现代秘书原理(秘书学概论)
大学的现代秘书学与秘书实务笔记整理
现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。
这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。
2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。
4、秘书的根本性质是辅助性。
第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点一、导论《秘书学概论》作为汉语言文学考研的一门重要课程，涉及到秘书学的基本概念、理论体系及其在实际工作中的应用。
本文将围绕2023年考研《秘书学概论》的考点展开详细的阐述，深入探讨每一部分的内容和相关要点，帮助考生全面理解并有效备考。
二、秘书学的基本概念与发展历程秘书学的定义与特征秘书学是管理学的一个分支，研究和探讨在组织中承担秘书职能的人员的特质、技能和工作方式。
秘书作为组织中重要的支持角色，承担着信息管理、沟通协调、行政支持等多重职责。
秘书学的学科体系秘书学涉及管理学、心理学、沟通学等多个学科的交叉融合，形成了以秘书职能为核心的学科体系。
其理论体系主要包括秘书的角色认知、职能要求、职业道德等方面的内容。
秘书学的发展历程从传统的文秘角色到现代秘书的职业化发展，秘书学经历了从简单执行任务到参与决策管理的转变。
随着信息技术的发展和管理理念的更新，秘书在组织中的地位和作用不断得到重视和提升。
三、秘书职能与技能要求秘书的角色定位与职能秘书在组织中承担的角色包括执行者、协调者、信息处理者和管理支持者等多重职能。
其主要任务包括日常办公事务处理、会议组织管理、领导日程安排等。
秘书的核心技能现代秘书的职业发展路径随着社会经济的发展和信息技术的普及，现代秘书不再仅限于传统的文秘工作，而是向着专业化、多元化方向发展。
从初级秘书到高级秘书、执行秘书甚至管理层秘书，职业发展路径多样且有挑战性。
四、秘书的职业道德与职业素养秘书的职业道德要求秘书作为管理者的重要辅助者，需要遵守职业操守、保守机密、言行得体等基本职业道德。
在处理信息和协调工作时，保持中立、公正和高效是职业道德的重要体现。
秘书的职业素养建设秘书的职业素养不仅包括专业知识和技能，还包括沟通能力、团队合作精神以及自我管理能力等方面。
秘书应不断学习和提升自我，适应组织发展和管理需求的变化。
五、秘书在现代社会中的角色与挑战秘书在组织中的战略地位现代秘书不再是单纯的辅助角色，而是在组织中扮演着战略性支持者的角色。
秘书学概论
秘书学概论•目录：•第一编秘书学与秘书专业•第一章秘书学•第一节我国秘书学的产生和发展•第二节秘书学的研究对象、基本内容和学科性质•第三节秘书学的学习和研究方法•复习思考题•案例分析••第二章秘书专业•第一节我国秘书教育的历史和现状•第二节秘书专业的课程设置•第三节秘书专业的优势与不足•复习思考题•案例分析••第二编秘书人员与秘书机构•第三章秘书的定义和类别•第一节秘书的定义•第二节秘书的范围•第三节秘书的类型•复习思考题•案例分析••第四章秘书的社会地位和行业特点•第一节秘书的社会地位•第二节秘书的行业特点•附录秘书全国统一鉴定简介•复习思考题•案例分析••第五章我国的秘书机构•第一节秘书机构的设置原则•第二节典型的秘书机构——办公厅（室）•第三节其他秘书机构•第四节秘书机构之问的关系•复习思考题•案例分析••第三编现代秘书工作•第六章领导和领导工作•第一节领导和领导丁作的概念•第二节领导的基本职能一决策•第三节领导的一般职能——宏观管理•复习思考题•案例分析••第七章秘书工作的内容•第一节秘书工作的界定•第二节领导决策服务•第三节秘书常规业务•第四节机关日常事务•复习思考题•案例分析••第八章秘书工作的性质、特点和作用•第一节秘书工作的性质•第二节秘书工作的特点•复习思考题•案例分析••第九章秘书工作的宗旨、原则和基本要求•第一节秘书工作的宗旨•第二节秘书工作的原则•第三节秘书工作的基本要求•复习思考题•案例分析••第十章秘书工作方法•第一节秘书工作方法概述•第二节秘书一般工作方法•第三节秘书特殊工作方法•复习思考题•案例分析••第十一章秘书工作的管理•第一节秘书工作管理的一般原理•第二节秘书人员的管理•第三节秘书工作的制度建设•第四节办公室主任的工作艺术•复习思考题•案例分析••第四编秘书的个人素质•第十二章秘书的思想品德•第一节秘书的政治素质•第二节秘书的职业道德•复习思考题•案例分析••第十三章秘书的知识和能力•第一节秘书的知识结构•第二节秘书的能力结构•复习思考题•案例分析••第十四章秘书的个性心理•第一节秘书的兴趣•第二节秘书的情感•第三节秘书的意志•第四节秘书的气质•第五节秘书的性格•复习思考题•案例分析••第十五章秘书的人际关系•第一节人际关系概述•第二节秘书与领导的关系•第三节秘书与其他人的关系•复习思考题•案例分析•第五编继承和借鉴••第十六章中国古代秘书工作•第一节中国秘书工作的起源•第二节中国古代秘书和秘书机构•第三节巾国古代的文书工作•第四节中国古代的档案工作•第五节中国古代其他秘书工作•复习思考题•案例分析••第十七章中国现当代秘书工作•第一节中华民国的秘书工作•第二节中共在民主革命时期的秘书工作•第三节新中国成立后的秘书工作•复习思考题•案例分析••第十八章海外秘书工作概况•第一节港台地区秘书工作概况•第二节美国秘书工作概况•第三节日本秘书工作概况•第四节英国秘书一天工作实录•复习思考题•案例分析•主要参考书目•2005年初版后记•2012年再版说明。
