电子信息文件管理系统数据库结构
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
电子信息计算机知识点总结
电子信息计算机知识点总结电子信息计算机是指将电子技术和信息技术相结合的一种计算机，它能够处理和传输数字化的信息。
电子信息计算机是现代社会不可或缺的一部分，它为人们的生活和工作提供了便利。
在计算机领域中，电子信息计算机知识点是非常重要的，它涵盖了计算机结构、操作系统、数据库、网络通信、软件工程等多个方面。
本文将对电子信息计算机的知识点进行总结，并详细介绍每个知识点的相关内容。
一、计算机结构1. 计算机硬件计算机硬件是指计算机的物理部件，包括中央处理器、内存、存储设备、输入设备和输出设备等。
其中，中央处理器是计算机的核心部件，负责执行指令和处理数据；内存用于存储计算机正在运行的程序和数据；存储设备用于永久存储数据和程序；输入设备用于向计算机输入数据，输出设备用于向用户输出数据。
2. 计算机指令计算机指令是计算机能够理解和执行的命令，它是计算机程序的基本组成单位。
计算机指令可以分为数据处理指令、逻辑控制指令和输入输出指令等，每条指令都包含操作码和操作数。
3. 计算机存储系统计算机存储系统是指计算机用于存储数据和程序的设备和系统。
主要包括内存、硬盘、光盘、U盘等。
内存是计算机中存储数据和程序的临时存储设备，硬盘是计算机中存储大量数据和程序的永久存储设备，光盘和U盘用于存储数据和程序的可移动存储设备。
4. 计算机组成原理计算机组成原理是指计算机硬件系统的基本组成和工作原理。
它涵盖了计算机的结构、指令系统、运算器、控制器、存储器、输入输出设备、总线等内容。
5. 计算机网络计算机网络是指将多台计算机通过通信设备连接在一起，进行数据交换和资源共享的系统。
计算机网络可以分为局域网、广域网和互联网等不同类型，它们使用不同的协议和技术来实现数据通信和信息交换。
6. 计算机软件计算机软件是指计算机系统中的所有应用程序和系统程序。
它包括操作系统、应用程序、编程语言、数据库管理系统等。
操作系统是计算机系统的核心软件，负责管理计算机资源和提供用户接口。
电子文件管理元数据
电子文件管理元数据汇报人：2023-12-13•元数据概述•电子文件管理元数据标准•元数据采集与描述目录•元数据存储与检索•元数据应用与案例分析•电子文件管理元数据的未来展望01元数据概述元数据的定义与特点元数据的定义元数据是关于数据的数据，用于描述数据的属性、特征和上下文。
在电子文件管理中，元数据用于描述电子文件的属性、内容和结构。
元数据的特点元数据具有多样性、结构性和动态性。
多样性指的是元数据可以包含多种类型的信息，如文本、图像、音频等；结构性指的是元数据可以采用不同的结构形式，如XML、JSON等；动态性指的是元数据可以随着时间和环境的变化而变化。
03提高电子文件的可利用性和可理解性通过元数据，可以方便地检索、浏览和利用电子文件，提高电子文件的可利用性和可理解性。
01描述和组织电子文件元数据可以用于描述电子文件的属性、内容和结构，帮助组织和管理电子文件。
02保证电子文件的真实性和完整性元数据可以记录电子文件的创建、修改和访问等信息，确保电子文件的真实性和完整性。
元数据在电子文件管理中的作用随着信息技术的发展，元数据经历了从手工到自动、从封闭到开放的发展历程。
未来，元数据将更加注重智能化、语义化和跨领域的应用。
同时，随着云计算、大数据等技术的发展，元数据的管理和应用也将更加高效和便捷。
元数据的发展历程与趋势元数据的发展趋势元数据的发展历程02电子文件管理元数据标准OAIS参考模型EDI/EDIFACT标准ebXML标准RosettaNet标准ISO 15489-1:2001《信息与文献-文件管理-元数据管理》GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》GB/T 18893-2002《电子档案管理规范》《电子签名法》《电子认证服务管理办法》01020304元数据应用元数据应用是实施电子文件管理的最终目的，它能够实现电子文件的共享和交换，提高电子文件的利用价值。
电子文件管理系统基于元数据的电子文件管理系统是实施电子文件管理的重要工具，它能够实现电子文件的捕获、存储、组织、检索、利用和处置等全过程管理。
信息资源管理的方式方法有
信息资源管理的方式方法有
以下是一些常见的信息资源管理方式和方法：
1. 数据库管理系统（DBMS）: 使用DBMS来存储、组织和管理信息资源。
常见的DBMS包括Oracle、MySQL、Microsoft SQL Server等。
2. 文件管理系统: 使用文件夹和文件来存储和组织信息资源。
可以使用文件命名规则和文件夹结构来实现信息的分类和检索。
3. 知识管理系统（KMS）：通过建立知识库、文档库、信息分享平台等方式，收集、整理和分享组织内部的知识和经验。
4. 文档管理系统（DMS）：使用电子文档管理系统来存储、索引和管理文档。
可以对文档进行版本控制、权限管理等操作。
5. 元数据管理: 对信息资源进行元数据描述和管理，包括元数据的收集、存储和利用。
元数据可以帮助用户快速了解和找到所需的信息。
6. 竞争情报（CI）系统: 收集、分析和利用关于竞争对手、市场、技术等方面的信息，以帮助组织做出战略决策。
