会展概论第三章 会议的组织

第1页
（2）协会会议 ）协会会议(association meeting) 协会是由具有共同兴趣和利益的专业 人员或机构组成，通过它来交流、协商、 人员或机构组成，通过它来交流、协商、 研讨或解决本行业的最新发展、 研讨或解决本行业的最新发展、市场决策 以及存在的问题。 以及存在的问题。 （3）非营利性机构会议 ） 包括政府机构会议、工会组织和政治团 包括政府机构会议、 体会议以及宗教组织会议。 体会议以及宗教组织会议。
第1页
（二）会议的主办者 会议的主办者是会议活动的组织者。 会议的主办者是会议活动的组织者。会议的主办者具有 决定会议的主题、参加者、时间、地点、 决定会议的主题、参加者、时间、地点、形式以及选定承办 者的权利，并承担会议的法律责任。 者的权利，并承担会议的法律责任。承办者是指被指定来负 责会议组织工作的某个人或某个组织 。 （三）与会者 参加会议的人通常被称为与会者、参会者等， 参加会议的人通常被称为与会者、参会者等，从某种意 义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。 义上来说，与会者是会议中最有力量的人物。当一个单位决 定要组织一场会议的时候，它的目标（事实上是它的期望） 定要组织一场会议的时候，它的目标（事实上是它的期望） 是使与会者认为参加这次会议是值得的，毫无疑问， 是使与会者认为参加这次会议是值得的，毫无疑问，如果没 有出席者参会的话， 有出席者参会的话，那也就没有了会议
第1页
2、按会议的内容划分，有商务型会议、度 、按会议的内容划分，有商务型会议、 假型会议、展销会议、文化交流会议、 假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术 会议、政治性会议、培训会议等。 会议、政治性会议、培训会议等。 商务型会议是指公司和企业因业务和管理工 作需要而参加的商务会议。 作需要而参加的商务会议。商务型会议一般在酒 店召开， 店召开，出席这类会议的一般是企业的管理人员 和专业技术人员，与会者素质较高。 和专业技术人员，与会者素质较高。 度假型会议是指企业以及事业单位利用周 末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会 议。
第三章 会议的组织
会议的概念、 第一节 会议的概念、类型和构成要素 第二节 会议的管理 第三节 会议服务
会议的概念、 第一节 会议的概念、类型和构成要素 一、会议的概念 二、会议的主要种类 三、会议的要素即会议的组成因素
第1页
一、会议的概念 俞华、朱立文对会议的定义： 俞华、朱立文对会议的定义：会议是指多人有 组织、有目的的在一定时空内聚集、旨在交流信息、 组织、有目的的在一定时空内聚集、旨在交流信息、 商讨事宜的一种集体活动方式。 商讨事宜的一种集体活动方式。 北京市政府关于会议的定义： 北京市政府关于会议的定义：会议指三个人或 以上参与的、有组织的、 以上参与的、有组织的、有目的一种短时间聚集的 集体活动方式。 集体活动方式。 以上定义体现了会议的四个内涵特征： 以上定义体现了会议的四个内涵特征： 1、集体性；2、组织性 ；3、目的性 ； 、集体性； 、 、 4、交流信息 、
第1页
三、会议的要素即会议的组成因素 会议的构成要素包括主办者、与会者、会议时间、 会议的构成要素包括主办者、与会者、会议时间、 会议场所和会议方式及会议的主题。 会议场所和会议方式及会议的主题。 （一）会议的主题 会议的主题是会议的核心。 会议的主题是会议的核心。会议的主题是会议要 讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题。 讨论的主要内容，是会议要商议或是解决的问题。 围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论。 围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论。 日博鳌论坛主题是“ 如2009年4月17日－19日博鳌论坛主题是“经济危 年 月 日 日博鳌论坛主题是 机与亚洲：挑战和展望” 机与亚洲：挑战和展望”。
第1页
第二节 会议的管理
一、会议前的策划管理 （一）成立策划工作小组 成立策划工作小组是会议组织工作的第一步， 成立策划工作小组是会议组织工作的第一步，策 划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者 的成员共同组成。 的成员共同组成。策划工作小组应尽量选择具有会议 组织经验及专业知识的人员。 组织经验及专业知识的人员。 （二）形成策划方案 策划方案应包括的主要内容有：会议宗旨、 策划方案应包括的主要内容有：会议宗旨、会议 名称、会议主题、会议参加者、会议规模与层次、 名称、会议主题、会议参加者、会议规模与层次、会 议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、 议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、 会议预算、会议工作进程表等。 会议预算、会议工作进程表等。
第1页
4、按照会议的规模即参加会议人数的多少，可分 、按照会议的规模即参加会议人数的多少， 为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。 为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。 判断会议类型的参考标准是： 判断会议类型的参考标准是： 小型会议：出席人数少则几人，多则十几人， 小型会议：出席人数少则几人，多则十几人，但不 超过100人。 超过 人 中型会议：出席人数在100~1000之间。 之间。 中型会议：出席人数在 之间 之间。 大型会议：出席人数在1000~10000之间 大型会议：出席人数在1000~10000之间。 特大型会议：人数在10000以上，如节日聚会、庆 以上， 特大型会议：人数在 以上 如节日聚会、 祝大会等。 祝大会等。
第1页
3、按会议的组织形式划分，有年会、代 、按会议的组织形式划分，有年会、 表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、 表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、 座谈等。 座谈等。 年会是指同一公司、社团、财团、 年会是指同一公司、社团、财团、政党 等立法、社会、 等立法、社会、经济团体等所举办的资讯及 政策商讨会议，其目的在于使与会者建立共 政策商讨会议， 识并形成决策。年会议题可以涉及政治、 识并形成决策。年会议题可以涉及政治、贸 科学或技术等领域。 易、科学或技术等领域。
