1文件和资料编码规则作业指导书1

文件编码作业指导书

文件编码作业指导书文件编码AQ2D-01-S001版本V02文件层级□一阶□二阶■三阶文件类别■体系文件□技术文件编制部门质量监察部机密等级■内文□秘密□机密□绝密编制人文件类别■通用□项目审核编制日期审批生效日期总页数 3 分发编号01 文件发布盖章文件制/修订记录页码章节制/修订记录版本修订人修订日期备注修订前修订后全部全部首次制定无V01全部全部按新的角色职责定义更新角色V01 V021.目的规范公司文件编码，便于日常工作时质量管理体系文件的查阅、管理，特制订本文件。

2.适用范围公司所有质量管理体系文件均适用。

3.术语和定义无4.职责和权限文控中心：负责对文件进行编码；其他部门：依文控中心的编码使用、查找文件。

5.作业内容5.1文件编码原则如下：5.1.1 体系一阶文件/二阶文件共7码，编码规则如下：□□□□ - □□其中,第一码为预留码,目前北京远特科技有限公司文件统一用A表示；第二码为文件类别码，体系文件为Q，技术文件为T；第三码为文件阶层码，一阶文件为1；二阶文件为2；第四码为文件功能类别码，具体参照【文件功能类别编码对照表】第五码为分隔符，统一为–；第六码、第七码为流水码，从01---99按照先后顺序排列。

文件编码示例，质量工程师所编制的【文件控制程序】的编码为AQ2D-01文件功能类别编码对照表序号功能类别代码序号功能类别代码1 终端产品开发 A 6 人事行政类 F2 制造类 B 7 IT类G3 运营业务 C 8 财务类H4 质量管理 D 9 T产品开发I5 营销服务类 E 10 其他类J5.1.2 体系三阶文件/四阶文件的编码规则5.1.2.1 作业指导书/规范、表单/模板编码规则如下，共12码□□□□ - □□ - □□□□其中,第一码至第七码为对应的二阶文件编码；第八码分隔符，统一为–；第九码为文件阶层码，作业指导书/规范为S，表单/模板为R；第十码、第十一码、第十二码为流水码，从001---999按照先后顺序排列。

制药厂文件资料编码规则

文件和资料编码规则为了有效地管理文件，对各类文件和资料给于分类、区分和标识，特制订本编码制度。

本制度适用于本厂质量手册、程序文件、作业指导书(除工艺文件外)以及质量记录的编码、版号以及分发编号的标识管理。

1文件编码原则：文件和资料编码均由4层10位代码组唯一性标识,结构如下:文件被批准的年份章节内文件顺序号标准对应条款号文件类别组织代码2 各层编码含义分述如下：2.1第一层“XX”组织－本厂代码。

2.2第二层“XX”表示文件性质为质量体系文件的类别。

分别由以下四种：a.“ZS”（质量手册)b.“CW”（程序文件)c.“G Z”（制度－作业指导书）d.“JL”（记录－记录表式）e.“Q/OJJ” （内控标准）2.3第三层“□□”由两位数字代码组成，对应的是标准GB/T19002－94：ISO9002要素的条款号，分别以01…20表示。

2.4第四层“□□”由两位数字代码组成，对应要素章节内文件顺序号，以01－99两位数字表示。

3 编码示例：3.1 2000年编制的质量手册编码：示例：XX/ZS0000－20013.2 a.2001年编制合同评审控制程序文件编码：（标准4.3要素：合同评审）示例：XX/CW0301－2001b.标准4.6要素：采购共2个程序文件，第2个控制程序编码(2001年编制)示例：XX/CW0602－2001c.标准4.9要素：过程控制第7份作业指导书编码为：示例：XX/GZ0907－20014文件版号编码规则：第×版（A－Z）中任一位大写字母示例： A版：第A版5 文件分发编号编码规则：5.1分发编号(仅限受控本)由××－××（×）组成分发顺序号组织机构代码5.2组织机构代码规定如下:5.3示例：生产科领用的第4份文件分发编号：03045.4 如第4份文件一个科室领1份以上，则在后面加（01）…依次类推。