7. 数据分析和挖掘: 使用数据分析和挖掘技术来发现和提取信息资源中的有价
值的信息和模式。
8. 知识图谱: 建立知识图谱来描述和组织信息资源之间的关系，以帮助人们更好地理解和利用信息。
9. 数字档案管理: 使用数字化技术来管理和保存组织的档案，以确保档案的完整性、可访问性和长期保存。
10. 信息安全管理: 采取各种措施来保护和管理信息资源的安全，包括数据加密、访问控制、备份和恢复等。
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。
电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。
第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。
档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。
盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。
采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
密级电子文档管理系统设计与实现
密级电子文档管理系统设计与实现随着信息化时代的到来，电子文档已经成为企业、政府机构等组织中最为重要的信息载体之一。
为了确保电子文档的安全性和机密性，密级电子文档管理系统应运而生。
本文将详细介绍密级电子文档管理系统的设计与实现，包括系统设计、系统实现、系统测试、系统维护和系统评估。
密级电子文档管理系统的架构设计主要包括前端和后端两部分。
前端部分包括用户界面和身份验证，后端部分包括数据库和业务逻辑处理。
其中，前端采用响应式设计，以适应不同设备的访问需求；后端采用微服务架构，以提高系统的可扩展性和可维护性。
密级电子文档管理系统的主要功能包括：文档上传、文档下载、文档删除、文档加密和解密、权限控制等。
其中，文档上传和下载功能需支持多种文件格式；文档删除功能需支持回收站机制；文档加密和解密功能需采用先进的加密算法，以确保文档的安全性；权限控制功能需根据用户角色和密级程度进行细致的权限划分。
密级电子文档管理系统的界面设计应简洁明了，易于操作。
系统的用户界面采用扁平化设计风格，以简化用户操作流程。
同时，应提供详细的使用帮助和提示信息，以便用户更好地使用系统。
密级电子文档管理系统的实现需要用到多种技术，包括前端技术、后端技术、数据库技术等。
前端技术包括HTML、CSS、JavaScript等；后端技术包括Java、Python、C#等；数据库技术包括MySQL、Oracle、MongoDB等。
系统的开发流程应遵循软件工程的最佳实践，包括需求分析、设计、编码、测试和部署等环节。
其中，需求分析是整个开发流程的基础，需要准确无误地理解用户需求；设计环节需考虑系统的可维护性、可扩展性和可测试性等因素；编码环节应采用面向对象编程方法，以提高代码的可读性和可维护性；测试环节需确保系统的稳定性和性能；部署环节需考虑系统的安全性和可靠性。
密级电子文档管理系统的测试方案应覆盖系统的所有功能和场景，包括单元测试、集成测试和系统测试。
数据库系统概述
⑴数据项 数据项(Item)就是标记实体属性的命名单位，也称为元素或
字段。它是可以命名的最小信息单位。数据项的取值范围称 为域。
⑵记录 若干相关联的数据项的集合构成记录(Record)。记录是应
(2) 属性(Attributes)：实体的某一特性称为属性。
◦ 如学生实体有学号、姓名、年龄、性别、系等方面的属性。 ◦ 属性有"型"和“值”之分，"型"即为属性名，如姓名、年龄、性别是属性
的型；“值”即为属性的具体内容，如（990001,张立，20，男，计算 机）这些属性值的集合表示了一个学生实体。
d.数据恢复（recovery）：当数据库被破坏或数 据不可靠时，系统有能力将数据库从错误状态恢 复到最近某一时刻的正确状态。
1.2.1 信息的三个世界 1.2.2 概念模型 1.2.3 逻辑模型
将客观存在的事物以数据的形式存储到计算机中: ◦ 首先将现实世界的事物及联系抽象成信息世界的信息模型， ◦ 然后再抽象成计算机世界的数据模型。
现实世界
认识抽象
信息世界
计算机世界
▪图1-5 数据处理的抽象和转换过程
20
1. 现实世界
现实世界就是客观存在的事物及其相互联系。 事物之间的联系是由事物本身的性质决定的。现实世界中
的事物之间既有“共性”，又具有“个性”。 例如，学校的教学管理中涉及学生管理、教师管理及课程
管理等。 制作学生选修课程情况表，内容包括学号、姓名、课程名、
3.数据库系统阶段（60年代末开始）
➢ 数据量急剧增加；
谈电子档案的管理原则与体系
谈电子档案的管理原则与体系作者：张艳芳来源：《科学与财富》2012年第03期摘要：我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。
电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。
关键词：电子;档案;管理;原则;体系我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。
