采购流程图及说明.
采购标准流程示意图
订单采购作业 合同采购作业
是
超过额度 ?
否
否
合同采购 ?
是
依申请采购物项 品名、规格找供货商询价
否 订单采购作业
否 超过报价 有效期限 ?
是
首次采购 ? 是
寻找三家以上供 应商询、比、议价
填询比议 价审批表
报价资料 2 询比议价 1
审批表
依审核权限送呈签 核并选定订购厂商
采购单 2 询比议价 1
审批表
办理质量检验
到货验收作业流程
到货验收作业流程
超交数办理退货
使用部门
到货验收 作业流程
填验退通知单
3 2 验退通知单 1
质量验收不符流程
营销部门
仓储部门
流程图 P10
采购部门
申购部门主管签核
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
验退通知单 3 存档备查
验退通知单 2
送营销部门据 以调整营销方 案
验收单 4
验退通知单 1
办理退货 存档备查
验收单 4
数量核对
取自档案
采购订单号 异动事项
通知单
否 相符?
是 验收单 1
34 2
数量验收 不符流程
是 抽验样品?
否 仓库主管签核
原材料 及其他 商品
验收单 2
按照进货日期编 号登记台账
存放适当库位
送财务部门归档
检验后签注检验状况并 填入验收单
是 合格?
否 填验退通知单
下接品质验 收不符作业
送货单
到货 追踪流程
采购订单 4
根据变更项目填 异动事项通知单
价格变更?
是
否
异动事项 通知单
依审批权限送呈签核
生鲜采购流程图及流程说明
生鲜采购流程图及流程说明一、生鲜采购流程图1. 审批人员选择供应商2. 发送采购订单3. 供应商接收订单4. 供应商备货5. 送货到仓库6. 仓库验收7. 入库8. 销售部门接收货物9. 分发到各销售点二、生鲜采购流程说明生鲜采购是公司运营中一个至关重要的环节，保证了产品的新鲜度和质量。
以下是生鲜采购流程详细说明：1. 审批人员选择供应商在生鲜采购流程中，首先由审批人员根据公司的采购政策和要求选择合作的供应商。
供应商的信誉度、价格、产品质量等都是审批人员选择供应商的重要考虑因素。
2. 发送采购订单审批人员选择完供应商后，就需要发送采购订单给供应商，确保双方对产品的类型、数量、价格等都有明确的约定。
3. 供应商接收订单供应商收到采购订单后，需要进行确认，并通知采购方订单的接收情况，确保双方都了解订单的状态。
4. 供应商备货供应商收到订单后，开始备货，保证在约定的时间内准备好产品，以便交付给采购方。
5. 送货到仓库供应商备货完成后，就需要将产品送到采购方的仓库，确保产品的运输过程中不受损坏。
6. 仓库验收仓库收到产品后，会进行验收，确认产品的数量、质量是否符合采购订单的要求，并记录在相应的采购记录中。
7. 入库验收通过后，产品会被入库，存放在仓库的指定位置，方便之后的管理和销售。
8. 销售部门接收货物在产品入库后，销售部门会接收到产品信息，并安排将产品分发到各销售点进行销售。
9. 分发到各销售点销售部门会根据销售需求将产品分发到各销售点，以供顾客购买，完成整个生鲜采购流程。
生鲜采购流程的严谨性和高效性对保证产品质量和公司运营有着重要的作用，每个环节都需要认真执行，确保产品能够按时到达销售点，满足客户需求。
采购预算成本控制程序(流程图及说明)
1.根据选出的最佳供应商，制定采购报告并提交采购报告审核。
2.由成本控制工作组进行初步审查后交由分管副总、总经理做最终审核、核准。
3.如果审核未通过则要求采购单位重新审核，必要时重新进行供应商的收集评估。
审核通过后，交由采购实施采购作业。
一天
1
2
3
4
5
6
1.财务部成本控制工作组队对上报的询价结果进行核实审批
2.如果通过审批则由采购进一步洽谈价格、其他的交货交期、付款方式、运费等
3.如果没有通过审核则由采购部重新进行协商洽谈。
及时
B8/B9/B10
比较、评估供应商
/选择最佳供应商
/提交采购报告
1.通过进一步洽谈后，进行供应商的比较、评估。
2.通过评估的结果从中选出最佳供应商
目录
第一部分：流程执行主体职责表
第二部分：采购预算成本控制作业流程图
第三部分：流程节点说明表
Zenime
采购预算成本控制流程节点说明表
节点
编号
节点
名称
节点操作说明
时长
节点
B2
收集供方基本报价信息
尽可能多的通过各种渠道收集相关供方的基本报价信息。
计划
B3/A3
询价/报价
1.对有收集基本报价信息的供方进行询价。
2.供方必须按照询价要求进行报价，并在规定时间提供报价信心。
计划
B4/B5
