档案管理作业指导书

合集下载

会计档案管理作业指导书

1目的为加强置业会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》制定本规定。

2范围本规定适用于恒兴置业总部及各控股子公司的会计档案管理。

3定义会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4职责4.1财务人员应严格遵照本作业指导书做好会计档案管理。

5内容5.1会计档案分类5.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

5.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

5.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务分析报告，验资报告、审计报告等。

5.1.4税务资料类：税审报告、纳税申报表、月份缴税情况表、税收优惠及退税表等。

5.1.5经济合同类：各类采购合同、工程施工合同、设计合同等。

5.1.6其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

5.2会计档案日常管理5.2.1当月工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等整理归档。

5.2.2年终决算后，须将会计账簿及时打印装订成册，将年度财务报告及时归档。

5.2.3每月结账后须将会计电子账套进行备份；每季度将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。

5.3会计档案的装订5.3.1会计凭证装订前的准备工作：5.3.1.1分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。

5.3.1.2按凭证汇总日期或凭证号归集确定装订成册的本数。

5.3.1.3摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。

5.3.1.4整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

5.3.1.5要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。

档案管理分类规则

档案管理作业指导书档案分类编写组二○一○年十二月档案管理作业指导书1、目的:加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。

2、适用范围:适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。

3、指导文件与参考资料1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理学概要书籍。

4、名词定义与解释：暂无。

5、权责:公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。

6、内容:6. 1档案资料的来源与管理程序：各分公司设计单位建设单位相关单位其他档案室6.2管理范围：6.2.1文档：（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。

（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：审核鉴定分类立卷编目存档排架服务利用报废销毁修改补充收集整理资料来源管理程序总公司统计请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；6.2.2科档：建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。

设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。

6.2.3参考资料：经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。

写字楼设备档案建立作业指导书

1. 目的
对公司所接管的项目,设备设施进行有效管理。

2. 适用范围
所有公司接管的项目所辖设备设施。

3. 内容
3.1 设备使用说明书
3.2 设备台帐
3.3 设备卡片
3.4 维护保养计划
3.5 维护保养记录
3.6 设备运行记录
4. 步骤
4.1工程部负责建立设备档案。

4.2根据验收接管图纸资料及现场设备实际，逐台建立。

4.2.1根据设备作用的重要程度分为I类、II类
I类:对建筑物、客户的安全、正常工作有重大影响的设备
II类:对建筑物、客户的安全、正常工作有一定影响或起到一定支持作用的设备。

4.2.2对设备进行编码。

编码原则：
类别用罗码数字分为Ⅰ、Ⅱ以“—”分开后续编码
例：Ⅰ—□□□□
后续编码低、1、2位为设备属性，以汉语拼音分类（取其汉字第一字拼音，发生重复后延第二汉字拼音，以此类推。

）
例： D-电类 S- 水类 X- 消防类 NK- 暖通空调类
RD- 弱电类 YS- 运输机械类（电梯、机械车库）
第3、4位为设备名称分类，以阿拉伯数字分类
例： 1-高压进线柜 2-高压馈出柜 3-高压计量柜 4-高压母联柜
5-变压器 6-直流屏 7-低压进线柜 8-低压母联柜
9-低压电容器柜 10-低压动力出线柜
4.2.3设备台帐处建电子版外需备书面版壹分。

4.2.4设备台帐具体内容及格式见附表1
4.3 建立设备卡片
4.3.1设备卡片形式及内容见附表2。

CRWYZB-ZY05：档案管理作业指导书

1．目的
为公司各部门文件、资料归档管理提供指引，使服务中心文档既能满足各级考评要求，又适于内部管理。

2．范围
适用于公司各部门。

3．职责
4．方法和过程控制
4.1档案归档范围
4.1.1本公司的档案是指从成立以来的各项活动中形成的对本公司以及国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料原件。