电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。
1．电子档案管理原则电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
随着计算机技术的广泛应用，机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。
这种文件存储在特定介质上并加以命名，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读或打印用，将电子文件归档后即形成电子档案。
在电子档案中，全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。
根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。
1．1完整性原则随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。
此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。
这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。
不仅存储在电子文件介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
1．2可读性原则目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。
计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。
教学配套课件电子文件管理教程
六、多种信息媒体的集成性
纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、 图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文 件称为“多媒体文件”。
七、信息的可操作性
电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、 可变、积极的信息。
第二章 电子文件管理概述
第一节 电子文件的管理原则
（二）关于电子文件的安全问题
从20世纪60年代开始，计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人 们的重视，各国政府在积极采用技术防范措施的同时，还相继对 此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的 安全为基础的。
（三）关于电子文件中的隐私权问题
隐私权法是规定政府机关对个人信息的收集、利用和传播必 须遵守的规则的法律，旨在制止政府机关滥用个人信息，侵犯个 人的隐私权。
一、 电子文件管理的法律规范
电子文件法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法 程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般 是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。
（一）关于电子文件的法律证据性
电子文件的法律凭证性是近年来法律界、档案界最为注目的 焦点问题之一，对于电子文件能否作为证据，目前各国尚有不同 的规定。
五、可读性保障原则
电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、 媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输 出，并保持其内容的真实性。
第二节 电子文件的管理模式
一、机构内部电子文件的管理模式
电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变 化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极、 慎重地探索着电子文件的管理体制与模式。
一、电子文件的归档范围
简述信息系统的组成层次
简述信息系统的组成层次
信息系统是由多个层次构成的，每个层次都有不同的功能和职责。
以下是信息系统的组成层次：
1. 应用层：应用层是最上层的组成部分，它包括了所有用户使用的软件应用程序。
例如，电子邮件、办公套件、数据库管理系统等。
2. 数据管理层：数据管理层是负责存储和管理数据的部分。
它包括了数据库、文件系统和其他数据存储技术。
3. 业务逻辑层：业务逻辑层是负责处理业务逻辑和流程的部分。
它包括了程序代码、规则引擎和工作流引擎等。
4. 技术基础设施层：技术基础设施层是支撑整个信息系统运行所需的基础设施。
它包括了服务器、网络设备、操作系统和安全设备等。
这些不同的组成部分共同构成了一个完整的信息系统，每个部分都有其独特的功能和职责，但它们也相互依赖和相互作用。
一个成功的信息系统需要在各个层次之间保持良好的协调与沟通，以实现高效、可靠、安全地运行。
2016 电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)