汇总、分析/与供方进步洽谈
1.对各厂商的报价信息进行汇总比对分析。
2.经过分析后与供方进一步进行相关条件的洽谈。
一天
B6
上报初步询价结果、确定供应商名单
汇总上报初步询价的结果，初步确定供应商名单
采购部流程图及说明课件
添加标题
添加标题
添加标题
采购部流程图及说明课件的内容和 结构
采购部流程图及说明课件的应用和 价值
帮助学生了解采 购部流程图及说 明
帮助学生掌握采 购部流程图的绘 制方法
提高学生对于采 购部流程的理解 和认识
增强学生的实际 操作能力，提高 工作效率
采购部门员工
供应链管理人员
企业管理者
供应商代表
PART THREE
供应商选择与评估的注意事项：避免单一供应商，保持竞争性；建立长期合作关系，共同发 展
采购合同签订的 流程
采购合同签订的 注意事项
采购合同签订的 风险与防范
采购合同签订的 常见问题及解决 方案
采购订单下达：明确采购需求，选择合适的供应商，下达采购订单 订单跟踪：监控订单进度，确保按时交货，处理异常情况 质量控制：对采购物料进行质量检验，确保符合采购要求 付款与结算：按照合同约定支付货款，进行结算处理
PART FOUR
01 02
03 04
05 06
确定采购需求：明确所需物品的种类、数量、规格、质量等要 求
市场调研：了解市场行情，收集供应商信息，分析价格走势
制定采购计划：根据采购需求和市场调研结果，制定详细的采 购计划，包括采购时间、采购方式、预算等
审批采购计划：将采购计划提交给上级领导审批，确保采购计 划的合理性和可行性
简化采购流程：去除不必要的环节和步 骤，提高采购效率
标准化操作：制定统一的采购流程和操作 规范，确保采购活动的规范性和一致性
信息化管理：利用信息技术手段，实现采购信息 的实时共享和沟通，提高采购透明度和决策效的质量和交货期，降低采购成本和风险
跨部门协作：加强与其他部门的沟通和 协作，确保采购活动的顺利实施和完成
采购管理操作流程图
采购管理操作流程图1.确定采购需求-定义所需的产品或服务-确定采购数量和质量要求-制定采购预算-确定采购截止日期2.制定采购计划-调查供应商市场-评估供应商的能力和信誉-确定供应商的选择标准3.发布采购公告-依据采购计划，发布采购公告，包括采购项目的详细说明、要求和截止日期-公告可以通过企业内部渠道或公开的采购平台发布4.供应商报价-供应商根据采购公告，提交报价文件，按要求提供产品或服务的信息和价格-采购部门负责收集和审核供应商报价，确保报价的准确性和合理性5.供应商评审-采购部门根据采购计划和选择标准，对供应商进行评审-评审包括供应商的资质、能力、信誉、报价等方面的考察-评审结果可以以评分表的形式进行记录，并根据评审结果确定中标供应商6.签订合同-与中标供应商进行谈判，商议合同条款和条件-签订正式的采购合同，明确供应商的责任、价格、交付日期等事项-合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门和供应商7.履行合同-监督供应商按合同要求提供产品或服务-对供应商的履约情况进行监控和评估，确保按时交付和达到质量标准-在履行过程中，及时协商解决合同履行中的问题或争议8.验收和付款-采购部门根据合同要求对供应商提供的产品或服务进行验收-确认供应商已按要求履约，并符合质量标准-根据合同约定，支付供应商相应的款项9.评估和总结-对采购过程进行评估，评估包括采购的效果、实施过程中的问题和改进方案-根据评估结果，总结经验教训，完善采购管理流程和策略-将评估和总结结果反馈给相关部门，以促进采购管理的持续改进以上是一套完整的采购管理操作流程图及详细说明。
根据实际情况，企业可以根据自身需求进行调整和补充。
采购管理操作流程图的目的是确保采购过程的规范、透明和高效，以最大程度地降低采购风险和成本，并提高采购的效益和质量。
采购流程方案说明
采购流程⽅案说明⼀、采购流程1、整体流程图：采购申请→→询价→⽐价→实地考核供应商信息库问货供应商→筛选供应商→开模打样→请购部门确认→试新供应商⼊供应商信息库总/副总经理确认验性⼩批量下PO单→跟单→现场验货→请购部确认→量产下单→实时到货检验跟踪供应商进度以及质量→现场抽检→请购部门以及相关领导确认→⼊库2、⼈员配置●供应商开发⼀名●价格谈判、供应商审核以及验收⼀名（主管）●跟单⼀名●助理⼀名3、采购申请（书⾯和电⼦⽂档）●固定资产或⼤项⽬/⼤⾦额采购（例如5，000元以上）需求部门或个⼈根据需要某种或某些物料，必须按照规定的格式填写请购单，内容要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请⽇期、⽤途、品名、数量、规格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背⾯）、预估⾦额、需求时间、特殊要求备注、请购⼈/部门、主管签字、采购部签字、财务审核及总/副总经理签字。
