档案管理基本知识

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2024版档案管理基本知识PPT

03
其他相关法律法规
如《保密法》、《著作权法》等，也对档案管理工作提出了相关要求和
规定。
行业标准规范介绍
《档案著录规则》
规定了档案著录的原则、方法、项目和格式等，是档案信息化建设的基础标准。
《档案数字化规范》
规定了纸质档案、录音录像档案等传统载体档案数字化的技术要求和管理规范。
ABCD
《档案分类与编号规则》
对档案进行分类和编号，以便于档案的管理和检索利用。
《档案室建设标准》
对档案室的选址、布局、设施配置等提出了具体要求，以确保档案的安全保管和有效利用。
企业内部制度完善
建立健全档案管理制度
包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节的管理制度，确保档案管理工作的规范化和高效
化。
强化档案监督检查与考核
专业技能培训
档案专业知识
掌握档案学基本理论、档案管理法规、档案业务技能等知识，具备独立开展档案管理工作的能力。
信息化技能
熟悉计算机操作、档案管理软件使用、网络检索等技能，提高档
案管理效率和信息化水平。
沟通与协作能力
具备良好的沟通、协调能力，能够与各部门顺畅合作，共同推进
档案管理工作。
职业道德素养
服务现实工作
档案为各项工作的开展提供重要参考和凭证，是进行科学决策、制定计划、总结经验、开展研究的重要依据。
档案管理原则
统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
完整性原则
保证档案的齐全、完整，不遗漏、不丢失。
安全性原则
确保档案的安全，防止档案被盗窃、破坏、涂改等。

档案管理基础知识

档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。

以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。

(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。

二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。

构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。

国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。

有关档案管理的知识

有关档案管理的知识
一、引言
1.1 什么是档案管理
档案管理是指对各类档案实行系统化的管理、保存、利用和服务工作，以保证档案的安全、完整、真实和可用。

1.2 档案管理的重要性
档案是一个组织实施管理和服务工作的基础，对档案进行管理可以提高组织的效率，减少冗余和浪费。

二、档案管理的内容
2.1 档案的分类
档案可以按照机构、性质、用途等不同的特点进行分类，例如机密档案、公开档案、历史档案等。

2.2 档案的管理流程
档案管理一般包括档案的归档、检索、借阅、销毁等流程。

在管理档案过程中，要确保档案的完整性和保密性。

2.3 档案管理的软件工具
现代档案管理往往需要借助一些专业的软件工具来实现，这些工具可以提高档案管理的效率和准确性。

三、档案管理的原则
3.1 真实性原则
档案应当真实、准确地反映其产生或登记时的情况，不得篡改、伪造。

3.2 安全性原则
对于重要的档案，要采取措施保证其安全，防止遭到破坏、盗窃等危害。

四、档案管理的挑战和未来发展
4.1 挑战
随着信息技术的发展，电子档案管理的难度也在增加，如何有效管理大量的电子档案是一个挑战。

4.2 未来发展
未来档案管理可能会更加重视电子化管理和智能化技术的应用，提高档案管理的效率和便利性。

五、结论
档案管理是一个组织管理中非常重要的一部分，只有通过科学的管理方法和技术手段，才能确保档案的安全、完整和可靠。

希望本文对您了解档案管理有所帮助。

档案管理知识

第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。

正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。

一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。

但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。

文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。

2、必须是具有一定保存价值的文件。

由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。

而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。

3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。

新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。

也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。

档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。

档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。

档案的质量，最初取决于文件的质量。

（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。

所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。

（3）文件是经过整理成为档案的。

文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。

这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。

了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。

档案管理基础知识

档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。

中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。

至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。

“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。

清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。

’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。

对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。

该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。

然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。

”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。

从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。

“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。

由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。

“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。

这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。

2、档案的定义。

根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案管理知识培训

件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；
整理课件
20
文书档案管理
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
整理课件
6
档案工作
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。
◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。
◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。
整理课件
7
三、档案整理
1.档案整理：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
按一定规律保存（履行了归档手续）档案
的作用：凭证作用、参整理考课件作用
2
文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。
资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。
全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。
归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。
整理课件
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文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
整理课件
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文书档案管理
二、保管期限
永久长期

