档案管理基本知识

文书档案的收集工作
文书档案的收集工作，就是按照 法律、法规的规定，通过执行接 收制度和专门征集的办法，把分 散在各组织、个人手中和散失在 其他地方的档案，分别集中到各 级各类档案保管机构的业务活动。
档案室的收集范围
本单位各种门类和载体的档案 与本单位业务工作有关的资料 代管与本单位有关的撤销或合并
档案管理
什么是档案？
档案
根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或
个人在社会活动中形成的有价 值的各种形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
档案是由文件转化来的
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公文 处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档的 文件。
归档文件的有关内容应依次逐件登记。 案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚 认真填写盒内或卷内备考表。
文书档案的整理工作
文书档案的整理工作，就是将处 于零乱状态和需要进一步条理化 的档案，进行基本的分类、组合、 排列和编目，组成有序的体系。
整理工作的内容
全过程整理
文件材料的组卷步骤： 分类组卷---划分保管期限---抄
归档范围
归档范围，是指在一个单位产生 的所有文件中需要归档的部分。
国家8号令《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》
归档要求
收集归档文件材料要完整、准确、系统、 齐全。
制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档 材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。
归档材料必须是原件，复印件、打印件与 原件一并归档。
①科技档案产生于生产、科研、基建及其管 理活动之中，他包括自然科学研究活动，水 文、气象、天文、地震以及一切自然现象的 观测活动，地形、地质的测量和勘探活动， 工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产 品的研发活动，以及农业科技和生产活动等 等。
②定义区分了科技档案同政务档案的范畴， 是档案种类之间的区别。
立档单位
立档单位，即全宗的形成者,也即产生全宗档案 的单位或著名人物。
1、看其职权是否独立
2、 看其财务是否独立
3、 看其人事是否独立
文书档案管理
文书档案概念及特点 文书档案的收集工作 文书档案的整理工作
定义
它是由机关、团体、部队、企 业事业单位等在领导和行政管 理活动中形成的文件转化而成 的档案材料，它具有涉及面广、 内容丰富、形式规范、记录方 式多样等特点。
机关的档案
文件归档制度
根据《档案法》第十条：对国家 规定的应当立卷归档的材料，必 须按照规定，定期向本单位档案 机构或者档案工作人员移交，集 中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止 擅自归档。
归档时间
按照《机关档案工作条例》规定， 机关文书部门或业务部门一般应 在第二年上半年向档案部门移交 档案。
某单位档案的分类
某机关档案 分类大纲
文书档案 科技档案
专门档案
基建档案 设备档案 财务档案 业务档案
档案的价值
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案的作用
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为机关工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
《归档文件整理规则》
科技档案管理
科技文件的概念和基本类型 科技档案的概念 科技档案的收集工作 科技档案整理工作的原则
什么是科技文件
科技文件是记录和反映科学技术 活动，传递科技思想的文字、图 表、声像等文件材料的总称。
科技文件的产生与形成，是以 国家的专业技术政策、标准、 规范为指导，是以有关行业、 企业的标准化、规范化制度为 依据的，凡是定稿的科技文件， 一般都要履行严格的审签程序。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、 研究院等单位和地质、测绘、水文、气象、 建筑等部门。有些部门习惯称其为技术资 料（如测绘成果、测绘资料、设计任务书、 科研报告等）。
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专门档案
专门档案是指一些社会机构和 组织在某些专门业务工作中形 成的档案材料。如会计档案、 人事档案、工商档案、税务档 案、教学档案、诉讼档案、医 院的病例档案、婚姻登记档案、 审计档案、统计档案、专利档 案、外交档案和军事档案等。
卷内目录---装订---编页号---拟 标题---填写案卷封皮（封面和 背脊）---填写备考表
以件为单位的文书档案整理
2000年12月6日，国家档案局发布 了中华人民共和国行业标准 DA/T22---2000《归档文件整理规 则》（以下简称《规则》）。
2003年自治区档案局印发《新疆 维吾尔自治区,〈归档文件整理规 则〉实施细则》的通知。
档案与文件的区别
档案与图书的区别
档案与资料的区别
档案与文物
档案的种类
文书档案
文书档案实际上是指行政 管理档案，即在社会的行政 管理活动中直接形成的一个 档案门类，其实质是行政性、 政治性档案。
科技档案
科技档案的全称为科学技术档案，是由生 产技术应用与管理、基本建设、科学研究 活动中产生和使用的图纸、图表、文字材 料、计算材料等科技文件材料转化而成的 档案材料。
科技文件的基本类型
图样科技文件 文字科技文件 其它形式的科技文件 非纸质载体的科技文件
什么是科技档案
2000年12月11日由国家质量技术 监督局发布的《科学技术档案案 卷构成的一般要求》，对科技档 案定义为：企、事业单位和国家 机构、社会组织及个人从事生产、 科研、基建及管理活动形成的对 国家和社会具有保存价值的应当 归档保存的科技文件材料。
档案工作
档案工作是管理档案和档案事业 的活动。
狭义档案工作系指具体管理档案 的业务活动,即档案管理工作。
档案管理工作及程序
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
档案工作基本流程
全宗
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的 具有有机联系的档案整体，也即一个独立的机 关、单位和著名人物在其社会活动中形成档案 的有机整体。全宗的名称以该单位或个人的名 字命名。
③科技档案同科技资料的本质区别是原始记 录性。科技档案是生产、科研、基建等活动 的原始记录，它是第一手资料，而不是事后 另行编写和搜集的。
科技档案收集工作的要求