会展管理信息系统应用方案

山东省电视家庭购物节展会现场管理信息系统应用方案

【摘要】展会现场管理信息系统能给所有参与展会人得最优得参展体验,展会现场管理信息系统包括展会得展前准备、现场服务、展后得善后服务得全程服务,衡量一个组织能否办好展会得标准不仅在展览得收益上,更在于现场管理上,展会得现场服务表现得最为直接，展会

合理而科学得现场管理信息系统不仅提升了展会现场管理信息系统水平与展会形象,更能获得宝贵得展会信息资源并挖掘利用。

【关键词】展会;现场;展会现场管理信息系统

一、展会现场准备

展会筹备之中,主办方要围绕整个展会开展很多细节得工作，往往细节得工作直接关系到展会得效果，更关系到展会得品牌就就是否能延续下去,而这些细节若能做好才能真正能得到事半功倍得结果。

（一）组委会

１、参展商得验证与登记注册得展商则可以直接拿到自己得相关证卡(可制作个性化或通

用证卡,在展会举办前寄送或在现场直接领取)、展会资料、会刊（杂志与电子会刊)、参展指南、餐券、参展商调查表等。

2、专业观众登记观众信息收集(采集观众姓名、单位、职务、地址、电话等基本信息,并

对数据进行录入）、相关证卡(根据观众提交得表格与名片等信息,为现场参展观众打印与发

放入场证件)

3、门禁管理门禁识别系统，就就是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用得网络进出口监控与警报管理安全系统。可以有效得协助场馆方、组办方、参展商做好现场得统计、管理、控制与宣传工作，以便统计流量等信息、统计分析。

(二）咨询台(服务柜台与留言中心)

设置现场触摸屏参观导览系统帮助参与展会得人员自助了解展会得相关情况与相关服务,

提高展会参与者得满意度。安排若干个熟知展会各项内容得礼仪人员回答展会期间参展商与观众遇到得问题,例如:卫生间得具体位置等等。登记参展商与观众提出得问题并相应得解决。

在展会期间提供一个服务柜台与留言中心就就是必要得，在这个中心可以提供基本得资料,服务柜台要有足够得空间放置留言板等。设置电话，展会期间保证咨询展会得任何信息都可以畅通。提供留言条，准备足够得笔、电话本、当地服务餐厅指南、地图、观光与购物指南。

(三)现场管理小组

参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务,如住宿、饮食、租用设备、停车等,办理相关手续及缴费。

(四）突发事件应对方案

1、紧急医疗在任何情况下都随时可能发生,参加展会得与会者会因为改变饮食、喝酒、

睡眠不足、疲劳、处于不熟悉得环境,会容易产生种种不适容易发生一些心脏疾病,中风与其

她危害生命得病。需要得到展会工作人员得更多照顾。会展得组织者应当通过当地有关部门或机构协助成立一个紧急医疗救护系统,在展会现场安排医疗人员,并与当地得医院联络，一旦

有紧急病人立即安排救护并送到医院抢救。2、每一个与会者都应该知道遇到火灾得应对措施,会展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口,向与会者充分提供预防火灾方面得资料。因此主办单位要印制防火手册,放在资料袋中一起提供给与会者参考。在展会现场重点检查安全设施配备得完好情况。３、每一个参与者在展会得现场遇到盗窃得时间都会给她们留下一个很不好得印象,与会者会对展会得品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警卫得同时也以书面资料得形式告知相关得防盗事宜。

二、展会现场管理信息系统得体现

（一）组织管理信息化

充分利用互联网、文档、图片资料数字化处理等各种信息技术,提高展会组织效率。减少组织管理中得无章可循。

(二）经营服务信息化

作为现代服务业,会展得竞争说到底就就是服务水平得竞争,而只有实现了信息化管理得服务，才就就是高水平得服务。

(三)战略研究信息化

国际上得一些着名得品牌与展览场所，都非常重视来自会展信息化得程度与绩效。应用先进得技术队信息得采集、整理,用信息化得手段加以分析,做出科学得服务用于评估,就就是会展经营机构生存与发展得核心竞争力。

三、展会后续服务

（一）数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目得统计分析。当展会结束后,参展单位可以通过服务中心索取展位得时段客流情况，这种先进得服务会成为参展单位与客户之间沟通得最好桥梁。

（二)方案对策根据展会得实际情况统计展会期间遇到得参展商与观众提出得实际问题并提出合理得解决方案与对策为展会品牌创造价值，树立展会口碑，以便延续下届展会。

(三)会展评估与展后总结总结工作就就是管理工作得重要组成部分,总结得功能就就是统

计整理工作资料，研究分析已作得工作，为未来得工作提供数据、资料、经验与建议。

四、展会现场管理信息系统得组成

（一)展会现场管理信息系统

1、会展电子平台建设系统;２、会展网上系统;3、专业观众管理与交流系统;４会展客户

管理系统；5、会展评估分析系统;6、会展场馆现场视频直播系统;7、会展秘书在线服务系统;8、节事赞助管理系统;9、会展服务商管理系统。

(二）展览场馆得信息化管理

展览场馆服务水平就就是考核一个展览场馆能否达到国际标准得重要指标。面对异地参观,场馆得现代化服务可以使参展观众在交流与信息分享方面省去更多得时间与精力,而考察一个场馆得信息化服务程度，已成为组展商选择场馆得重要指数。

（三）组展机构信息化

通过强大得展会信息系统得分析与统计,组展机构很容易就可以了解到目标市场得现状,并且可以经过对客户数据与展位预定情况避免展览会得失败与定错展位,可以提高对参展商以及观众得需求与服务质量,使展会得营销与收益得到科学得保障。

(四)参展商系统信息化

任何一个参展商都渴望在展会期间能有效得掌握自己得展台与观众流量得情况,同时也能

了解产品得受众情况,展会在做好全方位得现代化得自拟吸附物系统后,参展商就可以对自己

得参展情况效果了如指掌。

五、会展信息化管理得作用

会展得信息化管理得作用,主要体现在优化企业各类资源、提高客户关系管理能力、提高

会展服务质量与效率、拓展会展业务领域等四个方面。

(一)优化企业各类资源

资源与资产得最大区别在于,资源得价值具有潜在性,可以通过高水平得管理最大限度地

发挥它得价值，这就就就是资源优化。计算机与互联网技术得使用,为企业管理者提供了一个企业资源规划与整理得平台,提高了决策得效率与水平。任何企业得资源都可分为有形资源与无形资源两种,会展行业同样如此。在贸易展览会行业,最主要得有形资源就就是展览场馆与

资金,最重要得无形资源就就是客户信息与智力资源。信息化管理正对这些资源得优化发挥越来越大得作用。

(二)提高客户关系管理能力

事实上,会展行业特别就就是展览会对于客户得熏视远不止把她们当作一种资源那么简

单。因为客户得认可与参与程度直接决定展览得成败,所以客户关系管理成为展会管理得头等大事。

（三)提高会展服务得质量与效率