操作手册1.1(采购订单和无订单的收货)知识交流

采购收货操作手册

一．采购收货的两种方式

采购收货指与采购部门有关的收货，分为两种形式：即对于采购订单的收货和无采购

订单的采购收货。

二．采购订单的分类

仓储常见的采购订单包括以下几种：

标准采购订单：订单格式为45XXXXXXXX，包括所有物料从国内采购的采购订单。

普通采购订单：订单格式为90XXXXXXXX，包括所有物料从国外采购的采购订单。

转储订单：转储订单是当物料从一个事业部调到另一个事业部，或从同一事业部

的一个存储地点调往另一存储地点时，事业部为了监控在途情况而建立

的采购订单。订单格式为60XXXXXXXX。

索赔订单：将库存中的不合格向供应商索赔时，为监控索赔物料的返回情况，而建立的一种采购订单。订单格式为80XXXXXXXX。

******* 索赔订单的发货、收货都从下面的收货录入界面录入。******** 外协加工订单：订单格式与标准订单相同，也是45XXXXXXXX。

******* 外协加工订单在操作采购订单收货时，系统会自动完成外协生产的物料消耗。如果外协订单发料数量与BOM单不一致，在外协采购订单收货

时，系统会给出供应商库存不足的提示，如果与事业部沟通后，确认可

以收货，则可以修改数量（可改为0），完成收货操作。

第三方采购订单：这是一种特殊的采购订单。操作完成采购订单收货后，系统自动触发一

个规定了的销售订单，同时完成物料的收货和销售，库存帐不发生变化。

三．无采购订单的收货

无采购订单的收货包括两个部分：

1．赠送收货：指供应商免费向联想提供的物料的收货。收货状态可为非限制、质检或冻结。2．零价值工厂收货：指将物料从材料（商品、成品）库转到零价值工厂的研发库或备件库时，对零价值工厂的物料收货。

ERP 系统中的操作一．基于采购订单的收货

1．ERP 菜单如下：

后勤商品管理库存管理货物移动收货

或：直接点击收藏夹中事物MB01-采购订单的收货过帐

2．具体操作如下：

通过菜单，进入按采购订单收货的初始屏幕，如下：

图 1

在上图 1中输入以下内容：

1）交货单：外部单据号

2）移动类型：根据收货时具体情况不同，可用101；

3）采购订单号：由采购商务部人员维护，并填写在《收货单》上；

4）工厂：应由采购商务部人员在《收货单》上注明，操作员按单据录入。

**注：工厂可不输入，由采购订单细节自动带出； 但如果输入错误，

则系统会提示“E ：凭证XXXXXXXX （采购订单号） 不包含可选项”。

5）仓储地点：按收货单注明的地点录入。

**注：有时采购人员建立采购订单时，会在采购订单中直接指定一个库存地，这样在下 一界面操作时，库存地会与此处输入的不一致；而如此处不录，且采购订单中未 指定库存地，后面操作中系统会提示，要求录入。因此建议此处不录入。

输入完以上内容后回车，进入采购订单的收货选择屏幕。如下：

图 2

在上图中，对以下内容进行录入和核对：

1）项 目：根据《收货单》填写内容，在相应的行项目选择框中打 。

2）数 量：根据《收货单》填写的应收数量，修改此处内容。

3）物料编码：根据《收货单》填写内容进行核对，确保两者一致。

4）库存状态：根据《收货单》填写内容进行选择—非限制为空，质检为X ，冻结为S 。

5）库 存 地：根据《收货单》填写内容输入；如前面已输入，此处应认真核对，防止出错。 确认所有数据正确后，按F11或同时按 Ctrl+S 键，进行保存。保存完毕后，系统提示—物项目选择标志，

打 表示选中 数量，依据收货

单进行修改 物料编号，应与

收货单内容核对 工厂，采购订单自动带出 库存地，此处的内容可能与前面录

入的不一致。 行项目

收货状态

料凭证号“凭证XXXXXXXX已记帐”，将物料凭证号登记在票据上。

二．对基于采购订单收货的反冲和退货

1．反冲和退货的不同

反冲的使用标准：对于系统操作中发生的数据错误。比如采购订单价格维护录入错误，或库房对收货单录入时录入错误。

注：如果是采购订单数据维护有误，采购人员会提供一张冲红、一张入库两张票据。但在操作时应注意，在冲红后，应先通知相关采购人员，将订单的错误修改过来，再录入入库单据，否则，冲红操作将失去作用。

退货的使用标准：对于非系统数据错误的所有情况，都应使用退货的移动类型。2．ERP 的菜单路径：与采购收货相同。

3．具体操作过程：

通过菜单进入如前图 1 的界面：（如下图3）

1）在‘交货单’栏内输入票据的外部单据号

2）根据具体情况，输入移动类型代码——122或102。

3）如果移动类型用122，则应在此处选择移动原因。操作方法如下：

按‘移动原因’栏上的下拉菜单箭头，系统弹出如下选项表，在表中选中相应的内容。

图3 移动类型122对应的三个移动原因

在实际操作中，移动原因的选项主要是0002（未完成的）和0003（损坏的）。

*******注意，移动原因必须通过下拉菜单选取，不能用手工录入*******

在输入移动原因后，通过菜单继续选择——

菜单路径如下：收货带参考的冲销对于采购订单（如下图）

上图为系统给出的订单输入界面，在‘采购订单号’栏中输入要冲销的采购订单号后，回车，系统会进入下一界面，给出此采购订单的过往收货记录，由操作人选择反冲哪一笔收货。

如下图所示。

选中

全部

选项

取消全部

选项

在如图界面，先按‘取消全部选项’按钮取消选择项，再根据要反冲的数量选择某个收货项目，并将数量修改成票据上所写的数量，然后就可以按F11或Ctrl+S 或鼠标点保存图标进行存盘。

选取行项目注意事项：

系统显示的是采购订单上所有的过往收货记录。从上图可以看出，这张采购订单的第10 个行项目此前已做过6次收货。做第10个行项目的收货反冲时：

*** 当操作退货时（移动类型为122时）

1）如果能找到数量一致的收货记录，则直接选中此记录进行反冲；

2）如果没有数量一致的记录，则选择数量大于要反冲的数量且相差最少的一条记录，进行数量修改后记帐；

3）如果所有数量均小于要反冲的数量，则选择两条记录，修改数量，使两条记录数量字段的和等于要反冲的数量。

**** 当因为录入错误而进行反冲操作时（移动类型为102时）

必须选择刚录入的收货记录进行反冲。