管理文件控制程序
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
质量管理体系文件控制程序
质量管理体系文件控制程序质量管理体系文件控制程序一、目的质量管理体系文件控制程序的目的是确保组织内部的质量管理体系文件得到有效的编制、发布、审查、更新和控制，以提高文件的质量和准确性，确保组织内部的流程和规范能够得到正确的应用和遵守。
二、适用范围本质量管理体系文件控制程序适用于组织内部所有质量管理体系文件的控制。
三、定义1. 质量管理体系文件：指组织内部用于编制、发布、审查、更新和控制质量管理活动所需的文件和记录，包括但不限于质量手册、程序文件、工作指导书、记录表等。
2. 权限和责任：指在质量管理体系文件控制过程中，相关人员的权限和责任。
四、程序1. 编制流程1.1 质量管理部门负责编制质量管理手册，并征求相关部门的意见。
1.2 相关部门根据质量管理手册的要求，编制相关的程序文件、工作指导书等。
1.3 质量管理部门在编制过程中，需确保文件的准确性、完整性和合规性。
1.4 编制完成后，质量管理部门将文件提交给质量管理委员会进行审查和批准。
2. 发布流程2.1 质量管理部门在质量管理委员会批准后，负责将文件进行编号、打印和分发。
2.2 质量管理部门将文件分发给相关部门，并告知相关人员文件的重要性和使用方法。
2.3 质量管理部门将文件发布的信息在组织内部进行通知和宣传。
3. 审查流程3.1 质量管理部门负责定期对质量管理体系文件进行审查，确保文件的有效性和适用性。
3.2 审查包括对文件内容的准确性、操作性和符合性进行评估。
3.3 质量管理部门需征求相关部门的意见，对文件进行修订和更新。
4. 更新流程4.1 质量管理部门根据审查结果，对文件进行修订和更新。
4.2 质量管理部门将更新后的文件进行重新编号、打印和分发。
4.3 质量管理部门通知相关部门更新后的文件内容和使用方法，并要求相关人员停用旧版本的文件。
5. 控制流程5.1 所有质量管理体系文件在发放前，都需要质量管理部门进行记录和控制，确保文件的完整性和准确性。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件控制程序
文件控制程序在现代生活中，文件控制程序无疑是一个不可或缺的工具。
无论是在公司里，还是在学校，文件管理都显得尤为重要。
想象一下，如果没有一个好的文件控制系统，日常的工作会变得多么混乱。
一、文件控制的基本概念1.1 文件的分类管理首先，文件的分类管理至关重要。
想象一下，如果所有文件都堆在一起，查找时简直像大海捞针。
文件控制程序帮助我们将不同类型的文件进行合理分类。
比如说，工作文档、报告、合同等，各自归类。
这样一来，我们可以迅速找到所需的文件，节省时间。
1.2 文件的版本控制接着，版本控制也是文件管理中的一大亮点。
随着时间推移，文件总会经历多次修改。
有时候，一不小心，重要的信息就被覆盖掉。
使用文件控制程序，可以轻松追踪每一个版本的变动。
万一出了问题，我们还能迅速恢复到之前的版本。
这种保障，简直让人放心。
二、文件控制程序的功能2.1 权限管理文件控制程序的一个重要功能是权限管理。
谁可以访问哪些文件，谁可以编辑。
这就像在家里设定谁能进哪个房间。
这样一来，敏感信息就不会随便被泄露。
每个人都有自己的“私密空间”，管理起来方便极了。
2.2 自动备份再来，自动备份功能也不可小觑。
我们常常担心数据丢失，尤其是一些重要文件。
一旦出现意外，心里那个急啊！但有了文件控制程序，系统会定期自动备份文件。
即使出现了问题，我们也能轻松恢复。
这种感觉，就像在大海中有了安全的救生艇。
2.3 文件搜索功能还有，文件搜索功能极其方便。
想想看，如果需要找某份合同，但完全记不住文件名，那可真是让人抓狂。
文件控制程序的搜索功能能够根据关键词快速找到文件，省时又省力。
这种便捷，真是现代科技带来的福音。
三、实际应用中的体会3.1 提高工作效率在实际应用中，文件控制程序确实提高了工作效率。
以我自己的经历为例。
以前工作时，总是要花不少时间在查找文件上。
现在，通过分类和搜索，我能更快地完成任务。
每天都能高效利用时间，感觉心里踏实多了。
3.2 促进团队协作文件控制程序还促进了团队的协作。
管理性文件控制程序
1 目的通过对文件、资料编号、编制、审核、批准、标识、接收、发放、更改、评审、存档、保管、借阅、使用、作废及等各环节实施有效控制，确保在使用场所能得到相应现行有效、适用文件和资料,并使文件、资料的管理规范化，防止使用已作废文件2 范围适用于公司与质量管理体系有关的管理文件和资料（包括外来文件）的控制。
3 职责3。
1管代负责组织实施质量管理体系管理性文件和资料的控制；负责质量手册编写；负责程序文件及有关管理办法的组织编写;负责组织质量管理体系文件的定期评审、修订和现行修订状态控制。
3.2技术技术质量部为公司质量管理体系文件的归口管理单位,其职责为：a）负责全公司质量管理体系文件的目录管理；b)组织、指导各部门质量管理体系文件以及质量业务文件的编制、评审、修改、控制；c）负责对质量管理体系文件的有效性、符合性进行监督检查.3。
3综合部为质量管理体系文件之外的管理文件的归口管理单位，其职责为: a）负责全公司各种文件化规章制度的建立与完善；b)对各种规章制度的实施，执行情况进行落实、监督、考核；c）负责各种管理文件在OA系统上的发布和维护。
3.4档案室负责管理性文件的编号、标识、发放、更改、存档及借阅等有关的管理工作. 3。
5公司其它职能部门、单位负责其业务范围内文件、资料的编制、修订、使用、保管及控制。