如下表：固定资产购置申请表●⼀般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000元以下）请购表的内容要素：申请⽇期、请购部门、品类、⽤途、品名、数量、规格、预估⾦额、到货时间以及特殊需求的备注，⽆需总经理/副总经理签字。
如下表：●请购⼈或部门在采购部签字接收后应备份留底请购单。
●当遇上特殊或紧急状况，请购⼈所属部门主管⽆法及时签字确认时，可以通过能留有字⾯信息的联系⽅式进⾏确认，交采购部门签字后补⼿续。
●请购部门如有指定品牌或供应商需提交书⾯说明作为附件附于请购单背⾯。
●请购单如有更改需请购⽅报之相关领导确认签字⽅可提交到采购部。
4、采购部规范化接收请购单●采购⼈员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各⽅⾯进⾏审核。
如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。
●采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。
●对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书⾯形式通知请购⽅并说明其原因。
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
采购部工作流程图及说明
寻找供方 初审 试制
认证为合格 供方
供给商
合格供给商管理流程
采购部 开场 （ 寻找供方
品质/工程/研发部 技术标准
提供样品，组织部门资料确认
试制
否 通过否 是
物料采购 流程
现场考察
合格供方 名录
评审报告
纳入合格 供方名录
年、季度评审
鉴定报告 鉴定
否 通过否
是 否 合格否
是
合格否
完毕
消费部
消费管理 流程
30
采购付款流程
确定付款 方式
发票审核
付款申请 报销发票 发票核销
采购部
开场 物料采购 流程
采购预付 是
款流程
预付款否
否
核对发票
采购单、合同 填具付款申请单 验收入库单
付款申请单 付款申请
发票核销
财务部
否
审核
是
付款
完毕
总经理
否
审批
是
采购付款流程说明
目的 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购置材料,低值易耗品,固定资产的所 有采购与付款。
21
编制 申购单
下采购 订单
送检 入库
消费物料采购流程
仓库
采购部
采购计 划流程
开场
财务部
总经理
申购单 物料申购
否 审 核
是 询、比、议价
特殊采购否 否 采购合同表
签订采购合同
否
是
审
批
是
品管部
仓库入库 流程
追踪交货期
验收入库单 收货送检
否 合格否 是
25
消费物料采购流程说明
目的 规定物料采购流程，为了保证购置性价比更好的物料和保证物料的保质保量按期交货。 规定采购合同评审的流程，确保物料采购合同有效性和实用性。
采购流程图及说明
厚德 精业 求实 创新
财务部 总经理
开始
预 采购采购流程
否
付 预付款否? 是 付款流程 采购合同 款 预付款申请 预付款申请单
采购申请单
申 跟
请 催 发 票 发 票 核
预付款跟 催发票
销
否
审核 预付款
否
是 审批
是
核对及 结束
报销发票 17
采购预付款厚流德程精说业明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有预付款,包括但不限于购 买生产物料、设备、低值易耗品、固定
付款申请 付款申请单
发票核销 结束
否
审核 是
付款
否
审批
是
15
采购货到付款厚流德 程精业说明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有付款,包括但不限于购买 生产物料、设备、低值易耗品、固定资
产的所有采购与付款。
流程角色
✓主导部门：采购部
✓配合部门：财务部
16
采购预付款
采购流部程
2
降低不必要的采购成本，确保采购计划
采购流厚程德 精业 求实 创新