电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。
文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。
3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。
二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。
⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。
图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。
⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。
⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
⑺命令文件：计算机程序。
2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。
⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。
3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。
第一章 管理信息系统的基本结构
第一章管理信息系统的基本结构1.基于管理层次的系统结构(1).事务数据处理系统(2).操作控制系统(3).管理控制系统(4).战略计划系统2.基于组织职能的系统结构(横纵)4.管理信息系统的软件结构：事务处理部分管理控制部分战略决策部分数据库部分借口部分5.管理信息系统的应用1.决策支持系统 2 电子商务3.电子政务4农业信息化——电子农务5电子法务6.管理的概念（职能和特征）特征：管理是一种社会现象或者文化现象，本质上是一个过程管理的载体是组织管理的目的是有效地实现组织的目标管理的主体是管理者管理的客体是管理对象，即组织所拥有的资源和管理环境管理的核心是协调职能：计划组织指挥协调控制7.信息的概念和特征星系是经过采集，记录处理并以可检索的形式储存的数据，这种数据对接收者会产生某种影响特征：1事实性2可识别性3可处理性4可存储性5可共享性6可传递性8.数据，信息与知识数据：数据是计算机处理的基本对象，从管理信息系统的角度来看，数据是对客观事物的性质，状态以及相互关系等进行记载的物理符号或者是这些符号的组合。
信息：是数据加工的结果，对接收者产生一定的影响。
只是：是以某种方式把一个或者多个信息关联在一起的信息结构，是客观世界规律性的总结。
8.信息化的主要特征和范围范围：经济军事社会生活和科技文化5个层次产品企业国名经济产业社会生活信息化智能化数字化一体化人性化9系统的含义和具备条件含义：系统是一组相互关联作用和配合的部件为完成特定的目标，按一定结构组成的整体条件：1要有2个以上的要素2要素之间要相互联系，相互作用，3.要素之间的联系和作用必须产生整体的功能10.系统的一般模型一个图输入输出处理环境边界什么的11.系统设计的要素（重点）1.系统的环境2 系统的边界3系统的输入/输出4组成要素5系统要素静态看，系统的结构是组成系统的不见有哪些；动态上看，系统的部件之间的相互关联，相互作用相互配合的关系是什么。
(完整word版)电子档案管理系统解决方案
电子文档信息管理系统解决方案山东东昀电子科技有限公司目录1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1)1.1总体功能设计 (1)1.2信息管理 (5)1.2。
1 数据录入 (5)1.2.2 文件上传、下载 (6)1。
3日常管理 (7)1.3.1 检索查询 (7)1。
3。
3 统计报表 (9)1。
4视频资料管理 (11)1。
4.3 媒体文件资料管理 (11)1.5系统设置 (11)1。
5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (12)1.5。
2 对现有文档管理系统的其他设置 (14)1。
6系统安全 (14)1。
6。
1 用户管理 (15)1.6.2 角色管理 (15)1.6。
3 权限管理 (16)1。
7日志管理 (18)1。
8数据存储和备份 (19)1。
8.1 数据存储 (19)1。
8.2 数据备份 (21)1。
系统功能模块的划分和各模块的设计1。
1总体功能设计如图所示：电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。
其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。
信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。
日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。
信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。
