如何使用office发工资条-操作步骤

群员：HR-190 整理分享

首先网上是有很多类似的东西的，wps我没用过，据说可以，还有各种外挂软件，我尝试过，不过比较死板。

office自身的操作未必简单，但至少当学会之后，可以很灵活的使用，也不见得一定要用来发工资条，发别的东西当然也可以

流程目的：

用尽量快捷的方式发放工资条。

流程特点：

工资条的一切细节，包括格式、用语等等都可以自行设定，无需被既定的模板限制。

所需office工具：

、、

在三个office工具中，

Excel提供工资的数据源，也正是因为我们的工资一般都是使用Excel做的；Word用于制作工资条的模板，从Excel中将数据自动导入进去，并且使用Word 自带的邮件功能关联到Outlook发送邮件；

Outlook是纯粹的发送邮件的软件，它只负责将已经编辑好的工资条发送到指定的邮箱。

操作流程：

一、首先我们在excel中会有一个已经做好的工资表，这个是前提。

如果你的工资表表头只有一行，那你不需要做太多的处理，如果不止一行，那你可能需要多做一步。

比如你的工资表表头如果类似我这样，表头不止一行的，那就多做个工作：

在WORD中，你想要从excel获取信息并发送邮件，他将只能涵盖一行表头，当然这里还是分了两种形式：

①你不想重做表头，那就只涵盖你工资条所有表头中最底下那行。但这样操作会使你在word编辑过程中比较烦躁，因此并不推荐。

②推荐的方式是用几个简单的公式，将工资表复刻到只有一行表头的新表中去。【我推荐第②种】

复刻的形式很简单，

①做好你的单行表头，确保你看到这个表头就能明白这一列的内容是啥。

比如：

②利用“=”或者“vlookup”公式，将工资表的内容复刻过来。或者你也可以直接复制粘贴。（我推荐公式，因为未来几个月你不用再操作这个新表）

复刻完之后，我们在工资表中插入一列，内容是员工的邮箱（插入在哪里无所谓）。为了方便后续的操作，我们会将这个新表放在一个单独的Sheet中，并且它的首行首列最好是A1单元格（也就是从最左上角开始）

比如：

然后保存，并退出excel

二、接下来打开word，设计工资条邮件的模板

只要你想，你可以用word允许的任何形式展现你的工资条。

长条形、页面形、或者在一段话中插入工资条的相关信息，这些都是可以做到的。

这个是我自用的方式，这种就是做成一个页面形式的，当然你也可以做成长条形，或者甚至是没有任何表格，纯粹是文字堆砌的形式

当我们完成了模板设计之后，就要进入下一步的工作：

【将Excel的数据自动导入Word中】

我用的是word2016，基本上2007以上的版本都能参照，2003之前的版本可能要自己找一下位置

在“邮件”功能中，“选择收件人→使用现有列表”，在弹出的窗口中进入你工资表的路径，选择打开，并选择对应的表格。比如下图的工资条源，就是我复刻的工资表的来源表格

完成这一步后，我们点击“编辑收件人列表”，就可以看到你所有的Excel引用的数据，被你勾选的代表之后你会发送那条数据（当然是导入模板后的形式）接下来进入正式插入数据的步骤（最繁琐，但最核心）

在插入合并域中，每个栏目代表着我们源数据的一列内容，我们将它们一一插入到我们期望的位置即可

这个是一一插入之后的结果

所有被《》框起来的地方，都是我们从Excel中自动导入的数据内容

注意了这些内容叫什么，和此前我们在Excel表中设定的表头是完全对应的。如果你的表头写得差不多一样，你在这一步就很烦

插入完之后，点击“邮件”功能的预览结果，就可以看到你每个员工的工资条都长什么样，数值都是多少。

但要注意，你能预览的都是你在“编辑收件人列表”中勾选的条目，没被你勾选的条目在未来不会被发送，也无法预览。

三、接下来就是发送工资条

在此之前我们应该进入Outlook，去配置我们的邮件收发功能，保证他能正确的发送邮件。如何配置请自行操作，反正你能用Outlook给自己发送一个邮件就算成功了

你只需要在打开word的情况下打开Outlook，然后再word的“邮件”功能中，点击“完成并合并→发送电子邮件”，就可以自动帮你完成后面的邮件发送动作了

不过有两个血的教训

1、通知你的员工，给你的邮箱设置白名单，不然他们很有可能在垃圾箱中发现工资条

2、如果你不是特别清楚你邮箱的发送邮件允许速度，建议每十分钟左右发送三十条，隔了十分钟再发三十条。

否则很可能导致邮箱被封（被封几个小时吧）

当然你每次发送只不过是重新选择收件人，并且点一点鼠标，大概十几秒的时间就可以完成这么多条的发送了

说起来如果你们用wps习惯，或者用其他的软件也能满足的话，实质上用自己喜欢的方式就行了。

我可能只是因为更喜欢office而已