下 采 购编 制 需 求 单追踪提 交 申 请 单物询仓品、比库质比/比价/设单 设、备签特是备需议求申订采采采采单殊购购部采申合价请同否购采购购单采购购流申购部开采合程请购否订始单同?财否否审核务审核部是是总是否是否经审批审批品理控/设备部
采购计划厚流德程精图业 求实 创新
计 需求仓部库门（设备采部购）部财务部 总经理
划计 开采始购计需求划单
依划 据细 分物
流程
安全库存表
设备采购计划表
核对制库定存采购计划
采购流程图及说明
审批通过后，采购部选择供应商签订《采购合同》、下达《采购订单》 ； 《采购合同》签订及《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； 采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具《验收入库单》（《设备
验收报告单》）（一式四联：采购联、财务联、仓库（设备）联、检验联）4 通 知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办
询、 比、 外议协价 供应 厂商 确认
追踪 交货 外期协 供应 厂商 交办货理 入库
采购部
开始 采购计划 流程
仓库
比质比价单
询、比、议价
外协供应 合格供应厂商确认表 厂商确认 采购订单签订合同 采购合同 下达订单品质保证协议书
适用范围 适用于公司所有的（办公用品、厂部伙房除外）紧急采购作业。
成立条件 只限于偶然性、临时性、特殊性等紧急需求申请。严禁因计划不当导致需求
申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求。如有发现调查 属实，采购部有权拒绝接受。
附件流程角色 主导部门：采购部 配合部门：品控部 设备部 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理 流程说明 仓库/设备部等紧急需求物料、设备零部件拟定完成《紧急需求单》并加盖
比价、议价流程； 《比质比价单》填制后一个工作日内报财务部审核，通过后呈交总经理审批； 外协供应厂商需由采购部组织，品控部、技术部等共同参与评审确认；通过后
采购部负责填写《合格供应厂商确认表》，采购、品控、技术部等共同签属意 见； 采购部与其外协厂商签订有效协议书（包括《采购合同》和《品质保证协议 书》），下达《采购订单》进行采购作业； 《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪；
采购作业流程图(原材料级)
<采购申请单>
货比三家
审批 采购订单
确认交期
订单回签
送货 验收
退货
入库 对账付款
1.部门负责人负责请购单审批。 2.确认其申请要素是否符合要求。
<采购申请单>
1.寻找多家以上同行业供应商进行单价，品质，服务，交期、付款方式等多纬 度对比. 2.选择最为合适的三家以上供应商进行挑选。
1.锁定供应商并制作采购订单、合同。 2.订单重要要素（供应商名称、产品编码、规格型号、单价，交期，付款方式 、交货约定等）。
<供应商资源库> <采购订单、合同>
1.将采购订单、合同邮件给供应商，供应商确认无误签回。 2.注意采购单价与供应商的最新单价是否相同,另交易付款等条件是否符合公司 <供应商回签订单> 规定。
1.与供应商确认并要求供方在三个作日内回复正式交货期。
<供应商回签订单>
1.供应链仓管接收产品，正常24小时内需办理完系统收料，并通知质量检验。 送货单、标签、订单等存在到货异常由采购24小时内处理完毕再行办理收料请 检。 2.质量检验人员依据检验SOP，进行验收/退判定。 3.验收OK，质量检验人员贴上合格标签，通知仓库办理入库。 4.验收NG，质量检验人员贴上不合格标签，通知SQE进行判断并与供方沟通， 由采购会签，退回供应商。采购制作采购退货单处理从仓库将实物退回供方
1.仓库收到质量检验的验收合格通知，8小时内办理完系统入库及上架。
1.采购入库单提供到相应采购。 2.采购交到财务确认单价及交货数量是否有误。 3.规定日期内把所以供应商的对账单确认无误后给到财务安排付款。
请检入库单 采购退货单 采购入库单
采购入库单 对账单
采购计划管理流程图及说明
1．将上述工作形成书面计划,对物料价格改变加以说明
2．将此计划报财务部进行成本预算和资金平衡审核
3．若采购计划在成本预算范围内,报主管副总经理审批;若超出成本预算范围,报总经理审批
⑤
采购部实施采购计划购置所需物料,在实施过程中分析差异、修正计划
采购计划管理步骤图及说明
30.