示例：生产科领用的同文件2份，则编码为：0304（01）、0304（02）。

文件编号规则

文件编号规定
1 公司码
文件编号规定中的公司码取公司名称中的拼音开头的大写字母。

2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。

3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。

例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。

格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。

格式举例：
FM-RS-01 版次码/修改次数：A/0
表示该表格的版次为第一版次
序号码，表示为资料室的第一份表格
部门类别码，表示为人事部的表格
表格的特征码。

质量体系文件编码标准作业规程

质量体系文件编码标准作业规程1.0 目的确保公司所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料管理2.0 适用范围适用于公司质量体系文件和资料，包括资料手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。

3.0 职责品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。

4.0 程序要点4.1 文件和资料的编码除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。

4.2 文件分类与编码规则。

4.2.1 质量手册（采用“QM”作代码）。

编码格式：QM / CD—※※文件发布年号公司名称质量手册代码4.2.2 程序文件（采用“COP”作代码）。

编码格式：COP / CD—※※文件发布年号公司名称质量手册代码4.2.3 质量记录（采用“QR”缩写）。

编码格式：CD / QR—※※—※※版次文件发布年号公司名称记录代码4.2.4 标准作业规程及作业指导书（采用“WI”作代码）。

编码格式：WI / CD—※※—※※规程序号部门代码公司名称标准作业规程代码4.2.5 其他文件资料编码。

（1）审核报告（采用“IQR”缩写）：编码格式：×××/IQR—※※—※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名称（2）管理评审报告（采用“MQR”缩写）：编码格式：×××/MQR—※※—※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名称4.3 代码。

4.3.1 公司代码拼音缩写CD表示。

4.3.2 文件和资料名称代码：质量手册—QM 程序文件—COP 标准作业规程—WI质量记录—QR 外来文件—ED 审核报告—IQR4.3.3 要素号与GB/T19001—2000idt ISO9001：2000第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。

4.3.4 部门代码：品质/拓展部—P·Z 经营部—J·Y 人事行政部—R·Z财务部—C·W 客服部—K·H 秩序维护部—Z·H工程部—G·C 景观环境部—J·J4.3.5 受控文件：总经理—01 副总经理—02 财务部—03 行政部—04 品质/拓展部—05经营部—06 项目部—07注：如果一个部门发放的文件超过2份及以上时，应在上述编号后加分编号，例如工程部发放3份文件，则受控编号分别为09—1、09—2、09—3以此类推。