秘书学概论
二、秘书专项业务工作
秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门 性或专业性工作。
（一）信息工作 （二）调查研究 （三）会务工作 （四）公文处理 （五）档案管理 （六）信访工作
三、秘书特别受权工作
秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权， 并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。
第五章 秘书的知识能力素养
秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的文化艺术修养
第一节 秘书的知识结构
一、秘书知识结构的构建原则 （一）适应性原则
适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书 职业活动的需要。
首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相 适应。
其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特 点相适应。
（二）英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书考试 LCCIEB英国伦敦工商会考试局是世界上最大的职
业技能鉴定和证书颁发机构之一。 考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商
务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可 自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和 文本产生（三级）。考试形式为笔试。
第二节 秘书的职业道德与作风修养
一、秘书职业道德修养 （一）忠于职守，服务领导 （二）埋头苦干，甘居幕后 （三）谦虚谨慎，办事公道 （四）遵纪守法，廉洁奉公 （五）诚实守信，严守机密
二、秘书的作风修养
（一）踏实，细致，一丝不苟 （二）联系群众，深入实际，求真务实 （三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则 （四）敏捷干练，讲究时效，善于合作 （五）善于学习，富于创造，勇于开拓
三、秘书机构的组织形式
秘书机构的组织形式有两种： （一）综理制
综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运 转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。 （二）分理制
秘书学概论教案
第一章绪论【教学目的】1、了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。
2、通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。
【教学内容】了解秘书、秘书工作和秘书学的基本内容，重点掌握秘书的概念、秘书工作的要求、特性和作用。
第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义：秘书词义的演变–宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。
–职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。
–社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。
秘书的定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
秘书的含义我国历史上，秘书有多种历史性含义。
如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）：1、指职务名称之一，是领导的助手。
2、指官名。
中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。
3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。
4、指宫禁藏书。
5、指谶纬、图录。
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。
（陈合宜《秘书学》）2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。
”（袁维国《秘书学》）3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。
（方国雄《秘书学》）二、秘书的分类1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。
现代秘书学原理
《现代秘书学原理》第一章绪论秘书概说一、秘书职业的变化（一）性别的变化印象中秘书总是女的。
因此，传统的秘书吸引力成为必要条件。
于是超短裙、细高跟皮鞋、染得鲜艳的指甲便是女秘书给人的印象。
上世纪六十年代世界上的秘书几乎全是女的。
1962年的一项调查显示，28%的公司相信性是秘书工作的必须。
在英国甚至对秘书的走路姿势都要求左摇右摆。
但到了现在，观念发生了很大的变化，越来越多的男性担任了秘书。