4.1.2归档范围主要包括：
公司营运管理过程中所有文书类、电子类档案。

4.1.3档案目录清单
公司档案目录清单见后附表一
4.2档案管理
5.附表一《档案目录清单》
\\Hrwy_zyz\
共享文件\总经办文书。

TS认证换证档案管理作业指导书

1．目的确保公司压力管道元件制造过程的质量档案建立符合TSG D2001-2006《压力管道元件制造许可规则》的要求，对质量记录进行控制，为质量保证体系有效运行和产品质量符合要求提供证据。

2．范围本指导书规定了产品质量档案管理的基本要求，适用于本公司所有与产品质量和质量保证体系有效运行有关的记录，包括来自供方和客户的记录。

3．引用：Q/HDC-SC01-2014 压力管道元件制造质量保证手册Q/HDL-CX0301文件控制程序Q/HDL-CX0302 记录控制程序Q/HDL-GL0302 档案管理制度4．职责4.1公司设立档案室存放出厂产品的质量档案，档案室工作由公司办公室领导；4.2生产过程的质量记录存放在各有关部门；4.3公司档案管理员负责出厂产品质量档案的收集、归档、保管和管理。

5．工作程序5.1出厂产品送交客户后，档案管理员应及时收集该产品的有关记录。

产品质量档案记录有：1) 合同（或订单确认表）2) 合同评审表3) 合同更改评审表4) 减温减压（或减温或减压）装置产品总图5) 混合蒸汽管道图6) 设计计算书7) 强度计算书8) 产品质量证明书9) 减温减压装置质量记录10) 发货明细表11) 无损检测报告12) 射线检测底片13) 阀门压力试验报告14) 阀门最终检验报告15) 焊缝返修通知单16) 焊缝返修工艺及返修记录17) 焊缝第三次返修送批报告5.2 公司档案管理员应认真核对存档记录填写内容的完整性、一致性。

记录填写内容至少包括：1) 日期2) 产品名称、规格、型号、材质、数量3) 生产令号、检验批号4) 设计参数、检验（或试验）数据5) 客户单位、地址、联系人、联系电话6) 记录人、责任人、负责人签字5.3 产品质量档案应分类归档、编号唯一、便于检索。

5.4产品质量档案归档要按编号顺序填写“产品质量档案一览表”进行登记。

5.5产品质量档案保管要做到防火、防盗、防潮、防虫蛀。

5.6产品质量档案的查阅、借阅1）产品质量档案的查阅须经得办公室主任的同意，在保管部门查阅。

档案管理(保洁、工程、秩序)

档案管理(保洁、工程、秩序)档案管理作业指导书本次调整了档案存档方式，结合项目创优工作标准进行了改进。

1、制度类内容存档于项目经理办公室内。

2、梳理了各大类档案目录明细。

3、编号前两位为项目缩写，如滟澜山应编为“YL”、1912公馆应编为“GG”。

4、公司品质保障部统一制作发放制度类各类文档。

档案分类如下：1、行政管理类：包括行政、采购、会议、创优等档案以及员工入职、考勤、培训、考核等档案；2、公共管理类:包括项目移交资料、公共宣传资料、公共巡查资料等档案；3、财务管理类：包括物业费催缴、财务相关公示等档案；4、触点服务类：包括社区文化活动、业主便民服务等档案；5、客户服务类：包括业主信息登记处理回访全过程、业主意见征询、客户满意度调查、业主走访的相关资料等档案；6、保洁绿化类：包括公共部位保洁绿化养护记录、消杀记录等档案；7、工程管理类：包括设施设备台账、档案、保养和巡查记录等档案；8、秩序维护类：包括值班、交接班、巡逻反馈信息、车辆、人员出入登记管理、相关巡逻签到等档案资料；9、制度类：包括物业管理方案、公司管理制度、小区公共管理制度、各类体系文件、操作手册等档案。