作业指导书编码规则

作业指导书编码规则一、背景介绍随着科技的不断发展和应用的不断扩大，人们对于信息的管理和利用也提出了更高的要求。

作业指导书作为一种重要的文档，对于组织和指导工作具有至关重要的作用。

为了提高作业指导书的管理效率和准确性，制定一套编码规则就显得至关重要了。

二、编码规则的意义1. 系统性：制定编码规则可以使作业指导书的编码体系具有一定的系统性，便于后续的管理和查找。

2. 高效性：通过使用编码规则，可以大大提高作业指导书的分类和管理效率，减少重复工作和错误。

3. 统一性：编码规则的制定可以使组织内的编码方式保持统一，在协作工作中能够更好地理解和运用。

三、编码规则的制定1. 类别编码：根据作业指导书的不同类别，制定对应的类别编码。

例如，防火指导书可以使用“F”表示，环保指导书可以使用“EP”表示。

2. 层级编码：根据作业指导书的层级关系，制定层级编码。

例如，一级作业指导书可以使用“01”表示，二级作业指导书可以使用“02”表示。

3. 时间编码：根据作业指导书的编写时间，制定时间编码。

例如，2022年编写的作业指导书可以使用“2022”表示。

4. 地点编码：根据作业指导书适用的地点，制定地点编码。

例如，某个工厂可以使用“G1”表示。

5. 文件编号：根据作业指导书在某个类别中的序号，分配文件编号。

例如，第一份防火指导书可以使用“F01-01”表示。

四、编码规则的应用1. 编码标注：在作业指导书的封面、首页或者目录等位置，标注相应的编码信息。

2. 档案管理：根据编码规则，建立相应的作业指导书档案管理系统，确保文件的有序存档和准确查找。

3. 信息查询：利用编码规则，可以快速进行作业指导书的检索和查询，提高工作效率。

4. 更新维护：对于变更、废止或者新发布的作业指导书，及时对编码进行更新和维护，确保管理的及时性和准确性。

五、编码规则的管理1. 统一制定：作业指导书编码规则应由专门的管理人员或者管理机构统一制定，确保编码规则的一致性和权威性。

物业公司文件和资料的编号规则

物业公司文件和资料的编号规则
物业公司文件和资料的编号规则提要：凡在文件页眉位置有"重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司质量体系文件"字样的都是本公司质量体系文件
源自房地产资料
物业公司文件和资料的编号规则
目的
确定文件、资料的编号方法，便于管理和检索。

适用范围
重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司所有的文件和资料。

管理内容
质量体系文件的编码
凡在文件页眉位置有"重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司质量体系文件"字样的都是本公司质量体系文件。

质量体系文件的编号
--第二层文件（程序文件）
LP-□□
公司质量体系文件的拼音缩写
程序文件的流水号
例：LP-02表示程序文件，代表重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司的第2个程序文件。

--第三层文件（流程和作业指导书）
XX-□□
该文件所属部门名称拼音的头位字母组成，如行政部文件为"XZ"、各管理处工程部文件为"Gc"、各管理处客户服务中心文件为"kF"，依此类推
该文件所属部门第三层文件的流水号
例：XZ-01表示作业文件代表重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司行政部的第1个作业文件。

--质量记录
无数字和英文字母编号的都是重庆zz置业发展有限公司物业管理分公司的质量记录
其它文件的编码
LP/
□□--□□
公司代码LP
年号
归档流水号
例：LP/03--01代表公司2003年归档的第1号文件，为便于管理，此条自2003年开始使用。

编写：zz
审批：zz
源自房地产资料。

新增作业指导书编码规则

作业指导书编码规则
1目的
对公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门现场获得的文件为最新、有效版本，防止使用失效和作废文件。

2适用范围
适用于生产工艺的所有文件，包括内、外部文件。

3职责
3.1体系文件的编写和审批权限
3.2工艺组设立作业指导书编制小组，负责作业指导书的制作、发放、修改及文
件归档及管理。

4 工作流程
5文件的编号
5.1文件编码规则
5.1.1 所有制定作业指导书：公司代号 .文件代号 .职能部门代号
.编制部门代
号不能改变。

5.1.2 编制规则
其中组装分一.二车间组装。

一车间组装需在编码后加（1）
例xx-488 (1)
包装分为一.二车间包装。

一车间包装须在编码后加（1）
例AL/WI-GC-GY-BZ-556 (1)
二车间组装分为半成品组装.成品组装半成品组装需在编码后加（2）例xx-661（2）
AL/WI-GC-GY-□□-□□□制作编号
生产工序
编制部门代号
职能部门代号
文件代号
公司代号
5.1.3文件的受控管理
5.1.3.1文件编制后经审批后盖“受控文件”章，后归挡作业指导书文档，由作业指导书编制管理。

5.1.3.2 文件的发放：文本文件接收部门应在《文件发放登记表》上签名确认，使用后应及时归还，作业指导书归档情况每周查询一次。

5.1.3.3文件的更改：受控文件应妥善保管不得随意修改，任何人不得在受控文件上乱涂乱改；更改需要在工艺工程主管授权下更改。

更改后用红色字体标注。

重新审核后盖受控文件章归档（报废更改前文件）。

【编号规则】生产部文件编码规则

生产工程部文件编码规则作业指导书编码为: MBSZ/WI-C-***/*****,说明如下:M B S Z / W I – C - * * * / * * * **：从010,020,030往下顺延。

类别代号：如030产品有两种明显不同款式的产品，在此用数字0—9来区分。

当前一位工序代码为“5”时，此位的编码“1”用以表示煲身唧胶。

（注）工序号：1---注塑；2---五金加工；3---外发加工；4---丝印；5---唧胶；（门唧胶50，煲身唧胶51,小门唧胶52）6---装配前预加工；7---装配；8---包装。