(二)工作内容的变化传统的:接电话、打印文件、整理档案、接待来访人员、泡茶倒水。
过去那种单纯的事务型秘书已不再适应当今社会的激烈竞争，现代社会需要的是智囊型和助手型的秘书。
现代的：全美秘书协会对秘书的要求。
“全美秘书协会”对秘书职业的要求：1像心理学家一样善于观察和理解他人。
2像政治家一样有灵敏的头脑。
3像外交官一样有潇洒的风度。
4有调查各种棘手问题的丰富经验。
5有良好的速记能力以及文字功夫。
6谙熟各种商业往来中的法律关系。
7能熟练地使用各种办公自动化设备。
8具备相当的金融和税务方面的知识。
9能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
以前很多人把秘书称为“花瓶”，看了这些要求以后，我们就知道秘书已不是“花瓶”了。
那么，当秘书有没有前途呢？四秘书的前途很多人认为秘书是吃青春饭的，总不是长久之计，没有多大发展前途。
其实错了。
秘书工作所取得的经验，对以后成为高层管理人员是有很多帮助的。
许多伟人都曾做过秘书。
毛泽东在第一次党代会上任秘书，1923年又成为中共党中央的第一位秘书。
在国际事务中最显赫的秘书职务可能是联合国秘书长的职位了。
普通人一样可以从秘书成为管理人员。
卫哲与芹的故事。
但秘书也不是任何人都可以当的，先来做个简单的测试。
秘书自我分析二十条• 1 是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。
• 2 小时候，妈妈如果让你去打酱油,买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？• 3 当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了。
秘书学概论
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
5.秘书学与公文写作学的关系 公文写作学是研究公文文体及其写作规律与方法的一门应用 学科，属于写作学的分支科目。它以提高机关公文的写作质量， 更好地满足组织和领导信息沟通的需要为宗旨。 秘书学的研究内容里面，包含着公文写作的内容。这是因为 代领导人或组织草拟文稿，“以文辅政”是秘书人员的经常性工 作，是秘书人员发挥参谋助手职能的重要体现。秘书人员应当作 为第一流的文章写作能手。因此，秘书学历来注重培养秘书人员 的公文写作能力。
第一节 秘书学的研究对象与内容
我们将秘书和秘书工作确定为秘书学的研 究对象。主要出于这样的考虑： 首先，它们是秘书学产生和存在的主要根据。 其次，它们是秘书学区别于其他学科的标志。 再次，它们是秘书学不断完善和发展的动力。 最后，它们具有研究对象方面的不可替代性。
第一节 秘书学的研究对象与内容
总之，秘书学的研究对象，归根结 蒂就是秘书的主体要素和客体要素两个 方面及其相互关系。秘书的主体要素是 秘书人员，秘书的客体要素是秘书工作。 因此，秘书学将秘书和秘书工作确 定为研究对象，就是天经地义的选择。
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
一、秘书学的学科特性 秘书学是一门综合性的社会应用学科，其研究范畴主 要是秘书与秘书工作及其活动规律。这就决定了秘书 学具有以下几个方面的学科特征： 1、秘书学的实践性特征 秘书学是在秘书工作实践经验基础上产生的，其本源 就是秘书工作实践。无论秘书学的基础理论或应用理 论，都不能脱离秘书工作实践，否则秘书学就会成为 无源之水，无本之木。反过来讲，秘书学的研究成果， 必然要应用于秘书工作实践，指导秘书工作实践，并 通过实际应用，接受实践的检验，在应用中汲取营养， 在检验中发现问题，从而推动秘书学理论的进一步发 展、完善和升华。
《秘书学概论》课件
避免触犯别人的隐私和习 俗，以免造成不必要的误 会和冲突。
PART 05
现代秘书发展趋势与展望
REPORTING
现代秘书的发展趋势
多元化发展
随着全球化进程的加速，现代秘书需要具 备跨文化交流的能力，掌握多种语言，了
解不同国家和地区的文化背景。
专业素质提升
现代秘书需要具备专业知识，包括行政管 理、商务礼仪、沟通技巧等，以更好地履
《秘书学概论》ppt 课件
REPORTING
• 秘书学概述 • 秘书职业素养 • 秘书工作实务 • 秘书法律法规与礼仪规范 • 现代秘书发展趋势与展望
目录
PART 01
秘书学概述
REPORTING
秘书学的定义与特点
总结词
定义与特点
详细描述
秘书学是一门研究秘书工作规律、秘书职业行为规范和秘书实用技能的综合性应用学科。它具有综合性、应用性 、实用性和规范性的特点。
遵守法律法规
秘书应了解并遵守相关法律法规，避免工作 中出现违法行为。
主要法律法规
包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人 民共和国公司法》等。
法律法规的更新
秘书应关注法律法规的更新，及时为公司提 供最新的法律资讯。
秘书礼仪规范
礼仪规范的意义
提升公司形象，促进内部沟通，增强团队合 作。
商务礼仪
如会议组织、商务接待、礼品赠送等场合的 礼仪。
根据组织的需求，撰写各类公文，如通知、报告、请示等。
文书审核
对各类文书进行审核，确保文书的准确性和规范性。
文书处理
对收到的文书进行分类、登记、传递和处理，确保文书的及时性和有效性。
文书归档
将处理完毕的文书进行归档，便于日后查阅和使用。
秘书学概论pdf
秘书学概论
