租赁设备管理办法

租赁设备管理制度

为规范租赁设备物资产生的申请、到货、验收、维修、遗失、退租等环节的资产管理，特制定本制度。

一、租赁设备需求提报

（一）流程报批

租赁设备需求申请流程：租赁设备需求部门在OA上提交设备需求申请，附：《设备租赁需求报告》审批通过后，由总部对应采购部统一生成订单，安排供应商发货。《设备租赁需求报告》应包括租赁设备类型、数量、租赁时长、租赁原因及项目预算。

（二）审批流节点

当地需求部门→当地设备与包材管理部→当地财务部门→大区物流总→事业部总→总部设备采购部→总部财务部门→物流集团财务管理中心负责人→物流集团总裁

（三）审批流程各部门职责

当地设备需求部门：明确租赁设备类型、数量、租赁时长、租赁原因及项目预算。

当地设备与包材管理部：审核设备类型、数量、租赁原因。

当地财务部门：核实是否有租赁设备的必要，租赁设备数量、租赁时长，并提出项目预算是否合理。

当地物流总：判断设备租赁的合理性。

总部对口部门（需求部门）：核实是否有租赁设备的必要，租赁设备数量、租赁时长，分析大区是否有需要租赁此类设备。

总部财务部门：核实流程是否合规，项目预算是否合理。

总部采购部门：收到下单通知，核实流程是否合规。

物流集团财务管理中心负责人：批复是否同意租赁设备。

物流集团总裁：批复是否同意租赁设备。

（四）注意事项

1、租赁设备需求申请流程提交时，需明确租赁设备类型、数量、租赁时长、租赁原因及项目预算并附上《设备租赁需求报告》，未明确租赁设备信息或无《设备租赁需求报告》，不予租赁设备。

2、租赁设备必须遵循先申请后租赁原则，审批后由对应总部采购部门统一安排租赁；大区不得无有效订单对接供应商租赁设备，擅自租赁设备的，总部将不予付款结账。

二、租赁设备验收规范

（一）设备进场

设备与包材管理部门应及时与总部设备采购部门进行沟通，跟进设备进场时间节点，设备到达现场设备与包材管理部门、租赁设备需求部门、当地财务部门需核实设备数量、类型是否与设备需求申请的数目、类型相符，并完成设备到货验收，三方进行签字确认验收单（一式三份）。

（二）设备验收

设备验收标准：根据《设备验收大纲》进行严格验收。

（三）注意事项

1、设备验收：设备与包材管理部门、需求部门、地区财务同时进行验收，并签字确认。

2、验收完结：设备与包材管理部、当地财务部、租赁设备供应商需将设备验收单进行存档，后期进行费用报销。

3、租赁的设备验收后，地区设备与包材管理部门应安排设备需求部门立即领用，避免设备闲置。同时，地区设备与包材管理部门要求领用人签订《设备领用保管协议》。

三、租赁设备管理规范

（一）管理原则

由于租赁设备的特殊性，租赁设备将根据谁申请谁管理的原则来进行设备管理，设备与包材管理部门进行跟踪监控，从而保证租赁设备的安全性。

（二）管理标准

设备与包材管理部门对租赁设备建立标准纸质档、电子档（资产台账、故障台账）。租赁设备严禁跨场地调拨，如私自进行调拨，造成的设备遗失、损

坏由各场地自行承担，总部设备管理部将对相关负责人进行通报。对租赁设备，地区财务部门应组织地区设备与包材管理部，进行月度盘点，发现账实不符的，需追究相应设备领用人责任。

（三）注意事项

1.租赁设备属于公司的无形资产，主要以设备需求流程、各区建立的租赁设备台账、设备采购部采购档案进行管控。

2.总部设备管理部将不定期对场地租赁设备进行核查，如发现租赁设备遗失，没有设备台账或记录不完整、不准确等情况，将对设备与包材管理部经理进行处罚。

四、租赁设备故障处理规范

（一）设备故障处理流程

1、当设备损坏或存在故障，设备使用人应及时通知运营主管上报维修，说明设备故障情况。

2、设备与包材管理部门确认故障原因后，如租赁设备属于人为损坏需产生维修费用，由设备使用人及其部门进行协商赔偿维修费用；如设备属于自然损坏，需通知设备租赁商对故障设备进行更换或维修，若维修耽误我司作业的，需提供备用设备供我司使用。

3、租赁商将已修复的设备交付于设备与包材管理部门进行确认，由设备与包材管理部门通知设备使用部门，进行签收并在一个工作日内进行使用，判定设备是否可以正常使用，对于无法使用或无法维修的，由租赁商免费更换

（二）注意事项

租赁设备损坏属正常老化或正常自然故障，由租赁商承担维修费和材料费，同时设备在维修、更换期间产生天数由租赁商承担，我司将按照实际使用天数进行结算（具体由设备与包材管理部进行协商）。

五、租赁设备退租规范

（一）设备续租

如设备使用部门需续租此设备，必须在此设备租赁订单到期日前15天，重新提交设备需求流程并附设备租赁需求报告，并确保到期日前审批完毕。

（二）设备退租

根据设备需求流程、设备租赁合同的内容及条款，当租赁设备到期后，设备使用部门、设备与包材管理部门、当地财务部门需对到期的租赁设备进行盘点，确认与设备需求流程中的数量无误，通知租赁商进场盘点验货。租赁商出具租赁设备退租确认单，设备需求部门、设备与包材管理部门、地区财务进行签字确认。若存在租赁设备到期，需求部门未退还设备或设备交接不清等原因产生的延期费用，由地区相关责任人全额承担。

（三）设备遗失

物资发生丢失、被盗等意外事故，设备使用部门应及时确定设备丢失、被盗原因并确认责任人，并告知设备与包材管理部门、当地财务部门，由设备与包材管理部门联系租赁设备厂商协商处理方案，若无法确定到具体责任人，损失由设备使用部门全额承担。相应的设备丢失买赔期限为15个工作日，买赔金额包含相应设备丢失后产生的租金金额。

六、租赁设备费用报销

（一）租赁设备费用报销流程

租赁设备退租后，当地设备与包材管理部需将《设备验收单》、《设备退租确认单》签字扫面件交于总部设备采购部发起费用租赁设备费用报销流程。

（二）租赁设备的报销凭证

供应商提供报销凭证：《租赁设备订单》，《租赁商费用发票》，《设备验收单》，《设备退租确认单》。

附件一：租赁设备订单

附件二：设备领用保管协议

附件三：设备验收单

附件四：设备退租确认单

2019年4月30日