任务概要
采购计划管理
节点控制
相关说明
①
依据企业内相关部门提出用料计划,采购部制订物料需求计划
②
采购部了解所需物料库存情况和以前使用情况,修正第①步制订物料需求计划
③
1．调查现有供给商资料,了解她们信用、物料质量等
2．依据需要和可能,寻求新供给商,以备选择
3．进行比价审核,确定信用好、实力强、价格低廉供给商
2024年供应商采购订单详细流程图指南
2024年供应商采购订单详细流程图指南本合同目录一览1.1 采购订单概述1.2 采购订单流程1.2.1 订单创建1.2.2 供应商选择1.2.3 订单审批1.2.4 订单确认1.2.5 订单执行1.2.6 订单跟踪1.3 供应商信息管理1.3.1 供应商注册1.3.2 供应商审核1.3.3 供应商信息更新1.4 质量控制1.4.1 质量标准制定1.4.2 质量检验1.4.3 质量问题处理1.5 交货期管理1.5.1 交货期约定1.5.2 交货期变更1.5.3 交货期延误处理1.6 价格和支付条款1.6.1 价格确定1.6.2 支付方式1.6.3 支付时间1.7 售后服务1.7.1 退货政策1.7.2 售后服务承诺1.7.3 投诉处理1.8 合同解除和终止1.8.1 合同解除条件1.8.2 合同终止原因1.8.3 合同终止后的处理1.9 争议解决1.9.1 争议解决方式1.9.2 仲裁机构选择1.9.3 仲裁程序1.10 法律适用和管辖1.10.1 合同适用法律1.10.2 合同管辖法院1.11 合同修改和补充1.11.1 合同修改方式1.11.2 合同补充条款1.12 保密条款1.12.1 保密信息范围1.12.2 保密期限1.12.3 保密违约责任1.13 违约责任1.13.1 供应商违约行为1.13.2 采购方违约行为1.13.3 违约责任承担方式1.14 附则1.14.1 合同生效条件1.14.2 合同签署地点和日期1.14.3 合同附件第一部分：合同如下：第一条采购订单概述1.2 甲方应向乙方提供详细的采购需求，乙方应根据甲方提供的需求提供相应的货物或服务。
1.3 本采购订单的内容应包括但不限于货物或服务的描述、数量、质量、价格、交货期等。
第二条采购订单流程2.1 订单创建2.1.1 甲方根据自身的采购需求，向乙方发出采购订单。
2.1.2 乙方收到采购订单后，应进行订单审核，确认是否有能力满足甲方的需求。
《采购流程图及说明》课件
供应商关系维护
建立长期、互信的供应 商关系，确保供应商能 及时提供高质量的产品
和服务。
供应商绩效评估
定期评估供应商的表现 ，及时发现问题并采取
改进措施。
供应商多元化
为了降低供应风险，应 考虑与多个供应商合作 ，以确保供应链的稳定
性。
采购成本控制
采购预算
制定合理的采购预算，确保采 购成本在预算范围内。
合同管理
制定和执行严谨的合同条款，确保双方的权 益得到保障。
风险应对措施
制定风险应对措施，如备选供应商、紧急采 购等，以应对突发风险。
采购绩效评估
采购目标设定
设定明确的采购目标，如降低成本、 提高质量等。
绩效指标
制定具体的绩效指标，如采购周期、 交货准时率等。
绩效评估
定期对采购绩效进行评估，发现问题 并采取改进措施。
供应链风险管理
建立供应链风险管理体系 ，对供应链中的潜在风险 进行预警和应对，确保供 应链的稳定性。
完善采购绩效评估体系与激励机制
绩效评估指标
建立完善的采购绩效评估指标体 系，包括采购成本、交货周期、
质量合格率等关键指标。
激励措施制定
根据绩效评估结果，制定相应的 激励措施，如奖金、晋升、培训 等，激发采购团队的积极性和创
造力。
持续改进计划
针对绩效评估结果，制定持续改 进计划，不断提高采购团队的综
合素质和业务水平。
05 案例分享
某企业的采购流程优化案例
总结词
采购流程优化
详细描述
某企业在采购流程中，通过简化流程、提高采购效率、降低采购成本等措施，实现了采 购流程的优化。具体包括：制定明确的采购计划、加强供应商管理、采用先进的采购技
采购工作流程图
采购工作流程图
本文档旨在说明采购工作流程的主要步骤和相关流程。
1. 采购需求确认
- 采购申请：依据所需项目或物品，部门提交采购申请。
- 需求评估：采购部门评估需求的合理性和紧急程度。
- 预算核准：财务部门核准采购预算。
2. 供应商选择与评估
- 供应商调研：采购部门调研潜在的供应商，并收集其基本信息。