秘书学概论是一门研究秘书工作理论与实践的学科，它旨在培养学生掌握秘书工作的基本理论、业务知识和实践技能。
秘书学概论通常包括以下几个方面的内容：
1.秘书工作的性质与任务：介绍秘书工作的定义、特点、原则和基本任务。
2.秘书工作的历史与发展：回顾秘书工作的发展历程，从古代到现代的转变，以及秘书工作在不同历史时期的角色和功能。
3.秘书工作的组织与管理：探讨秘书工作的组织结构、职能划分、工作流程和管理体系。
4.秘书工作的技能与素养：包括文书处理、档案管理、信息收集与处理、沟通协调、会议组织、时间管理、保密工作等技能，以及秘书人员的职业道德、形象修养等素养。
5.秘书工作的法律与伦理：涉及秘书工作中相关的法律法规、职业道德和保密责任。
6.秘书工作的现代化与科技应用：探讨现代秘书工作中信息技术的应用，如办公自动化、电子文档管理、网络通信等。
7.秘书工作的案例分析：通过分析具体的秘书工作案例，帮助学生理解理论知识在实际工作中的应用。
秘书学概论不仅是文秘专业学生的基础课程，也是其他专业学生了解秘书工作、提高自身工作能力的重要途径。
通过学习秘书学概论，学生可以全面掌握秘书工作的基本理论和实践技能，为将来从事秘书
工作或其他相关工作打下坚实的基础。
秘书学概论名词解释
秘书学概论名词解释秘书学概论是研究秘书职业的理论与实践的学科。
下面是对秘书学概论相关名词的解释：1. 秘书：秘书是负责协助管理者工作的专业人员。
秘书需具备良好的沟通与组织能力，能够高效地处理文件和安排会议等事务，扮演着连接管理者与外界的重要角色。
2. 秘书才能：秘书才能是指担任秘书职位所需的一系列技能与个人品质。
这些才能包括口头和书面沟通能力、灵活性、机智、解决问题能力、决策能力以及人际关系技巧等。
3. 办公室自动化：办公室自动化是利用信息技术将文档、流程和数据转换为数字形式的办公环境。
办公室自动化的目标是提高办公效率、减少人为错误，并为秘书提供更好的工作环境和工具。
4. 会议组织：会议组织是秘书的重要职责之一。
会议组织涉及确定会议日期、准备材料、协调与会人员、安排会议场地和设备等工作。
秘书还需要记录会议纪要，并通过沟通与协调来解决与会人员之间的冲突或分歧。
5. 文件管理：文件管理是秘书工作的关键任务之一。
文件管理指对文件的分类、归档、检索和保管的过程。
秘书需要确保文件都能被准确地分类和归档，并能够迅速地检索到所需的文件，以便为管理者和团队提供有关信息和数据。
6. 保密性：保密性是秘书职业中的重要原则。
秘书通常会接触到涉及公司机密、商业秘密和个人隐私等敏感信息。
保持保密性意味着秘书需要遵守一定的道德规范，以确保这些机密信息不会被泄露或滥用。
7. 时间管理：时间管理是指有效地使用时间来完成任务和达到目标的能力。
对于秘书来说，时间管理是至关重要的，因为他们需要处理多个任务和协调多个日程安排。
秘书需要学会优先处理重要和紧急的事务，并使用工具和技巧来帮助他们提高效率。
8. 团队合作：团队合作是指不同成员之间的协作和合作，以达到共同的目标。
秘书通常需要与多个团队成员以及管理者密切合作。
良好的团队合作能力可以促进信息流动和共享，增强工作效率和团队凝聚力。
9. 跨文化沟通：跨文化沟通是指在不同文化背景下进行有效的交流和理解。
2024年度《秘书学概论》ppt课件
根据会议类型和需要，选择合适的记录方式，如文字记录、录音记录等。
记录内容要点
准确记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等关键信息。
2024/3/23
20
会议筹备、记录及跟进技巧
• 记录整理与保存：及时整理会议记录，形成规范的会议纪要或决议，并妥善保存。
2024/3/23
21
会议筹备、记录及跟进技巧
2024/3/23
9
保密意识及法律法规遵守
保密意识
时刻保持警惕，不泄露任 何涉密信息，确保组织信 息安全。
2024/3/23
遵守法律法规
严格遵守国家法律法规和 组织规章制度，不违法乱 纪。
知识产权保护
尊重知识产权，不盗用他 人的创新成果和智力劳动 成果。
10
03
办公室管理实务与技能
2024/3/23
2024/3/23
33
应对压力和挑战策略
识别压力源
找出导致压力的原因，如工作量过大、时间紧迫等。
调整心态
保持积极乐观的心态，相信自己能够应对挑战和压力 。
2024/3/23
34
应对压力和挑战策略
• 寻求支持：与同事、朋友或家人分享自己的感受，寻求他们 的理解和支持。
2024/3/23
35
应对压力和挑战策略
51
THANK YOU
2024/3/23
52
2024/3/23
50
建立良好人际关系网络
真诚待人
以真诚的态度对待每一个团队成员，建 立互信互助的良好关系。
关注他人需求
2024/3/23
关注团队成员的需求和困难，主动提 供帮助和支持，营造温馨的团队氛围
秘书学概论(全完)
