行政文件管理办法

文件管理制度

□总则

第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。

第二条适用于重庆佳秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司所有制度和文件的处理。

第三条行政办公室是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。

第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。

□管理办法

第五条文件的分类

1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。

2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文

件原编号。

3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。具体可分为公

司各类公文以及规章制度。

第六条公文的分类

公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。

决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。

通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。

通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。

请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。

意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。

会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。

第七条公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。

2、紧急公文应当根据程度分别标明“特急”，“急件”。

3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。

4、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称。如：如向全公司发文一般简称为：公司各部门。

5、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称

6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

7、公文的排版格式如字体,字号,间距等见附件。

8、成文日期以负责人签发的日期为准。

第八条公文行为规则

1、公文行文应当确有必要性,注重实效。

2、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决

定，重要规章制度的发布；盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。

3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项,须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。

4、请示应一事一文，一般只写一个主送机关，需同时送其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。

5、“报告”中不得夹带请示事项。

第九条公文发文流程：拟稿人拟稿—》填写发文阅办处理笺》--部门审核》—会签部门》—行政办公室审核》—总经理审批》—行政专员校稿，排版，编号，加盖印章，分发和存档。

第十条公文拟制条款

1、符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。

2、情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。

3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“（1）”。

第十一条公文校稿

1、校稿的内容有:行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意图和意见，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是否经过协调，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。

2、以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件），由拟稿部门负责人拟稿，公司总经理签发；以部门名义发放的公文，由拟稿

部门负责人拟稿，分管领导签发。

第十二条公文编号

1、红头文件编号

佳秀艾斯特【××××】×××号

顺序号

年份代号

公司代号

2、一般文书及规章编号JXAST（X）-XXX-XXXX如:JXAST（G）101-2010表示行政办公室2010年发出的第一份规章.

JXAST （X） X XX XXXX

年份代号

顺序号

部门代号

文件类别号

公司代号

3、一般表格编号（B-XXX-XXXX）如：B-101-2010表示行政办公室2010年发出的第一份表格.

（B） X XX –XXXX

年份代号

顺序号

部门代号

表格类别号

4、一般文书类别简称表

5、部门简称

第十三条公文处理时限及相关要求

1、各类文件:原则上在2个工作日内处理完毕。

2、急件：1个工作日内处理完毕。

3、特急件:随到随办。

4、超过处理时限的文件:由文件传阅部门催办，督查相关部门办理。第十四条文件及资料的立卷、归档

公文办理完毕后，应当根据公司相关规定，及时将文件整理归档，归档时应当根据相互联系，特征和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，以便保管和利用，确保电子文档及纸质稳当的安全性和完整性。

1、电子版归档：文件管理员于每月对各级文件进行整理，年底以光盘形式刻录归档。

2、纸质版归档：按“文件资料管理目录”，进行登记，并于年底分类装订成册。

第十五条文件，资料的销毁

1、外来文件和自制文件（纸质版）确需销毁的，由总经办统一销毁。

2、作废资料由各部门资料员填写“文件留用/销毁审批表”，经部门负责人批准后统一销毁。

3、文件保密期限：一般公文一年、红头公文2年、机密文件三年。

□附则

第十八条本办法由佳重庆秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司行政部制定并负责解释。

第十九条本办法从公司批准之日起正式执行，原有相关制度和表格作废。

本办法作业记录：

1、“文件阅办处理笺”

2、“外来文件处理单”

3、“文件借阅申请单”

4、“文件留用/销毁申请单”