- 供应商筛选：根据调研结果，采购部门筛选符合要求的供应商。
- 供应商评估：依据供应商的信誉、价格、质量和交货能力等因素进行评估。
3. 采购合同签订
- 咨询法务：采购部门就合同条款和风险进行法务咨询。
- 合同谈判：与供应商商讨、协商合同条款。
- 合同签订：双方就合同内容达成一致，并签订正式采购合同。
4. 采购订单下达
- 下达订单：采购部门根据采购需求和合同条款，向供应商下
达采购订单。
- 订单确认：供应商确认采购订单的接受和可行性。
5. 供应商交货与验收
- 交货安排：采购部门与供应商协商交货时间和地点。
- 交货跟进：采购部门跟进供应商交货进度，确保按时交付。
- 验收与质量检查：采购部门对交货的数量、质量进行验收和
检查。
6. 采购付款与结算
- 付款审批：采购部门提交付款申请，并经财务部门审批。
- 付款处理：财务部门根据付款申请，向供应商支付采购款项。
- 结算记录：财务部门记录采购款项的结算情况。
以上是采购工作流程的主要步骤和流程。
根据具体的采购项目
和组织需要，可能还会有一些特殊的步骤或流程，需要灵活调整。
《采购流程图及说明》课件
PART 4
采购流程优化建议
采购流程优化的必要性
提高采购效率： 优化采购流程可 以减少采购时间， 提高采购效率。
降低采购成本： 优化采购流程可 以减少采购成本， 提高企业利润。
提高采购质量： 优化采购流程可 以提高采购质量， 降低采购风险。
提高采购透明度： 优化采购流程可 以提高采购透明 度，减少采购腐 败。
合同签订：与供应商签订采购合同，明确 双方权利和义务
付款结算：根据合同约定，向供应商支付 货款，完成采购流程
采购流程图的注意事项
流程图应清晰明了，易于理解 流程图应包括所有关键步骤和决策点 流程图应标明每个步骤的责任人和时间节点 流程图应考虑可能出现的异常情况和应对措施
PART 3
采购流程说明
采购需求分析
供应商选择：选择合适的 供应商，包括价格、交货
期、质量等
合同签订：与供应商签订 采购合同，明确双方权利
和义务
收货验收：收到货物后进 行验收，确保货物符合要
求
售后服务：供应商提供售 后服务，确保货物正常使
用
采购需求：明确采购需求， 包括数量、规格、质量等
询价报价：向供应商询价， 获取报价，并进行比较
订单下达：向供应商下达 采购订段：提交采购申 请，等待审批
需求计划阶段：确定采购需 求，制定采购计划
采购流程图分为五个阶段： 需求计划、采购申请、采购 订单、收货验收、付款结算
采购订单阶段：生成采购订 单，发送给供应商
收货验收阶段：接收货物， 进行验收
付款结算阶段：完成付款， 结束采购流程
采购流程图细节解析
采购流程优化案例分享
案例一：某公司通过引入电子采购系统，实现了采购流程的优化，提高了采购效率和透明度。 案例二：某公司通过实施供应商管理策略，优化了采购流程，降低了采购成本。 案例三：某公司通过建立采购风险管理体系，优化了采购流程，降低了采购风险。 案例四：某公司通过引入采购数据分析工具，优化了采购流程，提高了采购决策的准确性。
政府采购工作流程图
政府采购工作流程图
政府采购工作流程图说明
一、各部系每年上报采购计划要求详细, 减少无计划的临时采购。
二、急需的随机采购任务, 需经部系领导同意, 报学院首长批准, 资金落实到位后, 再向学院政府采购中心填报计划表。
三、各使用单位向学院政府采购中心申报采购计划时一定要详细填报技术标准和要求, 品牌和供应商不能由使用单位指定。
如果采用招标进行采购, 标书的技术部分由使用单位提供, 商务部分由学院政府采购中心提供, 技术指标不明确导致的采购失误由使用单位自行负责。
四、各使用单位呈报的采购申请预算金额只能作为参考, 在实际操作过程中可能有上下浮动, 如果因使用单位申报的预算金额过低而造成流标或无法完成采购, 后果由使用单位自负。
五、学院政府采购中心确定采购方式后, 在采购过程中, 使用单位应派专人协助学院政府采购中心进行调研和完成采购。
六、对大宗或针对某一使用单位长期供应的物资, 招标合同的起草, 由学院政府采购中心组织有关单位专家共同起草, 合同由供应商直接和使用单位签署。
七、使用单位负责对货物进行验收, 验收工作要认真负责, 学院政府采购中心负责监督。
八、供应商按合同凭学院政府采购中心采购验收结算单及发票到财务结算中心结算。
采购合同执行流程图及说明表
22.