系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。
系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。
电子档案规范存储结构
一、电子档案规范存储结构经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。
图1 电子档案规范存储结构（1）移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名，例如：命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”，则其计算机文件名为：移交接收信息X036-WS·。
（2）数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等，N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号，其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。
（3）电子档案组件N为移交电子档案的组件，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名，则第1个电子档案组件的计算机文件名为：X036-WS·。
（4）元数据.XML为电子档案的元数据，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名，则元数据的计算机文件名为：元数据X036-WS·。
（5）业务办理过程信息N.后缀名，其中，N为业务办理过程信息流水号。
应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”，则某业务办理过程信息的计算机文件名为：业务办理过程信息01-X036-WS·。
声像类电子档案的存储结构如下图所示。
：\说明文件夹数字档案或数据文件夹著录文件夹其他文件夹图2 声像类档案的规范存储结构（1）说明文件夹。
首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件，存储于该文件夹内。
说明文件用于描述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数，记录介质的管理历史。
说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成，格式为txt，如“说明文件.txt”。
《电子文件管理系统通用功能要求》(GBT 29194)解读
《电子文件管理系统通用功能要求》（GBT 29194）解读摘要：本文介绍了《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）的研制思路，从标准定位、信息模型和功能模型三个主要方面对标准进行了分析与解读。
从概念和管理两个角度分析标准的具体定位，从宏观分类方案和文件-文档-组件结构模型两个角度解读标准的信息模型，从配置功能、文件管理业务功能、安全管理与系统管理功能等方面分析了标准的功能模型，并提出了标准的后续维护建议。
关键词：电子文件管理系统功能要求标准解读Abstract：This paper introduces the develop？ment idea of“General functional requirements for electronicrecordsmanagementsystem”（GB/ T29194- 2012），analyzes and explains the standard from the three main aspects of standard positioning，information model and functional model. The author analyzes the concrete location of the standard from two perspectives of concept and management，and interprets information model of the standard from the perspective of the macro classification scheme and therecord- document- component structure model，and analyzes functional model of the stan？dard from the aspects of configuration functions，file management business functions，security manage？ment and system management functions，and then puts forward follow-up maintenance recommenda？tions for the standard.Keywords：electronic records management sys？tem；functional requirements；interpretation of stan？dard电子文件管理终究需要依托系统而非人工来完成，因此一个贯彻管理人员意志与遵从业务规则的电子文件管理系统（ERMS）就显得尤为重要。