档案管理基本知识题库

档案管理基本知识题库一、单选题1. 档案的本质属性是（）。

A. 原始记录性B. 知识性C. 信息性D. 价值性答案：A2. 档案工作的根本目的是（）。

A. 保管档案B. 利用档案C. 收集档案D. 整理档案答案：B3. 档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为（）年。

A. 10、30B. 20、40C. 30、50D. 10、50答案：A4. 档案的载体形式多种多样，以下不属于档案载体的是（）。

A. 纸张B. 光盘C. 硬盘D. 水杯答案：D5. 档案分类的基本原则是（）。

A. 客观性原则B. 实用性原则C. 逻辑性原则D. 历史性原则答案：B二、多选题1. 档案的作用主要有（）。

A. 凭证作用B. 参考作用C. 文化作用D. 教育作用答案：ABCD2. 档案管理工作的基本内容包括（）。

A. 收集B. 整理C. 鉴定D. 保管E. 利用答案：ABCDE3. 档案保管的基本要求有（）。

A. 防火B. 防潮C. 防虫D. 防霉答案：ABCD4. 档案利用的方式主要有（）。

A. 阅览B. 复制C. 外借D. 展览答案：ABCD5. 档案信息化建设的主要内容包括（）。

A. 档案数字化B. 档案管理系统建设C. 档案信息资源开发利用D. 档案安全保障体系建设答案：ABCD三、判断题1. 档案是由文件转化而来的。

（）答案：对2. 所有的文件都可以转化为档案。

（）答案：错3. 档案的价值是由档案本身的属性决定的。

（）答案：错4. 档案保管期限的划分是绝对的。

（）答案：错5. 档案信息化建设就是将档案全部数字化。

（）答案：错四、简答题1. 简述档案的定义。

答案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2. 档案管理工作的基本原则有哪些？答案：档案管理工作的基本原则包括：统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的利用。

档案管理基础知识

档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。

（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。

4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。

（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。

2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。

主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。

收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。

（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。

档案管理应该掌握的知识、技能

档案管理应该掌握的知识、技能档案管理是指对档案的组织、保存、利用和归档的管理工作。

随着信息化进程的加快，档案管理在企事业单位中显得尤为重要。

对于一个档案管理人员来说，除了了解档案管理的理论知识外，还需要具备一定的技能才能胜任这个工作。

下面是档案管理人员应该掌握的知识和技能的具体内容：一、档案管理理论知识：1.档案管理法律法规：了解档案管理的法律法规，熟悉档案的法律地位和保管期限等内容，以便合法合规地进行档案管理工作。

2.档案分类与编制：了解档案的分类方法和编制规则，能够根据档案的特点和用途进行合理的分类和编制。

3.档案文件的整理与保管：掌握档案整理的方法和技巧，包括文件的分类、目录的制作、鉴定、整理等内容。

并了解档案保管的环境要求和保管措施。

4.档案的利用与查阅：熟悉档案利用的方式和途径，了解档案查阅的流程和程序，能够进行有效的档案利用和提供满足需求的档案查阅服务。

5.档案数字化管理：了解档案数字化管理的原理和方法，熟悉档案数字化系统的操作和维护。

二、信息技术知识：1.电脑操作技能：熟练运用电脑进行文件的管理和处理，掌握常用的办公软件和文件管理软件的操作。

2.网络应用技能：了解网络的基本知识，熟悉互联网信息搜索、下载和上传等操作，能够利用网络资源进行档案工作。

3.数据库管理技能：掌握数据库的基本知识，了解数据库管理软件的使用，能够进行数据的输入、查询和统计等工作。

三、沟通协调能力：1.团队合作：能够与团队成员合作，共同完成档案管理的任务。

有效沟通和协调各方的利益，解决团队工作中的问题。

2.客户服务：能够与用户进行有效的沟通，了解用户需求，并提供满足用户需求的服务。

3.报告撰写能力：能够撰写规范的档案管理工作报告，包括档案整理、鉴定、保管、利用等方面的内容。

四、学习能力：1.跟进档案管理领域的最新发展，了解档案管理的前沿知识和技术，及时更新自己的知识和技能。

2.参加培训班、研讨会等学习活动，积极参与档案管理的学术研究和交流，提升自己的专业水平。

(档案管理)档案管理基础知识

（档案管理）档案管理基础知识
档案管理是指对已形成的档案进行收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁的各项工作。