任务概要
采购协议实施
节点控制
相关说明
①
采购部依据采购需要选择供给商,与供给商进行询价、比价、议价,并说明采购需求
②
采购部会同法律顾问组织相关人员制订《采购协议》
③
采购部与供给商签署《采购协议》,双方代表签字盖章
④
供给商收到采购部《采购订单》后,安排人员实施订单,组织备货和送货
⑤
采购部定时关注、跟踪订单进程,依据需要催促供给商在交货期内交货
⑥
采购部会同相关部门人员验收货物,填写《货物检验表》
⑦
采购部收到相关部门反馈问题后,与供给商共同处理有问题货物及处理其她相关问题
⑧
财务部核查《货物验收单》、《采购订单》,确定应付款具体数目
⑨
供给商收到企业付款后,立刻开具发票,采购部议实施情况进行评价,填写《采购实施工作评价表》
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适用范围
✓ 适用于公司所有的（办公用品、厂部伙房除外）紧急采购作业。
成立条件
✓ 只限于偶然性、临时性、特殊性等紧急需求申请。严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式 拟补、调整部门需求。如有发现调查属实，采购部有权拒绝接受。
附件流程角色
✓ 主导部门：采购部
✓ 配合部门：品控部 设备部
✓ 采购部接收到月度《需求计划表》、（《设备需求计划表》），根据采购周期和需求特性制定月度《采购计划表》、 （《设备采购计划表》）与每月27日报财务部审核；
✓ 财务部接收到月度《采购计划表》、（《设备采购计划表》），根据仓库提交的月度《需求计划表》和《安全库存表》 进行审核，通过后与每月28日呈交总经理审批；
✓ 采购部在收到审批通过的月度《采购计划表》、（《设备采购计划表》）后，进行采购流程；
✓ 本流程及相关流程中设定的仓库包括：原材料仓库、辅料仓库、包材仓库、备品备件仓库等责任仓库；
附件
✓ 《需求单》
✓ 《需求计划表》
✓ 《设备需求计划表》
✓ 《采购计划表》
✓ 《设备采购计划表》
2
✓ 《安全库存表》
表》，采购、品控、技术部等共同签属意见； ✓ 采购部与其外协厂商签订有效协议书（包括《采购合同》和《品质保证协议书》），下达《采购订单》进行采购作业； ✓ 《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； ✓ 货品送到后，采购经办人员携货物开具《验收入库单》（一式四联：采购联、财务联、仓库联、检验联）送至品控部
财务联、仓库（设备）联、检验联）通知品控/设备部进行检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办 理入库作业； 附件 ✓ 《比质比价单》 ✓ 《需求单》 ✓ 《采购申请单》 ✓ 《采购合同》 ✓ 《采购订单》 ✓ 《验收入库单》 ✓ 《设备验收报告单》
4
外协品采购流程说明
目的 ✓ 为了确保公司外购产品均能符合适质、适价并适时供应公司销售计划所需之产成优质品 流程角色 ✓ 主导部门：采购部 ✓ 配合部门：品控部 ✓ 参与部门: 采购部 品控部 财务部 总经理 流程说明 ✓ 采购经办人员根据采购计划,判断物资是否需要外协采购，如需要,进行询价、比价、议价流程； ✓ 《比质比价单》填制后一个工作日内报财务部审核，通过后呈交总经理审批； ✓ 外协供应厂商需由采购部组织，品控部、技术部等共同参与评审确认；通过后采购部负责填写《合格供应厂商确认
✓ 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理
流程说明
✓ 仓库/设备部等紧急需求物料、设备零部件拟定完成《紧急需求单》并加盖“紧急需求专用章”，电话通知采购部 先行询、比、议价，同时根据实际情况提交或电话通知财务部审核，通过后呈交或电话请示总经理审批，整个过程 一个小时之内完成，完成后30分钟内转交或电话通知采购部；