第1页
论坛是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题 而举办的进行公开讨论的研讨会。 而举办的进行公开讨论的研讨会。与会者的身份均 要事先被认可，论坛的特点是反复深入的讨论， 要事先被认可，论坛的特点是反复深入的讨论，一 般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参 般由小组组长或者演讲者来主持， 与其中， 与其中，各种各样的问题分别由小组组长和听众提 出讨论 。 专题学术讨论会与论坛相类似， 专题学术讨论会与论坛相类似，通常由某一领 域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点， 域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点， 共同就问题加以讨论并做出建议。 共同就问题加以讨论并做出建议。专题学术讨论会 一般参与人数较多，期间在2～ 天左右 天左右， 一般参与人数较多，期间在 ～3天左右，进行方式 较为正式。 较为正式。
第1页
（四）会议的时间 会议的时间是何时召开多长时间的会议。 会议时间的选定应考虑到多数与会者的方便性及主题 的时效性。 的时效性。 （五）会议的地点 会议的地点指会议举办的区位及具体的场所，不同的 会议的地点指会议举办的区位及具体的场所， 会议对其举办的区位与场所有不同的要求， 会议对其举办的区位与场所有不同的要求，选择的依 据主要是会议的背景、 据主要是会议的背景、主题及会议场所的软硬件设施 等条件。 等条件。
第1页
讨论会是由几个人进行密集讨论的集会， 讨论会是由几个人进行密集讨论的集会，一般 要求各小组参加全体会议， 要求各小组参加全体会议，就专项问题或任务进行 讨论。参加者旨在交流知识、 讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见 讨论会的特点是面对面的活动， 解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者 充分参与进来。 充分参与进来。 座谈会一般由一位主持人来主持， 座谈会一般由一位主持人来主持，由一小群专 家为座谈小组成员， 家为座谈小组成员，针对专门课题提出其观点再进 行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论，有时也开 行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论， 放和与会者相互讨论。 放和与会者相互讨论。
第1页
政治性会议是指国际政治组织、 政治性会议是指国际政治组织、国家和地方 政府为某一政治议题而召开的各种会议。 政府为某一政治议题而召开的各种会议。会议可根 据其内容采用大会和分组讨论等形式。 据其内容采用大会和分组讨论等形式。 培训会议是指通过一个会期（ 培训会议是指通过一个会期（一周或更长的时 间）对某些专业人员进行的有关业务知识方面的技 能训练或新概念、新知识方面的理论培训， 能训练或新概念、新知识方面的理论培训，培训可 采用讨论、讨论（演讲）、演示等形式。 ）、演示等形式 采用讨论、讨论（演讲）、演示等形式。
第1页
1、会议宗旨 、 所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的， 所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的， 会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。 会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。 博鳌亚洲论坛宗旨：立足亚洲， 博鳌亚洲论坛宗旨：立足亚洲，深化亚洲各国 间的经济交流、协调与合作;同时又面向世界 同时又面向世界， 间的经济交流、协调与合作 同时又面向世界，增强 亚洲与世界其它地区的对话与经济联系；为政府、 亚洲与世界其它地区的对话与经济联系；为政府、 企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多 方面问题的高层对话平台； 通过论坛与政界、 方面问题的高层对话平台； 通过论坛与政界、商界 及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、 及学术界建立的工作网络为会员与会员之间、会员 与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。 与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务。 APEC宗旨是“相互依存、共同利益，坚持开 宗旨是“ 宗旨是 相互依存、共同利益， 放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒” 放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒”
第1页
5、按照与会代表是来自国内还是国外，可以分 、按照与会代表是来自国内还是国外， 为国内会议和国际会议 可以将会议分为四个层次，即国际会议和国内。 可以将会议分为四个层次，即国际会议和国内。 国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。 国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。国际 会议的界定尚无统一的标准。根据ICCA规定，国际 规定， 会议的界定尚无统一的标准。根据 规定 会议的标准是：至少有20％的外国与会者， 会议的标准是：至少有 ％的外国与会者，与会人 员总数不得少于50名 员总数不得少于 名。 相对于国际会议，国内会议的定义就容易多了。 相对于国际会议，国内会议的定义就容易多了。 凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达 不到国际会议标准的会议均称作国内会议。 不到国际会议标准的会议均称作国内会议。