管理信息系统概论第1次 答案
1.根据西蒙教授提出的三种类型的决策问题，库存补充的决策问题属于_______的问题。
∙ A 结构化∙ B 半结构化∙ C 非结构化∙ D 以上都有正确答案:A单选题2.DSS是以下哪个术语的简称？∙ A 决策支持系统∙ B 群体决策支持系统∙ C 智能决策支持系统∙ D 管理决策系统正确答案:A单选题3.以下哪个不是基层管理人员决策时需要的信息特点？∙ A 准确程度高∙ B 具体详细∙ C 大量来自于外部∙ D 精度高正确答案:C单选题4.管理信息系统科学的三要素是_________。
∙ A 计算机技术、管理理论和管理方法∙ B 管理方法、运筹学和计算机工具∙ C 系统的观点、数学方法和计算机应用∙ D 计算机技术、通信技术和管理工具正确答案:C单选题5.信息化_________。
∙ A 是推动工业化的动力∙ B 是工业化的基础∙ C 代替工业化∙ D 向工业化发展正确答案:A单选题6.EDPS是以下哪个术语的简称？∙ A 电子数据处理系统∙ B 单项数据处理阶段∙ C 综合数据处理阶段∙ D 管理信息系统正确答案:A单选题7.MIS是以下哪个术语的简称？∙ A 决策支持系统∙ B 客户关系管理∙ C 企业资源规划∙ D 管理信息系统正确答案:D单选题8.信息流是物质流的_________。
∙ A 定义∙ B 运动结果∙ C 表现和描述∙ D 假设正确答案:C单选题9.按照不同级别管理者对管理信息的需要，通常把管理信息分为以下三级_________。
∙ A 公司级、工厂级、车间级∙ B 工厂级、车间级、工段级∙ C 厂级、处级、科级∙ D 战略级、战术级、作业级正确答案:D单选题10.信息_________。
∙ A 不是商品∙ B 就是数据∙ C 是一种资源∙ D 是消息正确答案:C单选题11.MRPⅡ的进一步发展是________。
∙ A ERP∙ B MRP∙ C EDP∙ D MIS正确答案:A单选题12.对管理信息系统进行综合，我们可以了解到，管理信息系统是由多个功能子系统组成的，这些功能子系统又可以分为业务处理、运行控制、管理控制和__________几个主要的信息处理部分。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案目录一、项目背景与目标 (2)1.1 项目背景 (2)1.2 项目目标 (3)二、需求分析 (4)2.1 功能需求 (5)2.2 非功能需求 (6)三、系统设计 (7)3.1 系统架构设计 (9)3.2 数据库设计 (10)3.3 用户界面设计 (12)3.4 系统安全设计 (14)四、系统实施 (15)4.1 项目计划 (16)4.3 开发与测试 (19)4.4 项目验收 (19)五、系统部署与维护 (20)5.1 部署方案 (22)5.2 运维管理 (23)5.3 数据备份与恢复 (25)六、项目管理 (27)6.1 项目管理方法 (28)6.2 风险管理 (29)6.3 质量管理 (30)七、培训与推广 (31)7.1 培训计划 (32)7.2 推广策略 (34)八、总结与展望 (35)8.2 发展前景 (37)一、项目背景与目标随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理方式已不能满足现代社会的需求。
电子档案因其高效、便捷的特性，逐渐成为了现代档案管理的主流趋势。
在当前数字化、信息化的大背景下，我们的组织面临着大量的电子文件需要管理，建立一个高效、安全、便捷的电子档案管理系统显得尤为重要。
项目背景中，我们充分考虑到现代社会对档案信息管理的需求与挑战，以及电子档案管理的优势和发展趋势。
目标则是通过电子档案管理系统的建设，提高档案管理效率，保障信息安全，实现档案信息的数字化、信息化管理和最大化利用。
我们将围绕这一目标，制定详细的建设方案。
1.1 项目背景随着信息技术的飞速发展，电子档案管理已经成为企事业单位、政府机构等组织日常运营中不可或缺的一部分。
电子档案不仅具有便于存储、检索和传输的优点，还能有效节约存储空间和提高工作效率。
随着电子档案数量的急剧增加，如何高效、安全地管理这些档案，确保其完整性和可追溯性，已成为制约组织发展的瓶颈问题。
许多组织在电子档案管理方面仍面临诸多挑战：一是档案数据的安全性难以保障，黑客攻击、数据泄露等风险频发；二是档案管理的标准化和规范化程度不高，导致档案利用效率低下；三是缺乏有效的档案回收和销毁机制，容易造成档案资源的浪费。
电子档案管理系统基础知识
文件的保留与处置功能，以及对重要文件的识别与保护功能：
①访问控制
文件：划分安全类别；人：划分访问权限
②审计跟踪
记录系统活动与用户行为，以保证文件的真实和完整性
③文件的处置
特别强调行政有效性和法律证据性
备份、容灾；用户角色定义、权限分配、身份认证、防火墙、操作日志
2、系统开发目标
确保电子文件行政有效性和法律证据价值
保证机构内、外在线文件的检索和利用
确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动 保护系统内的电子文件中涉及的各人
