会议流程规范程序文件

会议流程规范

一、适用范围

1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议（以下简称会议）等，均适用本流程规范。

2、综合性会议由行政部负责，业务性会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调安排。

二、会前工作规范

1、召开准备会议。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印制会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。

4、会务筹备。

酒店：根据会议类型确定酒店。

会场：主会场及分会场的选择预定，设计、布置方案。

印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会议凭证、

横幅、引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、请柬等。

设备：投影仪、X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模型、舞台灯

光、同声传译、摄影器、录音器、显示器、乐器、互联网等设备。

车队：按实际情况进行用车安排等。

用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水

果、矿泉水等。

礼品：根据要求制定。

餐厅住宿：根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等（附菜单）。合理

安排男女住宿。

5、会场布置。

悬挂标语横幅、张贴指示牌等。

设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、

话筒，并保证音响效果。

确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

迎宾区入口处有醒目的引导牌

签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。

咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌

6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责，业务性会议由行政部门或主办部门负责。

7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由主办部门负责安排，其他科室协助配合。主办部门在会议前检查、协调、落实好会务筹备工作。

三、会中工作规范

按照会议流程规范分工责任要求，各相关部门做好以下工作：

1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

3、会议招待。会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。

4、机场、车站接站。专人负责机场，车站的接站服务。

5、安排就座。按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

6、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。

7、维持会场秩序。会议开始前5分钟，与会人员入座就绪，无关人员离开

会场。

8、会议记录。

9、组织照相。

四、会后工作规范

主办部门要做好以下工作：

1、检查会场，带回剩余材料、席卡。整理出席签到情况。

2、提前安排车辆。会议根据与会人员离会时间。

3、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料的汇总、整理。

4、文件的清退、收集、归档。

5、宣传报道。向行政部门、相关部门报送与会议精神有关的信息和新闻图片，向各级媒体进行投稿

6、会议相关费用的结算工作。

五、会议流程制定

会议流程责任分工表

注：此表仅供参考，各部门可依据具体情况进行相应增减。