产品年度号：如030、031。

000为通用机型.程序文件规定的固定代码。

工艺流程图编码为: MBSZ/TF-C-***/****,其编制方法与作业指导书基本一致，区别只在于程序文件规定的固定代码的不同，以及其流水号固定为“00”。

注：由于此编码参考KONTO中的工序编码，为保持同步，唧胶工序（5）的类别代码为“1”时，代表煲身唧胶工序；类别代码为“0”时，代表盖唧胶工序。

唧胶工序的类别代码应用2-9来表示。

示例：MBSZ/WI-C-015/7005表示015产品装配工序的作业指导书第5页。

MBSZ /TF-C-015/7000表示015产品装配工序的工艺流程。

潜在失效模式（FMEA）编码为：MBPF-***-**-**，说明如下：文件版本：规定文件改次满5次，此处版本号就更新一次。

类别代号：代号与作业指导书相对应。

如煲身唧胶作业指导51”，此FMEA代码也应编为“51”。

机型：此处填写机型，如059，098，003，……固定代码控制计划(试生产)编码为：MBCP2-***-**-**，其文件编号与（FMEA）一致，区别在于固定代码不同。

控制计划(生产)编码为：MBCP3-***-**-**，其文件编号与（FMEA）一致，区别在于固定代码不同。

1-4级文件编码规则

前言本编码规则是根据浙江万豪模塑股份有限公司目前现有的1-4级体系文件表单的基础上制订而成的。

在格式上遵循GB/T 1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编号规则》的要求进行了规范。

本标准由浙江万豪模塑股份有限公司提出。

本标准由浙江万豪模塑股份有限公司企管部归口。

本标准起草单位：浙江万豪模塑股份有限公司企管部。

本标准因公司内部文件规划编码要求而制定，涉及范围为浙江万豪模塑股份有限公司内部。

本标准起草人：潘勇校对：符兴达审核：何新民批准：陈星亮浙江万豪模塑股份有限公司1-4级文件表单编码规则1 范围本标准规定了浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则(包括IATF16949、3C 认证、Emark认证体系文件)。

本标准适用于浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码。

2 规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其后所有修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3 定义本标准采用下列定义3.1 每张文件表单均应有独立的代码，且应是唯一的。

3.2 采用表格图时, 表中每张表单文件均应标出独立的代码。

4 编码规则4.1 浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则如下：4.1.1浙江万豪模塑股份有限公司1级体系文件表单（质量手册）编码如下：ZJWH / QM – A - ****年号文件类型代码（代表1级文件）质量手册代号公司简称4.1.2浙江万豪模塑股份有限公司2级体系文件表单（程序文件）编码如下：ZJWH / QP –B - **-****发文流水号+年号文件类型代码（代表2级文件）程序手册代号公司简称4.1.3浙江万豪模塑股份有限公司3级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：ZHWH/ ** - C - ** **| | | | | 发文流水号| | | | 对应程序文件号| | | 文件类型代码（代表3级文件）| | 部门代号| 公司简称部门编码号：二级程序文件号：4.1.4浙江万豪模塑股份有限公司4级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：WH/QR - D - **** - ****| | | | | 记录序号| | | | 对应程序文件号或管理指导作业文件号| | | 文件类型代码（代表4级文件）| | 质量记录代号| 公司（厂）名简称三级管理指导作业记录序号：4.1.5外来文件沿用原来编号进行登记，每年收集归档。

文件编号规则A1

一、目的
统一文件编号的方法，以利于文件科学、有效识别和管理。

二、范围
适用于车间所有受控文件三、详细要求
4．1 编号条件：文件原稿的编制、核准等各栏目是否签署完整，文件格式是否符合规定，是否签署完整，格式正确
的文件方能进行编号。