保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统
①在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据，维持了相关文件之间的关联性。这 既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的识别并利于对文件的长期访问和存取。 ②在整个文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、保存和处置等，保 证文件的真实与完整。 ③能够实现对已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容的安全和完整。 （2）电子文件管理系统与其他系统的关系 ①电子文件管理系统与利用系统
电子文档管理生命周期
二、文档管理和文件管理
文件管理 文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值，而对文件的创建、接收、
维护、使用与处置等行为进行有效控制的过程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证 据价值的文件和信息等行为。 • 有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。
电子档案管理系统技术方案
电子档案管理系统技术方案(总60页)本页仅作为文档封面，使用时可以删除This document is for reference only-rar21year.March电子档案管理系统二○一六年十月第一章系统简介第一节研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。
另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。
这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。
档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。
档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。
同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。
信息档案化。
各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。
企业级应用。
在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。
开放性应用。
档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。
它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。
因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。
档案管理工作前移，为现实工作服务。
档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。
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电子信息文件管理系统数据库结构
摘要主要通过介绍数据库体系结构和对象以及关系数据库的结构功能来介绍电子信息文件管理系统的数据库结构设计。
关键词体系结构;关系数据库;样例数据
1数据访问技术
体系结构
体系结构一般都是分为两个主要主件数据提供程序和Dataset。
从较高的层面展现了这两个主要组件。
注重数据提供程序组件有几个子组件:Connection, Command, Data adapter和Data reader。
这些组件将用于连接数据库、执行SQL命令、检索数据和读取数据。
数据提供组件有多个版本,分别用于访问兼容Open Data Base Connectivity(ODBC)的数据库、兼容Object Linking and Embedding Data Base(OLEDB)的数据库、SQL Server数据库和Oracle数据库等。
在这个体系结构中,另一个主要组件是Data Set,这个主件用于填充Data Adapter组件从数据库中检索的数据。
体系结构的其他几个关键环节:首先是体系结构提供了断开连接的数据访问模型,也就是说首先连接数据库,获取需要的数据,然后断开与数据库的连接,在Data Set中脱机处理数据,这为应用程序提供了很高的可伸缩性,因为该模型允许多个客户连接数据库,检索数据,在Web 应用程序中,这一点非常重要,可能有成千上万个客户在同时请求数据。
体系结构中的另一个重要方面是,Data Set组件是用.NET Framework中的XML类设计的,Data Set组件在后台使用XML存储和操纵数据,是程序和计算机之间传送数据的理想方式。
的对象
1)连接对象。
连接对象代表应用程序和数据源的连接。
事实上,任何对数据源的操作都需要首先建立一个连接对象。
