国际商务英语写作Chapter 9备忘录、会议记录等

3. 电话留言（1）
电话留言 电话留言（Telephone message）是收话人不 在时，接线员或办公室同事所记录的留言。 有的公司有专门的电话留言条，一般情况下 写在纸条上。
在一些商务英语考试中，常出现要求学生填 写电话留言确实不可小觑。 例如：
本处所阐述的是办公备忘录（office memo）, 它常用于机关、公司等组织内部，用来联系 工作，交流信息、处理一般业务时使用频率 较高的一种简便交流方式。虽然备忘录采用 了书面形式，但却不像正式公文那样严格， 语言较为通俗，以便达到简明易懂、切题的 目的。备忘录具有保留价值，可供以后参考。 以下是一备忘录式样：
3. 电话留言（2）
Telephone Message
To : Peter Johnson
Date: 8/20/2016
From : Daniel Bishop
Time: 10:30 AM
Telephone : (021) 64391822
Subject: L/C
Message :
Daniel Bishop from SCF Company called about amendment of L/C. Please phone him this evening
第九章 备忘录、会议记录等
1. 备忘录（1）
备忘录（memorandum , 一般用缩写memo ） 是一种录以备忘的公文，它有两层意思： 一是指公司内部用来传递信息的类似留言 条的文本，主要用来提醒，督促对方；另 一种是指各国家政府之间，在外交公文函 件中经常使用的文体，它具有法律约束性。
1. 备忘录（2）
2 .会议记录（3）
2．会议内容。这是记录的主要部分，包括主 持人发言，报告或传达上级部门的指示，讨 论和决议等事项。这部分的内容应按会议不 同要求，有的作简要记录，有的作详细记录。 简要记录通常只把会议的主题、讨论的中心、 报告的重点、决议的要点等简要地记录下来， 而详细记录则要求将每一个人的发言内容以 及会议进展的情况尽量详细地记录下来。决 议表决的详情也要作记录。
2 .会议记录（5）
Pricing of the New Product Minutes of meeting held to discuss pricing of the new product Time: 7-17-2016 Venue : R1001, Office Building Attendance : Sam Johnson, David Smith, Larry Newton, Tim Lucas, Mary Lamb Chairman : Sam Johnson Minutes Taker: Mary Lamb Voting Result : All agreed Topic for Discussion : Pricing of the new product is going to be raised by 15% upon the original one.
2 .会议记录（4）
会议记录格式 以下是常见会议记录的格式: 1．开会时间（Time）； 2．会议地点（Venue）； 3．出席人员（Attendance）； 4．主持人（Chairman）； 5．记录人（Minutes Taker）； 6．讨论主题（Topic for Discussion）； 7．表决情况（Voting Result）； 8．决议（Resolution）。 以下是一会议记录样式：
Taken by Alice
4.通知（1）
通知（announcement）往往是上级对下级、 组织和团体对其成员部署工作或传达事项等 所使用的一种公告性文件。发出通知的一方 和被通知的一方一般都以第三人称出现。如 果正文前用了称呼语，通知的对象则应是第 二人称。通知的语言比较正式。
通知一般不登报，常以布告形式出现，把有 关事项公开地通知到有关人员。 例如：
2 .会议记录（2）
会议记录内容 会议记录应包括以下两个方面： 1．会议概况，包括会议的名称，开会的时间、 地点、主持人、出席人、列席人和记录人等。 如果出席人数很多，不必把姓名都写上，只 需记录出席人数或单位即可。反之，如果出 席人数不多而以后又需要查考会议的出席者 就必须把姓名一一记上。
All staff members are requested to be present on time. February 6 , 2016.
4.通知（3）
The end
4.通知（2）
GENERAL MANAGER’S OFFICE NOTICE
A meeting to deliver a work report for the general manager is to be held at 2 P.M. Wednesday, February 9 , in the auditorium.