（此项存放于项目经理档案室内）各大类档案明细分类、存档周期及说明如下：6、保洁、绿化类序号编号明细内容周期1 XX-BJ-001 楼道保洁记录楼道保洁记录月度2 XX-BJ-002 公共部位保洁记录公共部位保洁记录月度3 XX-BJ-003 消杀服务记录消杀服务记录月度4 XX-BJ-004 露台保洁记录露台保洁记录月度5 XX-BJ-005 玻璃雨棚清洗记录玻璃雨棚清洗记录月度6 XX-BJ-006 卫生间清洁记录卫生间清洁记录月度7 XX-LH-001 绿化养护记录绿化养护记录月度7、工程管理类序号编号明细内容周期1 XX-GC-001 设施设备台账设施设备台账交付期间2 XX-GC-002 设施设备档案（电梯）设备采购安装合同、设备说明书、设备保修卡、设备验收资料及其它交付期间设施设备巡查记录（排污泵）：本记录用于记录排污泵的巡查情况，包括巡查时间、巡查人员、设备运行情况等内容。

电子公司人事档案管理作业指导书

电子公司人事档案管理作业指导书1、目的为了规范薪水人事档案管理，以便于查找和管理。

2、适用范围适用于公司员工人事资料的管理。

3、职责和权限人事行政部负责公司员工人事档案的建立和管理。

4、作业内容4.1 员工原始档案内容应包括以下资料:1.1 《入职登记表》或附个人简历书1.2 《聘用合同书》1.3 身份证复印件1.4 学历 /技术资格证明复印件1.5 免冠照片1.6 《转正晋级调薪呈批表》1.7 《核查记录》1.8 《晋升调薪呈批表》1.9 《调动资料》1.10 表现优秀资料1.11 培训核查资料1.12 身体健康检查证明1.13 其他记录员工工作表现的资料4.2 人事档案资料的查阅和借用规定：1.1 人事档案资料（包括人事电子档资料）属保密性资料，非经人事行政部负责人级以上人员审批赞成，任何人不得盘问；1.2 必定查阅档案时，只限于部门经理级（含）以上人员查阅本部门部下的相关资料，不得查阅其他部门的档案资料。

1.3 查阅档案，必定严格遵守保密制度，严禁在档模卷内涂改，圈划及撤换档案资料，不得向没关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

1.4 查阅档案时，不得抄录或复印档案内容，如特别情况，须经人事行政部负责人赞成后方可抄录或复印，抄录或复印的资料应在不高出三个工作日内送回人事行政部办理。

1.5 档案一般不得外借，在特别情况下，经主管总监赞成可以借出，但借出时要进行借阅登记，按期归还，如严禁时归还，要及时催收，省得丢掉。

4.3 人事档案应按部门分类编号管理并保持及时更新，由相关人员专职管理；离职人员的人事档案资料保存限时为三年，期满由人事行政部一致销毁。

5.支持性文件无6.记录表格无。

项目资料归档作业指导书

项目资料归档作业指导书
一、目的
为了能使项目资料归档工作在各个业务环节的规范管理，确保项目资料归档的完整性、准确性，特制定本作业指导书。

二、适用范围
本作业指导书适用于公司全体员工。

三、项目档案的建立
1、具体要求
1)做到一个项目一个档案袋，同时，进行电子存档，一个项目一个文件包，确保资料
的清晰明了。

2)项目文档的编号：以001、002、003….的顺序依次为所有的项目编号，方便今后对
各个项目的查找。

3)每个项目档案袋的封面上，必须注明档案袋里项目资料的名称、日期、份数，方便
查阅。

4)项目文档目录里的编号、项目名称必须与档案袋、文件包上一致，避免出错，方便
查阅。

2、具体操作如下
1)将所有项目的相关资料进行扫描并存档（纸张资料建立档案袋，扫描件做电子存档）。

2)登记项目文档目录表：
A.将新的项目编号与项目名称填写在表格里。

（项目编号以顺序例下来）。

B.按编号在表格里新建工作表，将项目相关资料分别登记在《移交清单》、《采购
合同》、《项目过程文档》三张表里，将资料名称、日期、份数等信息填写清楚，
做到准确无误。