在使用各种数据库开发工具的时候,这些细节常常被忽略掉了。
中的各个对象之间并不存在相互依赖的层次关系。
绝大多数对象都可以单独创建。
在创建其它对象时,就会隐含地建立一个连接对象。
2)命令对象。
命令对象用来创建和执行对数据源的操作命令。
具体的操作命令封装在该对象中,命令对象可以表示一条SQL语句,也可以是一个存储过程。
命令对象不依赖于连接对象,它本身可以执行建立与数据源进行连接的命令。
命令对象可以执行的命令还包括检索、更新、插入、删除等各种操作,也可以预先初始化将要执行的命令,从而优化命令的执行过程。
3)数据适配器对象。
数据适配器对象用于在数据源和数据集合之间减缓数据。
它可以从数据库将数据读入数据集,也可以从数据集将已更改的数据写回数据库。
实际上,数据适配器可以在任意源和数据集合之间移动数据。
数据适配器对象可以引用SQL语句和存储过程。
4)数据阅读器对象。
数据阅读器对象用于从数据源中读取数据。
它所读取的数据记录集,只支持前向的滚动。
5)事务对象。
事务对象代表了数据源中的一个SQL事务。
在SQL事务中所进行的一系列操作如果有任何一个失败,所有其它操作都将被撤销。
6)错误对象。
再优秀的程序员也不能保证程序代码能够在任何时候都正常运行。
即使代码不存在错误,网络连接的中断、系统资源的耗尽等意想不到的情况都可能出现。
良好的程序应该在错误出现时尽可能有效地处理,而不致使程序崩溃。
中的错误对象封装了可提供数据返回的错误集,利用错误对象可以方便地查询错误的可能原因、错误的表达式、对错误的说明以及当前的SOL状态。
7)参数和参数集对象。
命令对象中包含执行命令所需要的参数集合,因此每一个命令对象都可以包含一个参数对象集合。
参数对象集合由参数对象组成,每一个单独的参数对象都封装了命令对象的一个参数。
参数的类型包括输入参数、输出参数、输入/输出参数。
参数对象中指明了参数的名字、参数的值、参数的属性、类型等信息。
在进行参数查询、用参数对数据源进行操作时,参数对象十分有用。
2关系数据库
关系数据库因为它结构简单、格式单一、理论基础严格以及数据表之间相对独立的优点,因而被业界所推崇,如今已成为使用最广泛的数据库结构模型。
1)关系数据库内部结构。
关系数据库是由数据表和数据表之间的关联组成的。
其中数据表通常是一个由行和列组成的二维表,每一个数据表分别表名数据库中某一特定的方面或部分的对象及其属性。
数据表中的行又称为记录或元组,他代表众多具有相同属性的对象中的一个;数据表的列又称为字段或属性,它代表相应数据库表中存储对象的共有的属性。
2)关系数据库表的关联。
在关系数据库中,表的关联是一个非常重要的组成部分。
表的关联是指数据库中的数据表与数据表之间使用相应的字段实现数据表的连接。
通过使用这种连接,无须再将相同的数据多次存储,同时这种连接在进行部门查询时也非常重要。
3)设计规划关系数据库。
在设计数据库时,首先要考虑数据库中要包含哪些表,
每个数据表要说明的具体对象集是什么,同时还要确定这些表之间存在什么样的关系。
然后才能按部就班地组织和建设数据库。
①数据收集。
收集数据是数据库设计和规划后面所有工作的前提,而且,在这一步骤中数据收集是否完整将决定整个数据库设计的成败。
因此,在进行数据收集时,要仔细认真,确保整个数据收集的完整性。
可以使用多种方法进行数据的收集。
②确定数据表和表中的字段。
在收集到众多需要存储的数据以后,下一步要做的就是根据适当的原则对数据进行分类。
经过分类,将同一类的数据存储在同一个数据表中。
而每一个数据项将作为数据表中的一个字段。
③建立数据表之间的关联。
在确定了数据库中的表和字段之后,下一步要做的就是建立表之间的关联,即建立表之间的主、外键之间的联系。
表之间的关联有三种:1对1关系,1对多关系,多对多关系。
④建立样例数据。
有时仅有表结构还不够,还不能真正对表中取值情况有深刻的理解,不理解其含义,不理解它与其它表到底是什么样的关系。
实际的数据才是显而易见的,才是清晰明了的。
所以,建立实际数据是非常必要的。
4)表的主键外键。
主键是数据表中具有唯一型的字段,也就是说数据表中任意两条记录都不可能拥有相同的主键字段。
在管理数据表时,也可以通过设置主键以提高查询性能,因为数据库管理系统将使用主键进行查询,以提高查询速度。
数据库管理系统并不会强制要求在每一个数据表中都设置主键,但这样做,有助于提高操纵数据的性能。
5)数据的完整性。
数据的完整性是指存储在数据库中数据的正确性和可靠性,它是衡量数据库中数据质量好坏的一种标准。
数据完整性要确保数据库中数据一致、准确,同时符合企业规则。
满足数据完整性要求的数据应具有以下特点:数据类型准确无误,数据值满足范围设置,同一表格之间不存在冲突,多个表格之间不存在数据冲突。
数据完整性可以分为以下4类:实体完整性、区域完整性、参考完整性、用户定义完整性。
参考文献
[1]郑阿奇,刘启芬.SQL SERVER实用教程(第二版),北京:电子工业出版社,2003,9.
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[3]刘润彬,张华.软件工程简明教程,大连:大连理工大学出版杜,1994,12.
[4]张家祥,方凌江,张资坤.C#范例解析,北京:电子工业出版社,2002,7.。