4．2 编号规则： 4.2.1编码结构示意图
文件顺序号文件类别代码
部门代码公司代码
“AY ”表示。

其编号方式为“AY/SC -2008.A ”
其编号方式为“AY/CX XX-2008.A ”，
● “××”代表文件“顺序号”，用
2位数字表
示。

4.3发放编号：
所有受控文件均采用编号制度发放到
各部门，避免文件出现混乱时产生的纠纷，其编号用1位或2位数字表示。

受控文件发放编号的规定：
部门总经理品管生产仓储办公室
代号
01
02 03 04 05
部门品管生产仓储办公室代号
QC
PR
WA
OF 文件名称作业指导书
管理规范标准记录、联络单
文件类别代码
OI
MF
ES
RT
发放范围办公室。

文件和资料编码规则

文件和资料编码规则
1、目的
本规则目的是对公司文件、资料和样件实施规范、统一管理，充分发挥其作用，方便生产经营管理，提高工作效率和企业经济效率。

特制定本规则。

2、范围
本规则适用于本公司所有文件、资料和样件，包括外来文件、资料和样件。

3、术语
部门文件和资料——指本公司各部门在其职责范围内制定的，在本部门或全公司范围内实施的管理性、技术性文件和资料。

文件记录表格——指本公司各部门实施体系文件、第三层次文件，经常使用的台帐、检查表和定期使用的日报、月报、季度报表、年度报表等。

4、职责
4.1 质量保证部负责公司文件、资料和样件编码的归口管理和相应台帐的建立。

4.2 各部门依照本规则对本部门的文件和资料进行编码，并报质量保证部备案。

5、编码规则
5.1 本公司文件、资料和图样的分类为：
质量环境手册
程序文件
各部门文件和资料部门记录表格
图样
作业指导书
外来文件和资料5.2 编码规则。

作业指导书编码规则

作业指导书编码规则编码规则是指在进行作业指导书的编写过程中，为了规范化和统一化，通常采用的一系列约定和规则。

编码规则的制定旨在使作业指导书的编写更加规范、准确和易于理解，提高操作者的工作效率，减少误解和错误发生的概率。

1. 编码方式作业指导书的编码方式通常采用字母和数字的组合，以确保编码的唯一性和易于辨识。

常用的编码方式包括：1.1 顺序编号：按照作业指导书的创建顺序进行编号。

例如，第一个作业指导书的编号为001，第二个为002，以此类推。

1.2 功能编码：根据作业指导书所描述的功能进行编码。

例如，对于一个某种设备的维修作业指导书，可以使用M表示维修功能，后面跟上三位数字进行更详细的功能编码。

1.3 部件编码：对于大型设备或系统的作业指导书，可以根据不同部件进行编码。

例如，对于汽车维修作业指导书，可以使用引擎、制动系统、电气系统等部件进行编码。

2. 编码规则为了确保编码的准确性和易于理解，制定编码规则是非常重要的。

以下是一些常见的编码规则：2.1 统一长度：作业指导书的编码长度应保持统一，以方便数据管理和查询。

例如，使用四位数字进行编码时，前面不足四位的可以用零进行填充，例如0012表示12号作业指导书。

2.2 层次结构：对于复杂的作业指导书体系，可以采用层次结构的编码方式。

例如，使用三位数字表示大类，后面跟上两位数字表示小类，再后面跟上三位数字表示具体指导书的编码。

2.3 可读性：编码应具有良好的可读性，避免使用难以理解和辨识的字符和组合。

避免使用类似于字母“o”和数字“0”，字母“l”和数字“1”等容易混淆的字符。

2.4 唯一性：编码应具有唯一性，避免编码重复。

为了确保唯一性，可以在编码中引入时间戳或其他唯一标识符。

3. 使用示例下面是一个使用上述编码规则的作业指导书的简单示例：001 - M001 - 001编号为001的作业指导书，功能为维修（M），具体为第一个维修任务（001）002 - E003编号为002的作业指导书，对应设备部件为E003003 - C002 - 001编号为003的作业指导书，分类为C002，具体为该分类下的第一个任务（001）通过以上编码方式和规则，可以方便地对作业指导书进行分类、管理和查询，提高操作者的工作效率。

