项目管理概论(第5章)

第5章 项目管理支撑技术
现代项目管理概论
本章要点
• 主要介绍项目信息与沟通管理、项目冲突管理、 项目风险管理。
• 项目管理支撑技术是成功项目管理不可缺少的 组成部分，对更好地促进项目的实施具有重要 作用。
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引导案例：PowerStart工程项目综合管理系统
• PowerStart是普华科技为工程项目部打造的专 业综合管理系统。
– （9）灵活的数据交换功能。PowerStart采用软件行业通用的数据交换 格式，用户可以通过Excel、XML自由地进行数据的交换。
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案例点评
• 作为工程项目管理的信息化工具与技术， PowerStart能帮助工程项目固化项目的各种既 定业务流程，将纸质的工作流程和规章制度工 具化、可视化、标准化，快速提升工程项目业 务管理水平。无论是项目经理还是项目团队成 员，都能够形成一个紧密协作的价值共同体， 实现信息的共享，建立灵活高效的项目管控模 式。
• （3）PowerStart通过IT技术实现项目管理全过程控制，将材料管 理、设备管理、劳务分包、进度计划、质量安全、图纸文档都集成 到统一的业务平台上进行处理，保证各业务模块之间数据的关联性 和一致性。
• （4）PowerStart以主施工进度计划为龙头，其他各项计划为辅助， 把所有与项目相关的管理事务都纳入计划控制体系。系统还以施工 进度计划为核心将网络计划与流程有机结合起来。
1. 项目信息的含义与特点
项目信息的含义: • 项目信息是指报告、数据、计划、技术文件、
会议等与项目实施直接或间接联系的各种信息。 • 收集到的项目信息是否正确、能否及时地传递
给项目利益相关者，将决定项目的成败。 • 一个项目要想顺利进行下去，就需要对项目信
息进行系统科学的管理。
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项目信息特点
• 文件报告。这是指从组织内外的有关文件、报告中取得 信息。如技术操作规程、竣工验收报告、工程情况进展 报告、可行性研究报告、设计任务书等。
• 业务会议。指通过召开各种会议，用座谈讨论的形式获 取信息。
• 直接观测。指管理者直接到现场观察或通过测量实际情 况来收集所需要的信息。
• 个人交谈。通过个人之间交换意见的形式来获得信息。
• 项目范围说明书。为未来的项目决策提供了文档化的基 础，并在项目利益相关者之间就项目范围达成共识。
• 项目管理计划。项目管理计划为项目提供背景信息，包 括与沟通管理相关的假设和制约因素。
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(2) 沟通管理的工具和技术 • 沟通需求分析
– 通过沟通需求分析可得出项目各利益相关者信息需 求的总和。
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项目信息的表现形式
• 书面材料。 – 包括图纸及说明书、工作条例和规定、施工组织设计、 情况报告、谈话记录、报表、信件等提供的信息
• 个别谈话。 – 包括口头分配任务、做指示、汇报、工作检查、建议、 介绍情况等
• 集体口头形式。 – 包括会议、工作人员集体讨论、培训班等
• 技术形式。 – 包括听写器、广播器、电话、传真、录像、录音等
– 费用控制线：基于费用工作表的费用跟踪与控制，精细的人 材机成本核算，赢得值管理。
• 项目管理的四条控制副线
– 工程合同控制线：合同的招投标、合同执行、支付、变更、 索赔、结算等。
– 人力、材料、机具、设备控制线：请购、招标、采购、催交、 监造、到货、领用、租赁、结算、库管等。
– QHSE控制线：规划、计划、检查、过程控制、统计分析等。 – OA控制线：沟通、图纸、资料、档案、知识管理等。
• 项目信息的归档和利用。
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5.1.2 项目沟通管理
• 1. 项目沟通的含义 • 2. 项目沟通的过程 • 3. 沟通管理
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1. 项目沟通的含义
• 有效的项目沟通可以确保在适当的时间以低代价的方 式使正确的信息被合适的人所获得。具体包括：
• 相互理解。在项目管理过程中，沟通的首要问题是双 方是否能够相互理解，包括对相互传递的信息的内容 和含义的理解、对各自表达的思想和感情的理解等。
• 系统以现代项目管理思想为基础、以项目管理 全生命周期为管理内容，为工程项目提供了一 个项目管理的整体解决方案，创建了一个集成 的信息化管理环境。
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PowerStart主要功能
• 项目管理的两条控制主线
– 进度控制性：项目主体计划、各种辅助（专项）计划的编制、 审批和进度执行跟踪与控制；
– 对信息要求的紧迫程度 – 技术的取得性 – 预期的项目人员配备 – 项目时间的长短 – 预期的项目环境。
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(3) 沟通管理的结果
• 分析确定项目的利益相关者。 – 项目利益相关者就是积极参与该项目或其利益受到 该项目影响的个人和组织。 – 一般地说，项目利益相关者包括顾客和发起人、内 部的和外部的业主和出资者、供应商和承包商、管 理班子成员及其家庭、政府机构和新闻界、公民和 整个社会等。 – 项目管理班子分析各种利益相关者的类型及信息要 求，主要考虑下列因素：