1.秘书部门工作的三服务是指:为本级领导服务\为各部门服务\为人民群众服务．2.我国人文社会科学领域中的政治学科:秘书学\行政管理学\领导学\决策学3.秘书学性质特点：是新兴学科\是一门综合学科\政治性强\实践性强．4.秘书学的组成:秘书历史\秘书职业\秘书群体\秘书工作\秘书环境及其他5.秘书工作包括哪些方面:方针政策\任务内容\工作方法和技能\工作规律及带规律的问题．6.秘书的职能环境:内部环境和外部环境．8.当代秘书学诞生的标志是:学科专业论著问世\学科带头人出现．9.20世纪80年代初,较为系统的秘书论著有:毛含德的《秘书学概论》\洪清源的《机关秘书工作概论》\李欣的《秘书工作》\翁世荣的《秘书学概论》．11.秘书的最基本的性质特点:近身\直接\辅助\综合.12.历史上重要的秘书思想理论有:对人生价值的顽强要求\对人格的严格要求\对国家君主的绝对忠诚\对刑名术法的刻苦实践.13.春秋时期的两个著名的良史型的秘书: 南史和董狐.14.翰林型秘书的特点是:近身\亲近15.清朝军机处的办事要求是:勤\速\密.16.美英等国家政府把秘书分为哪几个等级:行政级\执行级\文书级\助理文书级.17.近代国外秘书事业发展的特点是:职业社会化\智能专业化\办公自动化\队伍女性化\秘书学科的状况.18.秘书职业道德的核心有:不结党\要清廉\要有一定的群众观点\不能助纣为虐\要保密.19.秘书学科的研究内容大:秘书学概论\人际关系学\财务辅助管理\秘书的培养教育.20.美国根据行业\职务\技能的不同,其秘书主要可分为:政府秘书\管理秘书\经理秘书\工艺秘书\教育秘书.23.我国秘书学科中幕学代表有:《佐治药言》\《幕府举要》\《办案要略》.24.客卿型秘书-“士”为贵族,通称:门客\食客\舍人．25.古代时的“秘书”一词的含义主要有:宫禁中秘藏之书\官职名称\谶纬图箓\官署名称．26.秘书的特性:近身性\综合性\辅助性．27.秘书按行业与按口分类，分为:党政秘书\外事秘书\农村秘书\军队秘书．28.秘书按工种（岗位）分类，分为:调研秘书\机要秘书\文字秘书\事务秘书．29.李欣把秘书按＂型＂分类分为:办事型\参谋型\技术型．30.按作用层次分类,秘书分为:决策辅助层\技术操作层\决策执行层．31.新的两大部类分类法,把秘书分为:公务秘书\非公务秘书．32.按海外习惯,秘书分为:高级秘书\中级秘书\初级秘书．33.从秘书工作的任务与内容来说,不同行业和不同单位的秘书,分为:事务性的工作\信息性的工作\技术性的工作．34.对秘书定义的探讨是复杂的,应注意:定义的外延过宽\定义的内涵过窄\对秘书的要求与估价过高\对秘书的要求与估价过低．35.秘书的近身与左右手的地位,使秘书工作带有:文牍性\机要性\围核性\赋予性．36.关于私人秘书名称的提法,学界分歧较大,主要提法有:私务秘书\商务秘书\民间秘书．37.在探讨秘书定义与分类的时候,应当注意的问题有:秘书的名实不符现象,古今中外都存在\集体企业的秘书应属于何类,需具体问题具体分析．38.公务秘书从范围上讲主要包括:党政部门、人大的秘书\政协、群众团体的秘书\民主党派的秘书\国有企事业单位的秘书\军队的秘书．39.秘书职业的主要特点是:人数众多,遍布全国\住居中枢,近身助身\全面综合,服务领导．40.公务秘书与非公务秘书主要有哪些不同:基本性质的不同\组织管理的不同\工薪来源的不同\组织形式的不同\工作内容的不同．41.秘书机构设置依据的原则有:适应性原则\可能性原则\稳定性原则\实际需要原则．42.在秘书部门的横向结构中,直属处室的有:办公室\秘书处\人事处\综合处\督查室．43.设置临时性秘书机构主要有下列情况,如:某些临时性的非常设机构中\某些阶段性的中心工作中\某些大型会议中\某些重要活动中．44.在秘书部门的横向结构中,独立部门包括有:机要局\档案局\保密委\信访办\常委办．45.秘书部门工作运转的特点是:围核运转\交叉关联\全面综合\体现个性.46.秘书工作三化”即:规范化\制度化\科学化.47.广义的秘书部门:政策研究室\档案局\信访局\保密局.48.党政机关秘书部门的职能具有:严格的规范性\确定性\相应的稳定性.49.秘书部门制定目标要坚持”四性”即:可行性\可衡量性\单义性\协调性.50.秘书部门制定目标应以三定为基础,:定员\定岗\定责.51.建立机关工作制度须遵循原则:完整\稳定\可行\具体.52.党政机关秘书部门的职能包括:文书撰写与处理职能\行政与后勤保障职能\信息管理职能\综合协调职能\督促检查53.秘书部门争取主动的途径有:认识必然,领会意图\熟悉业务\掌握规律\改善条件\讲究方法.54一个部门的管理对象,主要包括:人\财\物\信息\时间.55.目标管理具有:确定性\层次性\一致性\约束性.56.每个人都应明确自己的岗位责任,它主要是指:工作目标\工作范围\职权与责任\考核与奖惩办法\同其他科室,个人的分工协作界限.57.秘书意识是管理好秘书队伍的精神支柱,主要包括:秘书部门的光荣自豪感\秘书是无名英雄的价值观\节简高效的部门精神.58.秘书部门的硬件建设过程中大致应注意哪几点:办公室\工作设施\生活设施\办公自动化设备.59.秘书工作的辅助性与其他部门所不同的特点是:更直接\更全面\更能围绕中心\谋断分离.60.由秘书工作的辅助性派生出的附属特性是:从属性\被动性\赋予性\潜隐性.61.当今世界,秘书领导层的变化,除了素养变化之外,还有:民主观念增强\法制观念增强\集体领导观念增加.62.党和国家强调的秘书作用的重点:信息调研作用\督促检查作用\综合协调作用\保证日常工作正常运转的作用.63.秘书协调的范围主要包括:政策性问题\全局性问题\围绕中心工作产生的重要问题\群众关心的重要问题.64.2003年由中央办公厅的同志编撰的《党的秘书工作概要》中,主要提出的秘书工作的职能内容包括:信息工作\督促检查工作\信访工作\档案工作\企业秘书工作.65.政府系统法定公文文种包括:决定\报告\请示.66秘书公文写作的特点有:工具性\等级性\规范性\可行性\时效性.67.一般公文写作的程序主要包括:正确领会意图\收集充实资料\反复精心修改.68.精简公文的方法很多,主要有:把文章写短写精炼\贯彻一文一事的原则\建立必要的控制制度\推行部分公文的表格化、数字化.69.公文处理的内容包括:文书的拟制\文书的办理\文书的管理\文书的整理\文书的归档.70.公文办理可分为:收文\发文.71收文办理的程序:公文的签收\公文的拟办\公文的登记.72.