3)在项目文档目录下将项目名称超链接到对应的工作表里，方便以后快速查找，提高
工作效率。

4)已建立过的项目，新收到的项目资料只需在原有的档案里进行添加即可。

资料管理与归档作业指导书

资料管理与归档作业指导书1．总则1．1 为规范和加强我司项目监理部建设工程监理文献旳归档工作，完整、系统保留监理档案，结合我司管理旳特点，制定本作业指导书。

1．2 归档旳监理文献是指项目监理部在工程监理过程中形成旳具有保留价值旳多种形式旳记录。

1. 3 本作业指导书建立了监理文献归档制度，明确监理文献旳归档范围、时间、规定，保证归档监理文献齐全、完整、有效、精确、系统。

1．4 项同总监理工程师负责所形成旳监理文献旳搜集、整顿，并按规定向有关部门归档。

1．5 各分支机构、总监办、办公室负责对项目监理部监理文献材料归档工作旳指导、监督和检查。

1．6 建立文献材料归档责任追究制度。

不按规定归档旳项目监理部追究当事人或分支机构旳责任。

2．编制根据2．1 《房屋建筑工程和市政基础施工和竣工验收立案管理暂行措施》2．2《昆明市建设工程竣工验收立案管理实行细则》2．3现行《建设工程文献归档整顿规范》2．4《施工阶段验收工作和保修阶段工作作业指导书》(YNPK／C一26—2023)3．监理文献档案旳审查、审核、归档程序3．1 监理文献归档作业流程，详见《云南帕克国际工程征询有限企业建设工程监理文献归档流程图》(附表一)。

3．2外部归档资料：监理协议范围内旳文献资料归档工作由项口总监组织监理工程师审查合格后交分支机构审核，南分支机构审核合格后报企业总监办审定和质量总监同意。

经审定承认旳竣工资料由项目监理部报送业主作为整体项目竣工资料旳构成部分。

3．3内部资料归档：3.3．1 各分支机构应检查项目监理部归档旳监理文献与否齐全、完整、精确、有效。

由项目监理部填报《________________________项目建设工程监理文献移交验收表》YNPK／C一14—01—2023。

分支机构负责人审查、签字后报总监办审核，再交企业质量总监同意。

3．3．2经同意旳竣工资料交办公室存档。

3．3．3 重要项目旳文献材料移交时应编写归档阐明。

档案管理制度作业指导书

一、引言档案是记录和反映单位历史、现状和未来发展的原始记录，是单位工作的重要组成部分。

为了加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本作业指导书。

二、档案管理原则1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统，不得遗漏、损坏和丢失。

2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全。

4. 有效性原则：档案的收集、整理、保管和利用要符合国家有关法律法规和单位实际情况。

5. 规范性原则：档案管理工作应遵循国家档案管理的各项规范和标准。

三、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案收集范围：按照国家档案管理的相关规定，收集单位内部产生的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。

（2）档案收集要求：档案收集应做到及时、准确、完整。

对重要档案和珍贵档案，应采取特殊措施进行保护。

2. 档案整理制度（1）档案分类：按照国家档案管理的分类标准，对档案进行分类整理。

（2）档案编号：为每份档案编制唯一的编号，方便查询和利用。

（3）档案装订：按照档案装订规范，对档案进行装订。

3. 档案保管制度（1）档案库房：设置专用档案库房，保证档案的通风、防潮、防虫、防尘、防火、防盗。

（2）档案保管：按照档案保管期限，对档案进行分类保管。

（3）档案调阅：档案调阅应办理相关手续，并做好登记工作。

4. 档案利用制度（1）档案查询：为用户提供档案查询服务，确保档案的及时、准确、高效利用。

（2）档案复制：按照国家档案管理的相关规定，为用户提供档案复制服务。

（3）档案鉴定：定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案进行销毁。

5. 档案信息化管理（1）档案数字化：对重要档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。

（2）档案信息共享：建立档案信息共享平台，实现档案信息的互联互通。

（3）档案信息安全：采取有效措施，确保档案信息的安全。

四、档案管理人员职责1. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德。

上海同建监理监理档案管理作业指导书

上海同建监理监理档案管理作业指导书以下是一份监理档案管理作业指导书,供参考:1. 目的与要求本监理档案管理作业指导书旨在提供一份全面的监理档案管理计划,协助监理公司管理和维护监理处的档案管理系统,确保项目进度和质量。