但必须在综合部备案4工作流程4.1管理性文件和资料的分类4。
1。
0根据文件的性质（属性）、来源，可分为以下几类：a）质量管理体系文件；b）技术文件；c）日常事务/时效性文件;d）外来文件/资料。
4.1。
1质量管理体系文件可四个层次：a）第一层次：质量手册;b）第二层次：程序文件；c)第三层次：各种管理办法、规定、制度、岗位职责等操作性文件（作业文件）；工作计划类文件,与质量管理体系有关的政策、法律法规文件等。
设备操作和试验类文件d）第四层次:各种记录.4。
1.2日常事务/时效性文件可分为：通知、通报、报告、申请、计划、纪要、工作联系单（内部适用)、传真（函）(对外适用）等.（具体参见《管理文件补充规定》）4.1。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件控制程序
文件控制程序在现代社会中，文件管理变得越来越重要。
无论是企业还是个人，日常生活中都离不开各种文件的处理、存储和管理。
于是，文件控制程序应运而生，帮助我们更高效地管理这些文件。
接下来，我想聊聊它的功能、重要性以及在实际应用中的一些感受。
一、文件控制程序的基本功能1.1 文件分类与整理文件控制程序的首要功能就是文件的分类与整理。
想象一下，你的电脑上有成百上千个文件，杂乱无章，找一个重要的合同得花费好一会儿时间。
文件控制程序通过设定规则，把文件按照类型、日期或项目进行分类，这样一来，我们只需几个点击，就能迅速找到需要的文件。
这样的功能大大提高了我们的工作效率，节省了大量的时间。
1.2 权限管理除了分类，文件控制程序还负责文件的权限管理。
对一些敏感文件，必须设置访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑。
这一点在企业中尤为重要。
试想，如果每个人都能随意查看公司机密，后果不堪设想。
通过合理的权限管理，文件控制程序可以为我们提供更安全的工作环境。
二、文件控制程序的重要性2.1 提高工作效率文件控制程序的重要性在于它能显著提高我们的工作效率。
每天的工作中，我们需要处理大量的文件，如果没有一个有效的管理系统，我们就会像无头苍蝇一样，到处碰壁。
文件控制程序通过自动化的功能，让我们能集中精力在更重要的事情上，比如分析数据、策划项目等。
2.2 确保文件安全其次，文件控制程序能确保文件的安全性。
在数字时代，信息安全成了一个不容忽视的话题。
数据泄露、文件丢失等事件时有发生，而文件控制程序通过备份和加密措施，能够最大程度上保护我们的数据安全。
每当我看到程序自动备份我的文件时，心里总是感到一阵安心。
2.3 促进团队协作最后，文件控制程序还促进了团队之间的协作。
大家都知道，在团队工作中，信息共享是非常重要的。
通过文件控制程序，团队成员可以方便地共享文件，查看最新版本，进行协作编辑。
这种实时的沟通与合作，让我们的工作更加顺畅。
三、实际应用中的体验3.1 便捷的操作界面在使用文件控制程序的过程中，我最欣赏的就是它的操作界面。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
文件控制程序管理制度
文件控制程序管理制度一、制度目的为了保证组织内部文件的管理、存储、备份、恢复等方面工作的顺利开展，提高信息安全与保密能力，建立文件控制程序管理制度。
二、适用范围本制度适用于组织内部的所有员工。
三、文件管理职责1.文件管理员：负责文件的管理、存储、备份、恢复等工作。
2.文件使用人员：按照规定的程序使用文件，并确保保密、完整性不受损害。
3.文件管理委员会：负责制定、监督本管理制度的实施。
四、程序要求1.文件的存储：–所有文件应存储在指定的存储位置中，并且应具备足够的存储空间。
–同一文件应存储在同一位置，以便管理管理员快速找到。
–不同性质或等级的文件应存放在相应的安全区域、设施中，以保证信息安全与保密性。
–文件的访问权限应进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
2.文件备份：–文档的安全备份是必不可少的措施，应按照定期执行文件备份计划。
–备份数据应定期测试，以保证备份数据的完整性和可用性。
–文件备份计划应记录在文件备份日志中，以备查。
3.文件的归档和销毁：–文件归档应按照固定规律进行，以便日后查阅。
–文件销毁应严格执行规定程序。
–归档、销毁决策应记录在文件管理日志中，以便追踪和查阅。
4.文件的恢复：–文件恢复是必要的程序，在对文件进行恢复时，应使用已经测试过的备份数据。
–在文件恢复的过程中，应根据安全等级和敏感性进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
5.文件传输：–文件传输应使用统一的加密传输手段，以保证文件传输的安全性和保密性。
–传输的文件应记录在传输日志中，以便查看。
五、文件控制程序执行1.文件的管理：–按照文件控制程序的要求，文件管理员应统一处理文件的存储、备份、归档、销毁和恢复等。
–涉密文件的执行应按照安全等级进行管理，文件的阅读应有明确授权，避免未经授权的人员泄露。
2.文件备份：–根据设定的备份计划执行备份，备份数据的可用性应经过测试，确保备份数据可以正确地恢复文件。
3.文件的归档和销毁：–文件管理员应定期对文件进行归档与销毁处理，确保文件归档和销毁的及时正确性。
管理性文件控制程序
管理性文件控制程序管理性文件控制程序（2000字）概述管理性文件控制程序是一种用于管理和控制组织内部文件的软件程序。
它能够帮助组织实现有效的文件分类、存储、检索和共享，提高工作效率、协作性和信息安全性。