政府系统公文处理的原则:实事求是\精简\高效\安全.73.在立卷过程中,应根据文件特征立卷,文件特征有:作者特征\问题特征\名称特征\时间特征\地区特征.74.会议的作用主要有:交流信息\发扬民主\集思广益\增强友谊\互通情报.75.会议泛滥成灾,会有危害如下:时间精力的浪费\经济的浪费\信息的重复浪费\助长不正之风.76.会议一般由十个要素组成,会议的内容议题\会议的名称\会议的参加对象\会议的信息\会议的物质设施.77.按照会议的规模分类,会议可分为:小型会议\中型会议\大型会议\特大会议.78.按照内容性质分类,会议可分为:专业性会议\纪念性会议\群众性集会\外事会议\公关性会议.79.按时间分类,会议可分为:不定期会议\定期会议.80.按会议形式分类,:有会有议的会议\会而不议的会议. 81.以大型的高级会议为例,会务工作内容包括:会议的前期工作\会议的文书工作\会议的生活服务\会议的保密保卫工作\会后工作.82.会见就其性质和内容:礼节性的\政治性\实务性的83.要做好政务值班工作,必须加强软硬件的建设,即:建立健全制度\建立信息传输机制\加强人才培训.84.编写大事记的要领主要有:区分大事与小事\坚持不懈,才有价值\注意保密问题.85.从接待对象看,接待工作可分为:个人接待\团体接待.86.从接待涉及的内容要求来看,接待工作可分为:礼节性接待\实务性接待.87.信访的内容:反映情况、问题\提出建议、意见\投诉(包括检举揭发)与请求\开调查会.88.信访的形式有:书信\电子邮件\传真\电话\走访89.信访的作用:为民服务\提供信息\集思广益\廉政建设.90.信访工作的性质是：长期性、群众性、广泛性。
秘书学概论
《秘书学概论》PPT课件(2024)
2024/1/30
17
秘书在处理人际关系中的策略与智慧
建立良好第一印象
注意仪表仪态，保持微笑和礼貌 ，展现专业素养。
01
02
处理敏感信息
03
谨慎处理涉及他人隐私或公司机 密的敏感信息，确保保密性。
04
2024/1/30
维护人际关系网络
积极与同事、客户和合作伙伴建 立并维护良好关系。
中级秘书
具备较强组织和协调能力，能够协助领导进 行决策和管理。
2024/1/30
高级秘书
具备全面管理能力和战略眼光，成为领导得 力助手，参与企业决策。
24
秘书的职业素养与能力提升
2024/1/30
职业素养
忠诚敬业、保守秘密、善于沟通、细 致耐心。
能力提升
提高办公自动化技能、加强组织协调 能力、培养创新思维和学习能力。
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用 性的学科。
秘书学的研究对象
秘书学以秘书工作、秘书人员及秘书活动为研究对象，探讨秘书工作的本质、 特点、规律和发展趋势，以及秘书人员的素质、能力、职责和职业道德等问题 。
2024/1/30
工作主要服务于宫廷和 官府，具有浓厚的政治色彩和官
《秘书学概论》PPT课件
2024/1/30
1
目录
2024/1/30
• 秘书学概述 • 秘书的角色与职责 • 秘书的工作流程与规范 • 秘书的沟通与协调能力 • 秘书的文书处理与档案管理 • 秘书的职业发展与前景
2
01
秘书学概述
Chapter
2024/1/30
3
秘书学的定义与研究对象
现代秘书原理(秘书学概论)
【名解】：秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员秘书学：研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门新兴的、综合性的、应用性的边缘学科会议：三个人以上，聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议调查研究：人们深入现场进行考察，以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动。
它是人们认识社会、改造社会的一种科学方法信息：信息是信息论中的一个术语，常常把信息中有意义的内容称为信息现在一般将信息定义为：信息是对某个事件或者事物的一般属性的描述，信息总是通过数据形式来表示，加载在数据之上，并对数据的具体含义进行解释，因此，也可以说，信息就是经过加工处理后有价值的数据沟通：从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一协调：协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量信访：信访是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动督查：有督办和查办之意督办，对工作任务执行情况进行监督检查，并督促执行提高完成质量查办，基本意思为查明罪状或错误，加以惩处，如撤职查办，同样也是公文处理中的一个术语秘书工作机构：是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构我国秘书工作机构有广义和狭义两种理解：广义，秘书长、办公厅（室）主任领导下的办公厅（室）狭义，以秘书命名的局处科室【简答】：1.日程安排的原则①服从于组织的总目标和整体计划秘书安排日程时，首先考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合与制约，如有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决②区分轻重缓急秘书应对上司的活动进行全面了解并记录，区分轻重缓急，先远后近，先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排③随时补充、调整秘书应随机应变，对日程表随时补充、更改或取消④提示和督促秘书要帮助上司实施日程表⑤酌留弹性、劳逸结合安排上司的工作日程不能满打满算，一般不超过工作量的50%⑥内外兼顾2.