以下是档案管理基础知识：
1. 档案的分类：按照档案的形成性质、内容、保存期限等不同标准对档案进行分类，例如机关档案、企业档案、个人档案等。

2. 档案管理的原则：包括全面性、连续性、真实性、保密性、安全性和可利用性等。

3. 档案管理的环节：收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁是档案管理的主要环节。

4. 档案管理制度的建立：制定档案管理的规章制度，确立档案管理的职责、权限、程序和制度，保障档案的安全和管理的规范性。

5. 档案管理工具：包括档案馆、档案库、档案柜、档案袋、档案盒等，用以保护档案的安全和完整性。

6. 档案管理的意义：档案记录了历史和现实，是文化、经济、政治等重要信息的载体，对于保障国家利益和社会稳定具有重要意义。

档案管理基本知识

第一章档案治理根基知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直截了当形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：治理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和讲明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是回档？答：办理完毕且具有维持价值的文件经系统整理交档案室或档案馆维持的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的要是干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定缘故此对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和根基编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将要是干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：依据档案的来源、形成时刻、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式给予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是回档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案维持的各种纸质文件材料。

13、什么是回档文件治理？答：将回档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者〔立档单位〕及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查寻和报道档案信息的系统化文字描述工具，是名目、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或名目的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

档案管理基础必学知识点

档案管理基础必学知识点
1. 档案管理的概念和目标：了解档案管理的定义，以及档案管理的目标是保护、传播和利用档案信息。

2. 档案管理的原则：熟悉档案管理的原则，包括真实性原则、完整性原则、可靠性原则、可控性原则和可追溯性原则。

3. 档案管理的法律法规：了解档案管理的相关法律法规，如档案法、保密法等，以便在档案管理实践中合规操作。

4. 档案分类与归档：掌握档案的分类方法，如按主题、按制度、按时间等分类，以及归档的基本原则和方法。

5. 档案的整理与编目：了解档案整理与编目的目的和方法，包括目录编制、文件整理和装订等。

6. 档案的管理与保管：熟悉档案管理与保管的基本原则和方法，包括档案的存储、借阅和销毁等。

7. 档案的数字化管理：掌握档案数字化管理的概念、意义和方法，包括数字化存储、数字化检索和数字化保护等。

8. 档案利用与服务：了解档案利用与服务的基本原则和方法，包括档案的检索、复制和提供服务等。

9. 档案的保密与安全：熟悉档案保密和安全的相关措施和要求，包括信息安全和物理安全等方面。

10. 档案管理的质量评估与提升：了解档案管理的质量评估方法和工具，以及档案管理的提升措施和策略。

以上是档案管理基础必学的知识点，掌握这些知识可以帮助从业人员实践档案管理工作。

档案管理基础知识培训

档案管理基础知识培训一、档案管理的概念及重要性档案管理是指对机构、组织或个人的文件、记录、资料进行系统的分类、归档、检索和保存的活动。

在现代社会中，档案管理扮演着至关重要的角色。

通过有效的档案管理，可以确保信息的准确性、完整性和可靠性，大大提高工作效率和安全性。

二、档案管理的原则1.原则一：文件的及时性–文件应当及时归档，避免拖延和混乱。

2.原则二：文件的规范性–文件的分类、命名、编号应符合一定标准，方便检索和管理。

3.原则三：文件的保密性–对于涉及个人隐私或机密信息的文件，应当严格保密。

4.原则四：文件的可追溯性–应当记录文件的存储位置、借阅情况等信息，方便追溯文件流转路径。

三、档案管理的分类1.按保存载体分类–纸质档案–电子档案2.按内容分类–行政档案–经济档案–科研档案–文化档案四、档案管理的步骤1.收集文件–及时收集机构或组织产生的文件、记录、资料。

2.分类归档–按照一定的分类标准，对文件进行分类、整理和归档。

3.建立档案馆–建立档案馆或档案库，统一管理档案。

4.制定档案管理规定–制定档案管理相关规定和流程，确保档案管理的质量和效率。

5.定期审查与更新–定期审查档案，有选择性地更新与淘汰过时的文件。

五、档案管理的工具与软件1.Excel表格–可用于建立档案目录和索引。

2.专业档案管理软件–例如“e-文书档案管理系统”等，提供更全面的档案管理功能。

六、档案管理的挑战与应对1.信息安全问题–在电子化档案管理时，要严格控制权限，防止信息泄露。

2.防火防水防盗–对于纸质档案，要做好防火、防水和防盗的措施，确保档案安全。

3.长期保管与保存–针对长期保存的档案，要做好防潮、防虫等工作，确保档案的完整性。

七、总结档案管理作为现代组织中不可或缺的一部分，对信息的准确性和安全性起着至关重要的作用。

只有通过系统的分类、归档、更新和审查，才能保证档案管理的有效性和高效性。

希望通过本次档案管理基础知识的培训，能够使您对档案管理有更深入的了解，并在实际工作中做到“管理有序、检索便捷、保密安全”。

档案管理基础知识

档案管理基础知识机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。

收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。

1、确定归档范围的原则。

2、确定档案范围的依据。

3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。

4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。

5、将科技文件材料组成案卷，并编目。

6、具备档案的要求。

文书的种类文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员, 必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.1 :决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.2 :批复:用于答复下属部门的请示事项.3 :意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.1 :通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.2 :通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.三:报请性文书:包括请示,报告等文种.1 :请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.2 :报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.四:洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.1 :函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.2 :会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.（四）、文书处理的基本任务1、文书的收发、登记和转办；2、文件的打印和校对；3、负责各种会议的通知；4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；6、为领导准备参考材料；7、领导交办的其它工作任务。