2. 档案管理系统监理公司应该建立一套完整的档案管理系统,包括文件管理、项目进度管理、质量管理和风险管理等方面,以确保档案管理的完整性和准确性。

3. 文件管理文件管理是监理档案管理的重要部分。

监理公司应该建立标准的文件分类和存储系统,确保所有文件都得到正确的存储和检索。

同时,应制定文件归档和查阅规定,并定期对文件进行审查和更新。

4. 项目进度管理项目进度管理是监理档案管理的重要环节。

监理公司应该建立详细的项目进度表和日记,对项目进度进行全面跟踪和管理。

同时,应制定项目进度报告制度,定期向业主和相关部门汇报项目进展情况。

5. 质量管理质量管理是监理档案管理的核心内容。

监理公司应该建立严格的质量管理标准和方法,对项目质量进行全面监控和管理。

同时,应制定的质量检查和验收程序,确保项目质量符合要求。

6. 风险管理风险管理是监理档案管理的重要组成部分。

监理公司应该建立全面的风险管理计划,对项目中可能出现的各种风险进行全面分析和评估。

同时,应制定风险管理报告制度,定期向业主和相关部门汇报风险情况。

7. 档案管理规范监理公司的档案管理应该具有规范性和标准化的特点。

监理公司应该建立档案管理工作程序,制定档案管理的基本原则和规范,确保档案管理的准确性和完整性。

8. 培训与考核为了提高工作效率和服务质量,监理公司应该对相关人员进行培训,建立考核制度,确保档案管理人员熟悉监理档案管理规范和要求。

以上为监理档案管理作业指导书的主要内容,监理公司应根据具体要求制定详细的档案管理计划,并严格执行相关规定。

作业指导书管理规范

作业指导书管理规范一、引言作业指导书是指在工作中为了规范操作流程、提高工作效率而编写的指导手册。

它是组织和管理工作的重要工具，对于保证工作质量、提高工作效率具有重要意义。

为了规范作业指导书的管理，提高其实用性和可操作性，制定本管理规范。

二、作业指导书的编写1. 内容明确：作业指导书应明确描述工作流程、步骤和要求，确保操作人员能够准确理解和执行。

2. 结构清晰：作业指导书应按照逻辑顺序编写，包括引言、目录、工作流程、操作步骤、注意事项等部分，使读者能够快速找到所需信息。

3. 简明扼要：作业指导书应尽量简洁明了，避免冗长的文字和复杂的表格，以提高阅读和理解的效率。

4. 图文并茂：作业指导书应配以适当的图片和图表，以帮助读者更好地理解工作流程和操作步骤。

5. 更新及时：作业指导书应定期进行修订和更新，确保其与实际工作流程保持一致。

三、作业指导书的审批和发布1. 审批程序：作业指导书的编写人员应将初稿提交给相关部门负责人进行审批，确保内容准确无误。

2. 审批标准：审批人员应对作业指导书的内容进行全面审查，包括工作流程的合理性、操作步骤的准确性、注意事项的完整性等。

3. 发布渠道：审批通过的作业指导书应通过内部通知、电子邮件等渠道发布，确保相关人员能够及时获取并使用。

四、作业指导书的使用和反馈1. 使用要求：作业指导书的使用者应仔细阅读并按照指导书的要求执行工作，确保操作的准确性和规范性。

2. 反馈机制：使用者在实际操作过程中遇到问题或有改进意见时，应及时向相关部门反馈，以便及时修订和改进作业指导书。

3. 定期评估：相关部门应定期评估作业指导书的使用情况和效果，对其进行修订和改进，以确保其符合实际工作需求。

五、作业指导书的保密和存档1. 保密措施：作业指导书涉及的机密信息应采取相应的保密措施，确保不被未授权人员获取。

2. 存档管理：作业指导书应进行存档管理，包括电子档案和纸质档案，以备查阅和审计需要。

六、作业指导书的培训和培训记录1. 培训内容：新员工入职时应进行作业指导书的培训，包括工作流程、操作步骤和注意事项等内容。

9 Z09档案管理作业指导书

1. 目的为进一步规范公司档案管理，使档案管理更加规范化、科学化，以方便工作的查找、使用及保密。

根据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际，特制定本制度。

2. 范围适用于本公司所有分公司和服务中心。

3.职责3.1 公司档案工作实行物业公司综合部至各项目综合部的垂直管理。

3.2 物业公司综合部和各项目综合部是公司档案管理的职能部门，负责档案管理制度的制定、检查和落实。

3.3 公司和项目各部门负责本部门档案的整理、归档及完善。