秘书涵义①宫中秘藏之书、谶纬之书在我国古代，秘书指皇宫里秘密珍藏的图书资料②辅臣 Secretary两种译义：S大写“辅臣”，s小写“帮助上司处理文书和事物的人员”③行政职位在现代中国，秘书被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分④社会职业就世界范围言，秘书是社会职业之一，人称第361行3.接待工作的原则①文明礼貌秘书对任何来客都应以礼相待，接待态度和效果会影响来客对这个机关、单位的看法甚而工作的进展②负责秘书在接待来客时要对本单位负责，也要对来客负责，不能故意推诿、拖延③与人方便秘书应尽量给来客提供方便，多尽一点地主之谊④讲求时效秘书接待时应注意不浪费客人的时间，自己的时间、上司的时间⑤按制度办事秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事⑥遵守纪律秘书应注意自觉遵守纪律，比如保密纪律等。
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【名解】：
秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员
秘书学：研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门新兴的、综合性的、应用性的边缘学科
会议：三个人以上，聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议
调查研究：人们深入现场进行考察，以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动。
它是人们认识社会、改造社会的一种科学方法
信息：信息是信息论中的一个术语，常常把信息中有意义的内容称为信息现在一般将信息定义为：信息是对某个事件或者事物的一般属性的描述，信息总是通过数据形式来表示，加载在数据之上，并对数据的具体含义进行解释，因此，也可以说，信息就是经过加工处理后有价值的数据
沟通：从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一
协调：协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量
信访：信访是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动
督查：有督办和查办之意
督办，对工作任务执行情况进行监督检查，并督促执行提高完成质量
查办，基本意思为查明罪状或错误，加以惩处，如撤职查办，同样也是公文处理中的一个术语
秘书工作机构：是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构
我国秘书工作机构有广义和狭义两种理解：
广义，秘书长、办公厅（室）主任领导下的办公厅（室）
狭义，以秘书命名的局处科室
【简答】：
1.日程安排的原则
①服从于组织的总目标和整体计划秘书安排日程时，首先考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合与制约，如有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决
②区分轻重缓急秘书应对上司的活动进行全面了解并记录，区分轻重缓急，先远后近，先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排
③随时补充、调整秘书应随机应变，对日程表随时补充、更改或取消
④提示和督促秘书要帮助上司实施日程表
⑤酌留弹性、劳逸结合安排上司的工作日程不能满打满算，一般不超过工作量的50%
⑥内外兼顾
2.秘书涵义
①宫中秘藏之书、谶纬之书在我国古代，秘书指皇宫里秘密珍藏的图书资料
②辅臣 Secretary两种译义：S大写“辅臣”，s小写“帮助上司处理文书和事物的人员”
③行政职位在现代中国，秘书被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分
④社会职业就世界范围言，秘书是社会职业之一，人称第361行
3.接待工作的原则
①文明礼貌秘书对任何来客都应以礼相待，接待态度和效果会影响来客对这个机关、单位的看法甚而工作的进展
②负责秘书在接待来客时要对本单位负责，也要对来客负责，不能故意推诿、拖延
③与人方便秘书应尽量给来客提供方便，多尽一点地主之谊
④讲求时效秘书接待时应注意不浪费客人的时间，自己的时间、上司的时间
⑤按制度办事秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事
⑥遵守纪律秘书应注意自觉遵守纪律，比如保密纪律等。
不得利用职权之便谋取私利
4.新时期秘书工作的四大转变
①由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策
②由单纯地传递信息转变为综合处理信息
③由被动服务转变为主动服务
④由凭老经验办事转变为科学化管理
5.信息工作的意义和作用
①信息是一种重要的资源，具有重要的价值