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5.1.3 项目管理信息系统
• 1. 项目管理信息系统的概念 • 2. 项目管理信息系统的主要功能 • 3. 项目信息门户
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1. 项目管理信息系统的图6-2 项目管理中的沟通过程 现代项目管理概论
3. 沟通管理
• 项目沟通管理是确定利益相关者对信息与沟通的需求， 主要包括谁需要何种信息、何时需要以及应如何将其 交到他们手中，同时包括保证及时与恰当地生成、收 集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过 程。
– （7）PowerStart系统内置的工作流引擎，支持日常办公事务处理，以 及所有与项目管理相关业务的审批流转。
– （8）PowerStart具有强大的自定义报表和数据分析功能。采用类Excel 的数据报表定义功能，支持用户快速、简单的定义需要的各种统计报 表。基于商业智能（BI）的OLAP统计分析，为用户提供多维多角度的 统计分析图表。
– 根据项目需要，沟通计划可以是正式的、非正式的， 也可以是非常详细的或仅仅粗线条的，具体如何计 划应视项目的需要而定。
– 沟通管理计划包含在项目总体管理计划内或是项目 总体管理计划的一个从属部分。
– 沟通管理通常会形成额外的可交付成果，因此相应 地需要额外的时间和精力，项目工作分解结构、项 目进度计划和项目预算也需要相应的更新。
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5.1 项目信息与沟通管理
• 5.1.1 项目信息管理 • 5.1.2 项目沟通管理 • 5.1.3 项目管理信息系统
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5.1.1 项目信息管理
• 1. 项目信息的含义与特点 • 2. 项目信息的来源与形式 • 3. 项目信息的种类 • 4. 项目信息管理的内容
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• 提出和回应问题与要求。沟通就是双方关注、理解对 方的问题和要求，然后做出回应，并进而提出自己的 问题和要求的过程。
• 交换信息和思想。项目沟通过程中的主要内容是交换 信息和思想。
• 一种有意识的行为。在许多情况下，沟通受到主观意 志的支配，所以沟通的效果在很大程度上受到双方主 观意愿和情绪的影响。
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• 沟通技术。在项目各部分之间来回传递信息所用的技 术和方法很多，包括：
– 根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通； – 根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向
沟通； – 根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通，等等。
• 选用何种沟通技术以达到迅速、有效、快捷地传递信 息，主要取决于下列因素：
• 事业环境因素。事业环境因素包括组织或公司的文化与 组成结构，政府或行业标准，基础设施，现有的人力资 源，人事管理，公司工作核准制度，市场情况，利益相 关者的风险承受力，商业数据库和项目管理信息系统等。
• 组织过程资产。经验教训和历史信息是至关重要的依据 信息，这些可从先前的类似项目中得到，可以为相关沟 通问题的决策提出依据。
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– （5）PowerStart以合同、物资、劳务为成本控制核心。PowerStart对 项目成本控制主要通过合同管理、物资管理、劳务管理进行严格的事 前预算、事中控制、事后决算，通过统一的业务信息平台将成本控制 的核心紧密地联系在一起，随时进行动态查询。
– （6）PowerStart通过对图纸文档和质量安全的辅助控制，保证施工过 程中与其他参建方的顺畅沟通，同时对现场的质量、安全进行严格监 控，规避质量、安全风险。
• 考虑适合某种项目需求的方法和技术。 • 为项目成功提供所有的必需信息。 • 不要让资源浪费在不必要的信息或不适用的技术上。
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• 制定沟通管理计划。
– 沟通管理计划是规定项目未来沟通管理的文件，它 一般在项目初期阶段制定。沟通管理计划也可包括 项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮 件等各方面的指导原则。
• 虽然所有的项目都需要交流项目信息，但信息的需求 和分发方法不大相同。
• 识别利益相关者的信息需求，并确定满足这些需求的 合适手段，是获得项目成功的重要保证。
• 由于项目的组织结构对项目的沟通要求有重大影响， 所以沟通管理往往与事业环境因素和组织影响密切相 关。
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（1）沟通管理的依据
• 信息量大。
– 这主要是因为项目本身涉及多部门、多环节、多专业、多用 途、多渠道和多形式的缘故。
• 系统性强。
– 项目信息虽然数量庞大，但却都集中于较为明确的项目对象 中，因而容易系统化。
• 传递障碍多。
– 一条项目信息往往需要经历提取、收集、传播、存储以及最 终处理的过程。过程中通常会由于多个方面的原因造成项目 信息传递障碍：信息传递人主观方面的因素，如对信息的理 解能力、经验、知识的限制等；地区的间隔，部门的分散， 专业的区别等；传递手段落后或使用不当。