本文将介绍一个通用的管理性文件控制程序，包括其核心功能、技术特点和优势。
核心功能1. 文件分类和归档：管理性文件控制程序能够根据文件的属性和内容对其进行自动分类和归档，将文件存储到合适的文件夹或数据库中。
这大大减轻了员工归档文件的负担，节省了时间和精力。
2. 文件检索和查找：通过标签、关键字或内容搜索，管理性文件控制程序能够快速准确地查找需要的文件。
这降低了文件查找的时间成本，提高了工作效率。
3. 文档版本控制：管理性文件控制程序可以记录文档的版本历史，并支持文件的版本管理和协同编辑。
这极大地方便了团队之间的协作，避免了文档的冲突和丢失。
4. 文件共享和权限管理：管理性文件控制程序能够实现文件的安全共享，并通过权限管理机制控制用户对文件的访问、编辑和下载权限。
这保护了组织的信息安全，确保只有授权人员能够访问敏感文件。
技术特点1. 云存储：管理性文件控制程序采用云存储技术，将文件存储在云端服务器上，实现了文件的集中存储和备份。
这减少了组织维护本地服务器的成本和工作量，并提高了文件的可靠性和可用性。
2. 高效算法：管理性文件控制程序采用高效的文件分类、检索和排序算法，能够在大规模文件数据集中快速定位目标文件。
这保证了文件操作的实时性和稳定性。
3. 数据加密：管理性文件控制程序采用数据加密技术，对文件进行加密保护，防止文件在传输和存储过程中被窃取或篡改。
这增加了组织的信息安全性和合规性。
优势1. 提高工作效率：管理性文件控制程序减轻了文件的分类和归档负担，降低了文件查找的时间成本，提高了工作效率。
2. 改善协作性：管理性文件控制程序支持文件的版本管理和协同编辑，实现了团队之间的无缝协作。
同时，通过安全共享和权限管理，确保了信息的安全性和可控性。
文件管理控制程序(IATF16949)
修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。
2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。
3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。
外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。
主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。
3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。
3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。
3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。
1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。
如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。
1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。
如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。
3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。
4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。
4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。
负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。
负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。
4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。
三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。
3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。
4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。
四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。
2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。
3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。
4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。
五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。
2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。
3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。
4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。
