大宗物品采购管理办法

物资采购管理办法

一、目的

为了规范物资采购行为，强化采购管理，提高采购资金使用效益，维护企业利益，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于企业大宗物质和临时物资采购的管理。

三、管理方式

设立物资采购领导小组，由厂长、生产技术科、综和管理科人员组成。物资采购领导小组是企业物资采购的领导机构，负责对物资采购、物资的质量、价格等进行监督。

四、物资采购审批和采购

临时物资采购是指价格在五仟元以下的仪器、设备、药品、原材料等；大宗物资是指五仟元以上的仪器、设备、药品、原材料等

（1）常规采购

1、企业使用部门所需采购的临时物资及部分大宗物品必须先提出《采购申请单》，申请单的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、具体用途等，报厂长审批。

2、厂长审批后，由分管部门组织人员进行市场调研。采购人员要详细查阅有关技术资料和技术要求，本着货比三家的原则，与有关厂家联系，必要时进行实地考察，了解产品的价格、质量、性能等，真正采购价廉物美、质量可靠、经久耐用的物品。

3、确定最终供货商后，由分管部门起草供货协议，包括规定成交物品的交接时间、验收方式、付款办法及违约处罚等内容，货款结算应严格执行质量保证金规定。供货协议经采购领导小组审核，并由厂长审批通过后签订。

4、常规物资由仓库人员组织验收，重要物品和精密仪器还需请专业质检人员参加。验收合格由验收人员签字确认，如发现问题，及时汇报采购领导小组，采购领导小组组织人员进行退货或更换，并追究相关人员责任。

（2）招标采购

1、如大宗物品在市场上质价差异较大且涉及范围较广的可采取公开招标的形式进行采购。

2、采购领导小组向有关厂家或单位发出采购物品的名称、规格、性能、质量、数量等信息或邀标函，要求他们在规定时间内提供样品、文字材料、报价书等，竞标厂家或单位应具有国家权威部门颁发的产品检验合格证书、资质证明、营业执照、税务登记证、经营许可证、卫生许可证等规范证件和说明企业生产规模的基本材料，外地产品应具有进扬许可证。所有文字材料要指定专人先行审核。报价书或标书由供货单位盖章并封存，形成暗标，存入保险柜，议标会前任何人不得拆封。

3、如确有必要，在议标工作前应排人员到有关厂家或单位考察。

4、举行议标会议，对各厂家或单位的样品编号后按购物标准进行比较，当场拆封暗标，综合质量、价格，确定一家或几家为中标单位。

5、确定中标单位后，由分管部门起草供货协议，包括规定成交物品的交接时间、验收方式、付款办法及违约处罚等内容，货款结算应严格执行质量保证金规定。供货协议经采购领导小组审核，并由厂长审批通过后签订。

6、大件、大宗物品由采购领导小组组织人员验收，重要物品和精密仪器还需请专业质检人员参加。验收合格由验收人员签字确认，如发现问题，及时汇报采购领导小组，采购领导小组组织人员进行退货或更换，并追究相关人员责任。

7、采购完成后，须将全套议标材料分类立成卷宗，归入单位档案室。

五、采购物资的报销

物资采购发票应先由采购人员签好经手人后，由验收人员签字验收，最后给厂长审批报销。

六、采购纪律

1、物资采购必须集中进行，不得化整为零处理。

2、在物资采购的过程中，经办人员不得接受供方赠送的礼品、礼金和回扣，不得接受供方的宴请。如实在无法谢绝，应按规定及时登记上报，否则将追究纪律责任。

3、议标人员必须遵守采购工作中的保密要求，不得直接或间接向供货方泄露公司内部有关采购的秘密。

4、采购物品的验收，要以样品为准，严格把好质量关。如因实物与样品不符或出现数量不足等问题应按协议精神追究供货方责任并及时上报，经办人不验收或发现问题不报告，必须追究纪律责任交给予经济处罚。

5、一些需要长期购买的批量物资，应对供应物资实施跟踪监控，并对供货单位实行淘汰制，定期评议并重新议标，不搞一次议标定终生。

6、单位购置大件、大宗物品未按本办法执行，财务部门一律不得报销或预付货款。

七、附则：

1、本暂行办法自颁布之日起执行，凡与本办法有抵触的，一律以本办法为准。

2、未尽采购事宜，由采购领导小组根据具体情况处理。

3、本暂行办法由采购领导小组负责解释。

注：设备外包维护维修可参照物资采购管理办法