4.方法与过程控制4.1 总则4.1.1本制度所称档案是指在过去和现在公司从事日常工作和经济活动等中直接形成的、对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括：业主档案、文书档案、合同档案、人事档案、协议档案、会计档案、声像档案等。

4.2 档案存放地点如下：4.2.1 各类批文、经济合同、协议、证照、人事档案原件存放在综合管理部/服务中心综合部档案室。

4.2.2 公司的各种财务资料、税务资料存放在财务处，由财务按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。

4.3 档案归档4.3.1 归档资料包括已承办完毕，具有查考作用的业主档案、文书、合同、协议、声像、图片等资料。

4.3.2 归档资料要进行登记填写《档案归档登记表》，编制归档目录和电子档案索引。

4.3.3 公司各部门须指定专人做好文件的收集、整理归档工作，并将该项工作内容列入有关人员的职责范围。

立卷归档的文件一律要求原件，部门留存复印件。

4.3.4 立卷归档的文件、种类、份数、页数均应齐全完整。

各部门向档案室移交档案时办理移交手续，填写《档案登记移交表》，一式两份并签名盖章，档案员接收档案后，认真复查并登记入册。

4.3.5 音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不磨损。

音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。

4.3.6 案卷需要注明标题及保管期限。

卷首为卷内文件目录，卷内文件均应按顺序排列并在每页右上角统一编号，卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。

人力资源作业指导书员工离职与人事档案管理

人力资源作业指导书员工离职与人事档案管理人力资源作业指导书：员工离职与人事档案管理引言：“人事与磁石相斥，离职是企业不变的规律。

”——黑格尔随着社会的发展与变迁，员工离职已成为人力资源管理中不可避免的一环。

合理管理员工的离职流程、维护人事档案的完整与机密已成为企业提升管理水平与职业道德的重要体现。

本指导书将从离职申请、离职手续、人事档案管理等方面，为人力资源工作人员提供全面的作业指导。

一、离职申请：1. 员工提出离职申请时，应尊重其个人自主权，并做好以下工作：a) 与员工进行离职面谈，了解离职原因与情况；b) 提供帮助与支持，挽留优秀人才；c) 确保员工已满足离职的相关法律与公司规定。

二、离职手续：1. 预备工作：a) 提前通知相关部门（如人事部、财务部等）；b) 进行离职交接工作，确保工作的顺利进行。

2. 办理手续：a) 曾设立的权限与系统账号：取消或移交；b) 资产、设备、工具等归还或交接；c) 薪资结算、福利处理等事宜；d) 员工离职证明与劳动合同解除。

三、人事档案管理：1. 退档手续：a) 将员工档案退回人事档案室，确保档案的安全与保密；b) 根据企业及相关规定，依法保存离职员工的档案时间。

2. 档案整理：a) 对离职员工的档案进行归档整理，确保档案的完整与准确；b) 档案包括但不限于：身份证、学历证明、劳动合同、工资条、社保等文件。

3. 档案保密：a) 严格按照相关法律法规保护员工档案的机密性；b) 转交档案时，确保档案传递环节的安全与完整。

四、经验总结：1. 收集员工离职原因与反馈，进行分析总结，为公司改进提供参考；2. 保持联系，建立离职员工的校友网络，有助于公司口碑与扩大人脉。

结语：人力资源管理中，员工离职与人事档案管理是一项细致入微且关乎企业声誉与稳定的工作。

通过规范的离职流程、严格的人事档案管理，公司可以更好地掌握员工流动情况，提高管理效益，为企业的持续发展提供更加坚实的基础。

文件保管作业指导书

文件保管作业指导书一、目的: 为使公司的文件保管标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度.二、范围：本制度适用珠海市龙健电子有限公司所有文件保管.三、内容：3.1文件分类公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。