2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。
七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。
2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。
八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。
2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。
九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。
2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。
十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。
2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
文件管理控制程序文件
引言：文件管理控制程序文件是计算机操作系统中的重要组成部分，用于管理和控制计算机系统中的各类文件。
它起着连接用户和计算机硬件设备的桥梁作用，通过对文件的创建、删除、修改、查询等操作，提供了高效、有序的文件管理手段。
本文将从文件概述、文件管理原则、文件的创建与删除、文件的修改与查询、文件的共享与保护等五个大点详细阐述文件管理控制程序文件的相关内容。
概述：文件是计算机系统中存储数据的一个逻辑单元，它能够持久地保存用户的数据。
文件管理控制程序文件是操作系统提供的一种机制，用于管理和控制计算机系统中的各种文件。
文件管理控制程序文件通过提供统一的接口，使用户可以方便地对文件进行操作，包括文件的创建、删除、修改、查询等功能。
同时，它还具备文件的共享与保护等特性，保障了文件在多用户、多任务环境下的安全性和可靠性。
正文：一、文件管理原则1.透明性原则：用户对文件进行操作时不需要了解文件的具体存储细节，只需通过简单的接口完成操作，降低了用户的认知难度。
2.完整性原则：文件管理控制程序文件应保证文件的完整性，即文件存储的内容应与用户的期望一致，不发生数据丢失或损坏的情况。
3.可靠性原则：文件管理控制程序文件应具备较高的可靠性，能够在面对各类异常情况时保持稳定运行，不因发生错误而导致系统崩溃。
4.效率性原则：文件管理控制程序文件应具备高效的文件操作能力，能够迅速响应用户的操作请求，提供快速的文件访问速度。
5.安全性原则：文件管理控制程序文件应具备一定的安全机制，保障文件的共享与保护，防止未经授权的访问和意外修改。
二、文件的创建与删除1.文件的创建：a.指定文件名和文件类型：用户需要为新文件指定一个唯一的文件名，并确定文件类型，如文本文件、图像文件等。
b.确定文件存储位置：用户可以指定文件存储的路径和目录结构，也可以由系统自动分配一个合适的位置。
c.建立文件控制块：系统会为每个创建的文件分配一个文件控制块（FCB），用于记录文件的相关属性和位置信息。
管理性文件控制程序
管理性文件控制程序管理性文件控制程序是组织在机构或企业中用于管理和控制文件的一套规范和程序。
它涵盖了文件的创建、保存、修改、审批、发布、参阅、存档和销毁等各个环节，以确保文件的顺利流转和管理。
本文将详细介绍管理性文件控制程序的要素和实施步骤，以帮助机构或企业建立一个高效、规范的文件管理体系。
一、文件控制程序的要素1. 文件创建与命名：文件的创建与命名是文件管理的起点，应当遵循规范的格式和命名规则。
例如，可以采用统一的标准格式，包括文件名、文件类型、版本号、创建人和日期等信息，以方便文件的识别和查找。
2. 文件保存与分类：文件保存时需指定合适的存储位置和保存方式，确保文件的完整性和安全性。
同时，应根据文件的内容和属性进行分类和归档，使文件管理更加有序和高效。
3. 文件修改与审批：文件的修改应进行审批流程，确保修改的合理性和准确性。
审批程序可根据文件重要性和内容复杂性进行不同层级的审批，以保证文件的质量和安全。
4. 文件发布与参阅：发布文件时，需明确合适的发布渠道和方式，确保文件能够准确传达给相关人员。
同时，应为员工提供参阅文件的途径和权限，以方便他们获取所需的信息。
5. 文件存档与销毁：文件存档是为了长期保存和备份，对于一些重要的文件，应进行多备份和安全存放。
而对于一些已经过时或无效的文件，应按照规定的销毁程序进行安全销毁，以避免信息泄露和滥用。
二、管理性文件控制程序实施步骤1. 确定文件管理责任：机构或企业应明确文件管理的责任人或部门，并制定相应的管理制度和流程，包括各个环节的职责和权限，确保文件管理的连续性和高效性。
2. 建立文件分类和命名规则：根据机构或企业的具体情况，建立适合的文件分类和命名规则，为文件的创建、保存和查询提供统一的标准。
3. 制定文件审批和发布制度：建立文件审批和发布的流程和规范，明确文件的审批人员和审核标准，以确保文件的质量和正确性。
4. 设定文件存储和归档策略：确定合适的文件存储位置和方式，建立文件归档的规则和周期，并确保文件的备份和安全性。
管理文件控制程序
管理文件控制程序1目的和适用范围1.1目的为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。
1.2适用范围本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。
2引用标准1术语和缩略语管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。
