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教你如何利用Word批量打印证书
第一步:准备数据源
数据源可以是Excel工作表,也可以是Access文件,因为“邮件合并”实际上就是一个数据查询和显示的工作。
本文以Excel工作表为例,文件名为“获奖名单.xls”,里面有一个工作表“获奖名单”,工作表里面有五条数据记录,我们的任务就是把这五条记录按照指定的模板打印成获奖证书。
如图1所示。
第二步:准备模板
模板文件是要输出的界面模板,也就是最终打印的证书的大致形式。
这里以Word文档为例,新建Word 2010文档,在文档中输入如图2中的文字,保存文件并命名为“获奖证书.doc”。
您的作品在2010年多媒体课件大赛中获得,特发此证,以资鼓励。
2010年7月
第三步:邮件合并
打开模板文件“获奖证书.doc”,在Word 2010中,从“邮件”菜单中依次选择“开始邮件合并”、“邮件合并分步向导”,打开邮件合并对话框。
如图3所示。
按照向导提示,选择文档类型“信函”,选择开始文档“使用当前文档”,选择收件人“使用现有列表”,通过浏览找到数据源文档“获奖名单.xls”。
下一步撰写信函,将收件人信息添
加到信函中,即将光标定位到要插入数据的地方,然后单击列表中的项目,将数据域插入到模板文档中,完成信函撰写之后预览每个收件人的信函,即每条记录的文档打印页面。
完成之后的文档如图4所示。
《姓名》老师:
您的作品《作品名称》在2010年多媒体课件大赛中获得《奖次》,特发此证,以资鼓励。
市XX局,XX局
2010年7月。