②信息工作是一切行政工作的基础从秘书学角度来讲，信息是一切行政工作、一切秘书工作的基础。
比如办会的重要目的之一是交流信息，办文是为了表达和传递信息等③信息是领导决策的依据信息是人们对客观世界认识的反映，而决策是人们对适应客观世界、改造客观世界所决定采用的策略和措施，后者必须以前者为依据
④信息是增进秘书才能的最佳途径信息工作涉及面很广，既需要广泛的知识，又需要多种能力才能做好
6.秘书工作机构的性质
①机密性秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作
②辅助性秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的
③综合性秘书部门相对于其他职能部门而言，工作繁杂，涉及各个方面
④服务性秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务
7.新信访条例的可操作性体现在哪方面
①信访机构职责更明确②信访渠道更畅通③信访人员受限制行为规定更具体
④对信访部门、承办单位不作为行为有明确规约
8.如何克服沟通障碍提高沟通效率
①提高技术能力，改善技术条件沟通者必须提高技术能力，如熟练和正确使用各种沟通工具的能力，增强人际关系；沟通方尽可能配置各种文字处理、数据处理等设备②加强学习，扩充并更新知识沟通者必须不断学习，扩大知识面，了解知识大概、来源和相关检索的方法
③加快体制改革政治和经济体制改革是关系到全局性的问题，非某单个组织所能解决。
但自改革开放，尤其是1997年以来，国家行政机关已大大加快机构精简、体制改革的步伐
④大力提高信息工作的质量各级各类组织，应大力开发、加快办公自动化进程，培养和提高秘书人员掌握电脑技术、网络通信技术和综合处理信息的能力
⑤提高心理素质秘书人员都应具有一定的心理学知识，进行心理调适，提高心理素质
9.沟通的方法有哪些
①直接沟通通过声、光、电等载体直接发送或交换的沟通②间接沟通通过第三方中介或媒介所传达的沟通③明示沟通以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字等表达沟通信息、意图④暗示沟通沟通存在障碍，秘书采用暗示沟通，包括暗示法、提醒法等
10.内宾接待程序（如何做好内宾接待）
①接受任务②了解来宾③制订计划④预订食宿⑤迎接来宾
⑥商议日程⑦安排会谈⑧陪同参观⑨送别客人⑩接待小结
内容说明如下:
①秘书从上司处接受接待任务②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等③秘书按来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后，即与对方秘书或相应人员商定日程安排⑦秘书将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并准备好会谈需要的资料⑧如安排参观访问，秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等⑨客人访问结束返回时，秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场⑩重要的接待一结束，秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报
11.秘书在调研时研究的方法有哪些
调查①现场调查②访问调查③文献调查④专家调查⑤问卷调查⑥电话调查⑦网络调查
研究①归纳法②综合法③统计法④比较法⑤分析法⑥演绎法
12.会中怎样提高会议效率
科学严密的会中安排是提高会议效率的保障，对此，应做到以下几点：
①科学合理地安排议题②认真负责主持会议③及时结束会议④严格控制会议成本
13.秘书如何处理好与领导、同事的关系
㈠秘书与主管上司的关系
1.秘书与上司关系的特征
①工作上的主从性秘书是上司尤其是主管上司的工作助手，在工作上，上司为主，秘书为辅，秘书应以上司的工作目标为目标，配合好上司②知识、能力、体力、思维的补充性秘书与上司工作的配合既是一种助力，也是一种合力③人际关系的首属性秘书与上司尤其是主管上司的关系，是首属关系④人格上的平等性秘书与上司在人格上永远是平等的
2.秘书与上司关系的处理原则
①主动配合、适应秘书应善于理解上司工作意图，主动配合
②服从、但不盲目秘书对上司的基本态度是服从，也是秘书职业特征的要求
③委婉提醒，适时规劝秘书发现上司作出错误决定时，一般不应立即正面提出意见，尤其是有他人在场时。
除非是情况紧迫而且秘书与上司的关系较深
④维护上司间的团结秘书不可只顾自己的直接上司，得罪其他上司，不可遇事越级请示。
秘书既要维护直接上司的威信和利益，也要维护上司间的团结
㈡秘书与一般同事的关系
1.秘书与一般同事关系的特征是合作、平等的业缘关系
2.秘书处理与一般同事关系的原则和要求
①真诚地关心别人秘书要取得同事的支持与合作，应主动、真诚地关心同事
②同等友好秘书与一般同事间尽量做到同等友好，而不要和某些人特别亲密
③维护团结秘书作为主管上司与一般职工间中介和桥梁，努力维护上下、同事的团结
14.协调工作的原则
①政策指导原则必须以党的方针、政策为指导，以国家的法律、法规为准绳
②公正无私原则秘书协调，应公正无私，思想、行为上不可有意偏袒任何一方
③平等、尊重原则必须以平等、友好的态度对待当事人，即使是下级，也要充分尊重
④统筹兼顾原则秘书进行协调，应说服双方以大局利益为重，统筹兼顾
⑤随机应变原则从最好的愿望出发，作最坏结果的准备。
过程中，灵活、机敏、随机应变。