本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。
1.1管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。
制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。
1.22支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。
细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。
1.3范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。
文件名称统一冠以“范例”。
1.4作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。
4.管理职责4.11公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文件作废会签意见。
4.2科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件的发布管理。
4.3各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制（修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。
4.4各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执行及问题整改等工作。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
文件控制管理程序
文件控制管理程序1 应用范围为了保证公司文件得到有效控制，确保各个场所都能使用有效版本的文件，特制定本程序。
本程序规定了公司文件管理和控制的范围、职责和内容。
本程序适用于公司文件管理和控制。
2 术语本程序采用Q/公司1002系列标准规定的术语。
3 职责3.1 综合办公室为本程序的归口管理科室，负责文件的管理和控制。
3.2 安全环保科负责管理体系文件的管理和控制。
3.3 公司机关各科室负责本科室文件的管理和控制。
3.4 各基层单位负责本单位文件的管理和控制。
4 程序内容4.1 体系文件的编制、审核和批准4.1.1 体系文件包括管理手册、程序文件、作业文件、记录等。
4.1.2 公司管理手册由安全环保科编制，经管理者代表审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由最高管理者批准发布。
4.1.3 公司程序文件由归口管理科室编制，经科室负责人审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由管理者代表批准发布。
4.1.4 公司作业文件由各单位负责编制，经单位负责人审核、相关专业会议审议通过后，由分管领导批准发布。
4.1.5 体系文件的编制执行《体系文件编制及编码规定》（QD//-12-01）。
4.2 体系文件的标识和发放4.2.1 体系文件应按《体系文件编制及编码规定》中规定的编码进行标识，发布前由归口管理科室予以确认。
4.2.2 凡印制成册的体系文件均属于受控文件，应在封面注明分发控制号，发放时填写《文件发放记录》（OR/公司S/-12-01），不得擅自向外单位提供或以各种方式变相对外交流。
4.2.3 受控文件持有者应妥善保管文件，不得涂改、损坏和丢失。
当文件破损严重，影响使用时，文件持有者应到文件发放科室办理更换手续，交旧领新；新文件仍沿用原文件的控制号。
如文件遗失，应经文件发放科室负责人批准，并办理文件领用手续后，方可补发。
4.3 体系文件的变更4.3.1 出现下列情况时，应及时对体系文件进行变更：✧国家和地方政府法律、法规、政策和相关管理规定发生变化；✧公司的方针政策、作业范围、对象和相关管理规定等发生变化。
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Her公司程序文件一览表拟制：审核：批准/日期：1. 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用有效的文件版本。
2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3. 职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，组织有关人员对现有文件进行评审。
3.3 品质管理部负责质量手册、程序文件、检验规程的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 办公室负责除质量手册、程序文件、三级文件以外的管理文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.5 各部门负责相关部门制度等三级文件的编制、发放和使用，部门负责人负责三级文件的审核。
4. 工作程序4.1 新文件的编号文件的类别：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录格式。
由品质管理部根据《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》对质量手册、程序文件及其他各类文件进行统一编号及版本号。
