档案管理办法(试行)

XXXXXXX有限公司档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强XXXXXXXXXX的档案管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所指档案是指公司在各项活动中直接形成的对国家、社会和本企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条公司档案工作实行集中统一管理的原则，维护档案的完整、准确、系统、安全，便于公司各项工作的利用。

第二章档案机构及其职责第四条档案室职责范围（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。

（二）督促、检查和指导资料立卷部门对移交资档案室材料进行完整、系统、正确的立卷归档。

（三）编制档案总目录以及分类目录、机读目录等检索工具，便于检索和利用。

（四）定期对已过保管期限的档案进行鉴定，并提出处理意见。

（五）按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果的统计等。

（六）做好资料库房的保洁工作，定期清扫、通风、更换消防器械。

（七）承办领导交办的其他工作。

第五条档案管理员职责（一）认真学习和贯彻上级有关科技档案工作的方针、政策、指示及本公司的有关规章制度，积极宣传档案工作的重要性。

（二）根据上级机关有关档案工作的法规、指示、拟定和修改档案室的各项管理制度并实施。

（三）熟悉档案的来源、用途、种类和存放位置，负责科技资料的接收、保管、统计和利用工作。

（四）负责指导、监督、检查各部门兼职档案员做好资料的形成、收集、整理、归档工作。

（五）认真做好库房安全、卫生和维护工作，严格遵守保密制度。

（六）对资料定期清查，保证帐、物相符，及时催要借出的资料，对所保管资料的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。

（七）积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利用资料，作好资料的借阅管理工作。

（八）认真学习档案管理工作的基础理论和专业知识，练好基本功，不断提高管理水平。

第六条档案库房的管理制度（一）档案库房管理要认真贯彻“以防为主，防治结合”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防虫、防高温等安全防护措施，确保档案的安全保管。

（二）为便于提供利用，在柜（架）外固定位置应设置排架标识牌，标识牌美观、大方。

（三）工程资料实行闭架管理，非档案管理人员不能进入闭架管理区。

（四）声像资料设单柜保管，不另设声像资料库。

（五）库房应保持适宜的温湿度，温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%，对温湿度应每日监测，做好库房温湿度变化资料的积累工作，并研究掌握库房内外温湿度变化的规律，制定综合管理计划。

（六）档案排架应系统反映档案整理分类的具体方式，并依据从左至右、自上而下的顺序进行。

（七）库房要定期清扫，保持清洁卫生，下班前检查门、电器开关是否关闭；库房内严禁存放易燃易爆等危险品及杂物；消防器材要有专人负责定期检查，保持完好状态。

（八）对库藏资料要定期进行检查，消除不安全因素。

每年底要对资料进行一次清点核对，做至卷帐相符，对破损资料及时进行修补和复制。

第三章档案的管理第七条档案的管理（一）遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，以全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的分类与编号。

（二）经办人对所经办的文件材料的齐全完整负责；部门领导对本部门所产生或主持经办项目的文件材料的齐全、完整负责。

（三）文件材料的收集上都应注意平时工作的积累，每一项活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归类整理。

（四）建立健全资料管理台帐，坚持做好平时工作记录，保证统计数据的准确、可靠。

（五）档案人员变动时，应办理档案交接手续，交接双方对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。

（六）公司人员调离时，须将档案资料移交档案室后方可办理调离手续。

（七）各部门应设兼职档案员，负责收集、整理本部门平时形成的资料。

第八条文件材料的形成和归档（一）文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入公司生产、技术、计划、基建等各项工作计划和程序，列入有关部门的职责范围有关人员的岗位责任制。

（二）公司科研成果鉴定及公司所属产权变动、企业资产处置时，有关部门应通知公司档案室参加。

（三）公司新购重要设备仪器到货时，有关部门应通知兼职档案员参加开箱验收，并将有关材料及时归档，办理移交手续，各方签字后财务部门方可付款。

（四）公司科研成果评奖，应将归档材料是否完整、准确作为审查内容，归档材料不完整、不准确、档案工作人员不签署意见的，不得申报和奖励。

（五）因公外出学习、考察、参加会议的人员，应及时将获取的材料向档案室移交。

（六）文件材料归档的基本要求：1.归档文件材料必需完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系，签批手续完备。

2.归档文件的制作和书写材料必须易于长期保存，不允许有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏传真纸。

3.归档文件材料的整理应符合有关标准。

4.归档文件应由专业人员分类、整理，经部门或项目负责人审定。

5.具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子原件一同归档。

归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

（七）文件材料的归档时间1.党群、行政、经营、生产技术等管理方面材料，于次年3月底前移交档案室。

2.科研成果和其他技术项目在任务完成或告一段落时，应于3个月内移交档案室。

3.新购进设备仪器（包括引进技术）的文件材料，在设备开箱验收后由专业人员审核、整理后归档，其设备在安装、维护过程中形成的文件材料，于任务结束后一个月内移交档案室。

4.会计档案由会计部门保存一年后，于第二年的第一季度移交档案室。

5.文书档案由综合管理部保存一年后，于第二年的第二季度移交档案室。

6.公司人员因公外出考察及参加会议的材料，采取随时归档的办法。

7.照片档案（包括底片）在照片冲洗、加工并经整理后，移交档案室。

8.因机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料应随时移交档案室。

（八）各类文件材料一般归档两份，比较重要或利用频繁的材料可归档3份。

（九）各类文件材料归档前，应填写移交目录一式两份，经部门负责人审定并在目录上签字后，移交档案室。

交接时，双方经清点无误后，均应在目录上签字。

第九条照片档案的管理（一）收藏范围1.反映公司主要职能活动和工作成果的照片档案。

2.领导人和著名人物参加与公司、本地区有关的重大公务活动的照片档案。

3.公司组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4.纪录公司、本地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。

5.与其他载体档案有密切联系的照片档案。

6.其他具有保存价值的照片档案。

（二）收集时间1.归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理，按照片档案卷内目录编写说明，在第二年向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

2.收集要求--电子版、照片、说明齐全。

--电子版与照片的影像相符。

--数码照片需提供与影像相符的电子光盘。

（三）照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

照片档案的照片、数码光盘应分开存放。

（四）文字说明的成分和编写要求1.文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景。

摄影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件，事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

2.文字说明的编写要求综合运用以上六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字简洁、语言通顺。

一般不超过200字；照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。

（五）照片的整理方法1.照片的分类应在全宗内保管期限——年代——问题进行分类。

分类应保持前后一致，不能随意变动。

2.根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

芯页的规格为A4纸大小，即：297mm×210mm。

3.根据照片的规格，画面和说明的字数确定照片固定的位置。

4.照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）5.案卷内的芯页以三十页左右为宜。

（六）照片的整理要求1.照片要组成案卷（保管单位）。

2.案卷题名应概括案卷内全部的照片的基本主题。

3.档号规范、准备、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。

4.说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。

5.案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。

6.有完整的，符合标准格式的案卷目录。

7.对大于案卷芯页规格的照片，采用袋装式或卷筒式的方法与说明一并单独存放，并在装置明显的位置填写照片题名与档号，并题名与档号在相应案卷的卷内目录中予以标注。

第十条电子文件归档与电子档案管理办法（一）电子文件的形成1.电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。

3.对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理的连续性。

4.电子文件形成部门及负责电子文件的形成积累、保管和整理工作，档案部门进行指导与监督。

（二）管理办法1.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成之初，就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

2.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

4.记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应予保留。

当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

5.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

6.在“无纸化”计算机办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并将具有利用价值的电子文件，制作成纸质文件存档保留。

7.用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

8.用扫描仪等设备获得的图像文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

9.用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。