iqc文件编码规则

iqc文件编码规则
IQC作业指导书文件编号规则：
(1)NO：IQCWIN(100-199)为IQC作业指引性文件编号
(2)NO：IOCWIN(200-299)为塑胶料作业指导书编号
(3)NO：IQCWIN(300-399)为技控课作业指导书编号
(4)NO：IOCWIN(400-499)为五金料作业指导书编号
(5)NO：IOCWIN(500-599)为包装料作业指导书编号
(6)NO：IQCWIN(600-699)为电子料作业指导书编号
(7)NO：IOCWIN(700-799)为其它物料作业指导书编号
物料分类及IQC的报表编码要求：
1、五金类(LW)：铁板、铁线、螺母、螺钉、模钢、铜材、电镀、电泳、搪瓷、发黑、抛光、铜带、灯画接针、端子及金属制品表面处理等。

2、化工类(LW)：粉体、油漆、柴油、机油、乳化油、汽油、自电油、天那水、酒精、色粉、高温链条油PVC大原料硅胶。

3、电器类(LD)：灯泡、咪泡、控制器、变压器、电路板、电阻、电容、电子线、保险丝、插头、尾插、音响头、电线、LED泡、太能板、彩虹管、电机等直接与电源相连接的物品等。

4、塑胶类(LS)：胶架、胶钉、胶管、胶电、胶网、胶轮、套管、热收缩管、固定夹、吸盘、万向轮、吸塑罩、吸塑卡、电池盒、丝印、胶片、胶条、白球、尼龙绳、丝印眼球、卡芯、PVC外罩、八角星、
五角星、软头、软芯、线扣、扎带、汽泡纸。

封箱胶带、保利龙、保洁膜、海棉、编织袋、采用PP料、PP料、PE或ABS啤注的塑胶类产品等。

5、纸箱类(LZ)：外箱、内衬、纸板、纸卡、压线卡、天地盒、邮寄箱、折合箱、彩盒。

6、贴纸类(LT)：说明书、贴纸、彩标、警语标、UPC贴纸。

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本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==作业指导书文件标号篇一：1文件和资料编码规则作业指导书11.目的对文件和资料进行编码，以便于分类控制。

2.适用范围本公司范围内之质量体系受控文件。

3.职责办公室负责对文件和资料进行编码。

4.文件编码方法（1）质量手册QM □□□文件序号（2）程序文件QP 文件序号章节目录号（3）作业指导书一般文件类：WI —□□□文件序号表格类：MR —□□□ □□□对应条款（4）外来文件WL —□□□文件序号注：质量记录表格只在行政部保存的表格原件正面上作编号及版次标识。

4.1 为便于记录及管理，现制定分发号如下：分发号：发放序号总经理：01 管理者代表：02办公室：03业务部：04 生产部05品管部06 说明：（1）属破损文件重发，分发号不变（2）属遗失重新发放时，分发号改变，原分发号注明作废。

4.2 文件修改状态：表示为“版本号/修改次数”，以A、B、C??表示文件版本号，以0、1、2??表示文件修改次数。

4.3 文件的改版：质量手册、程序文件修改9次后换版（有重大修改时可提前换版），作业指导书修改9次后换版，质量记录表格修改9次后换版。

5 相关的文件 5.1 文件控制 6.0 质量记录 6.1 受控文件一览表篇二：文件制作编码作业指导书ISO1．目的：为落实文件管理，使文件编制、编码管理时，有遵循的依据。

2．适用范围：适用于本公司范围内与质量管理体系运行有关的所有文件。

3．定义3.1机密级文件资料文件泄漏后，足以危害到客户、公司、供方的利益，或对公司之营运及声誉有重大、深远影响的文件资料，(如客户提供之技术资料、产品开发与技术研究资料、知识产权、营业秘密及限制特定承办人员办理之特殊文件资料等，由公司特派人员进行管理)。