（一）机要文件 (A类)1.公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件;2.公司董事会、经营层会材料,包括会议通知、会议材料、会议记录（纪要)、会议决议等；3.公司级年度工作计划、工作总结及相关材料;4.财务类各种对内统计报表、各类单据；5.公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等;6.所有涉及保密工作的文件资料；7.其他有所定义的机要文件。

（二）重要文件（B类)1.外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等;2.公司对外的正式发文,包括红头文件、请示汇报等;3.与公司经营管理相关的各类统计报表;4.合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等;5.质量管理体系文件:质量手册（包括质量方针和质量目标)、程序文件、质量记录、作业文件等;6.技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、任务书、协议书、验收标准、评审意见等.7.行政类文件:规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等；8.人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；9.公司内部会议相关材料:会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录（纪要）、发放/回收记录等；10.各部门的工作计划、总结等；11.本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音像资料等;12.以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训材料;13.各种形式的涉密文件,包括涉密的呈批文件、会议记录(纪要）等；14.公司内部培训的课件,包括PPT和其他相关的文字、音像材料.（三）普通文件（C类)1.各部门非涉密呈批文件。

小区物业工程档案管理作业指导书

小区物业工程档案管理作业指导书
1.0目的
规范工程档案管理，防止工程档案遗失、破损。

2.0适用范围
适用于工程档案保管。

3.0内容
3.1工程档案管理制度
3.1.1所有的工程设备档案由工程部负责人管理，工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密制度。

3.1.2各类档案应根据所辖物业区域实际情况按系统分类:强电、弱电、空调、机管、电梯等，统一存放档案盒并贴上标签。

3.1.3编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。

3.1.4外单位交来图纸由行政部门统一签收，并将有关图纸交工程部负责人核对，如图纸无误则后按系统归档。

3.1.5档案及图纸是工程部维修的重要依据，应妥善保管，如发现用途不明的资料应交工程部负责人审阅确定用途。

需销毁的资料应由工程部负责人鉴定后决定。

3.1.6借阅档案须经工程部负责人批准、登记并指定归还日期。

3.2维修档案管理制度
3.2.1维修档案属工程档案的一部分，应统一管理。

3.2.2设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、电梯、用户单元内设施等分类。

用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

3.2.3维修档案作为评估管辖区域设备运行情况和用户室内设备状况的根据,应妥善保存。

保存期限一般为三年，重大维修项目保存期最少为五年，过期档案由工程部负责人鉴定后销毁。

档案整理移交作业指导书(DOC)

档案整理移交作业指导书1 主题内容和适用范围1.1 中心各科室、部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的文书类纸质归档文件材料整理要求。

1.2 本细则适用于中心各科室、部门形成的党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类归档文件材料。

2 引用文件和定义2.1 引用文件《中国石化西北石油局、西北油田分公司档案管理规定》《西北石油局、西北油田分公司实物档案管理实施细则》《西北石油局、西北油田分公司声像档案管理实施细则》《西北油田分公司物资供应管理中心物资采购招标档案管理实施细则》2.2 定义2.2.1 归档文件中心各部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的各种纸质文件材料。

2.2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

2.2.3 件归档文件整理时的基本单位。

一般以每份文件为一件, 文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件, 原件与复制件为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表、名册、图册在归档时已经装订好的汇编本一册(本)为一件。

特殊情况下对“件”可作如下处理:2.2.3.1 文件定稿过厚不易装订的可将正本和定稿各作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的可将正本与历次稿各为一件。

2.2.3.2 文件附件数量较多, 或者太厚不易装订的, 也可各为一件。

2.2.3.3 收件处理单与来文应为一件。

2.2.3.4 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来文与复文作为一件。

3 整理原则遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系。

区分不同价值, 便于保管和利用。

4 质量要求与整理前的修整4.1 归档文件应齐全完整。

4.2 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

不准使用易褪色、变质的书写材料, 不准使用劣质纸张, 不准使用易生锈或有腐蚀性的装订材料。

4.3 修裱破损文件。