档案管理的基础知识与操作实务

档案管理的基础知识与操作实务档案管理的基础知识档案管理工作操作实务第一部分档案管理的基础知识一、几个基本概念1、档案。

《档案法》对档案的定义：是指过去与现在的国家机构、社会组织与个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有储存价值的各类文字、图表、声像等不一致形式的历史记录。

2、企业档案。

企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有储存价值的真实记录。

要紧包含文字、图表、音像等。

第一部分档案管理的基础知识3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用；具体表达在下列几方面：a.档案是一个单位或者个人历史的真实、全面的反映。

b.档案是一个单位或者个人保护自身权益的重要工具。

c.档案我们积存与传播知识重要载体。

d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是关于企业建立企业文化有不可替代的作用。

第一部分档案管理的基础知识二、档案工作1、档案工作的性质-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系与业务标准、工作规范。

-服务性：为企业各项工作服务。

-机要性：档案中有很多内容在一定的时间与空间具有机密性。

第一部分档案管理的基础知识2、档案管理工作的内容八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。

六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用第一部分档案管理的基础知识3、档案工作的原则：－统一领导、分级管理－集中统一管理第二部分档案管理的操作实务第一章档案整理的几个概念第二章文书档案的整理第三章科技档案的整理第四章专门档案的整理第一章、档案整理几个概念一、档案整理定义：是指将处于零乱的与需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，构成有序体系的过程。

二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律与特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管与利用。

档案管理基础知识

档案管理基础知识档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。

（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。

档案管理学基础知识

二、档案工作基本原则
《档案法》规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”
（一）全国档案工作实行统一领导，分级管理的原则
1、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 2、全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理 3、对党政档案和党政档案工作实行统一管理
二、档案室
（一）作用和地位
档案室是机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案并主要为本单
位提供服务的机构，属于国家档案事业系统的基层组织。它是一个单位的服务部门，为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。
（二）档案室主要职责
《档案法实施办法》第九条规定：机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条之规定，履行下列职责： 1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，拟定本系统本单位的档案工作规章制度并监督执行《归档制度》、《档案保管制度》、《档案资料查阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案移交制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案室安全管理制度》、《档案安全应急处置方案》、《档案数字信息安全管理利用与备份制度》
档案管理学基础知识
《档案管理学》
• 档案的属性、价值、作用 • 档案工作的性质、基本原则
第一章档案
一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保
存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案形成范围：即都是什么样的单位、组织和人员才可形成档案？

档案管理基本知识

档案管理基本知识重点讲三个方面：一、档案收集工作二、制定机关文件材料归档范围三、归档文件材料的整理一、档案收集工作（一）按规章制度收集（二）到现场去收集（三）收集口述史（四）收集遗产档案（五）向社会收集二、制定机关文件材料归档范围归档范围的定义：所谓的归档范围也就是指国家机构和社会团体组织以及个人在工作和生产当中所形成的各种文件凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的都属归档范围。

（一）归档的重要性（二）归档范围（归档文件的来源）1、上级来文2、平行单位来文3、本身形成的文件4、下级来文（三）“帐外文件”的收集范围“帐外文件”的定义：所谓的“帐外文件”就是指未经文书人员处理登记的一切具有保存价值的文件材料就叫做“帐外文件”。

1、“帐外文件”的收集范围2、“帐外文件”的收集方法（四）归档要求三、归档文件材料的整理（一）分类（称之为四分开）1、归档与不归档的文件材料分开2、年度分开3、保管期限分开4、类别分开（也称做分类）归档文件分类的定义：所谓的分类就是指全宗内归档文件的实体分类，我们所说的实体，也就是指文件，即将归档文件按其来源时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。

（二）装订1、件的确定2、件内排列3、装订（三）排列（四）盖归档章和编页盖章三点要求：1、盖章位置2、项目填写3、填写要求（五）编目（编制归档文件目录）项目1、件号2、责任者3、文号4、题名5、日期6、页数7、备注。