4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写。
4.2.2 公司其它管理文件（除质量手册、程序文件、三级文件）由办公室组织编写。
4.2.3 部门制度等三级文件和质量记录格式由相关部门组织编写。
4.2.4 程序文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册、程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准。
4.3.2 公司级其它管理文件由办公司负责审核，总经理或授权人批准。
4.3.3 检验规程由品质管理部组织编写，品质管理部经理负责审核，管理者代表批准。
4.3.4 其他部门级管理文件、部门制度由相关部门负责人负责审核，管理者代表批准。
4.3.5 质量记录格式不显示编制、审核和审批人签字。
4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交资料室前，文件编写人应对文件进行以下确认：A．是否进行有效的批准B．标题、页数是否完整C．受控文件的发放范围在文件批准时由文件批准人确定。
4.4.2 文件管理员将收到的原稿作好编目登记，填写《文件归档编目清单》。
4.4.3 文件管理员根据批准的发放范围进行复印，在复印文件上加盖“受控文件章”印章。
质量记录格式原稿盖章存档，作为检查质量记录格式是否有效的依据。
记录复印稿不盖章，复印数量由使用部门确定。
4.4.4 文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在《管理类受控文件分发回收记录》签字。
4.4.5 质量手册和程序文件的原稿存放在品质管理部资料室，其它管理文件原稿由办公室存放。
4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《文件和样品领用申请表》，经部门负责人及管理者代表批准后，到文件管理人员处办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件章”印章的受控文件复印件，一经发现，由文件管理人员收回，并追究其责任。
4.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写《文件和样品领用申请表》申请补发（在表中说明丢失原因）。
资料室在补发时应给予新的分发号，并在《受控文件分发回收记录》上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.5 文件的以旧换新4.5.1 对于使用过程中损坏的文件，使用部门可到文件原发放部门换取新文件。
4.5.2 以旧换新的文件，文件管理员要在《管理类受控文件分发回收记录》上作好登记，并注明原因。
新文件的分发号同老的相同。
4.6 文件的修改文件在使用过程中应鼓励根据实际情况和创新的需要进行适当的修改。
文件修改必须经过使用文件的部门经理审核并得到管理者代表的批准后，方可修改。
文件修改后由品质管理部进行版本修改。
新文件发放的同时收回旧的文件，并按照规定登记。
4.7 文件的换版文件的初版为A/0版，文件经多次修改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。
换版依次序号为A、B、C、D……。
4.8 文件的作废作废的文件由文件管理员按《管理类受控文件分发回收记录》收回并记录。
作废文件原稿加盖红色保留的“作废文件”印章后保存于原发部门。
其余作废文件由原发部门统一销毁。
4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序地存放以便存取和查阅，贮存环境应有利于长期保存。
4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。
4.9.4 借阅文件时应填写《文件和样品借用登记表》，应在指定日期归还，到期不归还，由文件所在部门负责人收回。
公司编制的原版文件一律不外借。
4.9.5 文件管理员负责在每次内部质量体系审核前，全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理4.10 文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审，必要时予以修订。
5. 支持性文件5.1 《部门代码、文件编号、文件分发编号规则》HER QM WI 4016. 相关记录6.1《文件和样品领用申请表》HER ED QR 4056.2《文件和样品借用登记表》HER ED QR 4026.3《管理类受控文件分发回收记录》HER QM QR 4116.4《文件归档编目清单》HER QM QR 4121.目的对与技术管理有关的文件进行控制, 确保各有关场所使用有效的文件版本。
2.适应范围适应于与技术管理有关的文件的控制。
3.职责工程技术部资料室负责受控技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
模具中心资料员负责受控模具技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
各部门负责相关技术文件的使用和保管。
4工作程序4.1 文件的编号产品图编号详见《技术文件编号规则》，相关技术资料编号与产品图相同。
4.2 文件的编写4.2.1工程技术部负责编制设计文件包括产品技术要求、产品图纸、工装夹具图、BOM表、外观效果图、工艺文件、作业指导书等。