3.2一般级文件除机密级以外，其它的文件资料均属之4．职责4．1制作人员：按实际作业制订/修订变更文件内容及版次。

办公文件管理作业指导书

办公文件管理作业指导书第1章办公文件管理概述 (4)1.1 办公文件管理的定义与意义 (4)1.2 办公文件管理的目标与原则 (4)第2章办公文件分类与编码 (5)2.1 办公文件的分类 (5)2.2 办公文件的编码规则 (5)2.3 办公文件的命名规范 (6)第3章文件存储与保管 (6)3.1 文件存储介质的选择 (6)3.1.1 存储介质类型 (6)3.1.2 存储介质要求 (6)3.2 文件保管的环境要求 (6)3.2.1 温湿度 (6)3.2.2 防潮、防虫、防霉 (6)3.2.3 防火、防盗 (7)3.3 文件存储与保管的注意事项 (7)3.3.1 文件分类 (7)3.3.2 文件标识 (7)3.3.3 文件归档 (7)3.3.4 定期检查 (7)3.3.5 数据备份 (7)3.3.6 人员培训 (7)第4章文件检索与利用 (7)4.1 文件检索的方法与技巧 (7)4.1.1 分类检索 (7)4.1.2 关键词检索 (7)4.1.3 高级检索 (8)4.1.4 检索技巧 (8)4.2 文件利用的规范与流程 (8)4.2.1 文件借阅规范 (8)4.2.2 文件利用流程 (8)4.3 提高文件检索与利用效率的策略 (8)4.3.1 优化文件存储结构 (8)4.3.2 增强文件检索能力 (8)4.3.3 提升文件利用效率 (8)第5章文件保密与安全 (9)5.1 文件保密等级划分 (9)5.1.1 绝密级 (9)5.1.2 机密级 (9)5.1.3秘密级 (9)5.2 文件保密措施的实施 (9)5.2.1 绝密级文件的保密措施 (9)5.2.2 机密级文件的保密措施 (10)5.2.3 秘密级文件的保密措施 (10)5.3 文件安全风险防范 (10)5.3.1 建立健全文件管理制度，明确各级别文件的保密要求和使用规定； (10)5.3.2 加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识； (10)5.3.3 定期对文件存储、传输、销毁等环节进行检查，保证保密措施得到有效执行；105.3.4 对发觉的文件安全隐患，及时采取整改措施，防止泄露事件的发生； (10)5.3.5 建立文件安全事件应急预案，一旦发生泄露事件，迅速启动应急预案，降低损失。

产品编码规则作业指导书

慈溪市汉格洁拥有限企业文件标题产品编码规则作业指导书文件种类文件编号文件版本奏效日期页1/41.目的：为了保证汉格洁拥有限企业对产品的规划、生产、仓储、物流和销售一系列过程进行系统化和有效的管理，特拟订本编码规则。

本规则对企业全部原资料、零零件、半成品、成品、配件和其余协助生产物料等均合用。

2.合用范围：本工作引导合用于汉格洁拥有限企业3.名词定义：无4.管理责任：生产副总助理一、编码构成、原资料编码说明XXXXXXXXXX四级：颜色流水号，用二位数字表示三级：零（部）的流水号，用三位数字表示二级：产品型号，用四位数字表示，不足用X表示一级：产品的大类，用一位数字表示(1至5)2、零配件类编码说明XXXXXXXXXX四级：颜色流水号，用二位数字表示三级：零（部）的流水号，用三位数字表示二级：产品型号，用四位数字表示，不足用X表示一级：产品的大类，用一位数字表示(1至5)慈溪市汉格洁拥有限企业文件标题产品编码规则作业指导书文件种类文件编号文件版本奏效日期页1/43、包材类编码说明XXXXXXXXXX四级：颜色流水号，用二位数字表示三级：零（部）的流水号，用三位数字表示二级：产品型号，用四位数字表示，不足用X表示一级：产品的大类，用一位数字表示(1至5)4、管件类编码说明XXXXXXXXXX四级：颜色流水号，用二位数字表示三级：零（部）的流水号，用三位数字表示二级：产品型号，用四位数字表示，不足用X表示一级：产品的大类，用一位数字表示(1至5)5、成品类编码说明XXXXXXXXXX四级：颜色流水号，用二位数字表示三级：零（部）的流水号，用三位数字表示二级：产品型号，用四位数字表示，不足用X表示一级：产品的大类，用一位数字表示(1至5)慈溪市汉格洁拥有限企业文件标题产品编码规则作业指导书文件种类文件编号文件版本奏效日期页1/4文件编号文件版本奏效日期页1/4文件编号文件版本奏效日期页1/45、产品分类码代码大类名称代码产品名称系列代号慈溪市汉格洁拥有限企业文件标题产品编码规则作业指导书文件种类文件编号文件版本奏效日期页1/46、部门/车间代码名称代码备注名称代码备注7、供给商名称代码名称代码备注名称代码备注慈溪市汉格洁拥有限企业文件标题产品编码规则作业指导书文件种类文件编号文件版本奏效日期页1/4。