提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批，通过后当日转交至采购部； ✓ 采购部根据仓库/设备部提交的月度《需求单》，判断物品是否特殊采购，是则对所购物品进行询、比、议价流程。
否则填写《采购申请单》与每月30日提交至财务部审核，通过后呈交总经理审批； ✓ 审批通过后，采购部选择供应商签订《采购合同》、下达《采购订单》 ； ✓ 《采购合同》签订及《采购订单》下达后，采购经办人员对供货周期进行跟踪； ✓ 采购物品送达指定地点后，采购经办人员携物品开具《验收入库单》（《设备验收报告单》）（一式四联：采购联、
财务部
总经理
紧急需求单
物品/设备紧急申购
否 审 核
否
是
审
批
是
紧急采购申请单
否
比质比价单
紧急采购申请
审 核
采购订单
下达订单
追踪交货期
入库 流程
验收入库单
收货送检
否
是
审
批
是
品控/设备部
否 合格否? 是
7
紧急采购流程说明
目的
✓ 保证生产类突发需求得到最大限度满足，保障生产持续及设备安全运转。
✓ 在无法及时开展正常采购程序，而又急需使用的情况下，能够对此部分做出正常程序的补充。
流程角色
✓ 主导部门：采购部
✓ 配合部门：需求部门 财务部
✓ 参与部门: 需求部门 财务部 总经理
流程说明
✓ 各需求部门根据本部门下月需求计划编制月度《需求单》，经本部门主管签字批准后于每月25日（可以提前不得延后） 提交至仓库
✓ 仓库接收到各需求部门提交的月度《需求单》汇总后根据安全库存状况填制月度《安全库存表》，每月26日将需求转 化为月度《需求计划表》，并与月度《安全库存表》同时提交至采购部、财务部（设备部添置、更新生产设备可直接 向采购部提交《设备需求计划表》）；否是来自审批是
品控/设备部
否 合格否? 是
3
采购流程说明
目的 ✓ 规定物品采购流程，确保《采购合同》有效性和实用性，保证购买性价比更好的物品并保质保量按期交货。 流程角色 ✓ 主导部门：采购部 ✓ 配合部门：品控部 设备部 ✓ 参与部门: 采购部 供应商 品控部 设备部 财务部 总经理 流程说明 ✓ 仓库/设备部根据采购部提交的月度《采购计划表》（《设备采购计划表》）编制完成月度《需求单》，与每月29日
采购流程
仓库/设备部
采购部 采购流程
开始
财务部
总经理
编制 需求单
需求单
物品/设备申购
特殊采购否?
提交 申请单
比质比价单
是
询、比、议价
否 采购申请
采购申请单
否 审 核
否 审 核
下采购 订单 追踪 交货期
送检
入库
采购合同
采购订单
签订采购合同
入库 流程
追踪交货期
验收入库单
设备验收报告单
收货送检
否
是
审
批
是
计划依据 计划细分
物品采购
需求部门
采购计划流程图
仓库（设备部）
采购部
财务部
总经理
开始
需求单
采购计划 流程
安全库存表
核对库存
设备需求计划表 需求计划表
设备采购计划表
制定采购计划
采购计划表
否
审核
否 是
审批
是 采购流程
1
采购计划流程说明
目的
✓ 适用于公司所有的的原材料、辅料、包材、设备、备品备件和各种生产及非生产性低值易耗品等物料（不包含办公用 品采购、厂部伙房外购）的月度采购计划的编制、审核及下达；保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算 外的采购计划经过适当的审批，有效降低不必要的采购成本，确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产的需求。
检验；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业； ✓ 《比质比价单》 ✓ 《合格供应厂商确认表》 ✓ 《采购合同》 ✓ 《品质保证协议书》 ✓ 《采购订单》 ✓ 《验收入库单》
6
编制 需求单
提交 申请单
下采购 订单 追踪 交货期
送检
入库
紧急采购流程
仓库/设备部
采购部
开始 紧急采购流程