4.2.2 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。
4.3 文件的审批4.3.1设计文件由设计人员编写，工程技术部项目主管工程师校对或审核, 工程技术部经理批准。
4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交资料室前, 文件编制人应对文件进行以下确认:A.是否进行有效的批准B.标题、页数是否完整C.受控文件的发放范围在文件批准时由工程部经理审批确定。
4.4.2资料管理员将收到的原稿作好编目登记, 填写到《归档文件总目录表》显示相应的版本号。
4.4.3资料管理员根据批准的发放范围进行复印, 在复印文件加盖“受控文件”印章。
4.4.4 资料管理员把文件分发给有关部门, 并要求文件领用人在《受控文件分发回收记录》上签收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在资料室。
4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时, 不得随意借用其他人的文件复印, 应填写《文件和样品领用申请表》, 经部门负责人及工程技术部经理批准后, 到资料室办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件, 一经发现, 由资料室收回。
4.4.7 当文件使用人将文件丢失后, 应填写《文件和样品领用申请表》申请补发。
资料管理员在补发时应给予新的分发号, 并在《受控文件分发回收记录》上注明丢失文件的分发号作废, 必要时将作废文件的分发号通知各部门, 防止误用。
4.5 文件的以旧换新4.5.1 对于在使用过程中损坏的文件, 使用部门可到资料室换取新文件。
4.5.2 以旧换新的文件, 资料管理员要在《受控文件分发回收记录》上作好登记, 并注明原因。
新文件的分发号同老的相同。
4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改时, 应填写《资料更改单》, 说明更改原因。
《资料更改单》由工程技术部经理审批。
拟制：审核：批准/日期：4.6.2 更改后的技术资料连同《资料更改单》交资料室。
资料管理员按《受控文件分发回收记录》的名单发放修改后的技术文件及《资料更改单》, 同时回收作废的旧文件(图纸及相关的工艺文件原稿由原提出修改人员采用划改方式更改；下发的图纸及相关工艺文件由资料员采用划改方式更改)。
4.7 文件的换版文件经多次修改(修改态从0到9时)或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废。
文件修改后由工程技术部进行版本的修改，并及时更新《归档文件总目录表》。
新文件发放的同时收回旧的文件，并按照规定登记。
4.8 文件的作废作废的文件由资料管理员按《受控文件分发回收记录》收回并记录。
作废文件原稿加盖红色“作废”印章后保存于资料室。
其余作废文件由资料室统一销毁。
4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序地存放以便存取和查阅。
4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.9.3 国家法律、法规及标准变更时, 应及时更改相应文件。
4.9.4 借阅文件时应填写《文件和样品借用登记表》, 应在指定日期归还, 到期不还, 由文件所在部门负责人收回。
公司编制的原版文件一律不得外借。
模具中心的模具装配图的控制同样按4.4~4.9过程执行；但现场使用的零件图则作为参考文件不受控。
4.10外来文件的控制4.10.1 总部来的图纸、工艺、技术资料；适用的法律、法规、国际化标准等, 应加盖“外来文件”印章,资料室进行登记, 发放时由工程技术部经理批准。
4.10.2 资料室应存一份备案。
4.10.3 为保持外来文件的有效性, 在每年的管理评审前, 工程技术部经理应对外来文件的有效性进行审查。
对于国标等外来文件的版本状况要及时跟踪。
4.11 外发文件的控制4.11.1 提供给供应商和认证机构的受控文件(如提供给外协厂的加工图纸、技术规范、提供给认证机构的产品标准等), 分别由生产经营部或品质管理部填写《文件和样品领用申请表》, 工程技术部经理批准, 资料室应填写《文件分发回收记录》, 作好登记、更改和作废的控制。
4.11.2 提供给客户的文件, 由市场营销部和国际贸易部填写《文件和样品领用申请表》, 不加盖受控印章, 不做更改(换)控制, 但需做好发放记录。
5. 相关文件5.1 《技术文件编号规则》HER ED WI 4025.2 《技术文件管理办法》HER ED WI 4016. 记录6.1 《文件和样品领用申请表》HER ED QR 4056.2 《文件和样品借用登记表》HER ED QR 4026.3《受控文件分发回收记录》HER ED QR 4016.4 《资料更改单》HER ED QR 4046.5 《归档文件总目录表》HER ED QR 407建立质量记录控制系统，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的有效运行，为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施、质量审核提供依据。
2适用范围与质量体系相关的记录, 执行和实施质量文件及活动的记录.3职责3.1品质管理部负责登记, 备案及使用情况检查。