作业指导书及受控表单文件编号指引

作业指导书及受控表单文件编号指引（ISO9001-2015）1.0目的：为规范管理各部门所属的与产品有关的受控表单/作业指导书，按新项目号、归属部门进行文件编号管理，特制订本规则。

2.0适用范围：该指引适用于本厂各部门与产品相关的所有二阶和三阶文件支持的受控表单及受控作业指导书。

3.0参考文件：《文件及资料控制程序》4.0定义：无5.0职责：5.1ISO课负责对各部门的表单进行分类并进行识别码的编号管理；5.2各部门按此指引文件进行相应的文件编号管理；5.0内容：5.1新项目5.1.1当接收到客户要求报价的信息后，生产管理课必须按照“新项目一览表”内容进行登记,对新项目编好相对应所属客户的流水号（即项目号）。

5.1.2新项目的编号：AA2007-001A版本项目流水号表示年/月客户5.1.3新项目登记后，由生产管理课把此产品的相关信息填写在“新项目记录表”上，包括项目的状态（报价/生产/停止阶段）、项目编号、产品要求等。

5.2受控作业指导书及表单的文件编号：5.2.1各部门所有的表格识别码由ISO课按支持的二阶或三阶文件进行编码，识别码填写在文件的右下角，与其它部门共享的且与产品有关的表单由ISO课按代码A\B\C等进行分类，详细参见附档“文件记录代码登记表”。

5.2.2表单分类后，由各所属部门对所使用的表单按部门、项目号及类别代码在表单上部进行文件编号。

5.2.3受控发行的作业指导书和受控表单按以下原则进行文件编号：DXC PM A-001A-001A版第一份文件流水号项目号工厂代码例如JO通知单(DXCPMD-328A-001)：1）、文件代码登记表中“D”指PMC部门的JO通知单，是序号328客户的第一个新项目，初版的第一份JO单；流水号为002时，则表示此项目初版的第二份JO单。

2）、当项目号版本A升版为B时，流水号001则表示此项目变更后的第一份JO 单，流水号002则表示B版的第二份JO单。

文件编码规则

文件编号ZS-RX-GL-A／0
生效日期页码
共 1页
一、为使我公司文件管理合理化、制度化、规范化，制定本规定。

二、文件编号方法见下表：ZS-XX-XX-XX
版本号文件代号例《员工手册》部门代号ZS-RX-SC-B／0
公司代号
手册的拼音缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
(含规范、规程)
版本号流水号例《来料检验规程》文件代号ZS-PG-IQC-001-A／0部门代号公司代号
进货检验英文缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
版本号流水号例《受控文件清单》文件代号ZS-JS-JL－001－A／0
部门代号中升公司
记录的拼音缩写
总经理办公室 JB 人事行政部 RX 财务部 CW 技术部 JS 生产部 SC 销售部 XS 品管部 PG 实验室 SY 仓库／物流 CW
5、版本号的说明：A／0
代表修改状。

原始状态为0、第一次修改则为1，依次下推。

代表版本。

初始为A，如修改则为B，依次下推。

编制：审核：
四、附则
1、本规定自下发之日起执行，原有如与本规定相冲突的，以本规定为准。

2、本规定由人事行政部负责解释。

文件编码规则
三、人事行政部确定文件编号办法，各部门按确定编号办法进行统一编号；编号整理后的编号列表清单及初版文件给予人事行政部一份备案。

2、公司作业指导书：
1、管理类文件：
3、公司表格:
4、公司各部门代号：。