数据，并存放在安全可靠的地方。
第十八条电子文档备份的频率和存储周期应依据工作需要和风险评估确定。
第十九条电子文档备份的恢复应能快速、准确地将数据还原到指定的时间点。
第二十条电子文档备份和恢复过程中，应确保数据的机密性、完整性和可用性。
第五章电子文档安全与保密第二十一条电子文档安全与保密工作应符合相关法律法规和企业的保密制度。
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
企业电子文件归档和电子档案管理建设规划V1.2
内蒙古电力（集团）有限责任公司企业电子文件归档和电子档案管理建设规划目录1企业概况 (4)2公司信息化建设情况 (4)3公司档案数字化建设情况 (5)4电子会计档案数字化建设情况 (6)5企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案 (6)5.1 建设目标 (7)5.2 建设内容 (7)5.3 建设计划 (12)5.4 保障措施 (17)附件一会计类电子文件元数据方案 (19)1 范围 (23)2规范性引用文件 (23)3术语和定义 (24)3.1会计类电子文件 (24)3.2组合文件 (24)3.3文档 (24)3.4元数据 (24)3.5元素 (25)3.6简单型 (25)3.7容器型 (25)3.8复合型 (25)3.9捕获 (25)3.10实体 (25)4元数据元素、结构及描述方法 (26)4.1元数据元素及其结构 (26)4.2元数据的描述方法 (29)5公共元数据元素描述 (30)5.1聚合层次 (30)5.2来源 (31)档案馆名称 (32)档案馆代码 (32)全宗名称 (33)立档单位名称 (34)5.3电子文件 (35)文件类型 (35)文件惟一标识符 (36)存储路径 (37)5.4档号 (37)全宗号 (39)目录号 (39)年度 (40)保管期限 (41)机构或问题 (41)类别号 (42)室编案卷号 (43)馆编案卷号 (44)室编件号 (45)馆编件号 (45)文档序号 (46)页号 (47)6凭证元数据元素描述 (47)6.1凭证编号 (47)6.2制证日期 (48)6.3摘要 (49)6.4凭证分录 (49)借方金额 (50)贷方金额 (51)科目 (52)摘要 (52)6.5凭证惟一标识符 (53)6.6制证人 (54)6.7制证单位 (54)6.8类型 (55)6.9附单张数 (56)7账簿元数据元素描述 (56)7.1账簿惟一标识符 (56)7.2类型 (57)7.3建账日期 (58)7.4账簿编号 (58)7.5账簿名称 (59)8报表元数据元素描述 (60)8.1报表日期 (60)8.2报表类型 (60)8.3填报单位 (61)8.4报表惟一标识符 (62)9其他会计资料元数据元素描述 (62)9.1惟一标识符 (62)9.2其他会计资料名称 (63)9.3类型 (64)9.4生成日期 (64)9.5填报单位 (65)附件二会计类电子文件数据结构规范 (67)1 凭证元数据结构规范 (68)2 账簿元数据结构规范 (70)3 报表元数据结构规范 (72)4 其他会计资料元数据结构规范 (74)1企业概况内蒙古电力（集团）有限责任公司是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业，位列2015年中国企业500强第219位，自治区企业30强榜首。